Świadczenie usług gastronomicznych i cateringowych podczas różnego rodzaju spotkań organizowanych przez Wydział Projektów EFS w 2016 roku. - polska-warszawa: usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków

Opis przedmiotu przetargu: przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług gastronomicznych i cateringowych dla wydziału projektów efs centrum projektów europejskich podczas różnego rodzaju spotkań organizowanych przez wp efs cpe w 2016 roku. opis przedmiotu zamówienia znajduje się w załączonym projekcie umowy (załącznik nr 1 do siwz). opis przedmiotu zamówienia ważne!!! zamawiający jest podmiotem realizującym projekt pomocy technicznej, w związku z czym obowiązują go zapisy instrukcji dotyczącej realizacji pomocy technicznej w ramach programu operacyjnego wiedza edukacja rozwój. zgodnie z zapisami ww. instrukcji (str. 4 pkt 4 wiersz 7 tabeli) jednostkowy koszt przerwy kawowej na 1 uczestnika nie może przekroczyć 15,00 pln brutto oraz jednostkowy koszt obiadu na 1 uczestnika nie może przekroczyć 40,00 pln brutto. w związku z powyższym wszystkie oferty, w których jednostkowe ceny brutto za pojedynczego uczestnika za wskazane powyżej usługi będą przewyższać limity wskazane powyżej, zostaną odrzucone. instrukcja jest dostępna pod linkiem poniżej https //www.power.gov.pl/media/6283/instrukcja_dotyczaca_realizacji_pomocy_technicznej_1_07_2015.pdf 1. przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług gastronomicznych i cateringowych dla wydziału projektów efs centrum projektów europejskich podczas różnego rodzaju spotkań organizowanych przez wp efs cpe w 2016 roku. . 2. pożądany termin wykonania zamówienia od dnia podpisania umowy do wyczerpania środków finansowych przeznaczonych na wykonanie umowy, nie dłużej jednak niż do 31.12.2016 r. 3. szacowana liczba spotkań około 15 spotkań jednodniowych dla grup uczestników liczących od 4 do 20 osób. w razie potrzeby możliwa będzie realizacja spotkań dla liczby uczestników poza przedziałem 4–20 osób, pod warunkiem wcześniejszej zgody wykonawcy (w terminie przewidzianym na potwierdzenie przyjęcia zlecenia). 4. zamówienie realizowane będzie na terenie miasta warszawy w miejscach i terminach wskazanych przez zamawiającego. 5. na etapie postępowania o udzielenie zamówienia nie ma możliwości przedstawienia szczegółowego harmonogramu spotkań z podaniem dokładnej liczby uczestników, zakresu świadczonych usług oraz miejsca realizacji usług. zamawiający będzie przesyłać e mailem zlecenie realizacji danej usługi najpóźniej … dni robocze przed planowanym spotkaniem. w zleceniu określone będą zakres usługi, termin i miejsce realizacji oraz liczba osób. wykonawca najpóźniej następnego dnia roboczego po otrzymaniu zlecenia potwierdzi e mailem przyjęcie zlecenia. 6. zamawiającemu przysługuje prawo zmiany zlecenia, w tym jego zakresu, terminu, miejsca realizacji i liczby uczestników. zamawiający może zmienić lub/i odwołać złożone już i potwierdzone zlecenie, jeżeli zmiana/odwołanie zlecenia nastąpi nie później niż na 1 dzień roboczy przed wskazanym pierwotnie w zleceniu terminem realizacji danej usługi. 7. zamawiający zastrzega sobie prawo zmniejszenia liczby spotkań. 8. zamawiający zastrzega sobie prawo zwiększenia liczby spotkań pod warunkiem nieprzekroczenia wartości brutto umowy 9. ostateczne wynagrodzenie wykonawcy wypłacane będzie w miesięcznych okresach rozliczeniowych za realizację usług, które odbyły się w danym miesiącu. faktyczna wartość wynagrodzenia za realizację usług w danym miesiącu będzie obliczana przez zsumowanie wartości poszczególnych usług zrealizowanych w tym miesiącu. kwota wynagrodzenia za pojedynczą usługę będzie obliczana jako iloczyn ceny jednostkowej brutto dla danej kombinacji zamówienia, określonej przez wykonawcę w ofercie, oraz liczby osób zgłoszonych w zleceniu realizacji danej usługi, a w razie zmiany, o której mowa w pkt. 6 – w zmienionym zleceniu. 10. zakres świadczonych usług obejmuje a) przygotowanie przerw kawowych obejmujących (liczba/ilość poszczególnych produktów wchodzących w skład przerwy kawowej została przedstawiona dla 1 przerwy kawowej) — kawę czarną fair trade z ekspresu wysokociśnieniowego 2 filiżanki na osobę, — herbatę fair trade w saszetkach (minimum 2 rodzaje, w tym zielona oraz czarna niearomatyzowana i nie typu earl grey) parzoną wrzątkiem 2 filiżanki na osobę, — wodę mineralną gazowaną i niegazowaną w proporcji 1 3 (podawaną w szklanych butelkach lub serwowaną w dzbankach – w ten sposób może być podawana tylko woda niegazowana) minimum 0,3 l na osobę, — 100 % soki owocowe (minimum 2 rodzaje, podawane w butelkach szklanych lub serwowane w dzbankach) minimum 0,3 l na osobę, — cukier biały i brązowy w cukiernicach, śmietanka/mleko krowie oraz mleko roślinne (np. sojowe) do kawy w dzbanuszkach, świeża cytryna w plasterkach, wykałaczki, — kanapeczki koktajlowe (minimum 2 rodzaje, w tym 1 rodzaj bezmięsnych, minimum 4 składniki) 3 szt. na osobę (na pieczywie jasnym, ciemnym oraz wieloziarnistym, z wędliną, serami, pastami itp.), — świeże ciasta (minimum 2 rodzaje, w tym jeden bezglutenowy) minimum 2 porcje po ok. 100 g każda na osobę lub ciastka świeżo pieczone (minimum 2 rodzaje, w tym jeden bezglutenowy) minimum 2 szt. na osobę, — owoce (minimum 3 rodzaje, o ile to możliwe, sezonowe i lokalne, a jeśli wymaga tego podanie filetowane). sposób podania w formie szwedzkiego stołu z zapewnieniem zastawy ceramicznej (filiżanki, talerzyki), szklanek, oraz widelczyków i łyżeczek, a także papierowych serwetek. naczynia i resztki posiłku należy zabrać przed podaniem kolejnego posiłku. w przypadku przerw kawowych podawanych wewnątrz sal, w których będą prowadzone spotkania – przerwa kawowa będzie rozstawiona na stołach, przy których będą obradowali uczestnicy spotkań. b) przygotowanie obiadu w formie gorącej lub zimnej (każdorazowo do decyzji zamawiającego), którego menu będzie obejmować (liczba/ilość poszczególnych produktów wchodzących w skład obiadu została przedstawiona dla 1 obiadu) — zupę (1 rodzaj) lub w wersji „zimnej” przystawki (2 rodzaje), — danie mięsne (1 rodzaj) lub w wersji „zimnej” deska wędlin i mięs (minimum 3 rodzaje), — danie wegetariańskie (1 rodzaj i nie może to być danie rybne) lub w wersji „zimnej” deska serów (minimum 3 rodzaje), — dodatki do wyboru (2 rodzaje, w tym jeden bezglutenowy – np. ryż, ziemniaki, kasza, makaron lub warzywa gotowane; wykonawca będzie dobierał dodatki zamiennie, w zależności od serwowanych dań ciepłych) lub w wersji „zimnej” pieczywo (2 rodzaje) i masło, — sałatki/surówki (2 rodzaje, w tym jedna niezawierająca produktów z glutenem), — świeże ciasta (minimum 2 rodzaje, w tym jeden bezglutenowy) minimum 2 porcje po ok. 100 g każda na osobę lub ciastka świeżo pieczone (minimum 2 rodzaje, w tym jeden bezglutenowy) minimum 2 szt. na osobę, — owoce (minimum 3 rodzaje, o ile to możliwe, sezonowe i lokalne, a jeśli wymaga tego podanie filetowane), — kawę czarną fair trade z ekspresu wysokociśnieniowego 2 filiżanki na osobę, — herbatę fair trade w saszetkach (minimum 2 rodzaje, w tym zielona oraz czarna niearomatyzowana i nie typu earl grey) parzoną wrzątkiem 2 filiżanki na osobę, — wodę mineralną gazowaną i niegazowaną w proporcji 1 3 (podawaną w szklanych butelkach lub serwowaną w dzbankach – w ten sposób może być podawana tylko woda niegazowana) minimum 0,3 l na osobę, — 100 % soki owocowe (minimum 2 rodzaje, podawane w butelkach szklanych lub serwowane w dzbankach) minimum 0,3 l na osobę, — cukier biały i brązowy w cukiernicach, śmietanka/mleko krowie oraz mleko roślinne (np. sojowe) do kawy w dzbanuszkach, świeża cytryna w plasterkach, wykałaczki. sposób podania w formie szwedzkiego stołu z zapewnieniem talerzy, sztućców, szklanek, filiżanek i serwetek. naczynia i resztki posiłku należy zabrać po konsumpcji gości lub w miarę możliwości na bieżąco, w czasie jej trwania. 11. w zależności od liczby i rozplanowania posiłków w programie spotkania zastawa stołowa, produkty spożywcze i napoje wchodzące w skład przerwy kawowej (nieuzupełnianej) oraz zastawa stołowa i napoje serwowane do obiadu (nieuzupełniane) będą dostępne aż do rozpoczęcia następnego posiłku i/lub do wyczerpania produktów i/lub do zakończenia spotkania. 12. wszystkie posiłki zapewnione przez wykonawcę muszą być bezwzględnie świeże, przyrządzone w dniu świadczenia usługi, muszą charakteryzować się wysoką jakością produktów użytych do ich przyrządzenia. produkty przetworzone będą posiadały nieprzekroczony termin przydatności do spożycia. 13. każdorazowo, w odniesieniu do każdej z potraw w ramach posiłku, wykonawca zapewni informację o składzie danej potrawy poprzez umieszczenie obok niej, w miejscu widocznym dla uczestników, kartki z listą składników użytych do przygotowania danej potrawy. wykonawca zapewni również kartki z informacją, iż herbata oraz kawa są produktami fair trade (odpowiednio przy pojemniku z saszetkami z herbatą oraz przy ekspresie do kawy). 14. w ramach każdej realizowanej usługi wykonawca zapewni a) przygotowanie i punktualne dostarczenie posiłków zamówionych przez zamawiającego na miejsce organizacji spotkania oraz ich rozstawienie na stołach o godzinie wskazanej przez zamawiającego, a następnie odbiór pozostałości we wskazanym przez zamawiającego czasie; b) wystarczającą ilość czystej i nieuszkodzonej zastawy stołowej ceramicznej, sztućców metalowych (nie aluminiowych), szklanek, filiżanek; c) dekorację stołów materiałowe obrusy, papierowe serwetki; d) obsługę kelnerską w proporcji minimum 1 kelner(ka) na maksymalnie 20 uczestników, obecną przez cały czas trwania spotkania, przez co zamawiający rozumie, iż obsługa kelnerska będzie obecna nie tylko podczas podawania i trwania posiłków, ale od momentu dostarczenia pierwszego posiłku w ramach danego spotkania aż do zakończenia tego spotkania (w związku z pkt. 11 powyżej). 15. zamawiający zastrzega sobie prawo do wykorzystania nieskonsumowanych produktów pozostałych po posiłkach. 16. możliwe kombinacje zamówienia — świadczenie usługi cateringowej w ciągu 1 dnia, składającej się z 1 przerwy kawowej, — świadczenie usługi cateringowej w ciągu 1 dnia, składającej się z 2 przerw kawowych, — świadczenie usługi cateringowej w ciągu 1 dnia, składającej się z 1 przerwy kawowej oraz obiadu. ii.1.6)