Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie w okresie od 1 stycznia 2014 r. do 31 grudnia 2014 r. usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym, w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych oraz ich ewentualnych zwrotów oraz odbiór przesyłek pocztowych ze Starostwa Powiatowego w Pruszkowie. 2. Zamawiający powierza, a Wykonawca przyjmuje do wykonania usługi pocztowe w obrocie krajowym i zagranicznym (do każdego miejsca w kraju i za granicą) w zakresie: przyjmowania, przemieszczania, doręczania przesyłek pocztowych i ich ewentualny zwrot, w rozumieniu ustawy Prawo Pocztowe z dnia 23 listopada 2012 roku (Dz. U. z 2012 r., poz. 1529), obejmujące przesyłki listowe o wadze do 2000 g (gabaryt A i B) a) zwykłe ekonomiczne - przesyłka nierejestrowana nie będąca przesyłką najszybszej kategorii, b) zwykłe priorytetowe - przesyłka nierejestrowana najszybszej kategorii, c) polecone ekonomiczne - przesyłka rejestrowana będąca przesyłką listową, przemieszczaną i doręczaną w sposób zabezpieczający ją przed utratą, ubytkiem zawartości lub uszkodzeniem, d) polecone priorytetowe - przesyłka rejestrowana najszybszej kategorii będąca przesyłką listową, przemieszczaną i doręczaną w sposób zabezpieczający ją przed utratą, ubytkiem zawartości lub uszkodzeniem, e) polecone ze zwrotnym poświadczeniem odbioru ( ZPO) - przesyłka listowa przyjęta za potwierdzeniem nadania i doręczona za pokwitowaniem odbioru, f) polecone priorytetowe ze zwrotnym poświadczeniem odbioru (ZPO) - przesyłka najszybszej kategorii przyjęta za potwierdzeniem nadania i doręczona za pokwitowaniem odbioru, g) przesyłki listowe z zadeklarowaną wartością - przesyłka rejestrowana, za której utratę, ubytek zawartości lub uszkodzenie operator ponosi odpowiedzialność do wysokości wartości przesyłki podanej przez nadawcę. Gabaryt A to przesyłka o wymiarach Minimum wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 na 140 milimetrów, Maksimum żaden z wymiarów nie może przekraczać wysokości 20 milimetrów, długości 325 milimetrów, szerokości 230 milimetrów. Gabaryt B to przesyłka o wymiarach Minimum jeśli choć jeden z wymiarów przekracza wysokość 20 mm lub długość 325 milimetrów, szerokość 230 milimetrów, Maksimum suma długości, szerokości i wysokości nie może być większa niż 900 milimetrów, przy czym największy z tych wymiarów (długość) nie może przekroczyć 600 milimetrów. 3. Przez paczki pocztowe, będące przedmiotem zamówienia rozumie się paczki pocztowe o wadze do 10.000 g (gabaryt A i B): a) ekonomiczne - paczki rejestrowane nie będące paczkami najszybszej kategorii, b) priorytetowe - paczki rejestrowane najszybszej kategorii, c) paczki pocztowe z zadeklarowaną wartością - przesyłki rejestrowane nie będące przesyłkami najszybszej kategorii z zadeklarowaną wartością, d) ze zwrotnym poświadczeniem odbioru - paczki rejestrowane ekonomiczne i priorytetowe przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczone za pokwitowaniem odbioru Gabaryt A to przesyłka o wymiarach Minimum wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 na 140 milimetrów,Maksimum żaden z wymiarów nie może przekroczyć długości 600 milimetrów, szerokość 500 milimetrów, wysokość 300 milimetrów. Gabaryt B to przesyłka o wymiarach Minimum jeśli choć jeden z wymiarów przekracza długość 600 milimetrów, szerokość 500 milimetrów, wysokość 300 milimetrów, Maksimum suma długości i największego obwodu mierzonego w innym kierunku niż długość nie może być większa niż 3000 milimetrów, przy czym największy wymiar nie może przekroczyć 1500 milimetrów. 4. Przesyłki pocztowe przygotowane do dystrybucji będą dostarczane przez Zamawiającego do punktu odbioru, wskazanego przez Wykonawcę. Wskazany punkt odbioru nie może znajdować się w odległości (obliczonej w linii prostej) większej niż 2000 m od siedziby Zamawiającego, o której mowa w pkt 6 według nawigacji pieszej. W przypadku braku posiadania takiego punktu Wykonawca zobowiązany jest do odbioru przesyłek w dni robocze od poniedziałku do piątku do godz. 15.45 z siedziby Zamawiającego, o której mowa w pkt 6 z Kancelarii Urzędu. Nadanie przesyłek objętych przedmiotem zamówienia następować będzie w dniu ich przekazania przez Zamawiającego. Przyjęcie przesyłek do obrotu pocztowego przez Wykonawcę będzie każdorazowo dokumentowane pieczęcią, podpisem i datą w rejestrze pocztowym (dla przesyłek rejestrowanych) oraz na zestawieniu ilościowym przesyłek nierejestrowanych. Wzór rejestru pocztowego dla przesyłek rejestrowanych oraz zestawienia ilościowego nierejestrowanych zostanie przedstawiony Zamawiającemu przez Wykonawcę w formie pisemnej w dniu zawarcia umowy i stanowić będzie załącznik do umowy. 5. Wykonawca zobowiązuje się do przekazania Zamawiającemu wszelkich oznaczeń przesyłek rejestrowanych, priorytetowych oraz zwrotnych potwierdzeń odbioru. 6. Usługa będzie realizowana na rzecz Starostwa Powiatowego w Pruszkowie, ul. Drzymały 30, 05-800 Pruszków. 7. Zamawiający zobowiązuje się do umieszczenia na przesyłce listowej i paczce nazwy odbiorcy wraz z jego adresem (podany jednocześnie w rejestrze pocztowym dla przesyłek rejestrowanych), określając rodzaj przesyłki (zwykła, polecona, priorytet czy ze zwrotnym poświadczeniem odbioru ZPO), umieszczania nadruku (pieczątki) określającej pełną nazwę i adres Zamawiającego na stronie adresowej każdej nadawanej przesyłki oraz oznaczenie potwierdzające wniesienie opłaty za usługę. 8. Zamawiający zobowiązuje się do nadawania przesyłek w stanie uporządkowanym tj. przekazaniu przesyłek ułożonych stroną adresową w tym samym kierunku rejestrowanych wg kolejności wpisów w rejestrze pocztowym, nierejestrowanych w podziale wynikającym z zestawienia ilościowo wartościowego. 9. Zamawiający zobowiązuje się do nadawania przesyłek w stanie uporządkowanym, przez co należy rozumieć a) dla przesyłek rejestrowanych w wpisanie każdej przesyłki do rejestru pocztowego w dwóch egzemplarzach, z których oryginał będzie przeznaczony dla Wykonawcy w celach rozliczeniowych, a kopia stanowić będzie dla Zamawiającego potwierdzenie nadania danej partii przesyłek, b) dla przesyłek zwykłych nierejestrowanych zestawienie ilościowe przesyłek wg poszczególnych kategorii wagowych sporządzone dla celów rozliczeniowych w dwóch egzemplarzach, z których oryginał będzie przeznaczony dla Wykonawcy w celach rozliczeniowych, a kopia stanowić będzie dla Zamawiającego potwierdzenie nadania danej partii przesyłek.10. Zamawiający jest odpowiedzialny za nadawanie przesyłek listowych i paczek w stanie umożliwiającym Wykonawcy doręczenie bez ubytku i uszkodzenia do miejsca zgodnie z adresem przeznaczenia.11. Opakowanie przesyłek listowych stanowi koperta Zamawiającego, odpowiednio zabezpieczona. Opakowanie paczki powinno stanowić zabezpieczenie przed dostępem do jej zawartości. Ponadto powinno uniemożliwiać uszkodzenie przesyłki w czasie przemieszczania.12. Jeśli przesyłki listowe oraz paczki wymagać będą specjalnego, odrębnego oznakowania lub opakowania właściwego dla danego Wykonawcy - Wykonawca dostarczy we własnym zakresie wszelkie materiały niezbędne do tego celu. 13. Wykonawca będzie doręczał do siedziby Zamawiającego, o której mowa w pkt 6 pokwitowane przez adresata potwierdzenie odbioru niezwłocznie po dokonaniu doręczenia przesyłki, nie później jednak, niż w ciągu 7 dni od dnia doręczenia. 14. Ze względu na specyfikę przesyłek rejestrowanych Zamawiającego, Zamawiający wymaga przestrzegania przez Wykonawcę nw. wymogów ustawowych w odniesieniu do dokumentów urzędowych w zakresie: a) skutków nadania pisma (moc doręczenia) - m.in. zob. art. 57 § 5 pkt 2 ustawy - Kodeks postępowania administracyjnego termin uważa się za zachowany, jeżeli przed jego upływem pismo zostało nadane w polskiej placówce pocztowej operatora wyznaczonego, b) skutków potwierdzenia przyjęcia przesyłki oraz przekazu pocztowego (moc dokumentu urzędowego) - zob. art. 17 ustawy - Prawo pocztowe potwierdzenie nadania przesyłki rejestrowej lub przekazu pocztowego wydane przez placówkę operatora wyznaczonego. 15. W przypadku nieobecności adresata lub innych osób uprawnionych do odbioru przesyłki w obrocie krajowym, Wykonawca pozostawia zawiadomienie (pierwsze awizo) o próbie dostarczenia przesyłki ze wskazaniem gdzie i kiedy adresat może odebrać list lub przesyłkę, z uwzględnieniem warunków i terminów do odbioru przesyłki określonych w powszechnie obowiązujących przepisach prawa w tym zakresie. Termin do odbioru przesyłki przez adresata wynosi 14 dni liczonych od dnia następnego po dniu pozostawienia pierwszego zawiadomienia, w tym terminie przesyłka jest awizowana dwukrotnie. Po upływie terminu odbioru lub wyczerpania możliwości doręczenia przesyłki, przesyłka zwracana jest Zamawiającemu wraz z podaniem przyczyny niedoręczenia. W przypadku przesyłek w obrocie zagranicznym obowiązują zasady określone w przepisach międzynarodowych.16. W przypadku utraty, ubytku, uszkodzenia przesyłki bądź niewykonania lub nienależytego wykonania przedmiotu umowy Wykonawca zapłaci Zamawiającemu należne odszkodowanie lub karę umowną, zgodnie z przepisami rozdziału 8 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (Dz. U. z 29 grudnia 2012 r., poz. 1529). 17. W przypadku zagubienia przesyłki lub niewykonania usługi, Zamawiający zastrzega sobie prawo reklamacji. W takim przypadku Zamawiający zgłasza do Wykonawcy w formie pisemnej po upływie 14 dni od nadania przesyłki rejestrowanej, nie później jednak niż 12 miesięcy od dnia jej nadania. Termin udzielenia odpowiedzi na reklamację nie może przekroczyć 30 dni od dnia otrzymania reklamacji w przypadku przesyłek w obrocie krajowym i 3 miesięcy dla przesyłek w obrocie zagranicznym. 18. Faktury VAT będą wystawiane na: NABYWCA: Powiat Pruszkowski 05-800 Pruszków ul. Drzymały 30 NIP: 534-24-05-501 19. Zamawiający wymaga, aby usługa doręczania przesyłek świadczona była do każdego wskazanego przez Zamawiającego adresu, tj. zasięg terytorialny działania Wykonawcy w zakresie przedmiotu zamówienia winien obejmować zarówno kraj, jak i obszar poza granicami Polski. 20. W Formularzu asortymentowo - cenowym, stanowiącym załącznik nr 2 do SIWZ zostały wyszczególnione rodzaje przesyłek jakie będą zlecane Wykonawcy oraz orientacyjne ich ilości. Zamawiający przyjął podane ilości przesyłek każdego rodzaju w oparciu o analizę potrzeb. Zestawienie to daje podstawę do wyliczenia ceny. Zamawiający nie jest zobowiązany do zrealizowania w 100% podanych ilości przesyłek. Rodzaje i ilości przesyłek w ramach świadczonych usług są szacunkowe i będą ulegały zmianie w zależności od potrzeb Zamawiającego. Faktyczne ilości realizowanych przesyłek mogą odbiegać od podanych ilości, zaś każda z usług wskazanych w tabeli poniżej musi być dostępna dla Zamawiającego. Wykonawca nie będzie dochodził roszczeń z tytułu zmian ilościowych i rodzajowych w trakcie realizacji przedmiotu zamówienia.