Wykonanie audytu zewnętrznego projektu RPO nr RPKP .03.01.00-04-001/10 pod nazwą : Modernizacja obiektu Akademii Muzycznej w Bydgoszczy dla celów dydaktycznych wraz z pierwszym wyposażeniem

Opis przedmiotu przetargu: 1.1 Przedmiotem zamówienia jest wykonanie 2 badań audytowych audytu zewnętrznego poprzez sprawdzenie czy projekt jest realizowany zgodnie z umową i wnioskiem o dofinansowanie projektu poprzez m. in. zweryfikowanie, czy wnioski o płatność są zgodne z wymaganiami zawartymi w umowie o dofinansowanie projektu, czy są one poparte odpowiednimi dokumentami finansowymi, czy poniesione wydatki zostały rzeczywiście poniesione i czy można uznać je za wydatki kwalifikowane. Powyższe czynności będą polegały m. in. na kompleksowej analizie dokumentacji Projektu finansowanego ze wszystkich źródeł oraz stosowanych procedur kontroli wewnętrznej w odniesieniu do przekazywania i rozliczania otrzymanych środków, procedur akceptacji wydatków kwalifikowanych w zakresie ich zasadności i odpowiedniego udokumentowania, sprawozdawczości z projektu ze szczególnym uwzględnieniem osiągnięcia założonych celów i realizacji postanowień umowy o dofinansowanie, weryfikacja wszystkich poniesionych wydatków związanych z dofinansowaniem w ramach w/w Projektu. Badania audytowe winny być wykonane przez zespół audytowy, składający się z co najmniej 2 osób spełniających wymagania określone w części III siwz 1.2 Opis Projektu RPO Projekt polegający na modernizacji budynku przy ul. Gdańskiej 20 wraz z jego pierwszym wyposażeniem, m.in. w instrumenty muzyczne, jest realizowany w centrum Bydgoszczy, na jednej z najbardziej reprezentacyjnych ulic miasta. Zabytkowy, klasycystyczny budynek z końca XIX wieku został przekazany Akademii Muzycznej im. F. Nowowiejskiego na podstawie aktu notarialnego. Zgodę na to wyraził Zarząd Województwa Kujawsko-Pomorskiego. Klasycystyczny budynek przy ul. Gdańskiej 20 nie był modernizowany od lat 40-tych XX. wieku, konsekwencją czego jest konieczność podjęcia gruntownych prac budowlanych oraz konserwatorskich. Stan techniczny budynku nie pozwalał na jego bezpośrednie wykorzystanie dla celów dydaktycznych. Projekt jest częścią inwestycji realizowanej w budynku, w ramach której podjęto już prace modernizacyjne, finansowane wyłącznie ze środków własnych Akademii. Rezultatem całej inwestycji będzie obiekt o powierzchni użytkowej 2002,91 m2 i kubaturze 8400 m3. Prace objęte projektem dotyczą modernizacji pomieszczeń o łącznej powierzchni 898,37 m2 oraz ich pierwszego wyposażenia. Powierzchnia użytkowa przebudowanych pomieszczeń dydaktyczno-wykładowych wynosi 334,04 m2. Bardzo istotny jest fakt, iż łączna powierzchnia sal dydaktycznych wraz z pomieszczeniami uzupełniającymi realizowanymi w ramach projektu, stanowi około 44,85% całości powierzchni budynku przy ul. Gdańskiej 20 objętej inwestycją. W ramach planowanego projektu przewidziano prace w takich pomieszczeniach, jak: sale dydaktyczne, studia reżyserii dźwięku i obrazu, korytarze, wentylatorownie, przyłącze wody, warsztat, toalety oraz foyer, które nie wiążą się bezpośrednio z dydaktyką, ale są niezbędne przy prowadzeniu tego typu działalności i pośrednio wpływają na jej jakość i standard. Realizacja projektu RPO składa się z następujących zadań: prace budowlane, nadzór inwestorski branżowy, zakup sprzętu dla studia reżyserii dźwięku, zakup instrumentów muzycznych, dokumentacja techniczna, studium wykonalności, promocja projektu, audyt zewnętrzny oraz zarządzanie projektem. Realizacja projektu w istotny sposób przyczyni się do podniesienia i profesjonalizacji standardów kształcenia, a tym samym poziomu wiedzy i kwalifikacji absolwentów oraz rozwoju ich talentów. 1.3 Cel audytu składającego się z dwóch badań audytowych. Celem audytu jest uzyskanie racjonalnego zapewnienia, że wydatki poniesione w ramach projektu są kwalifikowane, a Projekt jest realizowany zgodnie z umową o dofinansowanie projektu i wnioskiem o dofinansowanie projektu. Pierwsze badanie ma na celu w szczególności wskazanie ewentualnych błędów i nieprawidłowości w dotychczasowej realizacji projektu, wskazanie metod i sposobu dokonania korekt dla przywrócenia stanu zgodnego z prawem i wytycznymi Instytucji Zarządzającej oraz określenie zaleceń (rekomendacji) dla dalszej realizacji projektu. Drugie badanie ma na celu weryfikację realizacji projektu od początku realizacji do aktualnego stanu tj. do dnia zakończenia badania audytowego. 1.4 Zakres badania audytowego: 1) Audytorzy zobowiązani są sprawdzić na podstawie wszystkich dokumentów związanych z realizacją projektu: a) czy projekt jest realizowany zgodnie z umową i wnioskiem o dofinansowanie projektu, b) czy wnioski o płatność są zgodne z wymaganiami zawartymi w umowach o dofinansowanie projektu, czy są one poparte odpowiednimi dokumentami finansowymi, c) czy są zgodne z umowami na realizację projektu i czy są one poparte odpowiednimi dokumentami, d) czy poniesione wydatki zostały rzeczywiście poniesione i czy można uznać je za wydatki kwalifikowalne. Powyższe czynności muszą dokonywane być na podstawie ksiąg rachunkowych i dowodów księgowych (stanowiących podstawę dokonania w nich zapisów) oraz na podstawie dokumentów stanowiących zestawienie poniesionych wydatków w projekcie (wnioski o płatność wraz ze wszystkimi załącznikami), które powinny odpowiadać we wszystkich istotnych aspektach wymogom programu oraz prawidłowo, rzetelnie i jasno przedstawiać sytuację finansową, majątkową i prawną Projektu według stanu na dzień sporządzenia ww. dokumentu. Ponadto audytorzy muszą zbadać, czy system kontroli wewnętrznej zamawiającego zapewnia, że ponoszone wydatki są kwalifikowane oraz rzetelnie przedstawione we wnioskach o płatność. 2) Wykaz dokumentów podlegających sprawdzeniu: I badanie obejmuje następujące dokumenty ujęte w 6 wnioskach o płatność, w okresie od 27 maja 2010 r. do 6 czerwca 2011 r. : a) część finansowa : - prace budowlane - 6 faktur wraz z załącznikami; - nadzór inwestorski branżowy -2 faktury wraz z załącznikami - promocja projektu RPO - 1 faktura wraz z załącznikami - obsługa prawna - 8 faktur wraz z załącznikami - listy płac zespołu zarządzającego - 17 list wraz z załącznikami - liczba operacji księgowych - nie więcej niż 400 (w tym księgowania operacji bankowych), b) umowy o pracę zespołu zarządzającego - 10 umów wraz z załącznikami c) postępowania z zakresu zamówień publicznych wraz z realizacją zawartych z wykonawcami umów: - wykonanie wyciągu z dokumentacji technicznej na zakres robót objętych projektem RPO (procedura zgodnie z art. 4 pkt 8 ustawy); - przygotowanie wniosku o dofinansowanie projektu RPO wraz ze studium wykonalności (procedura zgodnie z art. 4 pkt 8 ustawy); - obsługa prawna projektu RPO (procedura zgodnie z art. 4 pkt 8 ustawy); - wykonanie robót budowlanych w ramach projektu RPO (procedura zgodnie z art. 47 ustawy); - usługa nadzoru inwestorskiego dla robót branżowych projektu RPO (procedura zgodnie z art. 39 ustawy); - promocja projektu RPO (procedura zgodnie z art. 39 ustawy); d) część budowlana - wyciąg z dokumentacji technicznej dla projektu RPO w branżach: architektoniczno - konstrukcyjnej, sanitarnej (wod. -kan.; c.o.; wentylacja i klimatyzacja wraz z akpia), instalacje elektryczne i instalacje niskoprądowe); - kosztorysy inwestorskie dla branż jw. - dziennik budowy tom V (str. 7- 29), tom VI (str. 1-5); II badanie obejmuje następujące planowane dokumenty ujęte w przewidzianych 5 wnioskach o płatność, w okresie od 7 czerwca 2011r. do 10 sierpnia 2012r. : a) część finansowa : - prace budowlane - 10 faktur wraz z załącznikami; - nadzór inwestorski branżowy - 8 faktur wraz z załącznikami - promocja projektu RPO - 1 faktura wraz z załącznikami - obsługa prawna - 15 faktur wraz z załącznikami - instrumenty muzyczne - 5 faktur wraz załącznikami - wyposażenie reżyserii dźwięku - 2 faktury wraz załącznikami - audyt zewnętrzny - 1 faktura wraz z załącznikami - listy płac zespołu zarządzającego - 28 list wraz z załącznikami - liczba operacji księgowych - ilość proporcjonalnie większa w stosunku do I badania audytowego, wraz z uwzględnieniem ewentualnych korekt wynikających z wniosków pokontrolnych I badania audytowego, b) postępowania z zakresu zamówień publicznych wraz z realizacją zawartych z wykonawcami umów: - wykonanie audytu zewnętrznego projektu RPO (procedura zgodnie z art. 39 ustawy); - dostawa instrumentów muzycznych ( 2 procedury zgodnie z art. 39 ustawy, w tym 1 procedura unijna); - wyposażenie studia reżyserii dźwięku (procedura zgodnie z art. 39 ustawy); c) część budowlana - protokół odbioru robót budowlanych w ramach projektu RPO; - dziennik budowy tom VI (str. 6 do zakończenia robót budowlanych); 1.5 Sposób realizacji audytu (badań audytowych) Badania audytowe obejmują przede wszystkim sprawdzenie na podstawie wszystkich dokumentów związanych z Projektem : 1) czy zamawiający realizuje Projekt zgodnie z umową i wnioskiem o dofinansowanie oraz z obowiązującymi przepisami prawa, w tym m.in. z: - Rozporządzeniem Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiającym przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylającym rozporządzenie nr 1260/1999, - Rozporządzeniem (WE) nr 1081/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 5 lipca 2006 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i uchylającym rozporządzenie (WE) nr 1783/1999, - Rozporządzeniem Komisji (WE) nr 1828/2006 z dnia 8 grudnia 2006 r. ustanawiającym szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności oraz rozporządzenia (WE) nr 1080/2006 w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, - ustawą z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (Dz. U. z 2009 Nr 84, poz. 712 z późn. zm.), - ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tj. Dz. U. z 2007 Nr 223, poz.1655 z późn. zm.), - ustawą z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz.1240 z późn. zm.), - ustawą z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane (tj. Dz. U. z 2010 Nr 243, poz.1623), - ustawą z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. Nr 121, poz. 591 z późn. zm.) - Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata 2007-2013 przyjętym Uchwałą Nr 70/892/07 przez Zarząd Województwa Kujawsko-Pomorskiego z dnia 23 października 2007 r. z późniejszymi zmianami, - Szczegółowym Opisem Priorytetów Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata 2007-2013 przyjętym Uchwałą Nr 16/170/09 Zarządu Województwa Kujawsko-Pomorskiego z dnia 26 lutego 2009 r. z późn. zm. - wytycznymi Instytucji Zarządzającej Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata 2007-2013; oraz dokumentacją techniczną wykonawczą, protokołami odbioru robót, protokołami odbioru zakupionego sprzętu. 2) zgodność treści umów zawartych z wykonawcami z dokumentacją projektową techniczną, wnioskiem o dofinansowanie oraz umowami o dofinansowanie 3) czy procedury kontroli wewnętrznej zamawiającego zapewniają prawidłowość realizacji Projektu, rzetelność wniosków o płatność, oraz że ponoszone wydatki są kwalifikowane; 4) czy zamawiający posiada odpowiednie procedury finansowo-księgowe oraz procedury dotyczące, w odniesieniu do każdej operacji i stosownie do potrzeb, specyfikacji technicznej, planu finansowego, dokumentacji przyznania pomocy, dokumentacji z przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, sprawozdania z postępu prac oraz sprawozdań z przeprowadzonych weryfikacji i audytów; 5) prowadzenia przez zamawiającego odrębnej ewidencji księgowej na potrzeby projektu; 6) kwalifikowalności wydatków oraz sposobu ich dokumentowania tj. czy poniesione wydatki są kwalifikowane i czy sposób ich dokumentowania i ewidencjonowania w księgach rachunkowych zamawiającego jest prawidłowy 7) czy stosowany system ewidencjonowania operacji w księgach rachunkowych pozwala na wyodrębnienie operacji związanych z Projektem; 8) prawidłowość, wiarygodność i spójność dokumentacji dotyczącej Projektu z danymi zawartymi we wnioskach o płatność i księgach rachunkowych; 9) wiarygodności wniosków o płatność w zakresie sprawozdawczości z realizacji Projektu, odnośnie danych rzeczowych oraz osiągania zakładanych celów i wskaźników, tj czy wydatki wykazane w dokumentach zostały faktycznie poniesione; 10) czy środki finansowe przeznaczone na realizację Projektu były i są przechowywane na wyodrębnionym rachunku bankowym i czy wszystkie płatności dokonywane z tego rachunku dotyczyły Projektu 11) czy zamawiający wdrożył zalecenia przeprowadzonych kontroli/audytu oraz usunął ewentualne nieprawidłowości; 12) systemu archiwizacji dokumentacji zgromadzonej w ramach realizowanego Projektu; 13) czy zamawiający, w zakresie informacji i promocji, stosuje się do zapisów zwartych w umowie o dofinansowanie Projektu. UWAGA : W przypadku czynności kontrolnych Instytucji Zarządzającej oraz innych organów kontrolnych, Wykonawca zobowiązany będzie do udzielania Zamawiającemu wyjaśnień oraz przedłożenia opinii dotyczących badanej dokumentacji Projektu w formie odpowiedzi na zadawane pytania organu kontrolującego w odniesieniu do wyników i zaleceń Wykonawcy przedstawionych opinii i raporcie z audytu. 1.6 Metodologia ogólna audytu (badań audytowych) Badania audytowe powinny zostać przeprowadzone zgodnie z polskimi i międzynarodowymi standardami audytu. Wykonawca przeprowadzający audyt zobowiązany jest do określenia na podstawie jakich standardów będzie dokonywał czynności audytowych. Zamawiający wymaga aby wykorzystano do badania dokumentacji projektowej co najmniej następujące metody: 1) analiza dokumentacji projektowej - dobór próby - 100% dokumentacji wynikającej z realizacji Projektu, tak aby zapewnić 99,9% ufności, 2) wywiad z pracownikami związanymi z realizacją Projektu, 1.7 Sposób i terminy przedstawienia wyników przeprowadzonych badań audytowych Po przeprowadzeniu poszczególnych badań audytowych Wykonawca zobowiązany jest do przedstawienia opinii i raportu ze zgodności realizacji Projektu z założonymi celami audytu. Raport z audytu (badań audytowych), w którym przedstawione zostaną w sposób jasny, rzetelny i zwięzły, poczynione ustalenia i wnioski powinien zawierać następujące elementy : 1) Informacje ogólne: - nazwę i adres audytowanego Zamawiającego, - datę sporządzenia raportu, - numer audytowanego wniosku, - imiona i nazwiska audytorów uczestniczących w audycie, - okres objęty audytem. 2) Cel i metodologia audytu: - cel audytu, - zakres przedmiotowy audytu, - podjęte czynności i zastosowane techniki przeprowadzania audytu, - potwierdzenie, że badanie audytowe zostało przeprowadzone na podstawie wszystkich dokumentów obejmujących realizację Projektu, - jednoznaczne stwierdzenie, że wydatki poniesione na podstawie sprawdzonych dokumentów uznaje się za wydatki kwalifikowane, 3) Wykaz dokumentów, na podstawie których stwierdzono stan faktyczny w wymienionych wyżej obszarach, lub zaznaczenie braków w dokumentacji, którą winny jest przechowywać Zamawiający. 4) Wykaz procedur wewnętrznych podlegających audytowi oraz ocena przyjętych rozwiązań proceduralnych. 5) Opis stanu faktycznego bieżącego zaawansowania realizacji Projektu zgodnie ze szczegółowym zakresem audytu zawartym w umowie na przeprowadzenie audytu. 6) Wykaz osób, które udzielały wyjaśnień w związku z audytowanymi obszarami, wraz z opisem udzielonych wyjaśnień. 7) Wykaz stwierdzonych problemów w trakcie realizacji projektu wraz ze wskazaniem ich wagi oraz znaczenia, czy jakichkolwiek z tych problemów ma charakter systemowy. 8) Określenie oraz analiza przyczyn i skutków uchybień. 9) Uwagi i zalecenia w sprawie usunięcia stwierdzonych uchybień lub wprowadzenia usprawnień. 10) Opinia w zakresie spełniania wszystkich wymogów określonych w zakresie ogólnym i szczegółowym audytu. 11) w sytuacji uznania któregokolwiek z wydatków za niekwalifikowalny, dokonanie wskazania tego wydatku i ewentualne podanie możliwych korekt, po dokonaniu których wydatek będzie można uznać za kwalifikowalny. Wszystkie strony opinii i raportu z przeprowadzonego audytu (badania audytowego) powinny być ponumerowane, parafowane oraz podpisane przez członków zespołu audytowego i Wykonawcę. Opinie i raporty z obu badań audytowych będą dostarczone Zamawiającemu w języku polskim w 2 egzemplarzach w formie papierowej i elektronicznej w formacie PDF na nośniku CD lub DVD. Wszystkie dokumenty oraz nośniki winny być oznaczone obowiązującymi logotypami Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego. 1.8 Do zadań wykonawcy, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą przed rozpoczęciem wykonania usługi audytu (badań audytowych), należy opracowanie i przedstawienie Zamawiającemu do akceptacji programu audytu zawierającego szczegółową metodologię prowadzenia audytu, w tym przedstawienie kryteriów oceny, harmonogramu realizacji zadania, projektów dokumentów, które wykonawca zamierza zastosować - w terminie do dnia podpisania umowy. 1.9 Wymagany okres gwarancji jakości oraz rękojmi za wady od daty odbioru poszczególnych etapów do końca trwałości Projektu tj. do 31.12.2017r. zgodnie z Metodologią oceny kryteriów wyboru projektów dla Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata 2007-2013