Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym na potrzeby Powiatowego Urzędu Pracy w Gołdapi

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym w zakresie przyjmowania, przemieszczania, doręczania przesyłek pocztowych i zwrotów przesyłek po wyczerpaniu możliwości ich doręczenia lub wydania odbiorcy oraz usługi odbioru korespondencji z siedziby Zamawiającego. 2. W zakres przedmiotu zamówienia wchodzą: 1/ usługi pocztowe zaliczone do usług powszechnych w obrocie krajowym i zagranicznym obejmujące przyjmowanie, przemieszczanie i doręczanie: a/ przesyłek listowych, b/ paczek pocztowych, 2/ zwrot przesyłek niedoręczonych, po wyczerpaniu możliwości ich doręczenia odbiorcy, 3/ przesyłka kurierska, 4/ odbiór przesyłek listowych z siedziby Zamawiającego i dostarczenie do placówki pocztowej Wykonawcy oraz dostarczanie korespondencji do siedziby Zamawiającego. 3. Nadawane przez Zamawiającego przesyłki, będą w przypadku awizowania odbierane przez adresatów we właściwie oznaczonych placówkach pocztowych Wykonawcy zlokalizowanych w każdej miejscowości będącej siedzibą gminy w powiecie gołdapskim. Każda placówka Wykonawcy, o której mowa wyżej musi spełniać niżej wymienione warunki: 1/ czynna co najmniej we wszystkie dni robocze, tj. od poniedziałku do piątku, 2/ oznakowana w sposób widoczny nazwą i logo Wykonawcy, umieszczonymi na zewnątrz budynku lub na witrynie obiektu, w którym mieści się placówka pocztowa Wykonawcy, 3/ gdy znajduje się w lokalu, w którym prowadzona jest inna działalność gospodarcza, musi posiadać wyodrębnione stanowisko obsługi klientów wyłącznie w zakresie usług pocztowych, oznakowane w sposób widoczny nazwą i logo Wykonawcy. Przed dokonaniem wyboru najkorzystniejszej oferty, Zamawiający zastrzega sobie prawo sprawdzenia wybranych przez Zamawiającego placówek pocztowych Wykonawcy w zakresie spełnienia ww. warunków. Negatywny wynik przeprowadzonej weryfikacji placówek pocztowych Wykonawcy będzie skutkować odrzuceniem oferty na podstawie art. 89 ust. 1 pkt 2 Pzp. Wykaz placówek Wykonawcy zlokalizowanych w powiecie gołdapskim, spełniających ww. wymogi należy dołączyć do oferty. 4. Rodzaje przesyłek pocztowych - znaczenie przyjętych w niniejszej SIWZ określeń: 1/ przesyłki listowe o wadze do 2 000 g (Gabaryt A i B): a/ przesyłki nierejestrowane nie będące przesyłkami najszybszej kategorii w obrocie krajowym i zagranicznym (zwykłe ekonomiczne), b/ przesyłki nierejestrowane będące przesyłkami najszybszej kategorii w obrocie krajowym i zagranicznym (zwykłe priorytetowe), c/ przesyłki rejestrowane, przemieszczane i doręczane w sposób zabezpieczający ją przed utratą, ubytkiem zawartości lub uszkodzeniem /polecone ekonomiczne/, d/ przesyłki rejestrowane najszybszej kategorii, przemieszczane i doręczane w sposób zabezpieczający ją przed utratą, ubytkiem zawartości lub uszkodzeniem /polecone priorytetowe/, e/ polecone ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru /ZPO/ - przesyłki nie będące przesyłkami najszybszej kategorii przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczenia za pokwitowaniem odbioru, f/ polecone priorytetowe za zwrotnym potwierdzeniem odbioru /ZPO/ - przesyłki najszybszej kategorii przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczenia za pokwitowaniem odbioru. Gabaryt A - to przesyłka o wymiarach: Minimum - wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm, Maksimum - żaden z wymiarów nie może przekroczyć wysokości 20 mm, długości 325 mm, szerokości 230 mm, Gabaryt B - to przesyłka o wymiarach: Minimum - jeśli choć jeden z wymiarów przekracza wysokość 20 mm lub długość 325 mm lub szerokość 230 mm, Maksimum - suma długości, szerokości i wysokości 900 mm, przy czym największy z tych wymiarów (długość) nie może przekroczyć 600 mm. 2/ paczki pocztowe o wadze do 10 kg /Gabaryt A i B/: a/ paczki rejestrowane niebędące paczkami najszybszej kategorii /zwykłe/, b/ paczki rejestrowane najszybszej kategorii /priorytetowe/, Gabaryt A - to paczka o wymiarach: Minimum - wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm, Maksimum - żaden z wymiarów nie może przekroczyć długości 600 mm, szerokości 500 mm i wysokości 300 mm, Gabaryt B - to paczka o wymiarach: Minimum - jeśli choć jeden z wymiarów przekracza długość 600 mm, szerokość 500 mm lub wysokość 300 mm, Maksimum - suma długości i największego obwodu mierzonego w innym kierunku niż długość - 3000 mm, przy czym największy wymiar nie może przekroczyć 1500 mm. 3/ przesyłka kurierska - przesyłkę listową będącą przesyłką rejestrowaną lub paczkę pocztową, przyjmowaną, sortowaną, przemieszczaną i doręczaną w sposób łącznie zapewniający: a/ bezpośredni odbiór przesyłki pocztowej od nadawcy, b/ śledzenie przesyłki pocztowej od momentu nadania do doręczenia, c/ doręczenie przesyłki pocztowej w gwarantowanym terminie określonym w regulaminie świadczenia usług pocztowych lub w umowach o świadczenie usług pocztowych, d/ doręczenie przesyłki pocztowej bezpośrednio do rąk adresata lub osoby uprawnionej do odbioru, e/ uzyskanie pokwitowania odbioru przesyłki pocztowej w formie pisemnej lub elektronicznej; 5. Użyte w SIWZ określenia związane z opisem przedmiotu zamówienia oznaczają: 1/ przesyłka priorytetowa - przesyłka listowa mająca pierwszeństwo w procesie doręczania przed pozostałymi przesyłkami, czas jej doręczenia jest krótszy, 2/ przesyłka ekonomiczna - przesyłka listowa nierejestrowana lub polecona nie będąca przesyłką priorytetową, 3/ przesyłka rejestrowana - przesyłka przyjęta za pokwitowaniem przyjęcia i doręczana za pokwitowaniem odbioru, 4/ przesyłka polecona - przesyłka rejestrowana będąca przesyłką listową, przemieszczaną i doręczaną w sposób zabezpieczający ją przed utratą, ubytkiem zawartości lub uszkodzeniem, 5/ paczki pocztowe - przesyłki rejestrowane zawierające rzeczy lub dokumenty w obrocie krajowym i zagranicznym, 6/ zwrotne potwierdzenie odbioru - zwrócone nadawcy potwierdzenie odbioru zawierające datę i podpis odbiorcy, stanowiący potwierdzenie otrzymania przesyłki listowej, 7/ obrót zagraniczny - miejsce na terenie Europy. 6.Przez Wykonawcę rozumie się przedsiębiorcę uprawnionego do wykonywania działalności pocztowej tzn. posiadającego aktualny wpis do rejestru operatorów pocztowych, wydany przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej na wykonywanie działalności pocztowej w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek w obrocie krajowym i zagranicznym zgodnie z art. 6 ust. 1 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe /Dz. U. z 2012 r. poz. 1529/ 7. Wyszczególnienie rodzajów przesyłek listowych, paczek pocztowych, zwrotów przesyłek listowych niedoręczonych oraz przewidywane przez Zamawiającego ich szacunkowe ilości w okresie realizacji umowy, zostały zawarte w Formularzu cenowym (załącznik nr 2 do SIWZ). 8. Wskazane w Formularzu cenowym ilości są wielkościami orientacyjnymi, przyjętymi w celu porównania ofert i wyboru najkorzystniejszej oferty. 9. Wykonawcy, z którym Zamawiający podpisze umowę, nie przysługuje roszczenie o realizację usługi w wielkościach podanych w załączniku nr 2. Zamawiający ma prawo w razie ilościowego wyczerpania limitu wysłanych przesyłek listowych i paczek pocztowych dla danych pozycji do zwiększenia tych limitów wykorzystując kwoty odpowiadające niewysłanym przesyłkom listowym i paczkom pocztowym w innych pozycjach. 10. Wykonawców obowiązuje świadczenie usług będących przedmiotem zamówienia na podstawie przepisów prawa powszechnie obowiązującego, w szczególności: 1/ ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe /Dz. U. z 2012 r. poz. 1529/, 2/ rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013 r. w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego /Dz. U. z 2013 r. poz. 545/, 3/ rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 13 października 2003 r. w sprawie reklamacji powszechnej usługi pocztowej w zakresie przesyłki rejestrowanej i przekazu pocztowego /Dz. U. Nr 183, poz. 1795, z późn. zm./, 4/ ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego /Dz. U. z 2013 r. poz. 267, z późn. zm./. 11. Ustalenia organizacyjne związane z wykonywaniem zamówienia: 1/ Zamawiający wymaga, aby usługa dostarczania przesyłek listowych i paczek pocztowych świadczona była do każdego adresu w Polsce, a w szczególności na terenie powiatu gołdapskiego, w tym do małych miejscowości /wieś/osada/kolonia/ odległych od miejscowości gminnych, w których nie funkcjonuje komunikacja publiczna i miejsca poza granicami kraju /w Europie/ wskazanego przez Zamawiającego. 2/ Wykonawca będzie dostarczał do siedziby Zamawiającego adresowane do niego przesyłki listowe i paczki pocztowe pięć razy w tygodniu - codziennie od poniedziałku do piątku /z wyłączeniem dni wolnych od pracy/, każdego dnia w godzinach 1000 - 1100. 3/ Wykonawca zobowiązany będzie świadczyć usługi codziennego odbioru przesyłek do wysyłki, od poniedziałku do piątku /z wyłączeniem dni wolnych od pracy/,w godzinach 14.30 - 15.00, przez upoważnionego przedstawiciela Wykonawcy, z siedziby Zamawiającego. 4/ Nadanie przesyłek następować będzie w dniu ich odbioru przez Wykonawcę od Zamawiającego. 5/ Wykonawca będzie doręczał przesyłki krajowe zaliczone do powszechnych usług pocztowych z zachowaniem wskaźników terminowości doręczeń przesyłek w obrocie krajowym wskazanym w rozporządzeniu Rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013 r. w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego /Dz. U. z 2013 r. poz. 545/ lub innym rozporządzeniem w tej sprawie wydanym na podstawie ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe. 6/ W ramach świadczenia usług pocztowych rejestrowanych za zwrotnym potwierdzeniem odbioru /ZPO/, Wykonawca będzie realizował doręczanie tych przesyłek zgodnie z przepisami art. 39-49 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego /Dz. U. z 2013 r. poz. 267, z późn. zm/. 7/ Dla przesyłek ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru Wykonawca będzie doręczał do siedziby Zamawiającego, pokwitowane przez adresata, potwierdzenie odbioru, niezwłocznie po dokonaniu doręczenia przesyłki, nie później jednak, niż w ciągu 3 dni roboczych od dnia doręczenia. 8/ Ze względu na szczególne znaczenie dla Zamawiającego doręczeń, o których mowa w pkt 6, Wykonawca jest zobowiązany usługi te realizować i dokumentować prawidłowo. 9/ Wykonawca jest odpowiedzialny za dokonanie prawidłowego, zgodnego ze stanem faktycznym, opisu na formularzach potwierdzenia odbioru stosowanych do doręczeń, o których mowa w pkt 8, w sposób wskazany w formularzach, w szczególności: a/ w przypadku doręczenia przesyłki - do uzyskania od odbiorcy pokwitowania odbioru przesyłki poprzez umieszczenie daty jej odbioru i czytelnego podpisu odbiorcy oraz do wskazania osoby, której doręczono przesyłkę poprzez oznaczenie odpowiedniego pola oraz ewentualne zaznaczenie właściwego fragmentu tekstu, b/ w przypadku niemożności doręczenia przesyłki - do wskazania placówki pocztowej, w której pozostawiono przesyłkę do dyspozycji adresata oraz do odnotowania daty jej pozostawienia, będącej zarazem datą pozostawienia pierwszego awizo, c/ w przypadku niepodjęcia przesyłki w terminie 7 dni od daty pozostawienia pierwszego awizo - do odnotowania daty powtórnego jej awizowania, d/ w przypadku zwrotu przesyłki do nadawcy - do wskazania powodu zwrotu poprzez oznaczenie odpowiedniego pola oraz do odnotowania daty zwrotu, e/ do umieszczenia daty oraz złożenia podpisu przez osobę doręczającą lub wydającą przesyłkę /podpis powinien umożliwiać identyfikację tej osoby/. 10/ Zamawiający wymaga, aby potwierdzenie nadania przesyłki miało moc dokumentu urzędowego i skutkowało zachowaniem terminów, o których mowa w art. 57 § 5 pkt 2 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego /Dz. U. z 2013 r. poz. 267, z późn. zm/. 11/ Zamawiający zobowiązuje się do: a/ zapewnienia na własny koszt opakowań przesyłek listowych i paczek pocztowych oraz ich opakowania w sposób umożliwiający Wykonawcy ich doręczanie bez ubytku i uszkodzenia do miejsca zgodnie z adresem przeznaczenia. Zamawiający nie dopuszcza stosowania przez Wykonawcę własnych opakowań na listy i przesyłki, z wyjątkiem przesyłek kurierskich do 1 kg, b/ umieszczania na przesyłkach listowych i paczkach pocztowych nazwy odbiorcy wraz z jego adresem /podawanym jednocześnie w pocztowej książce nadawczej dla przesyłek rejestrowanych/, określając rodzaj przesyłki, umieszczania nadruku - pieczątki z pełną nazwą i adresem Powiatowego Urzędu Pracy w Gołdapi na stronie adresowej każdej nadawanej przesyłki listowej i paczki pocztowej oraz oznaczenie potwierdzające wniesienie opłaty za usługę, c/ uporządkowania przesyłek listowych do nadania, tj.: ich posortowania oraz przekazania zgodnie z kolejnością wpisów w pocztowej książce nadawczej, d/ sporządzania w dwóch egzemplarzach pocztowej książki nadawczej dla przesyłek rejestrowanych oraz zestawień ilościowo-wartościowych dla przesyłek nierejestrowanych /wzory zostaną ustalone przed rozpoczęciem realizacji przedmiotu umowy/, będących podstawą do wzajemnych rozliczeń. 12/ W przypadku przesyłek, które nie są rejestrowane - ilość i waga przyjętych/zwróconych przesyłek, stwierdzona będzie na podstawie zestawienia nadanych lub zwróconych przesyłek, sporządzonego odpowiednio przez Zamawiającego lub Wykonawcę w dwóch egzemplarzach po jednym dla każdej ze stron. 13/ Usługę pocztową w zakresie przesyłki rejestrowanej uważa się za niewykonaną, jeżeli doręczenie przesyłki rejestrowanej lub zawiadomienie o próbie jej doręczenia nie nastąpiło w terminie 14 dni od dnia nadania, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z dnia 13 października 2003 r. w sprawie reklamacji powszechnej usługi pocztowej, w zakresie przesyłki rejestrowanej i przekazu pocztowego /Dz. U. Nr 183, poz.1795 z późn. zm./. 14/ Zamawiający ma prawo zlecić usługę innemu operatorowi, a kosztami realizacji obciążyć Wykonawcę, jeżeli Wykonawca nie odbierze od Zamawiającego przesyłek w wyznaczonym dniu i czasie