02/KSOW/PN-U/2015 Zakup usług polegających na kompleksowej organizacji i obsłudze dwudniowej międzynarodowej konferencji pt. „Transgraniczna współpraca Rzeczypospolitej Polskiej z Republiką Białorusi, Federacją Rosyjską, Republiką Kazachstanu i Republiką Ukrainy w dziedzinie gospodarki rolnej”. - polska-warszawa: usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów

Opis przedmiotu przetargu: przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja i obsługa dwudniowej międzynarodowej konferencji pt. „transgraniczna współpraca rzeczypospolitej polskiej z republiką białorusi, federacją rosyjską, republiką kazachstanu i republiką ukrainy w dziedzinie gospodarki rolnej” w terminie 26 27.2.2015 r. konferencja poświęcona będzie identyfikacji i analizie dobrych praktyk, w kontekście aktywizacji obszarów wiejskich i wzmocnienia pośredniej i bezpośredniej wymiany handlowej z republiką kazachstanu oraz państwami przygranicznymi tj. republiką białorusią, federacją rosyjską i republiką ukrainy. wykonawca zapewni w celu realizacji przedmiotu zamówienia wykonawca zorganizuje biuro realizacji i promocji projektu, zwane dalej biurem, odpowiedzialne za całość prac związanych z realizacją projektu w celu zapewnienia prawidłowego funkcjonowania biura wykonawca zapewni a) osobę lub zespół osób zapewniający prawidłowe oraz terminowe wykonanie zadań biura, b) minimum jeden numer telefonu stacjonarnego, numer telefonu komórkowego, numer faksu oraz adres mailowy i korespondencyjny c) organizację pracy, umożliwiającą zamawiającemu stały kontakt z przedstawicielami biura. przedstawiciele biura będą ściśle współpracować z zamawiającym i na bieżąco dostarczać wszelkich informacji o realizacji przedmiotu zamówienia. w ramach realizacji projektu wykonawca zapewni kompleksową organizację i obsługę dwudniowej międzynarodowej konferencji pt. „transgraniczna współpraca rzeczypospolitej polskiej z republiką białorusi, federacją rosyjską, republiką kazachstanu i republiką ukrainy w dziedzinie gospodarki rolnej” w terminie 26 27.2.2015 r. konferencja poświęcona będzie identyfikacji i analizie dobrych praktyk, w kontekście aktywizacji obszarów wiejskich i wzmocnienia pośredniej i bezpośredniej wymiany handlowej z republiką kazachstanu oraz państwami przygranicznymi tj. republiką białorusi, federacją rosji i republiką ukrainy dla minimalnie 50 a maksymalnie 70 uczestników. 1. nabór uczestników projektu — (minimalnie 50 osób a maksymalnie 70). a) wykonawca zapewni nabór uczestników projektu spośród przedstawicieli administracji rządowej, administracji samorządu terytorialnego województwa lubelskiego, rolników i producentów rolnych, przedsiębiorców małych i średnich firm a także ośrodków naukowych z polski i z zagranicy. b) ponadto wykonawca skieruje zaproszenie do udziału w konferencji do gości vip, m.in. — ambasadorów i konsulów republiki białorusi, federacji rosyjskiej, republiki kazachstanu oraz republiki ukrainy, — przedstawicieli kancelarii premiera rp, ministra rolnictwa i rozwoju wsi rp, ministerstwa spraw zagranicznych rp, ministerstwo skarbu rp, ministerstwa gospodarki rp, prezydenta miasta lublin, wojewody lubelskiego, marszałka województwa lubelskiego. — posłów rp, — przedstawicieli kancelarii prezydenta rp. treść zaproszenia zostanie przekazana zamawiającemu do akceptacji. uwaga w przypadku potwierdzenia udziału w konferencji co najmniej przez jednego ambasadora, ministra lub wiceministra w randze podsekretarza stanu, obiekt, w którym będzie odbywała się konferencja oraz zostanie zapewniony nocleg musi spełniać wymogi bezpieczeństwa wymagane przy udziale ww. gości (ustawa o biurze ochrony rządu dz.u. 2004 r. nr 163 poz 1712 oraz ustawa o agencji bezpieczeństwa wewnętrznego oraz agencji wywiadu dz.u. 2010 r. nr 29 poz. 154). 2. sale konferencyjne wykonawca zapewni salę konferencyjną w dniach 26 oraz 27.2.2015 r. położoną w granicach administracyjnych miasta lublina — z możliwością zorganizowania poza miejscem obrad obiadu, przerw kawowych i poczęstunku; — z zapewnionym wyodrębnionym miejscem na pozostawienie odzieży wierzchniej dla uczestników konferencji. przy czym sala zostanie wyposażona w a) ustawienie konferencyjne krzeseł dla minimalnie 50 osób a maksymalnie 70, b) stół prezydialny dla minimalnie 3 osób a maksymalnie 5, c) mównicę, d) mikrofony bezprzewodowe – 3, e) zestaw multimedialny rzutnik, ekran, dwa laptopy z dostępem do internetu. sala zostanie oznakowana w sposób zapewniający widoczność logotypów i sloganów, które zostały wskazane w załączniku nr 8a zgodnie z księgą wizualizacji znaku prow dostępną na stronie www.minrol.gov.pl 3. obsługa organizacyjno techniczna. zapewnienie obsługi organizacyjno technicznej — obsługa sprzętu multimedialnego i audiowizualnego, — obsługa rejestracji uczestników w dniach konferencji, — obsługa szatni. 4. zakwaterowanie – w terminie 25/26 oraz 26/27.2.2015 r. zapewnienie zakwaterowania wraz ze śniadaniem dla wszystkich uczestników konferencji, w miejscu odbywania się konferencji (tj. w granicach administracyjnych miasta lublina) — w hotelu o standardzie co najmniej 3 gwiazdkowym lub innym równoważnym obiekcie, — w pokojach jednoosobowych i dwuosobowych z osobnym węzłem sanitarnym w każdym pokoju, przy czym pokoje dla vip będą jednoosobowe lub dwuosobowe do pojedynczego wykorzystania. 5. wyżywienie zapewnienie wyżywienia dla uczestników konferencji, w każdym dniu konferencji, w tym — 2 (po jednym każdego dnia) trzydaniowe obiady (codziennie inne menu), składające się co najmniej, do wyboru gości, z trzech rodzajów zup (w tym jedna wegetariańska), trzy różne dania główne (w tym co najmniej dwa różne rodzaje mięs oraz danie wegetariańskie), wybór warzyw i surówek, zimne napoje (minimalne 3 rodzaje), kawa, herbata, — 2 (po jednym każdego dnia) kolacja (codziennie inne menu) w formie bufetu składająca się co najmniej, z 3 dań ciepłych do wyboru (w tym jedno danie wegetariańskie), pieczywa, 4 rodzaje przystawek (w tym 2 rodzaje wegetariańskich), zimnych napojów (minimalnie 3 rodzaje), kawa, herbata, — 2 serwisy kawowe (uzupełniane 2 razy w ciągu dnia) składającego się co najmniej z dwóch rodzajów ciastek, napoi zimnych (woda gazowana i niegazowana, co najmniej 2 rodzaje soków owocowych) i gorących (kawy, herbaty). 6. opracowanie oraz realizacja programu konferencji. wykonawca opracuje i zrealizuje szczegółowy program konferencji, który będzie zawierał co najmniej następujące zagadnienia w dniu 26.2.2015 r. — otwarcie konferencji, wystąpienia gości — wykłady inauguracyjne transgraniczna współpraca rzeczypospolitej polskiej z wschodnioeuropejską unią celną (republiki białorusi, republiki kazachstanu i federacji rosyjskiej) w dziedzinie rolnictwa, — wsparcie unii europejskiej dla rolnictwa republiki ukrainy, — problemy sanitarne i fitosanitarne przy eksporcie żywności z polski w szczególności przy eksporcie na wschód, — zagadnienia kontroli celnych polskich produktów rolnych realizowanych przez służby republiki białorusi i federacji rosyjskiej, — wsparcie polskiego eksportu na wschód, produktów rolnych przez banki krajowe i zagraniczne. w dniu 27.12.2015 r. trzy panele tematyczne, które zakończone zostaną podsumowaniem. panel i — współpraca i perspektywy współpracy w zakresie gospodarki rolnej oraz promocja wspólnych form działania, pomiędzy rzecząpospolitą polską a unią celną republiki białorusi, republiki kazachstanu i federacji rosyjskiej oraz republiką ukrainy (podstawy prawne współpracy, bezpieczeństwo żywnościowe, regulacje sanitarne i fitosanitarne) panel ii — rozwój przedsiębiorczości rolnej – współpraca w zakresie rolnictwa i przemysłu między polską a białorusią, federacją rosyjska, kazachstanem i ukrainą (gaz, biopaliwa, naftoprodukty, transport, biotechnologie). panel iii — kredytowanie, relacje podatkowe, cła, bezpieczeństwo obrotu handlowego pomiędzy polską a białorusią, federacją rosyjska, kazachstanem i ukrainą. podsumowanie paneli. program konferencji musi zakładać co najmniej 5 godzin zegarowych wykładów/wystąpień każdego dnia. wykonawca przekaże zamawiającemu do akceptacji w terminie 14 roboczych dni po podpisaniu umowy szczegółowy program konferencji oraz listę proponowanych wykładowców. zamawiający zastrzega sobie prawo do zgłoszenia uwag do szczegółowego programu konferencji oraz do listy wykładowców. do uwag wykonawca zobowiązuje się zastosować nieodpłatnie i niezwłocznie. program konferencji a także prezentacje i/lub treści/abstrakty/konspekty przygotowane przez wykładowców muszą być opatrzone logotypami i sloganami wskazanymi w załączniku nr 8a. zgodnie z księgą wizualizacji znaku prow dostępną na stronie www.minrol.gov.pl 7. eksperci. wykonawca zapewni co najmniej 5 ekspertów do realizacji szczegółowego programu konferencji, w tym — 1 osobę ze stopniem profesora zwyczajnego w dziedzinie prawa i specjalizującą się w prawie międzynarodowym lub finansowym lub gospodarczym lub celnym, zajmującą się problematyką współpracy handlowej pomiędzy polską a republiką białorusi lub federacją rosyjską lub republiką kazachstanu lub ukrainą lub byłymi republikami zsrr. — 1 osobę ze stopniem naukowym co najmniej doktora i doświadczeniem z ostatnich 5 lat we współpracy ze służbą celną w zakresie współpracy handlowej z republiką białorusi lub federacją rosyjską lub republiką kazachstanu lub republiką ukrainą. — 1 osobę ze stopniem naukowym co najmniej doktora i doświadczeniem z co najmniej ostatnich 2 lat w pracy w arbitrażu międzynarodowym na terytorium republiki białorusi lub federacji rosyjskiej lub republiki ukrainy lub republiki kazachstanu w zakresie współpracy handlowej z państwami wymienionymi w tytule konferencji i doświadczeniem w pracy jako adwokat lub radca prawny. — 1 eksperta ze stopniem naukowym co najmniej doktora prawa z dorobkiem naukowym z ostatnich 4 lat, z zakresu prawa celnego lub podatkowego oraz doświadczeniem zawodowym w pracy jako adwokat lub radca prawny. — 1 eksperta ze stopniem naukowym co najmniej doktora prawa lub ekonomii z dorobkiem naukowym z ostatnich 4 lat, z zakresu prawa unii europejskiej, w tym transgranicznej współpracy. dodatkowo wykonawca wystosuje do ministerstwa rolnictwa i rozwoju wsi, ministerstwa infrastruktury i rozwoju, agencji restrukturyzacji i modernizacji rolnictwa zaproszenie do wygłoszenia na konferencji wystąpień. program konferencji a także prezentacje i/lub treści/abstrakty/konspekty przygotowane przez wykładowców muszą być opatrzone logotypami i sloganami wskazanymi w załączniku nr 8 zgodnie z księgą wizualizacji znaku prow dostępną na stronie www.minrol.gov.pl 8. tłumaczenie wykonawca zapewni tłumaczenie symultaniczne z języka rosyjskiego na język polski i odwrotnie w trakcie konferencji, zgodnie ze jej szczegółowym programem. przy czym wykonawca zapewni a) sprzęt do tłumaczenia symultanicznego – obejmujący w szczególności mikrofony, słuchawki do zapewnienia prawidłowej realizacji usługi, b) osoby dokonujące tłumaczeń symultanicznych, które będą posiadały znajomość specjalistycznych pojęć prawnych i ekonomicznych, ponadto ukończone co najmniej studia licencjackie na kierunku filologicznym lub lingwistyka stosowana. 9. materiały konferencyjne wykonawca zapewni materiały konferencyjne dla wszystkich uczestników konferencji zawierające co najmniej 1. szczegółowy program konferencji. 2. wydruk streszczeń/konspektów/prezentacje i/lub treści wykładów przygotowanych w związku z konferencją, w formie bindowanych lub zszytych kserokopii, minimum 6 stron a4. uwaga wszelkie materiały powstałe w ramach realizacji całości projektu, w tym materiały konferencyjne, zawierać będą stałą i trwałą wizualizację sloganów oraz logotypów określonych w załączniku nr 8a oraz informacje zawarte w załączniku nr 8b. zamawiający ma prawo kontroli projektu na każdym etapie jego realizacji. wykonawca przekaże zamawiającemu do zamieszczenia na portalu ksow — najpóźniej 4 dni od zakończenia realizacji całości projektu, informację podsumowującą realizację projektu, zawierającą podsumowanie konferencji, elektroniczną wersję materiałów konferencyjnych oraz min. 20 zdjęć na adres d.dlugosz@fapa.org.pl oraz s.kalinowska@fapa.org.pl uwaga uczestnicy nie ponoszą żadnych kosztów związanych z udziałem w projekcie. ii.1.6)