Obsługa przejazdów w zagranicznych podróżach służbowych pracowników, studentów, doktorantów UJ CM oraz gości i zleceniobiorców, obejmująca w szczególności rezerwację, sprzedaż i dostawę biletów lotniczych (linie regularne i tanie). Sprawa znak: 141.2711.72.2015

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest obsługa przejazdów w zagranicznych podróżach służbowych pracowników, studentów, doktorantów UJ CM oraz gości i zleceniobiorców, obejmująca w szczególności rezerwację, sprzedaż i dostawę biletów lotniczych (linie regularne i tanie). Sprawa znak: 141.2711.72.2015. Zakres przedmiotu zamówienia obejmuje: 1) stałe posiadanie w czasie realizacji niniejszego zamówienia stałego biura - oddziału lub przedstawiciela(siedziba/filia/oddział/punkt) z terminalem, w zakresie kontaktu bezpośredniego na terenie Krakowa, gdzie możliwym będzie zlecenie zakupu biletów, dokonanie rezerwacji bądź odbiór biletów, czynnego w dniach od poniedziałku do piątku w godzinach 09:00-18:00 oraz w soboty w godzinach 09:00-14:00, przy czym przez /terminal/, o którym mowa powyżej rozumie się stanowisko pracy wyposażone w komputer z dostępem do systemu(ów) rezerwacyjnego(ych); 2) posiadanie co najmniej jednej linii telefonicznej (czynnej 24 h na dobę) do wyłącznej obsługi Zamawiającego; 3) umożliwienie składania zamówień elektronicznie, telefonicznie, faxem lub osobiście; 4) opracowanie najkrótszych i najtańszych połączeń na danej trasie, obowiązujących wedle najniższych taryf publikowanych, stawek negocjowanych i stawek promocyjnych; (stosowanie minimalnych cen dostępnych w danym terminie z zachowaniem wymaganego standardu podróży); 5) rezerwację połączeń lotniczych zgodnie z wymogami Zamawiającego (fax, e-mail, lub osobiście w oddziale biura z powiadomieniem Zespołu ds. Obsługi Wyjazdów Służbowych UJ CM); 6) przedstawianie Zamawiającemu nie później niż w ciągu 4 godzin od złożenia zapotrzebowania, w godzinach pracy Uczelni (tj. między 7:30 a 15:30), co najmniej trzech wariantów przelotu (jeżeli występują) z podaniem czasu trwania podróży, jej trasy i warunków (standardu), a w przypadku połączeń wieloetapowych - szczegółowych danych dotyczących czasu i miejsca zmiany linii lotniczych/przewoźnika oraz terminu dokonania ostatecznej rezerwacji; (dokonywanie optymalnego wyboru przewoźnika oraz trasy pod względem ceny i czasu trwania podróży - poprzez przedstawienie co najmniej trzech opcji związanych z jedną podróżą, w tym jednej bezwzględnie najtańszej); 7) dokonywanie rezerwacji po potwierdzeniu przez Wyjeżdżającego wybranego wariantu (fax, e-mail); 8) każdorazowe zobowiązanie Wykonawcy do potwierdzenia w Zespole ds. Obsługi Wyjazdów Służbowych (za pośrednictwem poczty elektronicznej) zgody udzielonej Wyjeżdżającemu na zakup biletu oraz istnienia środków finansowych na realizację zamówienia, w godzinach od 7.30-15.30 (od poniedziałku do piątku) na adres ustalony między Wykonawcą, a Zamawiającym; 9) dostarczanie biletów drogą elektroniczną jednocześnie na adres podany przez Wyjeżdżającego (chyba, że Wyjeżdżający zażąda odbioru osobistego) oraz do Zespołu ds. Obsługi Wyjazdów Służbowych na podany przez Zamawiającego adres mailowy do 4 h od momentu wystawienia biletu; 10) w razie niemożności dostarczenia biletu elektronicznie (np. ze względu na trasę podróży, bądź z powodu siły wyższej), wykonawca obowiązany jest, wedle wyboru i decyzji zamawiającego: 1./ dostarczyć bezpłatnie bilet papierowy do siedziby Zespołu ds. Obsługi Wyjazdów Służbowych UJ CM, mieszczącego się przy ul. Św. Anny 12, pok. 21, 31-008 Kraków, nie później niż na 2 dni przed planowanym terminem podróży, bądź też 2./ przekazać bilet na ręce osoby podróżującej, (której nazwisko widnieje na bilecie) za potwierdzeniem; 11) na żądanie Zamawiającego dostarczanie kopii biletów do wskazanych przez wyjeżdżającego biletów; 12) wystawienie faktury nie później niż w dniu wystawienia biletu i dostarczanie faktury w formie elektronicznej do Zespołu ds. Obsługi Wyjazdów Służbowych (odrębnej faktury dla każdego Wyjeżdżającego) za bilety z 21 dniowym terminem płatności. Faktura musi zawierać trasę podróży (z pełną nazwą miast docelowych), datę wyjazdu i powrotu, nazwisko oraz imię wyjeżdżającego oraz źródło finansowania. Faktura musi być wystawiana oddzielnie dla poszczególnych osób wyjeżdżających za granicę. Zamawiający nie dopuszcza wystawiania faktur zbiorczych. Do każdej faktury musi być dołączona kopia biletu; 13) składanie w imieniu Zamawiającego ewentualnych reklamacji i odwołań związanych z realizacją przedmiotu umowy, w szczególności w przypadku niewykorzystania biletów lotniczych z winy przewoźnika lub w przypadku zaistniałych zdarzeń losowych; 14) nie pobieranie dodatkowych opłat (z wyjątkiem kosztów naliczanych przez przewoźnika) w przypadku konieczności anulowania biletu lotniczego; 15) nie pobieranie dodatkowych opłat za dokonywanie w ustalonych terminach zmian rezerwacji; 16) Zamawiający zastrzega dokonywania zmian w rezerwacji nie później niż w terminie do 3 dni przed planowanym wylotem, o ile możliwość taka wynika z warunków ogólnych umów. W przypadku, gdy zmiana trasy, terminu podróży, a co za tym idzie rezerwacji wiązać się będzie z koniecznością rekalkulacji ceny biletu, zamawiający zobowiązuje się do pokrycia udokumentowanej różnicy w cenie. Oprócz wspomnianego kosztu, wykonawca nie będzie pobierał z tego tytułu żadnych dodatkowych opłat, ani też nie będzie przysługiwało mu dodatkowe wynagrodzenie; 17) skierowanie do Wykonawcy zapytania, czy umożliwi on zakup biletu na warunkach korzystniejszych niż wcześniej proponowane, w przypadku jeżeli Zamawiający samodzielnie bądź za pośrednictwem innego podmiotu uzyska informację o korzystniejszej cenie przelotu niż najtańsza oferowana przez Wykonawcę; 18) dostarczanie w czasie trwania umowy, miesięcznych raportów sprzedaży biletów, każdorazowo do 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano sprzedaży (w formie arkusza kalkulacyjnego kompatybilnego z posiadanym przez Zamawiającego programem Excel). Zestawienie winno zawierać: rodzaj sprzedanego biletu, dane Wyjeżdżającego, trasę, datę podróży, cenę biletu, liczbę sprzedanych biletów, wartość sprzedaży za dany miesiąc oraz źródła finansowania; 19) Utworzenie w terminie 10 dni roboczych od daty podpisania umowy i utrzymanie podczas okresu trwania umowy platformy internetowej na potrzeby Zamawiającego (warunek dodatkowo punktowany) - w przypadku zadeklarowania stworzenia takiej platformy internetowej przez Wykonawcę w pkt 2.1 formularza ofertowego. Wykonawca oświadcza, że posiada odpowiednią wiedzę, doświadczenie i dysponuje stosowną bazą do wykonania przedmiotu zamówienia, a w szczególności posiada autoryzację/akredytację Międzynarodowego Stowarzyszenia Transportu Lotniczego (IATA) do sprzedaży biletów lotniczych. W celu potwierdzenia, Wykonawca powinien dołączyć do oferty kserokopię, poświadczoną za zgodność z oryginałem, autoryzacji/akredytacji Międzynarodowego Stowarzyszenia Transportu Lotniczego (IATA) do sprzedaży biletów lotniczych. Przewidywana liczba biletów lotniczych to 72 sztuki (tam i z powrotem, w tym 54 na trasach europejskich, 11 na trasach pozaeuropejskich i 7 tanie linie), jednak Zamawiający zastrzega sobie prawo dostosowania ich liczby do rzeczywistych potrzeb (tj. ograniczenia lub zwiększenia), w ramach przeznaczonych na ten cel środków finansowych. Wartość szacunkowa biletów wynosi 111 400,22 zł. Niewyczerpanie kwoty lub ilości zamawianych biletów nie daje Wykonawcy podstaw do zgłaszania jakichkolwiek roszczeń z tego tytułu