Obsługa bankowa budżetu Gminy Lubawa

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem zamówienia jest obsługa bankowa budżetu Gminy Lubawa. 2. Zakres zamówienia obejmuje usługi wymienione w załączniku nr 4 do SIWZ tj. m.in.: a) otwarcie i prowadzenie następujących rachunków bankowych: * rachunków bieżących Gminy Lubawa - jako jednostki samorządu terytorialnego oraz jako jednostki budżetowej i innych jednostek organizacyjnych, wymienionych w załączniku do SIWZ, * rachunków pomocniczych Gminy Lubawa - jako jednostki samorządu terytorialnego oraz jako jednostki budżetowej i innych jednostek organizacyjnych, zgodnie z dyspozycjami wydanymi przez te jednostki, m.in. rachunków dochodów własnych, rachunków funduszy celowych, rachunków wyodrębnionych, * możliwość otwierania dodatkowych rachunków bieżących i pomocniczych w trakcie związania zamówieniem, na warunkach zadeklarowanych w ofercie. Naliczanie i kapitalizowanie odsetek od środków na rachunkach powinno następować co kwartał, ostatniego dnia miesiąca. Wysokość oprocentowania środków wyznaczana będzie każdego miesiąca, jako iloczyn średniej arytmetycznej wysokości stawki WIBID 1M z miesiąca poprzedniego oraz współczynnika, określonego w złożonej przez Bank ofercie. W przypadku likwidacji stawki WIBID 1M, zostanie ona zamieniona na stawkę, która zastąpi stawkę WIBID 1M, albo na stawkę najbardziej zbliżoną swoją wielkością i charakterem do stawki WIBID 1M. O wysokości oprocentowania Bank zawiadomi Zamawiającego faksem, jeżeli informacja ta nie jest ujęta w wyciągach bankowych, * potwierdzenie otwarcia i zamknięcia rachunków bankowych bez opłat i prowizji; b) realizację zleceń płatniczych - przelewów przekazywanych w formie elektronicznej oraz papierowej (do czasu wdrożenia systemu elektronicznej obsługi rachunków bankowych we wszystkich jednostkach organizacyjnych) - na następujących zasadach: * przelewy dokonywane wewnątrz Banku muszą być realizowane w czasie rzeczywistym oraz bez opłat i prowizji, * przelewy wychodzące do innego Banku złożone do godziny 15:00 powinny być zrealizowane w tym samym dniu roboczym; c) realizację zleceń płatniczych również z wpływów bieżących; d) księgowanie na rachunkach z datą wpłaty, dokonywanych przez Zamawiającego wpłat bezpośrednio wpłacanych w kasie Banku, stanowiących wpłaty gotówkowe przyjęte w kasach Gminy, bez opłat i prowizji; e) /Zerowanie/ rachunków bieżących i pomocniczych jednostek budżetowych Gminy, zgodnie z dyspozycjami Urzędu Gminy jako jednostki samorządu terytorialnego oraz dyspozycjami kierowników jednostek budżetowych, polegające na przekazaniu z dniem 31 grudnia każdego roku kwot pozostałych na ww. rachunkach (np. odsetki bankowe) na rachunek bieżący Urzędu Gminy jako jednostki samorządu terytorialnego, bez opłat i prowizji; f) przeksięgowanie w dniu 31 grudnia skapitalizowanych odsetek bankowych z określonych rachunków bankowych jednostek budżetowych Gminy na dzień 31 grudnia każdego roku na wskazany przez kierowników jednostek rachunek bankowy dochodów budżetowych, bez opłat i prowizji; g) dokonywanie wpłat i wypłat gotówkowych przez posiadacza rachunku (jednostki organizacyjne związane z budżetem Gminy): wypłaty gotówkowe do 20.000 zł powinny być dokonywane bez konieczności uprzedniego telefonicznego zgłoszenia; wpłaty i wypłaty gotówkowe bez opłat i prowizji; h) przyjmowanie wpłat gotówkowych od osób trzecich na rachunki Zamawiającego (stanowiących dochód budżetu Gminy), bez pobierania opłat i prowizji. i) potwierdzanie, bez opłat i prowizji: * Urzędowi Gminy Lubawa - jako jednostce samorządu terytorialnego oraz jako jednostce budżetowej - wyciągiem w systemie bankowości elektronicznej i w formie papierowej stanu salda i operacji finansowych dokonanych danego dnia, * innym jednostkom organizacyjnym Gminy Lubawa stanu salda i operacji finansowych dokonanych danego dnia wyciągiem w formie elektronicznej i w formie papierowej. Dla jednostek, które nie posiadają rachunków objętych systemem bankowości elektronicznej wyciągi będą sporządzane w formie papierowej; j) realizowanie zleceń stałych, a w tym obciążania rachunku spłatami rat kapitałowych i odsetek od zaciągniętych kredytów, wg harmonogramu dostarczonego przez Zamawiającego, bez opłat i prowizji; k) udzielanie /na hasło/ osobom upoważnionym przez Posiadacza Rachunku informacji telefonicznych o stanie salda na rachunkach i wszelkich operacjach przeprowadzonych danego dnia - jeżeli jednostka nie wdrożyła systemu elektronicznej obsługi rachunków bankowych, bez opłat i prowizji; l) zapewnienie możliwości uzyskiwania przez Skarbnika Gminy lub osobę przez niego upoważnioną informacji o stanie rachunków jednostek organizacyjnych wymienionych w załączniku nr 2 do SIWZ, bez opłat; m) uruchomienie oddzielnej kasy do obsługi wypłaty świadczeń dla osób trzecich zlecanych przez Ośrodek Pomocy Społecznej Gminy Lubawa - ok. 40 osób miesięcznie bez opłat i prowizji; n) wprowadzenie usługi automatycznej identyfikacji przychodzących płatności masowych (zgodnego ze standardem IBAN ), bez dodatkowych opłat; o) wdrożenie systemu elektronicznej obsługi rachunków bankowych na dowolnej ilości stanowisk, jednolitego dla rachunków bankowych wszystkich jednostek organizacyjnych Gminy Lubawa, przekazywanie i instalowanie wersji aktualizujących w okresie trwania umowy oraz świadczenie serwisu oprogramowania, bez opłat i prowizji. W ramach elektronicznej obsługi bankowej posiadacz rachunku będzie miał zapewnione w szczególności: * dostępność systemu bankowości elektronicznej poprzez sieć szerokopasmową w każdym dniu roboczym przez 24 godziny, * importowanie płatności w postaci pliku zbiorczego, * uzyskiwanie w czasie rzeczywistym wiadomości o wszystkich operacjach i saldach na rachunku bieżącym oraz na rachunkach pomocniczych, * tworzenie zbiorów danych rachunków, kontrahentów i innych danych ewidencyjnych, * przeszukiwanie zbiorów wszystkich operacji na wszystkich w/w rachunkach wg rodzaju operacji, nazwy kontrahenta, daty, okresu, kwoty i innych możliwych do wyodrębnienia kryteriów, * składanie poleceń przelewu, w tym: poleceń przelewów do ZUS i US, przelewu zagranicznego, ze wszystkich w/w rachunków w ramach dostępnych środków, * wykonywanie przelewów z przyszłą datą realizacji, * uzyskiwanie raportów o zrealizowanych operacjach, * możliwość eksportu/importu danych do pliku tekstowego w odpowiednim formacie, * realizację grup zleceń maksymalnie w ciągu 15 minut w systemie bankowości elektronicznej, * pełną informację o procesie autoryzacji zleceń, poprzez podanie daty i godziny zlecenia przez każdą z osób, * generowanie (wydruk) wyciągów nie wymagających stempla bankowego, * potwierdzenie zrealizowania przelewu w systemie on-line (po realizacji przelewu natychmiastowa informacja w systemie bankowości elektronicznej, * umożliwienie równocześnie (w tym samym czasie) wykonywania operacji na różnych rachunkach jednostki, * zakładanie lokat negocjowanych, * pełną informację o lokatach, możliwość zarządzania lokatami, w tym otrzymanie wyciągu, z rachunku lokaty w postaci elektronicznej (preferowany format PDF lub CSV), * przechowywanie wysyłanych przelewów i wyciągów w archiwum systemu, * umożliwienie Skarbnikowi Gminy dostępu do sald rachunków bankowych podległych jednostek organizacyjnych, * przeszkolenie pracowników Zamawiającego z zakresu obsługi systemu; * nadawanie uprawnień użytkownikom systemu elektronicznego w dowolnym momencie obowiązywania umowy, zmiana tych uprawnień poprzez wydanie dyspozycji bez opłat i prowizji, * umożliwienie użytkownikowi dysponowania podpisem elektronicznym; p) możliwość deponowania środków na lokatach terminowych, w tym: * automatycznego (bez dodatkowych formalności) lokowania w Banku, na lokatach, środków pieniężnych znajdujących się na wskazanych przez Zamawiającego rachunkach na koniec dnia - ostatnia operacja danego dnia, bez opłat i prowizji, (pod warunkiem uruchomienia takiej opcji przez Zamawiającego). Powrót środków pieniężnych z lokaty wraz z należnymi odsetkami będzie pierwszą operacją na rachunku podstawowym następnego dnia, * przyjmowania zleceń utworzenia lokat bankowych na warunkach negocjowanych przez telefon z możliwością uzupełnienia wszystkich formalności pisemnych w terminie późniejszym, bez opłat i prowizji. q) wydawanie blankietów czekowych lub obsługa na zamówienie bez blankietów czekowych zgodnie z potrzebami Zamawiającego, bez opłat i prowizji; r) wyznaczenie jednego doradcy klienta - dla Urzędu Gminy i innych jednostek organizacyjnych Gminy. Doradztwo prowadzone będzie w godzinach pracy Wykonawcy; 3. Zamawiający wymaga aby Wykonawca posiadał co najmniej jedną placówkę w Lubawie. 4. Oferta Wykonawcy winna uwzględniać wszystkie koszty związane z prawidłową realizacją przedmiotu zamówienia w całym okresie obowiązywania umowy.