Usługi hotelarsko - gastronomiczne wraz z wynajęciem sali konferencyjnej, przygotowanie materiałów konferencyjnych oraz zapewnienie tłumaczenia podczas konferencji organizowanych przez Gminy Tomaszów Lubelski, Łuków i Janów Lubelski w ramach projektu Stworzenie systemu wspierania i promowania podstref ekonomicznych w województwie lubelskim

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem zamówienia są: usługi hotelarsko - gastronomiczne wraz z wynajęciem sali konferencyjnej, przygotowanie dwujęzycznych materiałów konferencyjnych oraz zapewnienie tłumaczenia podczas konferencji organizowanych przez Gminy Tomaszów Lubelski, Łuków i Janów Lubelski w ramach projektu Stworzenie systemu wspierania i promowania podstref ekonomicznych w województwie lubelskim 4. Zamówienie zostaje podzielone na cztery odrębne części. Zamawiający dopuszcza możliwość składania ofert częściowych. Wykonawca może złożyć jedną ofertę częściową na jedną lub więcej części zamówienia. a) Przedmiotem pierwszej części zamówienia jest zapewnienie pełnego zaplecza usług hotelarsko - restauracyjnych oraz zapewnienie sali konferencyjnej dla konferencji organizowanej przez gminę Łuków w dniach 13 - 14 października, w szczególności: 1. udostępnienie sali konferencyjnej z co najmniej 120 miejscami siedzącymi, w tym 8 dla prowadzących konferencję, z możliwością rozłożenia i podłączenia laptopa, projektora, ekranu, w godzinach 10-18 pierwszego dnia i 9-14 drugiego dnia; 2. świadczenie usługi cateringu dla 120 osób w ciągu 2 dni w miejscu realizacji konferencji 3. świadczenie usługi noclegu dla 60 osób ze śniadaniem w drugim dniu konferencji, b) Przedmiotem drugiej części zamówienia jest zapewnienie pełnego zaplecza usług hotelarsko - restauracyjnych oraz zapewnienie sali konferencyjnej dla konferencji organizowanej przez Gminę Janów Lubelski w dniach 27 - 28 października, w szczególności: 1. udostępnienie sali konferencyjnej z co najmniej 120 miejscami siedzącymi, w tym 8 dla prowadzących konferencję, z możliwością rozłożenia i podłączenia laptopa, projektora, ekranu, w godzinach 10-18 pierwszego dnia i 9-14 drugiego dnia; 2. świadczenie usługi cateringu dla 120 osób w ciągu 2 dni w miejscu realizacji konferencji 3. świadczenie usługi noclegu dla 60 osób ze śniadaniem w drugim dniu konferencji c) Przedmiotem trzeciej części zamówienia jest zapewnienie pełnego zaplecza usług hotelarsko - restauracyjnych oraz zapewnienie sali konferencyjnej dla konferencji organizowanej przez gminę Tomaszów Lubelski w dniach 8 - 9 listopada, w szczególności: 1. udostępnienie sali konferencyjnej z co najmniej 120 miejscami siedzącymi, w tym 8 dla prowadzących konferencję, z możliwością rozłożenia i podłączenia laptopa, projektora, ekranu, w godzinach 10-18 pierwszego dnia i 9-14 drugiego dnia; 2. świadczenie usługi cateringu dla 120 osób w ciągu 2 dni w miejscu realizacji konferencji 3. świadczenie usługi noclegu dla 60 osób ze śniadaniem w drugim dniu konferencji, d) Przedmiotem czwartej części zamówienia jest: 1. Dostarczenie uczestnikom materiałów konferencyjnych w języku polskim i angielskim oddzielnie dla każdej z trzech konferencji w formie: a) zaprojektowania i wydrukowania, indywidualnego na każdą gminę, folderu informacyjno-konferencyjnego w ilości 120 szt. na każdą gminę (format A4, objętość 12 stron, kolory 4+4, papier: okładka: kreda błyszcząca 300g + folia matowa + lakier uv punktowo jednostronnie, środek: kreda błyszcząca 250 g, szycie) w oparciu o materiały dostarczone przez Zamawiającego, b) wydruku prezentacji i materiałów przygotowanych przez poszczególnych prelegentów w liczbie nieprzekraczającej 4000 stron na konferencję (czyli łącznie 12000 stron wydruku), c) program konferencji z krótka informacją o prelegentach - na stronie A4 - 120 szt. na każdą konferencję, d) długopis metalowy - 360 szt., e) Materiały konferencyjne muszą być oznakowane zgodnie z zasadami promocji RPO WL na lata 2007 -2013 i dostarczone zgodnie z umową stanowiącą załącznik nr 6 do SIWZ. 2. zagwarantowanie tłumaczenia ustnego z i na dwa języki: polski i jeden z języków: angielski, niemiecki lub ukraiński podczas przebiegu konferencji w ilości 12 godzin w ciągu dwu dni trwania każdej z konferencji, w formie tłumaczenia liaison (zdanie po zdaniu) lub konsekutywnego (następczego).