Przeprowadzenie audytów projektów INNOCARB i RATIO-COAL

Opis przedmiotu przetargu: 1.Przedmiotem zamówienia jest przeprowadzenie audytów projektów INNOCARB oraz RATIO-COAL. Zamawiający jest beneficjentem umów w sprawie przyznania grantów w ramach Funduszu Badawczego Węgla i Stali (FBWiS) i jednym z konsorcjantów i jest zobowiązany przedłożyć Komisji Europejskiej świadectwo kontroli sprawozdań finansowych, w formie niezależnego sprawozdania z faktycznych ustaleń, sporządzanego przez audytora zewnętrznego, w celu uzasadnienia płatności, o którą wystąpił na mocy umowy w sprawie przyznania grantu. Sprawozdanie z faktycznych ustaleń, powinno na tyle szczegółowo opisywać cel oraz uzgodnione procedury, aby umożliwić Zamawiającemu i Komisji Europejskiej zrozumienie charakteru oraz zakresu procedur przeprowadzonych przez Wykonawcę.
2. Zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych w zakresie następujących części:
Część A: Przeprowadzenie audytu projektu INNOCARB - opis przedmiotu zamówienia zgodnie z załącznikiem nr 2A i 2B do SIWZ
Część B: Przeprowadzenie audytu projektu Ratio-Coal - opis przedmiotu zamówienia zgodnie z załącznikiem nr 2A i 2B do SIWZ
3. Zakres zamówienia (w zakresie każdej części) obejmuje przeprowadzenie procedur określonych przez Komisję Europejską, dotyczących niezależnego sprawozdania z faktycznych ustaleń w zakresie kosztów zgłoszonych w ramach umowy w sprawie przyznania grantu. Procedury, zgodnie z którymi Wykonawca ma przeprowadzić audyty zostały przedstawione w załączniku nr VII do umowy w sprawie przyznania grantu FBWiS - Zakres wymagań i obowiązków w odniesieniu do świadectwa kontroli sprawozdań finansowych (Formularz D - ZWO), stanowiącym załącznik nr 2B do specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Zamawiający po zawarciu umowy przekaże Wykonawcy procedury (Formularz D - ZWO), określone przez Komisję Europejską w języku angielskim. W przypadku rozbieżności pomiędzy tłumaczeniem procedur na język polski (załącznik nr 2B do siwz) a procedurami w języku angielskim przekazanymi Wykonawcy po zawarciu umowy, należy kierować się dokumentem sporządzonym w języku angielskim.
4. Wykonawca dla każdego projektu (każdej części niniejszego zamówienia) sporządzi niezależne sprawozdanie z faktycznych ustaleń, które powinno składać się z 3 oddzielnych dokumentów, zgodnie z wymaganiami opisanymi w załączniku nr 2B do specyfikacji istotnych warunków zamówienia, tj. załącznik nr VII do umowy w sprawie przyznania grantu FBWIS - Zakres wymagań i obowiązków w odniesieniu do świadectwa kontroli sprawozdań finansowych (Formularz D - ZWO), tzn.: 1) wykaz warunków minimalnych (pkt 1.1 do 1.8 załącznika nr VII do umowy w sprawie przyznania grantu FBWIS - Formularz D - ZWO), który zgodnie z wymogami Komisji Europejskiej musi zostać włączony do pisma, dotyczącego zlecenia między Zamawiającym a Wykonawcą;
2) sprawozdanie z faktycznych ustaleń audytora (pkt 1.9 załącznika nr VII do umowy w sprawie przyznania grantu FBWIS - Formularz D - ZWO);
3) szczegółowy opis (tabela załącznika nr VII do umowy w sprawie przyznania grantu FBWIS - Formularz D - ZWO) obejmujący procedury stosowane przez audytora i spodziewane na ich podstawie wyniki.
5. Zamawiający wymaga użycia wzorcowego formatu sprawozdania, określonego w załączniku nr 2B do siwz.
6.Sprawozdanie zostanie sporządzone przez Wykonawcę w języku polskim i angielskim w liczbie egzemplarzy określonej we wzorze umowy, stanowiącym załącznik nr 3 do niniejszej siwz. Wykonawca winien dołączyć również oświadczenie potwierdzające, iż wersja polskojęzyczna jest zgodna z wersją sporządzoną w języku angielskim.
7. Wykonawca jest obowiązany oświadczyć w swoim sprawozdaniu, że nie istnieje konflikt interesów pomiędzy nim a Zamawiającym w związku ze sporządzeniem sprawozdania oraz podać wysokość wynagrodzenia wypłaconego na rzecz Wykonawcy tytułem sporządzenia sprawozdania.
8. Audytowi podlegać będą jedynie dokumenty Zamawiającego, jako członka Konsorcjum, zgromadzone w jego siedzibie.
9. Audyt należy przeprowadzić zgodnie z:
- załącznikiem nr VII do umowy w sprawie przyznania grantu FBWIS -Zakres wymagań i obowiązków w odniesieniu do świadectwa kontroli sprawozdań finansowych (Formularz D - ZWO), który stanowi załącznik nr 2B do specyfikacji istotnych warunków zamówienia,
- międzynarodową normą w zakresie usług pokrewnych (ISRS)4400 Zlecenia dotyczące realizacji uzgodnionych procedur w zakresie informacji finansowych, opublikowaną przez IFAC;
- Kodeksem Etyki Biegłych Księgowych, opublikowanym przez IFAC - wprawdzie ISRS 4400 stanowi, że na potrzeby realizacji zleceń dotyczących uzgodnionych procedur nie jest wymagana niezależność, Komisja Europejska wymaga aby Wykonawca, spełniał wymogi niezależności określone w Kodeksie Etyki Biegłych Księgowych. Wykonawca wraz z ofertą zobowiązany jest złożyć oświadczenie potwierdzające spełnienie warunku bezstronności i niezależności od Zamawiającego (zgodnie z pkt 4 formularza ofertowego - załącznik nr 1A do siwz).
10.Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawierają załącznik nr 2A do SIWZ (Informacja o projektach) i załącznik nr 2B do SIWZ (załączniki nr VII do umowy w sprawie przyznania grantu FBWIS - Formularz D - Zakres wymagań i obowiązków w odniesieniu do świadectwa kontroli sprawozdań finansowych), warunki realizacji zamówienia określono w załączniku nr 3 do siwz (wzór umowy).
11.Wymagany termin realizacji zamówienia:
- w zakresie części A - po zakończeniu realizacji projektu, jednak nie później niż do dnia 31.01.2014;
- w zakresie części B -do dnia 31.01.2014r.
12.Zamówienie może być wykonywane przy udziale podwykonawców. W przypadku korzystania z podwykonawców w ofercie należy wskazać część zamówienia, której wykonanie Wykonawca powierzy podwykonawcom (załącznik nr 4 do SIWZ).
13. Zamawiający nie przewiduje możliwości udzielania zamówień uzupełniających.
14. Zamawiający nie przewiduje zawarcia umowy ramowej.
15. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych.
16. Zamawiający nie dopuszcza rozliczeń w walutach obcych.
17.Zamawiający nie przewiduje zastosowania aukcji elektronicznej.
18.Zamawiający nie zamierza ustanawiać dynamicznego systemu zakupów.
19.Zamawiający nie przewiduje udzielania zaliczek na poczet wykonania zamówienia.
20.Rozliczenia finansowe dokonywane między Zamawiającym, a Wykonawcą dokonywane będą w polskich złotych (PLN).
21.Zamawiający nie ogranicza możliwości ubiegania się o zamówienie publiczne tylko dla Wykonawców, u których ponad 50 % zatrudnionych stanowią osoby niepełnosprawne w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnieniu osób niepełnosprawnych lub właściwych przepisów państw członkowskich Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego.