Kompleksowa obsługa konferencji międzynarodowej Warszawski Dialog na Rzecz Demokracji 2015, znak: BDG.741.041.2015

Warszawa: Kompleksowa obsługa konferencji międzynarodowej Warszawski Dialog na Rzecz Demokracji 2015, znak: BDG.741.041.2015


Numer ogłoszenia: 222422 - 2015; data zamieszczenia: 27.08.2015

OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - usługi

Zamieszczanie ogłoszenia:
obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy:

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES:
Ministerstwo Spraw Zagranicznych , Al. J. Ch. Szucha 23, 00-580 Warszawa, woj. mazowieckie, tel. 022 523 99 10, faks 022 523 81 19.

• 
  Adres strony internetowej zamawiającego:
  www.msz.gov.pl

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
Administracja rządowa centralna.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Kompleksowa obsługa konferencji międzynarodowej Warszawski Dialog na Rzecz Demokracji 2015, znak: BDG.741.041.2015.

II.1.2) Rodzaj zamówienia:
usługi.

II.1.4) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia:
Przedmiot zamówienia stanowi kompleksowa obsługa organizacyjna i logistyczna dla maksymalnie 190 osób konferencji międzynarodowej Warszawski Dialog na Rzecz Demokracji 2015 organizowanej przez Ministerstwo Spraw Zagranicznych w Warszawie w dniach 22-24 października 2015 roku. Miejscem konferencji będzie siedziba Krajowej Szkoły Administracji Publicznej (KSAP)..

II.1.5)

• 
  Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówień uzupełniających
  

II.1.6) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
55.30.00.00-3, 55.12.00.00-7, 55.10.00.00-1, 55.11.00.00-4, 39.29.41.00-0, 60.00.00.00-8.

II.1.7) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej:
nie.

II.1.8) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej:
nie.

II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA:
Zakończenie: 30.10.2015.

SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM

III.1) WADIUM

Informacja na temat wadium:
Zamawiający nie wymaga wniesienia wadium

III.2) ZALICZKI

III.3) WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW

• 
  III. 3.1) Uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Zamawiający nie dokonuje opisu sposobu oceny spełniania tego warunku

• 
  III.3.2) Wiedza i doświadczenie
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • W ramach potwierdzenia spełniania warunku udziału w postępowaniu określonego w punkcie III.3.2) ogłoszenia o zamówieniu Wykonawcy wykażą się odpowiednią wiedzą i doświadczeniem, tj., w przypadku Wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia, w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wykonali co najmniej 2 (dwie) główne usługi, z których każda polegała na organizacji i obsłudze wydarzenia o charakterze konferencyjnym (tj. konferencji, kongresu, seminarium, debaty, zjazdu, sympozjum) - z udziałem co najmniej 100 uczestników, - trwającego co najmniej 2 dni, - obejmującego zapewnienie co najmniej: wyżywienia, noclegów, obsługi recepcyjnej.

• 
  III.3.3) Potencjał techniczny
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Zamawiający nie dokonuje opisu sposobu oceny spełniania tego warunku

• 
  III.3.4) Osoby zdolne do wykonania zamówienia
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • W ramach potwierdzania spełniania warunku udziału w postępowaniu określonego w punkcie III.3.4) ogłoszenia o zamówieniu Wykonawcy wykażą że dysponują lub będą dysponować co najmniej 3(trzy)-osobowym zespołem ekspertów, w którym każda ze wskazanych osób będzie posiadała doświadczenie w organizacji lub koordynacji co najmniej 2 (dwóch) wydarzeń w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert: - o charakterze konferencyjnym (np. konferencji, kongresu, seminarium, debaty, zjazdu, sympozjum), - z udziałem co najmniej 100 osób, - trwających co najmniej 2 dni każdy, - wymagających od Wykonawcy zapewnienia co najmniej: wyżywienia, noclegów, obsługi recepcyjnej.

• 
  III.3.5) Sytuacja ekonomiczna i finansowa
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Zamawiający nie dokonuje opisu sposobu oceny spełniania tego warunku

III.4) INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH LUB DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ NIEPODLEGANIA WYKLUCZENIU NA PODSTAWIE ART. 24 UST. 1 USTAWY

III.4.1) W zakresie wykazania spełniania przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, oprócz oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu należy przedłożyć:

• wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, głównych dostaw lub usług, w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których dostawy lub usługi zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów, czy zostały wykonane lub są wykonywane należycie;
• wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, kontrolę jakości lub kierowanie robotami budowlanymi, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności, oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami;

III.4.2) W zakresie potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy, należy przedłożyć:

• oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia;
• aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;

III.4.3) Dokumenty podmiotów zagranicznych

Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, przedkłada:

III.4.3.1) dokument wystawiony w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania potwierdzający, że:

• nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;

III.4.4) Dokumenty dotyczące przynależności do tej samej grupy kapitałowej

• lista podmiotów należących do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów albo informacji o tym, że nie należy do grupy kapitałowej;

III.6) INNE DOKUMENTY

Inne dokumenty niewymienione w pkt III.4) albo w pkt III.5)

1. W przypadku gdy Wykonawca będzie polegać na wiedzy i doświadczeniu oraz osobach zdolnych do wykonania zamówienia innych podmiotów, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków, Wykonawca zobowiązany jest udowodnić Zamawiającemu, iż będzie dysponował tymi zasobami w trakcie realizacji zamówienia, w szczególności przedstawiając w tym celu pisemne zobowiązanie tych podmiotów do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby wykonania zamówienia, złożone w oryginale. 2. W celu oceny, czy Wykonawca będzie dysponował zasobami innych podmiotów w stopniu niezbędnym dla należytego wykonania zamówienia oraz oceny, czy stosunek łączący Wykonawcę z tymi podmiotami gwarantuje rzeczywisty dostęp do zasobów tego/tych podmiotu/ów, Zamawiający żąda złożenia dokumentów dotyczących: - zakresu dostępnych Wykonawcy zasobów innego podmiotu, - sposobu wykorzystania zasobów innego podmiotu, przez Wykonawcę, przy wykonywaniu zamówienia, o ile powyższe informacje nie wynikają z dokumentów dołączonych do oferty na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu, w tym z dokumentu o którym mowa w pkt III.6)1. ogłoszenia o zamówieniu. 3. W przypadku Wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia, do oferty musi być załączony dokument ustanawiający pełnomocnika Wykonawców do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego, w oryginale lub kopii poświadczonej notarialnie za zgodność z oryginałem. 4. Jeżeli Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, zastosowanie mają przepisy rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 19 lutego 2013 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać Zamawiający od Wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane (Dz. U. z 2013 r. poz. 231), tj. zamiast dokumentu, o którym mowa w pkt III.4.2) tire drugi ogłoszenia o zamówieniu, Wykonawca składa dokument wystawiony w kraju w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania potwierdzający, że nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości. 5. Jeżeli w kraju miejsca zamieszkania osoby lub w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, nie wydaje się dokumentu, o którym mowa w pkt III.4.3.1) niniejszego ogłoszenia, Wykonawca zastępuje go dokumentem zawierającym oświadczenie, w którym określa się także osoby uprawnione do reprezentacji Wykonawcy, złożone przed właściwym organem sądowym, administracyjnym albo organem samorządu zawodowego lub gospodarczego odpowiednio kraju miejsca zamieszkania osoby lub kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, lub przed notariuszem. 6. Dokumenty, o których mowa w pkt III.6) 4 i 5 ogłoszenia o zamówieniu powinny być wystawione nie wcześniej, niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert. 7. Dokumenty sporządzone w języku obcym powinny być złożone wraz z tłumaczeniem na język polski.

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia:
przetarg nieograniczony.

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT

IV.2.1) Kryteria oceny ofert:
cena oraz inne kryteria związane z przedmiotem zamówienia:

• 1 - Cena - 85
• 2 - Doświadczenie Wykonawcy w realizacji wydarzeń o charakterze międzynarodowym - 15

IV.2.2)

IV.3) ZMIANA UMOWY

przewiduje się istotne zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy:

Dopuszczalne zmiany postanowień umowy oraz określenie warunków zmian

Zamawiający przewiduje możliwość dokonania zmian postanowień umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy w przypadku: 1) gdy konieczność wprowadzenia zmian będzie następstwem zmiany stawki podatku od towarów i usług (podatek VAT), przy czym zmianie nie ulegnie maksymalna wartość brutto umowy, o której mowa w § 6 ust. 1 umowy; 2) zmian powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację przedmiotu umowy - wówczas Strony wprowadzą odpowiednie regulacje do umowy; 3) gdyby przeprowadzenie konferencji w ustalonym terminie stało się niemożliwe ze względu na siłę wyższą lub inne istotne okoliczności leżące po stronie Zamawiającego - w takiej sytuacji możliwa jest odpowiednia zmiana poszczególnych terminów realizacji umowy; 4) gdyby przeprowadzenie konferencji w ustalonym miejscu stało się niemożliwe ze względu na siłę wyższą lub inne istotne okoliczności - w takiej sytuacji możliwa jest odpowiednia zmiana miejsca przeprowadzenia konferencji oraz, jeżeli będzie to w takiej sytuacji konieczne, poszczególnych terminów realizacji umowy; 5) w przypadku udokumentowanych opóźnień, za które Wykonawca nie ponosi odpowiedzialności, powodujących, że realizacja umowy zgodnie z określonymi w niej lub w opz terminami stanie się niemożliwa (w tym w przypadku opóźnień w przebiegu procedury przetargowej, w wyniku której została zawarta niniejsza umowa) - Zamawiający dopuszcza zmianę terminów określonych w umowie lub w opz na późniejsze; zmiany takie nie mogą jednak w żadnym wypadku zagrażać prawidłowej i/lub terminowej organizacji konferencji, uwzględniając warunki określone w umowie i/lub w opz.

IV.4) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

IV.4.1)
 
Adres strony internetowej, na której jest dostępna specyfikacja istotnych warunków zamówienia:
www.msz.gov.pl

Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem:
Ministerstwo Spraw Zagranicznych, Biuro Dyrektora Generalnego, al. J.Ch.Szucha 23, 00-580 Warszawa, tel. 022 523 99 10, Katarzyna Szarow, Kamila Komsta..

IV.4.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert:
04.09.2015 godzina 10:00, miejsce: Ministerstwo Spraw Zagranicznych, 00-580 Warszawa, al. J.Ch.Szucha 21 (Dziennik Podawczy) lub przesłać za pośrednictwem kuriera lub poczty.

IV.4.5) Termin związania ofertą:
okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert).

IV.4.16) Informacje dodatkowe, w tym dotyczące finansowania projektu/programu ze środków Unii Europejskiej:
Zamawiający zastrzega sobie prawo zastosowania opcji w odniesieniu do: 1) liczby miejsc oraz dób hotelowych dla uczestników grup A i B, w ten sposób, że zobowiązuje się, że co najmniej 40 (czterdziestu) uczestników z grupy A i co najmniej 12 (dwunastu) uczestników z grupy B dokona rezerwacji noclegów oraz zobowiązuje się do zapłaty za 160 (sto sześćdziesiąt) dób hotelowych zarezerwowanych przez uczestników z grupy A oraz 48 (czterdzieści osiem) dób hotelowych zarezerwowanych przez uczestników z grupy B, łącznie za 208 ( dwieście osiem) dób hotelowych (prawo opcji). W zakresie wykraczającym poza prawo opcji, zamówienie na usługi hotelowe może nie zostać zrealizowane. 2) liczby uczestników konferencji korzystających z usług cateringowych. zakres obsługi cateringowej konferencji w odniesieniu do liczby uczestników konferencji korzystających z usług cateringowych wyszczególnionych w pozycjach 1-8 formularza oferty Wykonawcy (liczba jednostek), może być pomniejszony do 20 % każdej z pozycji, co oznacza zobowiązanie Zamawiającego do jego realizacji w zakresie pozostałych 80 % liczby jednostek wskazanych w ofercie Wykonawcy..

IV.4.17) Czy przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia:
nie