Wykonywanie zadań koordynatora projektu w zakresie zarządzania projektem Jesteśmy aktywni

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest wykonywanie zadań koordynatora projektu w zakresie zarzadzania projektem. Obsługa partnerskiego projektu systemowego Jesteśmy Aktywni w ramach Działania 7.1.2 Rozwój i upowszechnianie aktywnej integracji przez Powiatowe Centra Pomocy Rodzinie, na stanowisku koordynatora projektu. Przedmiot zamówienia obejmuje kompleksową koordynację działań projektowych wdrażanych przez Lidera projektu Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie oraz 7 Partnerów Ośrodki Pomocy Społecznej z gmin z powiatu kołobrzeskiego. Do zadań koordynatora będzie należało: - podejmowanie niezbędnych działań mających na celu osiągnięcie wskaźników rezultatu projektu, - nadzór nad prawidłową realizacją merytorycznych działań projektu, zgodnie z wymogami POKL oraz obowiązującymi przepisami krajowymi, w oparciu o umowę o dofinansowanie wraz z załącznikami, - informowanie zamawiającego o wszelkich nieprawidłowościach związanych z realizacją projektu, - udział w szkoleniach organizowanych przez WUP w Szczecinie z zakresu realizacji projektu, - planowanie i podejmowanie wszelkich działań związanych z terminową i prawidłową realizacją projektu, - przygotowanie wszelkiej dokumentacji wymaganej do prawidłowej realizacji projektu, - przygotowanie, koordynowanie i nadzorowanie prac związanych z promocją, ewaluacją, realizacją oraz rozliczeniem projektu, - opracowanie formularzy w związku ze zmianami w projekcie, - przygotowanie części sprawozdawczej i finansowej wniosków o płatność zaliczkową i końcową, - nadzór nad ewidencjonowaniem czasu pracy osób zaangażowanych do realizacji projektu, - przygotowanie upoważnień do przetwarzania danych osobowych dla personelu projektu oraz zgłoszenie ich do rejestru upoważnień, - przeprowadzenie dwa razy do roku kontroli realizacji projektu u Partnerów projektu, - przestrzeganie procedur związanych z ochroną danych osobowych uczestników projektu, personelu oraz kontrahentów, - przygotowanie i koordynacja korespondencji związanej z realizacją projektu, prowadzonej z Wojewódzkim Urzędem Pracy w Szczecinie, - monitorowanie postępów i poziomu osiągnięcia rezultatów projektu oraz postępu finansowego w poszczególnych okresach czasu, podejmowanie wszelkich działań zaradczych i naprawczych w przypadku występowania problemów w realizacji projektu, - organizowanie spotkań monitorujących z pracownikami projektu oraz Partnerami - zgłaszanie do WUP Szczecinie wszelkich zmian w realizacji i w budżecie projektu, przygotowywanie formularzy zmian merytorycznych i budżetowych, - nadzór nad terminowym i prawidłowym przygotowaniem części finansowej i sprawozdawczej wniosków o płatność, - udział w kontrolach prowadzonych przez organy zewnętrzne, - zapewnienie właściwego przepływu informacji pomiędzy pracownikami projektu, - nadzór nad prawidłową realizacją promocji projektu - zapewnienie zgodności wizualizacji materiałów informacyjno - promocyjnych z wytycznymi dotyczącymi oznaczania projektów w ramach POKL, - nadzór nad prowadzeniem bazy danych PEFS, - nadzór nad prawidłową realizacją umów na świadczenie usług oraz dostawy, zawartych w ramach postępowań o udzielenie zamówienia publicznego. Usługa będzie realizowana przez łącznie 3456 godziny. Osoby wskazane przez wykonawcę do wykonywania usług związanych z realizacją przedmiotu zamówienia nie mogą być jednocześnie zaangażowani w ramach innych projektów współfinansowanych przez Unię Europejską oraz otrzymywać za ten czas wynagrodzenia z innych źródeł, a wykonywane zlecenie nie może powodować konfliktu interesów w rozumieniu Zasad finansowania Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. Osoba taka będzie zobowiązana do przedstawiania Zamawiającemu miesięcznej ewidencji godzin pracy w ramach projektu określonego w opisie przedmiotu zamówienia oraz w ramach wszystkich innych projektów finansowanych ze środków POKL, w realizację których jest zaangażowana. Wykonawca musi zapewnić możliwość bezpośredniego, osobistego kontaktu z Zamawiającym na miejscu w siedzibie PCPR Kołobrzeg. Koordynator odpowiedzialny będzie za zrealizowanie przedsięwzięcia w sposób zgodny z dokumentami programowymi znajdującymi się na stronie www.efs.gov.pl w zakładce /Dokumenty. Głównym celem pracy koordynatora jest zrealizowanie projektu zgodnie z założeniami wniosku o dofinansowanie, terminowo, zgodnie z zaplanowanym budżetem przy zapewnieniu kwalifikowalności wszystkich wydatków oraz zgodności z przepisami prawa krajowego i wspólnotowego, w tym polityką równych szans kobiet i mężczyzn oraz dokumentami i interpretacjami wydanymi przez Ministerstwo Rozwoju Regionalnego. Wykonawca ponosi odpowiedzialność prawną oraz finansową za swoje działania i zaniechania skutkujące koniecznością zwrotu poniesionych wydatków.