Usługa kompleksowej organizacji konferencji pn. Rolnictwo lokalne i żywność tradycyjna w realizacji strategii rozwoju społeczno-gospodarczego województw w świetle Wspólnej Polityki Rolnej na lata 2014-2020.

Olsztyn: Usługa kompleksowej organizacji konferencji pn. Rolnictwo lokalne i żywność tradycyjna w realizacji strategii rozwoju społeczno-gospodarczego województw w świetle Wspólnej Polityki Rolnej na lata 2014-2020.


Numer ogłoszenia: 217063 - 2012; data zamieszczenia: 11.10.2012

OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - usługi

Zamieszczanie ogłoszenia:
obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy:
zamówienia publicznego.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES:
Województwo Warmińsko-Mazurskie reprezentowane przez Zarząd Województwa , ul. Emilii Plater 1, 10-562 Olsztyn, woj. warmińsko-mazurskie, tel. 089 5219100, faks 089 5219109, 5219849.

• 
  Adres strony internetowej zamawiającego:
  www.warmia.mazury.pl/BIP

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
Administracja samorządowa.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Usługa kompleksowej organizacji konferencji pn. Rolnictwo lokalne i żywność tradycyjna w realizacji strategii rozwoju społeczno-gospodarczego województw w świetle Wspólnej Polityki Rolnej na lata 2014-2020..

II.1.2) Rodzaj zamówienia:
usługi.

II.1.3) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia:
1.Przedmiotem zamówienia jest usługa kompleksowej organizacji konferencji, która ma odbyć się w Olsztynie na terenie Uniwersytetu Warmińsko-Mazurskiego w dniu 15 listopada 2012 r. Przewidywana ilość uczestników - 180-200 osób. W ramach usługi przewiduje się następujące działania: 1)zakwaterowanie uczestników w hotelu (min. ***) w Olsztynie, na 2 doby (14-15 listopada, 15-16 listopada) wraz ze śniadaniem, w pokojach jedno- i dwuosobowych, według poniższej specyfikacji: - w dniu 14-15 listopada 2012 r. - dla 120-150 osób, - w dniu 15-16 listopada 2012 r. - dla ok. 80 osób. 2)wszyscy zgłoszeni uczestnicy muszą być zakwaterowani w jednym miejscu, 3)zapewnienie sali konferencyjnej wraz z niezbędnym wyposażeniem (rzutnik multimedialny, ekran, nagłośnienie) na terenie Uniwersytetu Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie dla 200 osób w dniu 15 listopada 2012 r., 4)zapewnienie trzech wykładów wieloautorskich (max. 9 autorów) związanych z tematyką konferencji, a w szczególności z tematyką rolnictwa lokalnego w aspekcie ekonomicznym, społecznym i ochrony środowiska, 5)zapewnienie osoby prowadzącej konferencję tzw. moderatora, posiadającego wiedzę z zakresu tematyki konferencji, która odbędzie się w dniu 15.11.2012 r. w godz. 10-17, 6)zamówienie usługi restauracyjnej/cateringowej razem z obsługą, świadczonej w oparciu o żywność naturalną, tradycyjną, lokalną i regionalną, według poniższej specyfikacji: - 14.11.2012 r. - kolacja dla 120-150 osób; - 15.11.2012 r. - przerwa kawowa dla ok. 200 osób - 15.11.2012 r. - obiad dla ok. 200 osób; - 15.11.2012 r. - kolacja dla ok. 80-100 osób. 7)zapewnienie transportu w dniu 15 listopada 2012 r. w związku z organizacją kolacji, podczas której nastąpi prezentacja oferty członków sieci Dziedzictwo Kulinarne Warmia Mazury Powiśle. Transport lokalny dla ok. 80-100 osób. Przewidywana ilość kilometrów w obie strony ok. 160, 8)promocja konferencji , w tym: - przygotowanie i redakcja materiału pokonferencyjnego, (tzw. wkładka sponsorowana) w prasie o zasięgu regionalnym, zawierającego relacje z przebiegu wydarzeń, opis działań, wywiady, zdjęcia itp.; - audycja o czasie trwania do 5-6 minut z podsumowania konferencji lub studio radiowe zorganizowane w trakcie trwania wydarzenia; - realizacja transmisji on-line z konferencji bezpośrednio do Internetu, na stronę www.warmia.mazury.pl oraz wykonanie filmów (3 filmy o długości nagrania ok. 15 min.) z przebiegu wydarzenia w dniu 15 listopada 2012 r.; 11) opracowanie, druk i dystrybucja zaproszeń, materiałów promocyjnych, itp.: - wykonanie 400 szt. zaproszeń na konferencję oraz ich wysyłka na podstawie zatwierdzonej przez Zamawiającego listy adresowej; - wykonanie 2 sztuk roll-upów według wzoru zatwierdzonego przez Zamawiającego; - wykonanie materiałów biurowych na potrzeby uczestników konferencji: notatniki, długopisy, teczki papierowe, itp.; - druk programów konferencji oraz innych powierzonych przez Zamawiającego informacji dla uczestników konferencji w ilości ok. 200 sztuk (materiał do 20 kartek A4). 12)stworzenie po konsultacjach z zamawiającym (po dokonaniu wyboru oferty) ostatecznej wersji programu merytorycznego, 13)wszystkie wyżej wymienione działania będą wykonywane w porozumieniu i pod nadzorem Zamawiającego. 2.Wymagania Zamawiającego dotyczące realizacji przedmiotu zamówienia 1)Wykonawca zapewni transport dla zgłoszonych uczestników konferencji z miejsca zakwaterowania do miejsca organizowanej konferencji i z powrotem tj. z miejsca organizowanej konferencji do miejsca zakwaterowania. 2)Wykonawca w ciągu 5 dni roboczych od podpisania umowy stworzy szczegółowy harmonogram działań, który po akceptacji Zamawiającego, będzie podstawowym dokumentem, na bazie którego Wykonawca będzie podejmował działania, 3)Wykonawca nie może wprowadzić żadnej zmiany do harmonogramu bez pisemnej akceptacji Zamawiającego, 4)W razie konieczności Wykonawca zobowiązany będzie każdorazowo do osobistego stawiania się w siedzibie Zamawiającego w celu omówienia poprawek do harmonogramu. W przypadku, gdy Zamawiający uzna to za niepotrzebne, poprawki mogą być przekazywane za pośrednictwem poczty elektronicznej. 5)Wykonawca ma obowiązek uwzględnić i wprowadzić wszystkie uwagi zgłoszone przez Zamawiającego. 6)Wykonawca przygotuje każdy projekt materiału promocyjnego (zaproszenia, identyfikatory, roll-upy, audycje reklamowe, informacje prasowe) do pisemnej akceptacji zamawiającego. Zamawiający zastrzega wymóg akceptacji tych materiałów przez wewnętrzne jednostki urzędu. 7)Autorskie prawa majątkowe wraz z prawami zależnymi do wszystkich projektów zatwierdzonych przez Zamawiającego wraz z wersją ostateczną oraz elementów graficznych (zdjęć, rysunków, grafik) przechodzą na Zamawiającego nieodpłatnie, bez ograniczeń co do terytorium, czasu, na wszystkich polach eksploatacji, w tym m.in.: a.Utrwalania i zwielokrotniania wszelkimi znanymi technikami, w tym cyfrowymi, elektronicznymi, drukiem, na kliszy fotograficznej, technikami poligraficznymi; b.Sporządzania cyfrowego zapisu serwisu; c.Wprowadzenia na obrotu; d.Wprowadzania do pamięci komputera oraz do sieci komputerowej i/lub multimedialnej i wykonania w Internecie; e.Publicznego wykonania lub odtwarzania; f.Wystawiania i wyświetlania; g.Wykorzystania w celu przygotowania innych opracowań; h.Najmu i/lub użyczenia; i.Zbywania, w tym sprzedaży na rzecz osób trzecich; j.Publicznego udostępniania w taki sposób, aby każdy miał dostęp w czasie i miejscu przez siebie wybranym (m.in. udostępniania w Internecie oraz w ramach dowolnych usług telekomunikacyjnych); 8)Wykonawca przed wystawieniem faktury VAT, zwróci Zamawiającemu wszystkie otrzymane materiały stanowiące własność Zamawiającego (płyty, materiały, zdjęcia, itp.). 9)Przedmiot zamówienia powinien być zrealizowany zgodnie z zasadami promocji projektów dofinansowanych z UE, powinien także zawierać obowiązujący zestaw znaków graficznych: -Flaga Unii Europejskiej z odwołaniem słownym do Unii Europejskiej i Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich; -Logo Warmii i Mazur; -Informacja o dofinansowaniu projektu z Krajowej Sieci Obszarów Wiejskich + logotyp; -Informacja o dofinansowaniu projektu z Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2007-2013 + logotyp. 10)Konfiguracja zestawu obowiązkowych znaków oraz przykłady zastosowania zostały przedstawione w dokumencie Księga znaku marki Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2007-2013 oraz Księga Identyfikacji Wizualnej Urzędu Marszałkowskiego Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie..

II.1.4) Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających:
nie.

II.1.5) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
79.95.20.00-2, 79.95.10.00-5.

II.1.6) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej:
nie.

II.1.7) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej:
nie.

II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA:
Zakończenie: 22.11.2012.

SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM

III.2) ZALICZKI

• 
  Czy przewiduje się udzielenie zaliczek na poczet wykonania zamówienia:
  nie

III.3) WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW

• 
  III. 3.1) Uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Ze względu na specyfikę przedmiotu zamówienia Zamawiajacy nie dokonuje szczegółowego opisu sposobu dokonania oceny spełnienia warunku udziału w postepowaniu

• 
  III.3.2) Wiedza i doświadczenie
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • W tym zakresie zamawiający wymaga, aby wykonawca wykazał się wykonaniem, w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, dwóch usług polegających na organizacji wydarzeń artystycznych, naukowych bądź rozrywkowych o wartości nie mniejszej niż 50 000 zł brutto każda.

• 
  III.3.3) Potencjał techniczny
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Ze względu na specyfikę przedmiotu zamówienia Zamawiajacy nie dokonuje szczegółowego opisu sposobu dokonania oceny spełnienia warunku udziału w postepowaniu

• 
  III.3.4) Osoby zdolne do wykonania zamówienia
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Ze względu na specyfikę przedmiotu zamówienia Zamawiajacy nie dokonuje szczegółowego opisu sposobu dokonania oceny spełnienia warunku udziału w postepowaniu

• 
  III.3.5) Sytuacja ekonomiczna i finansowa
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Ze względu na specyfikę przedmiotu zamówienia Zamawiajacy nie dokonuje szczegółowego opisu sposobu dokonania oceny spełnienia warunku udziału w postepowaniu

III.4) INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH LUB DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ NIEPODLEGANIA WYKLUCZENIU NA PODSTAWIE ART. 24 UST. 1 USTAWY

• 
  III.4.1) W zakresie wykazania spełniania przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, oprócz oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, należy przedłożyć:
  

  • wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, dostaw lub usług w zakresie niezbędnym do wykazania spełniania warunku wiedzy i doświadczenia w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i odbiorców, oraz załączeniem dokumentu potwierdzającego, że te dostawy lub usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie

• 
  III.4.2) W zakresie potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy, należy przedłożyć:
  

III.6) INNE DOKUMENTY

Inne dokumenty niewymienione w pkt III.4) albo w pkt III.5)

Zamawiający żąda dołączenia do oferty Koncepcję Realizacji Konferencji, która musi być podpisana przez osoby upoważnione do reprezentowania Wykonawcy (zgodnie z reprezentacją wynikającą z właściwego rejestru lub na podstawie udzielonego pełnomocnictwa).

III.7) Czy ogranicza się możliwość ubiegania się o zamówienie publiczne tylko dla wykonawców, u których ponad 50 % pracowników stanowią osoby niepełnosprawne:
nie

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia:
przetarg nieograniczony.

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT

IV.2.1) Kryteria oceny ofert:
cena oraz dodatkowe kryteria i ich znaczenie:

• 1 - Cena - 40
• 2 - Koncepcja organizacyjna konferencji - 60

IV.2.2) Czy przeprowadzona będzie aukcja elektroniczna:
nie.

IV.3) ZMIANA UMOWY

Czy przewiduje się istotne zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy:
nie

IV.4) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

IV.4.1)
 
Adres strony internetowej, na której jest dostępna specyfikacja istotnych warunków zamówienia:
www.bip.warmia.mazury.pl

Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem:
Urząd Marszałkowski Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie ul. E. Plater 1, 10-562 Olsztyn, Departament Zamówień Publicznych i Udzielania Zezwoleń, pok. 437.

IV.4.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert:
19.10.2012 godzina 10:00, miejsce: Urząd Marszałkowski Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie ul. E. Plater 1, 10-562 Olsztyn, Departament Zamówień Publicznych i Udzielania Zezwoleń, pok 438.

IV.4.5) Termin związania ofertą:
okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert).

IV.4.16) Informacje dodatkowe, w tym dotyczące finansowania projektu/programu ze środków Unii Europejskiej:
Europejski Fundusz Rolny na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich w ramach Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2007-2013 Pomoc Techniczna.

IV.4.17) Czy przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia:
nie