Zorganizowanie i administrowanie strefą płatnego parkowania na drogach publicznych na terenie miasta Tomaszowa Mazowieckiego. - pl-tomaszów mazowiecki: usługi w zakresie obsługi parkingów

Opis przedmiotu przetargu: przedmiotem zamówienia jest zorganizowanie i administrowanie strefą płatnego parkowania na drogach publicznych na terenie miasta tomaszowa mazowieckiego. obszar strefy płatnego parkowania, zwanej dalej spp, jest szczegółowo określony w załączniku nr 1 do uchwały nr xxxvi/317/2013 rady miejskiej tomaszowa mazowieckiego z dnia 27 marca 2013 r. w sprawie ustalenia strefy płatnego parkowania pojazdów samochodowych na drogach publicznych w tomaszowie mazowieckim oraz wysokości stawek opłat za parkowanie w tej strefie i sposobu ich pobierana (dz. urz. województwa łódzkiego z 2013 roku poz. 2673). wnoszenie opłat za parkowanie pojazdów samochodowych w spp obowiązuje w dni robocze od poniedziałku do piątku w godzinach od 9 00 do 18 00. opłaty za parkowanie w spp nie obowiązują w soboty, niedziele i dni świąteczne. obowiązujące stawki opłat za parkowanie w spp są określone w załączniku nr 2 do uchwały jw. sposób pobierania opłat za parkowanie w spp określa regulamin strefy płatnego parkowania pojazdów samochodowych na drogach publicznych w tomaszowie mazowieckim stanowiący załącznik nr 3 do uchwały jw. spp posiada 1481 miejsc parkingowych, w tym — 1068 miejsc parkingowych w ciągach dróg zaliczonych do kategorii dróg gminnych, — 413 miejsc parkingowych w ciągach dróg zaliczonych do kategorii dróg powiatowych. szczegółową lokalizację miejsc parkingowych określono w projekcie organizacji ruchu drogowego w spp, stanowiacym załącznik nr 4 do niniejszego wniosku. 1. przedmiot zamówienia. 1.1. dostawa i montaż wszystkich urządzeń technicznych niezbędnych do zorganizowania spp, w tym zwłaszcza urządzeń do pobierania i rozliczania opłat parkingowych, które muszą spełniać wymagania zawarte w ust. 2 niniejszego szczegółowego opisu przedmiotu zamówienia. 1.2. wykonanie oznakowania pionowego i poziomego wraz z przeprowadzeniem analizy dotyczącej usytuowania urządzeń w spp w oparciu o projekt organizacji ruchu. oznakowanie pionowe oraz poziome powinno spełniać warunki techniczne dla oznakowania, zawarte w załącznikach nr 1 i 2 do rozporządzenia ministra infrastruktury z dnia 3 lipca 2003 r. w sprawie szczegółowych warunków technicznych dla znaków i sygnałów drogowych oraz urządzeń bezpieczeństwa ruchu drogowego i warunków ich umieszczania na drogach (dz. u. z 2003 roku nr 220 poz. 2181). 1.3. opracowanie i przedstawienie do zatwierdzenia wzorów a) biletu parkingowego; b) karty abonamentowej; c) wniosku o wydanie karty abonamentowej; d) karty opłaty zryczałtowanej; e) wniosku o wydanie karty opłaty zryczałtowanej; f) wezwania do uiszczenia opłaty dodatkowej. 1.4. koordynowanie całości problematyki w trakcie organizacji spp, a w szczególności a) organizacja wykonawstwa; a) koordynacja poczynań ewentualnych podwykonawców; b) dostawa i montaż wszystkich materiałów, maszyn i urządzeń, potrzebnych do realizacji zamówienia; c) stosowanie przy organizowaniu spp wyrobów dopuszczonych do obrotu i powszechnego lub jednostkowego stosowania na podstawie odrębnych przepisów; d) wykonanie zadań związanych z przeprowadzeniem zagospodarowania terenów parkingowych; e) wykonanie wszelkich prac związanych z dostosowaniem terenu spp do jej właściwego funkcjonowania; f) wykonanie wszystkich niezbędnych prób, pomiarów, rozruchu; g) zorganizowanie i wyposażenie biura spp zgodnie z wymaganiami określonymi w ust. 3 niniejszego szczegółowego opisu przedmiotu zamówienia. 1.5. prowadzenie i administrowanie spp zgodnie z wymaganiami wskazanymi w ust. 4 niniejszego szczegółowego opisu przedmiotu zamówienia, gwarantującymi jej właściwe funkcjonowanie w okresie realizacji niniejszego zamówienia. 2. wymagania techniczne dla urządzeń do pobierania i rozliczania opłat parkingowych. 2.1. wymaga się, aby urządzenie do pobierania i rozliczania opłat parkingowych (parkomat) 1) posiadało bezprzewodowe zasilanie akumulatorowe lub dualne (akumulatorowo solarne) gwarantujące ciągłą eksploatację przez okres minimum 6 miesięcy bez konieczności jego wymiany; 2) posiadało zabezpieczenie przed a) fałszowaniem dowodów wpłat; b) kradzieżą i wandalizmem. 3) akceptowało uiszczenie opłat monetami pln z możliwością przeniesienia opłat na kolejne okresy płatne (bez wydawania reszty); 4) spełniało wymagania określone w polskiej normie – pn – en 12414 w zakresie a) bezpieczeństwa; b) odporności na uszkodzenia mechaniczne; c) niezakłóconego działania i wytrzymałości w trakcie pracy na otwartej przestrzeni w naszym klimacie. 5) posiadało na obudowie czytelne etykiety z informacjami o stawkach opłat parkingowych i godzinach obowiązywania opłat w spp, wszelkie niezbędne informacje zapewniające poprawną obsługę oraz możliwość zmiany napisów na wyświetlaczu; 6) posiadało system monitorowania pracy serwisu technicznego oraz służb kontrolnych poprzez wydruk biletu testowego specjalnym żetonem; 7) dokumentowało wpływy z tytułu parkowania, czas opłaconego parkowania oraz a) liczbę wydanych biletów; b) sumę przychodów od ostatniej kolekcji monet; c) sumę przychodów w parkometrze od początku uruchomienia; d) informację o statusie każdego automatu (poprzez informację na wyświetlaczu); e) inne informacje niezbędne do właściwej realizacji niniejszego zamówienia. 8) drukowało jednoczęściowy bilet parkingowy informujący o dacie, czasie rozpoczęcia i zakończenia parkowania, miejscu parkowania, kolejnym numerze biletu, wysokości przyjętej wpłaty, numerze rejestracyjnym pojazdu oraz sposobie umieszczenia biletu w pojeździe; 9) posiadało wymienną kasetę kolekcyjną na bilon o pojemności min. 4 litrów, po wyciągnięciu której nastąpi automatyczny wydruk raportu kasowego zawierającego dane o kwocie pieniędzy, rodzaju bilonu, numerze kolejnej kolekcji, dacie wyciągnięcia; 10) składało się z dwóch oddzielonych od siebie przedziałów kasowego oraz technicznego; 11) posiadało oddzielne drzwi do przedziału kasowego oraz do przedziału technicznego. 2.2. parkomat powinien przesyłać do centralnej bazy danych parkometrów (cbdp) drogą radiową lub inną drogą bezprzewodową informacje o zajściu następujących zdarzeń a) awarii podstawowych modułów (drukarka, ucinacz, selektor monet, kasa pośrednia, procesor); b) zbyt niskim poziomie naładowania akumulatora; c) zbliżającym się końcu taśmy papierowej do drukowania biletów; d) wysokim stopniu napełnienia kasety kolekcyjnej; e) nieuprawnionych otwarciach; f) zapełnieniu pamięci danymi nieprzesłanymi do cbdp. 2.3. transmisje powyższych zdarzeń powinny odbywać się nie później niż 5 minut po wystąpieniu zdarzenia. 2.4. parkomat powinien przesyłać drogą radiową lub inną drogą bezprzewodową z częstotliwością minimum raz na dobę a) dane dotyczące wszystkich rejestrowanych operacji serwisowych; b) szczegółowe dane dotyczące wszystkich transakcji zakupu biletów, rodzaju dokonywanych płatności i wszystkich operacji opróżnień parkometrów z monet. 2.5. zamawiający nie dopuszcza urządzeń używanych oraz noszących zewnętrzne znamiona używania. po zakończeniu niniejszego zamówienia parkometry stają się własnością wykonawcy. 3. wymagania dotyczące zorganizowania i wyposażenia biura spp. 3.1. wykonawca zapewni urządzenia niezbędne do prawidłowego funkcjonowania biura i wyposaży go w sprzęt biurowy i gospodarczy. 3.2. wykonawca wyposaży kontrolerów w terminale mobilne wraz z ich oprogramowaniem. 3.3. wykonawca zapewni możliwość mobilnego wnoszenia opłat za pomocą telefonów komórkowych zgodnie z wymaganiami wskazanymi w ust. 5 niniejszego szczegółowego opisu przedmiotu zamówienia. 3.4. wykonawca wyposaży kontrolerów w odzież służbową i inne oznakowania pozwalające na ich identyfikację. 3.5. dostawa i uruchomienie oprogramowania windykacyjnego (ow) umożliwiającego zamawiającemu prowadzenie windykacji należności za parkowanie w spp i ewidencję wraz z przeszkoleniem 2 pracowników zamawiającego. zainstalowane oprogramowanie ow musi spełniać wymagania określone przepisami o ochronie danych osobowych, być zgodne z obowiązującą uchwałą nr xxxvi/317/2013 rady miejskiej tomaszowa mazowieckiego z dnia 27 marca 2013 r. w sprawie ustalenia strefy płatnego parkowania pojazdów samochodowych na drogach publicznych w tomaszowie mazowieckim oraz wysokości stawek opłat za parkowanie w tej strefie i sposobu ich pobierania (dz. urz. województwa łódzkiego z 2013 roku poz. 2673), a także umożliwiać a) gromadzenie i katalogowanie danych dotyczących nałożonych opłat dodatkowych wraz z cyfrową dokumentacją zdjęciową; b) prowadzenie postępowania egzekucyjnego związanego z nałożonymi opłatami dodatkowymi, z możliwością automatycznego eksportowania i importowania danych z bazy centralnej ewidencji pojazdów i kierowców (cepik); c) automatyczne generowanie upomnień (wraz z kopertą i wydrukiem „potwierdzeń odbioru``); d) automatyczne generowanie tytułów wykonawczych w trybie ustawy z dnia 17 czerwca 1966 roku o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (t.j. dz. u. z 2012 roku poz. 1015 z późniejszymi zmianami); e) tworzenie rejestrów tytułów wykonawczych w rozbiciu na poszczególne urzędy skarbowe; f) prowadzenie ewidencji sprzedanych abonamentów parkingowych i kart opłaty zryczałtowanej. oprogramowanie musi zostać zainstalowane przez wykonawcę na wskazanych stanowiskach w siedzibie zamawiającego. oprogramowanie zainstalowane w siedzibie zamawiającego pozostaje własnością zamawiającego po zakończeniu realizacji umowy. 3.6. wszystkie koszty łączności urządzeń mobilnych z serwerami w trybie rzeczywistym leżą po stronie wykonawcy. 3.7. po stronie wykonawcy leży również a) stworzenie w biurze spp komputerowej bazy danych niezbędnej do rzetelnej kontroli wszystkich wpływów z opłat parkingowych; b) stworzenie w biurze spp komputerowej bazy wystawionych zawiadomień o nieuiszczeniu opłaty parkingowej lub nieprzedłużeniu opłaty za parkowanie pojazdu w spp; c) stworzenie w biurze spp fotograficznej bazy potwierdzającej datę i miejsce postoju pojazdu każdorazowo dokumentującej wystawienie zawiadomienia. 3.8. wykonawca musi dysponować pracownikami biurowymi odpowiedzialnymi za realizację zamówienia oraz przeszkolonymi i odpowiednio wyposażonymi kontrolerami i serwisantami. 4. wymagania dotyczące prowadzenia i administrowania spp – obowiązki wykonawcy zamówienia. 4.1. pobieranie opłat za parkowanie przy wykorzystaniu parkomatów zainstalowanych w spp oraz opłat dodatkowych określonych uchwałą, o której mowa w ust. 3.5. 4.2. dystrybucja i ewidencjonowanie sprzedaży kart abonamentowych oraz kart opłaty zryczałtowanej za miejsca zastrzeżone (stanowiska postojowe oznaczone „kopertą”). 4.3. dokumentowanie wszystkich wpływów oraz raportów dochodowych spp do celów rozrachunkowych z zamawiającym. 4.4. bieżące kontrolowanie uiszczania opłat za postój. 4.5. wystawianie za pomocą przenośnych urządzeń do kontroli wnoszenia opłat w spp zawiadomień informujących o nieuiszczeniu opłaty za parkowanie lub nieprzedłużeniu opłaty za parkowanie pojazdu w spp obligujących do zapłaty opłaty dodatkowej i umieszczanie ich za wycieraczką na przedniej szybie samochodu. 4.6. wykonywanie dokumentacji fotograficznej potwierdzającej datę i miejsce postoju pojazdu (fotografia winna wyraźnie wskazywać datę i godzinę postoju, numer rejestracyjny pojazdu oraz charakterystyczny element infrastruktury miasta pozwalający w sposób jednoznaczny określić faktyczne miejsce postoju pojazdu). 4.7. rozpatrywanie reklamacji w oparciu o przyjęty przez zamawiającego tryb postępowania przy rozpatrywaniu reklamacji od nałożonych opłat dodatkowych za parkowanie pojazdów samochodowych w spp bez wniesienia opłaty. 4.8. codzienna aktualizacja komputerowej bazy danych o wystawione w danym dniu zawiadomienia o nieuiszczeniu opłaty parkingowej lub nieprzedłużeniu opłaty za parkowanie pojazdu w spp. 4.9. codzienna aktualizacja fotograficznej bazy potwierdzającej datę i miejsce postoju pojazdu każdorazowo dokumentującej wystawienie zawiadomienia. 4.10. przekazywanie zamawiającemu wszystkich kopii wystawionych zawiadomień o obowiązku zapłaty opłaty dodatkowej za nieuiszczenie opłaty za parkowanie lub parkowanie ponad opłacony czas w spp, celem sprawdzenia dokonanych wpłat, ich ewidencji i dalszego dochodzenia przez zamawiającego należności wg przepisów o postępowaniu egzekucyjnym w administracji. przekazywanie winno odbywać się nie później niż do 7 dni po zakończeniu miesiąca. 4.11. przekazywanie zamawiającemu aktualnej bazy wystawionych zawiadomień nie rzadziej niż raz w miesiącu. 4.12. przegrywanie na płytę dvd i przekazywanie zamawiającemu aktualnej bazy fotograficznej za miniony miesiąc w terminie do 7 dnia kolejnego miesiąca. 4.13. tworzenie kopii bezpieczeństwa na płytach cd lub dvd nie rzadziej niż jeden raz w tygodniu dla bazy wystawionych zawiadomień oraz bazy fotograficznej. 4.14. zagwarantowanie na własny koszt i ryzyko bezpiecznego dowiezienia do banku pieniędzy pobranych z parkomatów i opłat, celem dokonania wpłaty na konto zamawiającego. 4.15. wpływy o ustalonej umową wysokości winny być wpłacone na konto zamawiającego najpóźniej następnego dnia roboczego, a pozostałe wpływy kasowe z spp nie później niż w ciągu 2 dni od przyjętego okresu rozliczenia. rozliczenie całości wpływów nastąpi w ciągu 3 dni po zakończeniu miesiąca. 4.16. dozór techniczny oraz kompleksowy serwis gwarantujący stałą gotowość operacyjną urządzeń, obejmujący między innymi naprawy i wymiany wszystkich urządzeń, w tym zwłaszcza urządzeń do pobierania i rozliczania opłat parkingowych lub ich elementów, części zamiennych, oznakowanie urządzeń nieczynnych. 4.17. usuwanie wszelkich awarii w spp w terminie nie dłuższym niż 12 godzin od powzięcia wiadomości o ich zaistnieniu, z zastrzeżeniem, iż wszelkie szkody w zakresie oznakowania, awarii, kradzieży czy uszkodzenia urządzeń spp, kradzieży kaset kolekcyjnych na monety usuwa na swój koszt wykonawca oraz będzie dochodzić na własny koszt i we własnym zakresie odszkodowania od osoby, która ww. szkody spowodowała. 4.18. zagwarantowanie nieodpłatnych dostaw części zamiennych od producenta urządzeń do pobierania rozliczania opłat parkingowych oraz wszelkich materiałów eksploatacyjnych w okresie realizacji umowy. 4.19. czyszczenie i utrzymywanie w estetycznym stanie parkomatów, usuwanie szkód spowodowanych wandalizmem lub kradzieżą. 4.20. koordynowanie napraw i prac serwisowo nadzorczych. 4.21. utrzymywanie w dobrym stanie, odnawianie oraz bieżąca konserwacja oznakowania pionowego i poziomego w spp. 4.22. kontrola czytelności i pełności oznakowania. 4.23. utrzymanie porządku i czystości miejsc postojowych w spp w okresie obowiązywania umowy, w szczególności polegające na uprzątnięciu i pozbyciu się błota, śniegu, lodu i innych zanieczyszczeń. obowiązki te dotyczą jedynie miejsc postojowych na drogach gminnych lub powiatowych w postaci placów i odrębnych zatok postojowych wydzielonych poza obszarem jezdni. 4.23. współpraca ze strażą miejską i policją. 5. warunki jakie musi spełniać wdrożenie i obsługa systemu rozliczania rzeczywistego czasu postoju w spp za pomocą telefonu komórkowego. uruchomienie i obsługa systemu, umożliwia rozliczanie rzeczywistego czasu postoju w spp za pomocą telefonu komórkowego, zwanego dalej w skrócie „systemem”. system musi spełniać niżej określone warunki. 5.1. podstawowe informacje dotyczące systemu a) ma stanowić alternatywę dla zakupu biletów w parkometrach, tzn. działa całkowicie niezależnie od parkomatów i nie wymaga pobierania papierowego biletu z parkomatu; b) umożliwia rozliczanie rzeczywistego czasu parkowania z dokładnością do 1 minuty; c) nie wymaga od użytkownika ponoszenia dodatkowych opłat aktywacyjnych; d) ma działać niezależnie od operatora sieci gsm i dokładnie w takim sam sposób. 5.2. wymogi techniczne dotyczące systemu. wykonawca systemu musi spełniać następujące wymogi 5.2.1. centrum komputerowe należy stworzyć centrum komputerowe, które zapewni poprawne działanie systemu, spełniające wymogi bezpieczeństwa określone poniżej a) system musi gwarantować wysoki poziom zabezpieczeń dla przesyłanych danych osobowych oraz połączeń z internetem, b) wszelkie zbierane dane osobowe muszą być przetwarzane i przechowywane w sposób zgodny z przepisami o ochronie danych osobowych, c) centrum komputerowe musi gwarantować wysoki poziom zabezpieczeń technicznych, chroniących przed utratą danych lub przerwą w działaniu komputerów serwerowych oraz całego systemu; wymogi zabezpieczeń technicznych centrum komputerowego określa opis środków technicznych i organizacyjnych zastosowanych w celach określonych w art. 36 39 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t.j. dz. u. z 2002 r. nr 101 poz. 926 z późniejszymi zmianami). 5.2.2. oprogramowania na telefon komórkowy użytkownika końcowego należy przygotować odpowiednie oprogramowanie, spełniające następujące warunki określone poniżej a) musi umożliwiać rozpoczęcie oraz zakończenie naliczania opłaty za postój w spp, a opłata musi być naliczana z dokładnością do minuty; b) musi umożliwiać podanie czasu (1, 2 lub 4 godziny), po którym naliczanie opłaty zakończy się automatycznie, przy czym należy uwzględnić minimalny czas parkowania oraz stawki opłat według obowiązującej uchwały rady miejskiej tomaszowa mazowieckiego; c) możliwe jest zarówno przedłużenie, jak i skrócenie zadeklarowanego czasu postoju w dowolnym momencie; d) maksymalny czas parkowania to 1 dzień, po tym czasie nastąpi automatyczne zakończenie parkowania; e) na bilecie muszą być zawarte informacje dotyczące nazwy miejscowości, rozpoczęcia i zakończenia czasu parkowania, numeru rejestracyjnego pojazdu, dla którego wykupiono bilet, szacowanej opłaty za dany bilet; f) stan procesu parkowania musi być możliwy do wywołania w każdej chwili tak, aby np. zobaczyć, czy proces parkowania nie zakończył się; g) w ustawieniach programu można wybrać numer rejestracyjny pojazdu dla którego chcemy w danym momencie uruchomić naliczanie opłaty oraz miasto w którym chcemy dokonać opłaty; h) do jednego użytkownika systemu może być przypisanych wiele numerów rejestracyjnych pojazdów; i) należy stworzyć także odpowiednie narzędzie umożliwiające kontrolę zaparkowanych pojazdów z dowolnego telefonu komórkowego z dostępem do internetu i wyposażonego w przeglądarkę internetową; system musi pozwalać też na integrację z już posiadanymi przez kontrolerów urządzeniami, bez konieczności ich wymiany, o ile posiadają dostęp do internetu. 5.2.3. portal użytkownika należy stworzyć portal internetowy do rejestracji użytkowników w systemie, spełniający wymagania określone poniżej a) portal musi gwarantować odpowiednio wysoki poziom zabezpieczeń dla przesyłu danych (zabezpieczenie poprzez odpowiednie protokoły); b) użytkownik może utworzyć konto użytkownika, do którego będzie się logował za pomocą hasła oraz nazwy użytkownika; podczas rejestracji będzie musiał podać wszystkie niezbędne dane, aby móc z systemu (imię, nazwisko, adres, nr telefonu komórkowego, nr rejestracyjny samochodu) oraz wybrać formę płatności; c) portal musi być osiągalny z każdego komputera posiadającego dostęp do internetu; d) klient musi mieć możliwość przeglądania w swoim portalu użytkownika historii nabytych biletów, wystawionych rachunków oraz utworzenia, a następnie wydrukowania zestawienia zawierającego wybrane bilety; e) podczas rejestracji w portalu użytkownika, klient musi mieć możliwość sprawdzenia kompatybilności swojego telefonu. 5.2.4. strona www należy utworzyć stronę internetową zawierającą wszystkie najistotniejsze informacje na temat systemu tak, aby każdy zainteresowany miał możliwość zasięgnięcia informacji z dowolnego komputera podłączonego do internetu. 5.2.5. infolinia należy stworzyć infolinię dedykowaną do obsługi użytkowników systemu spełniającą wymagania okreslone poniżej a) infolinia musi pracować w dni robocze od 8 00 do 16 00; b) konsultanci muszą być odpowiednio przeszkoleni, aby byli w stanie rozwiązywać typowe problemy użytkowników. 5.2.6. metody rozliczeń a) system musi umożliwiać wgląd do historii wszystkich procesów parkowania, wraz z ich rozliczeniami, w szczególności do celów kontrolnych; b) system musi umożliwiać drukowanie zestawień rachunków za konkretne okresy rozliczeniowe. po zakończeniu okresu rozliczeniowego wykonawca będzie przekazywał zamawiającemu w formie przelewu całość wpływów z operacji dokonanych za pośrednictwem telefonów komórkowych w danym okresie rozliczeniowym. 5.2.7. kontrola kontrola następuje na podstawie numeru rejestracyjnego pojazdu przez wprowadzenie tego numeru przez kontrolera do urządzenia kontrolnego. procedura a) w przypadku stwierdzenia braku ważnego biletu na postój za szybą pojazdu, kontroler wprowadza numer rejestracyjny pojazdu do urządzenia kontrolnego; b) następuje wysłanie zapytania do serwera online (przesył danych gprs) czy dany numer rejestracyjny jest zarejestrowany w systemie i czy jest aktywny bilet parkingowy; c) w odpowiedzi kontroler otrzymuje od systemu jedną z poniższych odpowiedzi — bilet ważny (informacje kiedy rozpoczęło się naliczanie opłaty, dla jakiego numeru rejestracyjnego oraz jakiego miasta), — bilet przeterminowany (informacje kiedy rozpoczęło się naliczanie opłaty, kiedy naliczanie zostało zakończone, dla jakiego numeru rejestracyjnego oraz jakiego miasta), — brak biletu, — brak pojazdu w systemie. w przypadku stwierdzenia braku ważnego biletu na postój w spp kontroler przystępuje do normalnych czynności, przewidzianych w takiej sytuacji. ii.1.6)