Opracowanie i realizacja autorskiego programu imprezy Elbląska Noc Sylwestrowa 2012/2013 w terminie od 31.12.2012 - 1.01.2013 roku na placu Kazimierza Jagiellończyka w Elblągu

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiot zamówienia: Opracowanie i realizacja autorskiego programu imprezy Elbląska Noc Sylwestrowa 2012/2013 w terminie od 31.12.2012 - 1.01.2013 roku na placu Kazimierza Jagiellończyka w Elblągu Przedmiot główny: CPV: 92.30.00.00-4 Nazewnictwo wg CPV: Usługi rozrywkowe 2. Przedmiot i zakres zamówienia: A. Informacje ogólne Przedmiotem zamówienia jest wykonanie na rzecz Zamawiającego określonych poniżej usług polegających na organizacji i realizacji Imprezy artystycznej o charakterze plenerowym (zgodnie z wymogami Ustawy z dnia 20 marca 2009 r. o bezpieczeństwie imprez masowych - Dz. U. 2009 r. Nr 62, poz. 504 z późniejszymi zmianami) Elbląska Noc Sylwestrowa 2012/2013 mającej być przeprowadzoną na terenie zapewnionym zgodnie z umową przez Zamawiającego i która ma być zrealizowana w dniach 31.12.2012 r. - 01.01.2013 r. zgodnie z ogólną koncepcją autorską imprezy Elbląska Noc Sylwestrowa 2012/2013 (zwanej dalej Imprezą), wykonaniu promocji Zamawiającego w ramach i w związku z Imprezą w zakresie opisanym w § 3 wzoru Umowy stanowiącego ZAŁĄCZNIK NR 2 do ZdN oraz wykonanie w związku z Imprezą innych usług określonych w § 2 ust. 1 i 2 wzoru Umowy stanowiącego ZAŁĄCZNIK NR 2 do ZdN. B. Opis zamówienia: 1. Wykonawca w ramach realizacji przedmiotu zamówienia : - zapewni występ zespołu Brathanki oraz DJ (muzyka mechaniczna, dyskoteka - impreza taneczna, połączona z grą dźwięku, świateł, dymu i obrazów) podczas Imprezy oraz dodatkowo zapewni profesjonalnego konferansjera, - zapewni pokaz sztucznych ogni na godzinę 00:00 (północ) wraz z odliczaniem przez konferansjera nadejścia nowego roku 2013, - zapewni realizację działań promocyjnych. 2. W ramach organizacji i realizacji Imprezy Wykonawca zapewni: 1) infrastrukturę Imprezy, a w szczególności ustawienie i przygotowanie sceny z zadaszeniem wraz z garderobami dla artystów wskazanych powyżej w pkt B.1. w wyznaczonym miejscu na terenie Imprezy, 2) nagłośnienie i oświetlenie wystarczające do realizacji Imprezy w dniach 31.12.2012 r. -01.01.2013 roku, co obejmuje: dostarczenie odpowiedniego sprzętu nagłaśniającego i oświetlającego, zgodnie z wymaganiami zespołu i DJ wskazanych powyżej w pkt B.1., jego zainstalowanie oraz obsługę podczas prób tych artystów i Imprezy, 3) wybraną/e przez siebie osobę/osoby prowadzącą/e Imprezę - konferansjerka, 4) ochronę sceny i terenu Imprezy, Artystów wskazanych powyżej w pkt B.1. oraz Imprezy zgodnie z Ustawą z dnia 20 marca 2009 r. o bezpieczeństwie imprez masowych - Dz. U. 2009 r. Nr 62, poz. 504 z późniejszymi zmianami - podczas Imprezy, 5) służby zabezpieczające Imprezę zgodnie z Ustawą z dnia 20 marca 2009 r. o bezpieczeństwie imprez masowych - Dz. U. 2009 r. Nr 62, poz. 504 z późniejszymi zmianami, 6) zabezpieczenie warunków sanitarnych na terenie Imprezy podczas Imprezy - w tym kabiny wc z umywalkami, 7) odpowiednie zabezpieczenie energetyczne sceny i zaplecza wraz z obsługą, gwarantujące przygotowanie, próby oraz pełną realizację Imprezy w dniach 31.12.2012 - 01.01.2013 r., 8) uprzątnięcie terenu Imprezy z wszystkich elementów zapewnionych na jej potrzeby zgodnie z umową przez Wykonawcę - do dnia 02.01.2013 r., 9) noclegi dla Artystów wskazanych w powyżej w pkt B.1. oraz zapewnianej przez Wykonawcę obsługi technicznej Imprezy, 10) polisę ubezpieczeniową od odpowiedzialności cywilnej z tytułu organizacji Imprezy. 3. Wykonawca w ramach wykonania promocji Zamawiającego, pod warunkiem wywiązania się Zamawiającego z jego zobowiązań, zlokalizuje Imprezę w Elblągu na określonym terenie przez Zamawiającego oraz we własnym zakresie i na własny koszt będzie prowadził działania reklamowe i promocyjne Imprezy, w których ramach zobowiązuje się do następujących swiadczeń promocyjnych na rzecz Zamawiającego: a) posługiwanie się odniesieniem do lokalizacji Imprezy w materiałach dotyczących Imprezy (w tym na antenie Radia Eska Elbląg); b) umieszczenie nazwy i herbu Miasta Elbląg, haseł-sloganów Zamawiającego na materiałach promocyjnych, tj.: - plakaty 100 szt. formatu B2, wraz z kolportażem, - materiałach promocyjnych Imprezy w Internecie (media lokalne). 3. Przedmiot zamówienia będzie zrealizowany przez Wykonawcę w następujących etapach: I etap zrealizowany do dnia 30.11.2012 r. i obejmujący: - rezerwację artystów, - produkcję scenografii Imprezy, - rezerwację sceno techniki na Imprezę, - rezerwację ochrony, organizację zaplecza technicznego, rezerwację zaplecza sanitarnego na Imprezę, - opracowanie wstępnej koncepcji promocji Imprezy. II etap zrealizowany do dnia 02.01.2013 r. i obejmujący: - wykonanie promocji Imprezy, - realizację Imprezy i innych usług w z nią związanych. Realizacja zamówienia polegać będzie na wykonaniu wszystkich elementów określonych w opisie przedmiotu zamówienia. 4. Zamawiający nie zastrzega w Zaproszeniu do Negocjacji, że część lub całość zamówienia nie może być powierzona podwykonawcom. Zamawiający żąda wskazania przez Wykonawcę części zamówienia, której wykonanie powierzy podwykonawcom. 5. Informacja o przewidywanych zmianach postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której Zamawiający dokona wyboru Wykonawcy i warunkach ich dokonania: Zamawiający przewiduje możliwość dokonania zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do oferty, na podstawie której Zamawiający dokona wyboru Wykonawcy, w następujących przypadkach: Zmiana może dotyczyć wykonawców, artystów ujętych w programie pn. Elbląska Noc Sylwestrowa 2012/2013 w następujących przypadkach: - zdarzenia losowe (wypadek, choroba artysty, śmierć wykonawcy, klęski żywiołowe, nieprzewidziane sytuacje losowe - siła wyższa).