Świadczenie usług hotelarskich i gastronomicznych wraz z udostępnieniem sali konferencyjnej na 11. Krajowe warsztaty szkoleniowo - organizacyjne Polskiego FADN

Warszawa: Świadczenie usług hotelarskich i gastronomicznych wraz z udostępnieniem sali konferencyjnej na 11. Krajowe warsztaty szkoleniowo - organizacyjne Polskiego FADN


Numer ogłoszenia: 199144 - 2013; data zamieszczenia: 22.05.2013

OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - usługi

Zamieszczanie ogłoszenia:
obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy:
zamówienia publicznego.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES:
Instytut Ekonomiki Rolnictwa i Gospodarki Żywnościowej Państwowy Instytut Badawczy , ul. Świętokrzyska 20, 00-002 Warszawa, woj. mazowieckie, tel. 022 50 54 444, faks 022 8271960.

• 
  Adres strony internetowej zamawiającego:
  www.ierigz.waw.pl

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
Inny: państwowy instytut badawczy.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Świadczenie usług hotelarskich i gastronomicznych wraz z udostępnieniem sali konferencyjnej na 11. Krajowe warsztaty szkoleniowo - organizacyjne Polskiego FADN.

II.1.2) Rodzaj zamówienia:
usługi.

II.1.4) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia:
3.1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług hotelarskich i gastronomicznych wraz z udostępnieniem sali konferencyjnej (z dostępem do Internetu) dla 101 uczestników 11.warsztatów szkoleniowo - organizacyjnych Polskiego FADN. 3.1.1. Miejsce świadczenia usług - na terenie województwa małopolskiego. 3.1.2. Pokoje oraz pełny zakres świadczonych usług hotelarskich i gastronomicznych muszą spełniać warunki co najmniej hotelu trzygwiazdkowego. Zamawiający nie żąda posiadania kategoryzacji. Niedopuszczalne jest serwowanie posiłków w pomieszczeniach, w których będą odbywały się posiedzenia. 3.1.3. Organizowane przez Instytut warsztaty mogą odbyć się w dniach 16 - 20.09. 2013 r. lub 30.09. - 04.10.2013 r. ( zaoferowany termin nie będzie podlegał ocenie, a w przypadku zaproponowania obu terminów, o jego wyborze Zamawiający poinformuje Wykonawcę, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą). Warsztaty rozpoczną się pierwszego dnia pobytu (16 lub 30 września ) od podania obiadu i zakończą ostatniego dnia pobytu (20 września lub 04 października ) po podaniu obiadu. 3.1.4. Ostateczna liczba uczestników zostanie podana przez Zamawiającego na 5 dni kalendarzowych przed terminem warsztatów i nie będzie mniejsza niż 90 osób. 3.1.5. Ostateczne całkowite wynagrodzenie za wykonanie przedmiotu zamówienia, zgodnie z ceną pobytu za 1 osobę określoną w ofercie Wykonawcy, zostanie ustalone na podstawie liczby uczestników warsztatów, którą Zamawiający przekaże Wykonawcy na 5 dni kalendarzowych przed rozpoczęciem warsztatów. Podana liczba uczestników będzie podstawą do wystawienia faktury VAT. 3.1.6. Wykonawcy nie będzie przysługiwało prawo dochodzenia roszczeń z tytułu zmiany ilości uczestników warsztatów, o ile Zamawiający powiadomi Wykonawcę o tym fakcie nie później niż 5 dni kalendarzowych przed datą rozpoczęcia konferencji. 3.1.7. Zamawiający dopuszcza możliwość wpłaty zaliczki na poczet umowy w wysokości 30% wartości umowy brutto na 30 dni przed terminem warsztatów. 3.2. Zakwaterowanie: 3.2.1. We własnej bazie hotelowej Wykonawcy (pokoje z łazienkami, wyposażone w TV i dostęp do sieci internetowej): a/ 15 pokoi 1-osobowych, b/ 43 pokoje 2-osobowe z pojedynczymi łóżkami. 3.3. Wyżywienie: 3.3.1. Wykonawca zapewni: a/ śniadania dla 101 osób - standardowy szwedzki stół, b/ 5 obiadów dla 101 osób - pierwsze danie - dowolna zupa, drugie danie - mięsne/rybne, deser, kompot, kawa lub herbata do wyboru, możliwość zgłoszenia kilku porcji dla dietetyków, obiad serwowany na stół, c/ 3 kolacje dla 101 osób - standardowy stół szwedzki, d/ 1 kolacja wspólna dla 101 osób - w max. cenie do 110,00 zł/osobę (dwa dania ciepłe, półmiski: wędlin, rybne, serów twardych i sałatek, ciasto i owoce, zimne napoje (gazowane i niegazowane), kawa i herbata wg życzenia, lampka wina na osobę (250 ml), kolacja serwowana na stół, godzina rozpoczęcia kolacji 19:00, godzina zakończenia 24:00, podczas kolacji Wykonawca zapewni muzykę mechaniczną, e/ 8 serwisów kawowych - świeżo parzona, gorąca kawa (mleczko lub śmietanka do kawy), gorąca woda (wrzątek), herbata w torebkach jednorazowych, cytryna, cukier, sok i woda z cytryną w dzbankach oraz ciasta: drożdżowe, sernik, piaskowiec, szarlotka - ( w poniedziałek i w piątek po jednym, a w pozostałe dni po dwa serwisy - przed i po południu). Wykonawca zapewni taką ilość termosów z wrzątkiem, aby w czasie przerw nie tworzyły się kolejki, f) codziennie na zajęcia ranne i popołudniowe na stołach na sali konferencyjnej woda mineralna dla wszystkich uczestników warsztatów (gazowana i niegazowana w butelkach o poj. 0,5 litra ) - łącznie ok. 808 butelek, g) posiłki powinny być wykonane z naturalnych produktów, metodą tradycyjną bez użycia produktów typu instant lub produktów gotowych typu pierogi mrożone, klopsy, gołąbki, itp., h) dania i napoje muszą być serwowane w naczyniach wielorazowego użytku wraz z metalowymi sztućcami, i) Zamawiający zastrzega sobie prawo akceptacji menu, nie później niż na 14 dni roboczych przed rozpoczęciem warsztatów. 3.4. Sala konferencyjna klimatyzowana na 101 osób: 3.4.1. Wykonawca zapewni wyposażenie sali konferencyjnej w stoły i krzesła (w dowolnym ustawieniu - teatralnym, kinowym lub szkolnym, jednak z widokiem na ekran dla wszystkich uczestników) dla 101 osób (w tym stół dla 4 osób w prezydium, przy którym będzie gniazdo zasilające), nagłośnienie (z możliwością podłączenia naszego systemu rejestracji dźwięku (dyktafon cyfrowy) poprzez kabel audio 3,5 mm), ekran (o minimalnych wymiarach: szerokość 3 m, wysokość 2,5 m) do rzutnika, dostosowany do wielkości sali (rzutnik na czas szkolenia dostarczy Zamawiający) oraz bezpłatny przewodowy dostęp do sieci internetowej, flipchart, serwis techniczny do obsługi sali konferencyjnej na czas spotkań plenarnych. 3.4.2. Sala konferencyjna powinna być zlokalizowana w miejscu gwarantującym niezakłócony przebieg konferencji, tj. nie powinna graniczyć z remontowanymi w tym czasie pomieszczeniami. 3.4.3. Ewentualna organizacja w tym samym terminie innych spotkań/konferencji musi wykluczyć możliwość wzajemnego zakłócania przebiegu spotkań. Wymaga się aby w takim przypadku wyznaczone zostały odpowiednie strefy zajmowane przez uczestników poszczególnych spotkań. 3.4.4. Wykorzystanie sali konferencyjnej w poniedziałek i w piątek po pół dnia, w pozostałe dni przez cały dzień. 3.4.5. Wykonawca zapewni dodatkowo (poza salą konferencyjną) sześć pomieszczeń na terenie obiektu hotelowego do wykorzystania jednego wybranego dnia (informacja o dniu tygodnia zostanie przekazana Wykonawcy na 30 dni przed rozpoczęciem warsztatów). W pomieszczeniach będą prowadzone prace w grupach, po 10 osób każda. 3.5. Wykonawca zapewni dwa autokary do obsługi warsztatów wyjazdowych (informacja o dniu tygodnia, w którym prowadzone będą warsztaty wyjazdowe zostanie przekazana Wykonawcy na 30 dni przed rozpoczęciem warsztatów). Przewiduje się wyjazd do okolicznych gospodarstw rolnych prowadzących rachunkowość rolną w ramach Polskiego FADN o przebiegu maksymalnie do 200 km każdy autokar. 3.6. Inne warunki: a) w ofercie należy podać całkowity koszt brutto pobytu jednej osoby, przy kalkulacji dla 101 osób, b) do oferty należy dołączyć załącznik z co najmniej dwoma propozycjami menu (w tym menu na uroczystą kolację), c) Wykonawca zapewni bezpłatne miejsca na parkingu hotelowym dla 30 samochodów osobowych, d) Wykonawca zobowiązany będzie do dostarczenia do każdego pokoju listu informującego uczestników warsztatów o usługach dodatkowych, nie przewidzianych przez organizatora, z których można korzystać wyłącznie na własny koszt. Uczestnik warsztatów za usługi dodatkowe zobowiązany jest do uiszczenia opłaty samodzielnie, e) Zamawiający zastrzega sobie prawo do skonfrontowania propozycji ofertowych z rzeczywistymi warunkami.

II.1.6) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
55.12.00.00-7, 55.30.00.00-3.

II.1.7) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej:
nie.

II.1.8) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej:
nie.

II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA:
Rozpoczęcie: 16.09.2013.

SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM

III.1) WADIUM

Informacja na temat wadium:
Zamawiający nie żąda wniesienia wadium

III.2) ZALICZKI

• 
  przewiduje się udzielenie zaliczek na poczet wykonania zamówienia
  

III.4) INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH LUB DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ NIEPODLEGANIA WYKLUCZENIU NA PODSTAWIE ART. 24 UST. 1 USTAWY

III.4.1) W zakresie wykazania spełniania przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, oprócz oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu należy przedłożyć:

III.4.2) W zakresie potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy, należy przedłożyć:

• oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia;
• aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;
• aktualne zaświadczenie właściwego naczelnika urzędu skarbowego potwierdzające, że wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków, lub zaświadczenie, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu - wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;
• aktualne zaświadczenie właściwego oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego potwierdzające, że wykonawca nie zalega z opłacaniem składek na ubezpieczenia zdrowotne i społeczne, lub potwierdzenie, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu - wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;

III.4.3) Dokumenty podmiotów zagranicznych

Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, przedkłada:

III.4.3.1) dokument wystawiony w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania potwierdzający, że:

• nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;
• nie zalega z uiszczaniem podatków, opłat, składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne albo że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu - wystawiony nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;

III.4.4) Dokumenty dotyczące przynależności do tej samej grupy kapitałowej

• lista podmiotów należących do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów albo informacji o tym, że nie należy do grupy kapitałowej;

III.6) INNE DOKUMENTY

Inne dokumenty niewymienione w pkt III.4) albo w pkt III.5)

a) oświadczenia Wykonawcy o spełnieniu warunków określonych w art. 22 ust. 1 ustawy Pzp - Oświadczenie Wykonawcy - załącznik nr 2 do SIWZ, b) Pełnomocnictwo, c) propozycje menu

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia:
przetarg nieograniczony.

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT

IV.2.1) Kryteria oceny ofert:
najniższa cena.

IV.3) ZMIANA UMOWY

przewiduje się istotne zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy:

Dopuszczalne zmiany postanowień umowy oraz określenie warunków zmian

Zamawiający dopuszcza możliwość dokonania zmiany umowy w następujących sytuacjach: a) w przypadku zmiany adresu , nazwy, statusu firmy (Wykonawcy), b) w przypadku urzędowej zmiany wysokości stawki VAT poprzez wprowadzenie nowej stawki VAT dla towarów i usług, których ta zmiana będzie dotyczyć

IV.4) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

IV.4.1)
 
Adres strony internetowej, na której jest dostępna specyfikacja istotnych warunków zamówienia:
www.ierigz.waw.pl

Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem:
Instytut Ekonomiki Rolnictwa i Gospodarki Żywnościowej - Państwowy Instytut Badawczy 00-002 Warszawa, ul. Świętokrzyska 20 Pokój 115..

IV.4.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert:
06.06.2013 godzina 10:00, miejsce: Instytut Ekonomiki Rolnictwa i Gospodarki Żywnościowej - Państwowy Instytut Badawczy 00-002 Warszawa, ul. Świętokrzyska 20 pokój 212..

IV.4.5) Termin związania ofertą:
okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert).

IV.4.17) Czy przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia:
nie