Zapewnienie usług cateringu podczas 6 Konferencji EuroGOOS, w dniach od 04.10.2011 roku do 06.10.2011 roku

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem zamówienia jest zapewnienie usług cateringu podczas 6 Konferencji EuroGOOS, w dniach od 04.10.2011 roku do 06.10.2011 roku (kod CPV: 55.31.10.00-3 (Restauracyjne usługi kelnerskie dla ograniczonej grupy klientów) dla Instytutu Oceanologii PAN, ul. Powstańców Warszawy 55, 81-712 Sopot. 2. Przewidywana liczba uczestników konferencji - 250 osób. 3. Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia uczestnikom konferencji pełnej obsługi gastronomicznej. według następującego harmonogramu: a) 04.10.2011 r. - przerwa kawowa, lunch (w formie bufetu), przerwa kawowa, b) 05.10.2011 r. - przerwa kawowa, lunch (w formie bufetu), przerwa kawowa, serwowana kolacja c) 6.10.2011 r. - przerwa kawowa, lunch (w formie bufetu), przerwa kawowa. 4. Szczegółowe informacje odnośnie obowiązkowych elementów menu zawiera formularz ofertowo - cenowy stanowiący załącznik nr 2 do Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia. 5. Miejsce świadczenia usług cateringu - Hotel Haffner Spółka z o.o., ul. Haffnera 59, 81-715 Sopot, w którym odbywać się będzie konferencja. 6. Hotel Haffner udostępni salę konferencyjną do wykonania usługi cateringu, po wcześniejszym ustaleniu formy usługi cateringu. 7. Obsługa gastronomiczna powinna być zapewniona w miejscu odbywania konferencji (na sali lub w jej bezpośrednim sąsiedztwie. 8. Szczegółowe ustalenia co do menu, sposobu i miejsca przeprowadzenia usługi cateringu dokonywane będą z Zamawiającym. 9. Zamawiający z 14-dniowym wyprzedzeniem poinformuje Wykonawcę o dokładnej ilości uczestników konferencji. 10. Wykonawca odpowiada za transport przedmiotu zamówienia oraz podanie go zgodnie z wymaganiami sanitarnymi dotyczącymi żywności. 11. Wykonawca będzie świadczyć usługi z należytą starannością, zgodnie z najlepszymi praktykami przyjętymi przy świadczeniu usług cateringowych. 12. Wykonawca zobowiązany jest: 1) zapewnić profesjonalną obsługę kelnerską podczas podawania posiłków, w szczególności serwowania kolacji, jak również wyznaczyć osoby, które będą odpowiedzialne za obsługiwanie przerw kawowych oraz szwedzkiego stołu (lunchu). 2) posiadać wyposażenie niezbędne do podania posiłków, w tym stoły, nakrycia, zastawa stołowa, dekoracje stołów i inne przedmioty niezbędne do profesjonalnego wykonania usługi cateringu; 3) posprzątać udostępnione sale po zakończeniu posiłków, dbać o obsługę w trakcie podawania posiłków. 4) świadczyć usługi cateringowe wyłącznie przy użyciu produktów spełniających normy jakości i bezpieczeństwa produktów spożywczych, 5) przygotować stoły w sposób uzgodniony z Zamawiającym, 6) świadczyć usługi cateringowe na zastawie ceramicznej lub porcelanowej (wyklucza się naczynia i sztućce jednorazowego użytku), z użyciem sztućców metalowych, serwetek papierowych, obrusów materiałowych, 7) estetycznego podawania posiłków, 8) dostarczyć i przygotować posiłki do podania najpóźniej na 30 min. przed rozpoczęciem spotkania, 9) zebrać naczynia oraz resztki pokonsumpcyjne najpóźniej 30 min. po zakończeniu spotkaniu, 10) przestrzegać przepisy prawne w zakresie przechowywania i przygotowywania artykułów spożywczych (m. in. ustawy z dnia 25 sierpnia 2006 r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia Dz. U. nr 171 poz. 1125 ze zm.) 13. Zamawiający zastrzega możliwość ograniczenia ilości uczestników, dla których realizowana będzie usługa cateringu maksymalnie o 20%. 14. Rozliczanie umowy nastąpi zgodnie z rzeczywistym wykonaniem przedmiotu umowy, według cen jednostkowych zawartych w formularzu ofertowo-cenowym