Obsługa spotkania Grupy Roboczej ds. KSOW, podczas którego zostanie podsumowany okres programowania 2007-2013 oraz przedyskutowane zostaną założenia nowej perspektywy finansowej. - polska-warszawa: usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji

Opis przedmiotu przetargu: przedmiotem zamówienia jest obsługa techniczna spotkania grupy roboczej ds. ksow, podczas którego zostanie podsumowany okres programowania 2007 2013 oraz przedyskutowane zostaną założenia nowej perspektywy finansowej, dla minimalnie 70 osób a maksymalnie 100 osób, w województwie łódzkim lub mazowieckim, w odległości maks. 35 km od rawy mazowieckiej. spotkanie zaplanowano w dniach 17 19 czerwca 2015 roku. spotkanie skierowane jest do członków grupy roboczej ds. ksow, komisji konkursowej ds. projektów, przedstawicieli sekretariatów regionalnych i sekretariatu centralnego ksow. forma spotkania pierwszy dzień (17 czerwca br.) obiad – konferencja – kolacja nocleg. drugi dzień (18 czerwca br.) – śniadanie konferencja – obiad spotkanie w terenie (w odległości do 60 km od miejsca konferencji) – kolacja – nocleg. trzeci dzień (19 czerwca br.) – śniadanie spotkanie w terenie (w odległości do 60 km od miejsca konferencji), obiad grillowy na terenie, gdzie odbędzie się spotkanie w terenie. miejsca spotkań w terenie (dzień 2 i 3) zostaną przekazane wykonawcy niezwłocznie po podpisaniu umowy. w celu realizacji przedmiotu zamówienia wykonawca zorganizuje biuro projektu, zwane dalej biurem, koordynujące całość prac związanych z realizacją przedmiotu zamówienia. w celu sprawnego funkcjonowania biura wykonawca zapewni a) zespół składający się z osób zapewniających prawidłową i terminową realizację usług, b) minimum jeden numer telefonu stacjonarnego lub numer telefonu komórkowego oraz adres mailowy i korespondencyjny, c) organizację pracy, która umożliwi łatwy kontakt z przedstawicielami biura zamawiającemu i uczestnikom spotkania. czas odpowiedzi na zapytanie mailowe nie może przekroczyć dwóch dni roboczych. przedstawiciele biura będą ściśle współpracować z zamawiającym i na bieżąco dostarczać wszelkich informacji o realizacji przedmiotu zamówienia. podstawowe zadania biura organizacja spotkania grupy roboczej ds. ksow dla minimum 70 osób a maksymalnie 100 osób, w oparciu o listę uczestników przekazanych przez zamawiającego niezwłocznie, po dniu zawarcia umowy. w ramach zadania wykonawca zapewni a) sale konferencyjne w obiekcie położonym na terenie województwa łódzkiego lub mazowieckiego, w odległości maks. 35 km od rawy mazowieckiej dla maksymalnie 100 osób (zamawiający przekaże listę osób uczestniczących w spotkaniu niezwłocznie po podpisaniu umowy). w pierwszym dniu konferencji tj. 17 czerwca br. wykonawca zapewni salę konferencyjną dla maksymalnie 100 osób. sala konferencyjna dla maksymalnie 100 osób musi być wyposażona w sprzęt multimedialny (laptop, rzutnik multimedialny, flipchart, ekran), sprzęt nagłaśniający, 3 bezprzewodowe mikrofony, dostęp do internetu. sala konferencyjna na czas konferencji musi zostać oznakowana w sposób widoczny logotypami i sloganami wskazanymi w załączniku nr 7 do siwz, zgodnie z księgą wizualizacji znaku prow dostępną na stronie www.minrol.gov.pl. w drugim dniu konferencji tj. 18 czerwca br. wykonawca zapewni dwie sale konferencyjne. pierwsza sala dla maksymalnie 80 osób oraz druga sala dla maksymalnie 20 osób. sale konferencyjne zarówno dla maksymalnie 80 osób jak i dla maksymalnie dla 20 osób muszą być wyposażone w sprzęt multimedialny (laptop, rzutnik multimedialny, flipchart, ekran), dostęp do internetu. sale konferencyjne na czas konferencji muszą zostać oznakowane w sposób widoczny logotypami i sloganami wskazanymi w załączniku nr 7 do siwz, zgodnie z księgą wizualizacji znaku prow dostępną na stronie www.minrol.gov.pl. b) zakwaterowanie dla wszystkich uczestników spotkania grupy roboczej, wykonawca zapewni noclegi wraz ze śniadaniami dla maksymalnie 100 osób, w dniach 17 19 czerwca br. zamawiający przekaże listę osób uczestniczących w spotkaniu niezwłocznie po podpisaniu umowy. zamawiający wymaga, aby nocleg został zapewniony w obiekcie, w którym odbędzie się spotkanie grupy roboczej (tj. sale konferencyjne) w 40 pokojach jednoosobowych lub dwuosobowych do pojedynczego wykorzystania, z pełnym węzłem sanitarnym, oraz w pokojach dwuosobowych z pełnym węzłem sanitarnym, w standardzie co najmniej trzygwiazdkowym, zgodnie z rozporządzeniem ministra gospodarki i pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie. c) wyżywienie dla minimum 70 osób a maksymalnie 100 osób. pierwszego dnia spotkania grupy roboczej ds. ksow tj. 17 czerwca br., wykonawca zapewni, w obiekcie w którym odbędzie się spotkanie — obiad w formie bufetu szwedzkiego – składający się co najmniej z dwóch zestawów dań gorących, w tym dwie zupy i dwa drugie dania mięsne oraz jedno wegetariańskie (do wyboru), warzyw na ciepło, sałatek, napojów zimnych. — serwis kawowy w czasie trwania spotkania, składający się z świeżo parzonej kawy, 3 rodzajów herbat w torebkach, ciastka, napoje zimne woda i soki owocowe. — uroczystą kolację, w formie bufetu szwedzkiego – składającą się co najmniej z dwóch dań gorących, w tym jednego wegetariańskiego, 4 dań na zimno, w tym co najmniej jedno danie wegetariańskie, sałatki, napoje zimne i gorące. — całodniowy serwis gastronomiczny (przygotowanie, sprzątanie i obsługa kelnerska). drugiego dnia spotkania grupy roboczej ds. ksow tj. 18 czerwca br. wykonawca zapewni — obiad w formie bufetu szwedzkiego – składający się, co najmniej z dwóch zestawów dań gorących w tym dwie zupy i dwa drugie dania mięsne oraz jedno wegetariańskie (do wyboru), warzyw na ciepło, sałatek, napojów zimnych. — serwis kawowy w czasie trwania spotkania, składający się z świeżo parzonej kawy, 3 rodzajów herbat w torebkach, ciastka, napoje zimne woda i soki owocowe. — kolację w formie bufetu szwedzkiego – składającą się, z co najmniej z dwóch dań gorących w tym jednego wegetariańskiego; 4 dań na zimno w tym, co najmniej jedno danie wegetariańskie, sałatki, napoje zimne i gorące. — całodniowy serwis gastronomiczny (przygotowanie, sprzątanie i obsługa kelnerska). trzeciego dnia spotkania grupy roboczej ds. ksow tj. 19 czerwca br., wykonawca zapewni — obiad grillowy, w miejscu gdzie odbędzie się spotkanie w terenie. wykonawca przedstawi zamawiającemu co najmniej 2 propozycje menu do wyboru i akceptacji, najpóźniej 2 dni przed spotkaniem. d) tłumacza konsekutywnego wykonawca zapewni do realizacji zamówienia tłumacza konsekutywnego, który posiada, co najmniej trzyletnie doświadczenie zawodowe w zakresie tłumaczeń konsekutywnych z języka angielskiego na polski oraz z języka polskiego na język angielski. tłumacz będzie obecny przez cały czas trwania spotkania grupy roboczej ds. ksow tj. 17 19 czerwca br. e) obsługę organizacyjno techniczną spotkania, w tym — obsługę recepcji w tym pierwszego dnia spotkania grupy roboczej tj. 17 czerwca br. wykonawca zapewni 2 osoby do obsługi recepcji, w kolejnych dniach jedną osobę, która musi być obecna przez cały czas trwania spotkania, aby na bieżąco reagować na wszelkie powstałe problemy; — 1 osobę zapewniająca obsługę sprzętu multimedialnego i audiowizualnego, przez cały czas trwania spotkania grupy roboczej. f) organizację dwóch spotkań w terenie – wykonawca zorganizuje dwa spotkania wyjazdowe w terenie (miejsca ustalone z zamawiającym po podpisaniu umowy) w odległości nie większej niż 60 km od miejsca zakwaterowania/spotkania grupy roboczej ds. ksow. wykonawca, w celu realizacji powyższego punktu, zapewni wszystkim uczestnikom ewentualne np. bilety, przewodnik (w zależności od zaproponowanego miejsca). g) transport — zapewnie transportu z lotniska w warszawie i z powrotem, dla maksymalnie 3 gości. w przypadku, kiedy goście przybędą na spotkanie grupy roboczej w przeddzień spotkania, wykonawca zorganizuje transport z lotniska na miejsce wskazane przez uczestnika (na terenie warszawy) oraz w przypadku gości, którzy przybędą na spotkanie w dniu 17 czerwca 2015 r., wykonawca zapewni transport z lotniska na dworzec centralny, skąd uczestnicy będą mieli zagwarantowany transport na miejsce spotkania. analogiczna sytuacja w przypadku powrotu w dniu 19 czerwca 2015 r. ze spotkania grupy roboczej. — wykonawca zapewni transport uczestników spotkania z warszawy (miejsce spotkania dworzec centralny) na miejsce spotkania w dniu 17 czerwca 2015 r. i z powrotem do warszawy (dworzec centralny) w dniu 19 czerwca 2015 r. dla maksymalnie 40 osób deklarujących chęć skorzystania z transportu – lista osób deklarujących chęć transportu z warszawy i z powrotem zostanie przekazana wykonawcy niezwłocznie po podpisaniu umowy); — w drugim dniu spotkania grupy roboczej ds. ksow w dniu 18 czerwca 2015 r. wykonawca zapewni transport, wszystkim uczestnikom spotkania maksymalnie 100 osób (ostateczna lista osób zostanie przekazana wykonawcy niezwłocznie po podpisaniu umowy), na miejsce spotkania w terenie, w odległości do 60 km od miejsca zakwaterowania/spotkania grupy roboczej. miejsce spotkania w terenie zostanie przekazane wykonawcy niezwłocznie po podpisaniu umowy. — w trzecim dniu spotkania grupy roboczej ds. ksow tj. 19 czerwca br. wykonawca zapewni transport, wszystkim uczestnikom spotkania maksymalnie 100 osób (ostateczna lista osób zostanie przekazana wykonawcy niezwłocznie po podpisaniu umowy), na miejsce spotkania w terenie, w odległości do 60 km od miejsca zakwaterowania/spotkania grupy roboczej. miejsce spotkania w terenie zostanie przekazane wykonawcy niezwłocznie po podpisaniu umowy pojazdy zapewnione przez wykonawcę muszą być sprawne technicznie oraz posiadać miejsca siedzące dla wszystkich uczestników spotkania. wykonawca podstawia pojazdy w stanie czystym, zarówno na zewnątrz jak i wewnątrz oraz zobowiązuje się do dbania o czystość pojazdów podczas podróży. na wyraźną prośbę pasażerów (uczestników) kierujący pojazdem ma uruchamiać klimatyzację lub ogrzewanie w celu zapewnienia komfortowych warunków podróży. ii.1.6)