Dostarczenie wybranych usług w ramach organizacji konferencji rocznej Programu w Suwałkach. - polska-warszawa: usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego
ROZWIŃ
Opis przedmiotu przetargu: 1. przedmiotem zamówienia jest dostarczenie wybranych usług w ramach organizacji konferencji rocznej programu w suwałkach w lipcu 2015 roku. 2. opis przedmiotu zamówienia znajduje się w załączonym projekcie umowy (załącznik nr 1 do siwz). ii.1.6)
| TI | Tytuł | Polska-Warszawa: Usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego |
|---|---|---|
| ND | Nr dokumentu | 187614-2015 |
| PD | Data publikacji | 30/05/2015 |
| OJ | Dz.U. S | 103 |
| TW | Miejscowość | WARSZAWA |
| AU | Nazwa instytucji | Centrum Projektów Europejskich |
| OL | Język oryginału | PL |
| HD | Nagłówek | - - Usługi - Ogłoszenie o zamówieniu - Procedura otwarta |
| CY | Kraj | PL |
| AA | Rodzaj instytucji | 6 - Podmiot prawa publicznego |
| HA | EU Institution | - |
| DS | Dokument wysłany | 27/05/2015 |
| DT | Termin | 03/06/2015 |
| NC | Zamówienie | 4 - Usługi |
| PR | Procedura | 1 - Procedura otwarta |
| TD | Dokument | 3 - Ogłoszenie o zamówieniu |
| RP | Legislacja | 4 - Unia Europejska |
| TY | Rodzaj oferty | 1 - Oferta całościowa |
| AC | Kryteria udzielenia zamówienia | 2 - Oferta najbardziej korzystna ekonomicznie |
| PC | Kod CPV | 39294100 - Artykuły informacyjne i promocyjne 55000000 - Usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego 60000000 - Usługi transportowe (z wyłączeniem transportu odpadów) 79342200 - Usługi w zakresie promocji 79530000 - Usługi w zakresie tłumaczeń pisemnych 79540000 - Usługi w zakresie tłumaczeń ustnych 79800000 - Usługi drukowania i powiązane 79960000 - Usługi fotograficzne i pomocnicze |
| OC | Pierwotny kod CPV | 39294100 - Artykuły informacyjne i promocyjne 55000000 - Usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego 60000000 - Usługi transportowe (z wyłączeniem transportu odpadów) 79342200 - Usługi w zakresie promocji 79530000 - Usługi w zakresie tłumaczeń pisemnych 79540000 - Usługi w zakresie tłumaczeń ustnych 79800000 - Usługi drukowania i powiązane 79960000 - Usługi fotograficzne i pomocnicze |
| RC | Kod NUTS | PL |
| IA | Adres internetowy (URL) | http://www.cpe.gov.pl |
| DI | Podstawa prawna | Dyrektywa klasyczna (2004/18/WE) |
30/05/2015 S103 - - Usługi - Ogłoszenie o zamówieniu - Procedura otwarta
Polska-Warszawa: Usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego
2015/S 103-187614
Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Sekcja I: Instytucja zamawiająca
I.1)Nazwa, adresy i punkty kontaktowe
Centrum Projektów Europejskich
ul. Domaniewska 39a
Osoba do kontaktów: Agnieszka Rutkowska-Komornik
02-672 Warszawa
POLSKA
Tel.: +48 223783178
E-mail: agnieszka.rutkowska@cpe.gov.pl
Faks: +48 222019725
Adresy internetowe:
Ogólny adres instytucji zamawiającej: http://www.cpe.gov.pl
Więcej informacji można uzyskać pod adresem: Powyższy(-e) punkt(-y) kontaktowy(-e)
Specyfikacje i dokumenty dodatkowe (w tym dokumenty dotyczące dialogu konkurencyjnego oraz dynamicznego systemu zakupów) można uzyskać pod adresem: Powyższy(-e) punkt(-y) kontaktowy(-e)
Oferty lub wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu należy przesyłać na adres: Powyższy(-e) punkt(-y) kontaktowy(-e)
I.2)Rodzaj instytucji zamawiającej
Podmiot prawa publicznego
I.3)Główny przedmiot lub przedmioty działalności
Inny: wspieranie instytucji realizujących programy unijne
I.4)Udzielenie zamówienia w imieniu innych instytucji zamawiających
Instytucja zamawiająca dokonuje zakupu w imieniu innych instytucji zamawiających: nie
Sekcja II: Przedmiot zamówienia
II.1)Opis
II.1.1)Nazwa nadana zamówieniu przez instytucję zamawiającą:
Dostarczenie wybranych usług w ramach organizacji konferencji rocznej Programu w Suwałkach.
II.1.2)Rodzaj zamówienia oraz lokalizacja robót budowlanych, miejsce realizacji dostawy lub świadczenia usług
Usługi
Kategoria usług: nr 17: Usługi hotelarskie i restauracyjne
Kategoria usług: nr 17: Usługi hotelarskie i restauracyjne
Kod NUTS PL
II.1.3)Informacje na temat zamówienia publicznego, umowy ramowej lub dynamicznego systemu zakupów (DSZ)
Ogłoszenie dotyczy zamówienia publicznego
II.1.4)Informacje na temat umowy ramowej
II.1.5)Krótki opis zamówienia lub zakupu
1. Przedmiotem zamówienia jest dostarczenie wybranych usług w ramach organizacji konferencji rocznej Programu w Suwałkach w lipcu 2015 roku.
2. Opis przedmiotu zamówienia znajduje się w załączonym projekcie umowy (załącznik nr 1 do SIWZ).
2. Opis przedmiotu zamówienia znajduje się w załączonym projekcie umowy (załącznik nr 1 do SIWZ).
II.1.6)Wspólny Słownik Zamówień (CPV)
55000000, 60000000, 79800000, 39294100, 79530000, 79540000, 79960000, 79342200
II.1.7)Informacje na temat Porozumienia w sprawie zamówień rządowych (GPA)
Zamówienie jest objęte Porozumieniem w sprawie zamówień rządowych (GPA): nie
II.1.8)Części
To zamówienie podzielone jest na części: nie
II.1.9)Informacje o ofertach wariantowych
Dopuszcza się składanie ofert wariantowych: nie
II.2)Wielkość lub zakres zamówienia
II.2.1)Całkowita wielkość lub zakres:
II.2.2)Informacje o opcjach
Opcje: tak
Proszę podać opis takich opcji: Opis przedmiotu zamówienia
Przedmiotem zamówienia jest dostarczenie wybranych usług w ramach organizacji konferencji dla Programu Współpracy Transgranicznej Polska-Białoruś-Ukraina 2007–2013 (dalej Programu) w dniach 8-10 lipca 2015 w Suwałkach. Z przyczyn niezależnych od Zamawiającego termin może ulec zmianie. Nowy termin zostanie ustalony za porozumieniem Stron (w zależności od dostępności miejsc). Ostateczne potwierdzenie ilości osób i innych danych mówiących o ostatecznej wielkości zamówienia nastąpi w dniu 3 lipca 2015 do godziny 14:00 (z wyprzedzeniem 3 dni roboczych w przypadku przesunięcia terminu).
Usługi hotelarskie
1. Wynajem 55 pokoi dla grupy A – dla 86 osób w jednym hotelu (hotel A) w Suwałkach na 2 doby 8-10 lipca 2015 - tylko hotele oddalone o maksymalnie 2 km od dworca kolejowego w Suwałkach, obiekt hotelarski o standardzie minimum 3 gwiazdek (wg kategoryzacji opisanej w art.38 ustawy o usługach turystycznych), w tym
— maksymalnie 31 pokoi 2-osobowych (nocleg 2 osób na oddzielnych łóżkach),
— maksymalnie 22 pokoje 1-osobowe (w tym 12 pokoi z możliwością wykwaterowania do godziny 14:00 w dniu 10 lipca i w tym mogą być pokoje 2-osobowe do pojedynczego wykorzystania).
— 2 pokoje typu studio, złożone z sypialni i pokoju dziennego wyposażonego w biurko z możliwością wykwaterowania do godziny 14:00 w dniu 10 lipca).
Zakwaterowanie wszystkich osób wraz ze świadczeniem usługi gastronomicznej w postaci śniadania i dostępem do bezprzewodowego Internetu (Wi-Fi).
2. Wynajem maksymalnie 27 pokoi na 2 doby 8-10 lipca dla grupy B w jednym hotelu (hotel B) dla maksymalnie 47 osób (7 pokoi 1-osobowych oraz maksymalnie 20 pokoi minimum 2-osobowych z dwoma oddzielnymi łóżkami) – tylko hotele położone nad jeziorem, oddalone od granic Suwałk o maksymalnie 20 km, obiekt hotelarski o standardzie minimum 3 gwiazdek (wg kategoryzacji opisanej w art.38 ustawy o usługach turystycznych). Zakwaterowanie wraz ze świadczeniem usługi gastronomicznej w postaci śniadania i dostępem do bezprzewodowego Internetu (Wi-Fi). Zamówienie obejmuje także transfer autokarem dla grupy maksymalnie 47 osób pomiędzy hotelem B i hotelem A (miejsce konferencji) – przejazd rano w dniu 9 lipca, powrót około 13:00.
3. Wynajem maksymalnie 30 miejsc parkingowych (łącznie w hotelu A i B) na 2 doby 8-10 lipca 2015.
4. Wynajem maksymalnie 23 pokoi 2-osobowych oraz 4 pokoje 1-osobowe na 2 doby 8-10 lipca dla grupy C w jednym lub w dwóch hotelach (hotel(e) C) dla maksymalnie 50 osób – tylko hotele (obiekty hotelarskie) w Suwałkach lub oddalone od granic Suwałk o maksymalnie 30 km, o standardzie porównywalnym ze standardem minimum 3 gwiazdek (wg kategoryzacji opisanej w art.38 ustawy o usługach turystycznych). Zakwaterowanie wraz ze świadczeniem usługi gastronomicznej w postaci śniadania. Zamówienie obejmuje także transfer autokarami dla grupy maksymalnie 66 osób pomiędzy hotelem(ami) C i hotelem A (miejscem konferencji) – przejazd rano w dniu 9 lipca, powrót około 13:00. ZAMÓWIENIE OPCJONALNE
5. Wynajem sali konferencyjnej w hotelu A, pojemność sali: 250 osób w układzie kinowym plus miejsce na 2 kabiny tłumaczy plus miejsce na podest dla prelegentów do zorganizowania panelu dyskusyjnego (6 osób siedzących na fotelach na podwyższeniu), plus mównica, plus ścianka reklamowa Zamawiającego (długość 3 m). Wyposażenie sali: podest na 6 foteli/osób, 6 foteli, mównica, ekran główny i boczny, projektor multimedialny, klimatyzacja. Wynajem w dniach: 8 lipca (od godziny 14:00), 9 lipca (do godz. 14:00). Zamówienie obejmuje także obsługę techniczną – sterowanie światłem i klimatyzacją, obsługa prezentacji i dźwięku (obsługa non-stop w dniu 9 lipca w godzinach 8:30 – 13:00). Zamówienie obejmuje także konfekcjonowanie materiałów promocyjnych w dniu 8 lipca (wykonanie 200 pakietów materiałów, praca dla 2 osób przez maksymalnie 3 h). Zamówienie obejmuje także wynajem 30 sztalug i ustawienie ich w obrębie sali (na sztalugach wydrukowane zdjęcia – plakaty na piankach – więcej w dziale Usługi drukowania).
Usługi gastronomiczne
Wykonawca musi przedstawić każdorazowo menu na każdy dzień do akceptacji przez Zamawiającego (na bazie ramowego menu podanego w OPZ):
6. W dniu 8 lipca 2015:
a. Obiad dla maksymalnie 114 osób w salach restauracyjnych na trasie do Suwałk - w różnych restauracjach w zależności od trasy (obiad dla maksymalnie 4 grup – podane dalej ilości osób w grupach są orientacyjne): z Warszawy (20 osób), Łucka (20 osób), Lwowa (49 osób), Rzeszowa (25 osób). Miejsca postojów na posiłki do uzgodnienia z Zamawiającym. Restauracje muszą posiadać parking dla autokarów oraz system toalet złożony przynajmniej z 2 kabin męskich oraz 2 kabin damskich (dla grup powyżej 20 osób).
b. Kolacja w oddzielnej sali restauracyjnej lub na wyraźnie wydzielonej powierzchni takiej sali dla maksymalnie 86 osób w hotelu A oraz dla maksymalnie 47 osób w hotelu B
c. Kolacja w oddzielnej sali restauracyjnej lub na wyraźnie wydzielonej powierzchni takiej sali dla maksymalnie 50 osób w hotelu(ach) C. ZAMÓWIENIE OPCJONALNE
7. W dniu 9 lipca 2015:
a. Obiad dla maksymalnie 230 osób w sali restauracyjnej w hotelu A, w tym dla 20 osób oddzielny, wspólny stół z serwowaniem posiłków przez kelnerów (na wydzielonej, odseparowanej części sali lub w oddzielnej, drugiej sali), na stole menu dla każdej osoby. Dla pozostałych 210 osób: obiad w formie bufetu. Obiad musi być tak zorganizowany, aby wszyscy mogli zjeść posiłek w ciągu godziny (wiele strefy do nakładania posiłków, etc.).
b. Kompleksowa przerwa kawowa w hotelu A: powitalna dla maksymalnie 150 osób w godzinach 8:30 – 10:00 oraz jej kontynuacja dla maksymalnie 230 osób w godzinach 11:15 – 11:45 (godziny orientacyjne do uzgodnienia).
c. Kolacja dla maksymalnie 200 osób. Miejsce świadczenia usługi: nad jeziorem Pobondzie (miejscowość Rutka-Tartak, gdzie uczestnicy zakończą zwiedzanie jednego z dofinansowanych projektów). Formuła kolacji – grill na świeżym powietrzu, biesiada przy ognisku z degustacją kuchni regionalnej. Wykonawca musi zapewnić miejsca siedzące dla wszystkich uczestników (ławy) oraz zadaszenie w razie deszczu (namiot restauracyjny). Zamówienie obejmuje także oprawę muzyczną kolacji – występ zespołu regionalnego na żywo w celu poznania kultury Suwalszczyzny i Podlasia (występy także w języku białoruskim), wraz z dostawą nagłośnienia i mikrofonów (występ o długości do 2 h plus przerwy – w minimum 3 blokach po 40 minut). Zespół musi składać się z minimum 3 osób, w tym solista/solistka oraz osoby grające na instrumentach (także ludowych). Zamówienie obejmuje także organizację pokazu pieczenia sękacza na żywym ogniu. Zamówienie obejmuje także transport uczestników autokarami z hoteli, o których mowa w pkt. 1-4 tam i z powrotem. Zamówienie obejmuje także organizację toalet podczas kolacji oraz ustawienie i demontaż podium (podest dla celebrowania wręczania symbolicznych nagród).
8. W dniu 10 lipca 2015:
a. Obiad dla maksymalnie 114 osób w salach restauracyjnych na trasie z Suwałk - w różnych restauracjach w zależności od trasy (obiad dla maksymalnie 4 grup – podane dalej ilości osób w grupach są orientacyjne): do Warszawy (20 osób), Łucka (20 osób), Lwowa (49 osób), Rzeszowa (25 osób). Miejsca postojów na posiłki do uzgodnienia z Zamawiającym. Restauracje muszą posiadać parking dla autokarów oraz system toalet złożony przynajmniej z 2 kabin męskich oraz 2 kabin damskich (dla grup powyżej 20 osób).
Opis posiłków. Przerwy kawowe, obiad oraz kolacja będą serwowane zgodnie z godzinami wskazanymi przez Zamawiającego. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany godzin podawania posiłków w trakcie trwania posiedzenia. O zmianach na bieżąco będzie informował Wykonawcę. Wszystkie posiłki powinny być serwowane wraz z zapewnieniem zastawy ceramicznej (filiżanki, talerzyki), szklanek, sztućców (widelce, noże, widelczyki, łyżeczki, łyżki), a także papierowych serwetek i obrusów na stołach. RAMOWE MENU:
Przerwa kawowa: herbata (do wyboru: czarna, zielona lub owocowa w saszetkach, parzona wrzątkiem, herbata dostępna bez ograniczeń), kawa (rozpuszczalna i parzona wraz z dodatkami - mleko, śmietanka, cukier, kawa dostępna bez ograniczeń), woda mineralna (średnio lub wysoko zmineralizowana, niegazowana i gazowana, podawana w butelkach o pojemności 0,3 – 0,4 l, przynajmniej po 3 butelki na osobę), soki owocowe 100 % w 2 rodzajach smakowych podawane w szklanych butelkach o pojemności od 0,3 do 0,4 l dostępne w ilości przynajmniej po 2 butelki na osobę); owoce sezonowe świeże podane na tacach – 3 rodzaje, w ilości co najmniej 0,5 kg owoców/osobę), kanapki bankietowe z minimum 5 składnikami (wędliny/ryba wędzona typu łosoś/jajko + sery + warzywa + masło), minimum 7 kanapek na osobę na pieczywie ciemnym i jasnym (wielkość kanapki rozmiaru minimum bułki kajzerki); wybór ciast domowych regionalnych – minimum 3 rodzaje (minimum 100 g każdego rodzaju na osobę).
Obiad: 2 zupy do wyboru:, 2 rodzaje dania głównego na ciepło dla każdej osoby, w tym danie mięsne i rybne dla każdej osoby na bazie następującego rodzaju mięsa: wołowina 100 % (stek, bydło z gatunków mięsnych) i jagnięcina 100 %; ryba: typu łosoś, sandacz, sieja oraz jeden rodzaj dania wegetariańskiego); warzywa: mix sałat (w ilości minimum 100 g/osobę), ogórki małosolne i kiszone (co najmniej 3 sztuki na osobę), marynaty (co najmniej 150 g / osobę); 2 dodatki typu: ryż (biały w ilości ok. 160 g/osobę, ziemniaki (w całości lub półksiężyce”). Napoje dostępne podczas obiadu: herbata dostępna bez ograniczeń), kawa czarna (rozpuszczalna i parzona) wraz z dodatkami - mleko, śmietanka, cukier, dostępna bez ograniczeń), soki owocowe w 3 rodzajach smakowych (soki typu 100 % podawane w butelkach o pojemności 0,3-0,4 l, dostępne przynajmniej 0,6 l na osobę), napoje smakowe gazowane w butelkach w ilości 0,5 l na osobę.
Kolacja w hotelu: przystawki zimne składających się z: talerza wędlin (minimum 3 rodzaje, w tym szynka tradycyjna bez konserwantów wędzona drewnem, kiełbasa lub szynka surowa dojrzewająca, wędlina sucha – łącznie minimum 150 g wędlin na osobę), śledź w oleju z cebulką dla każdej osoby łącznie minimum 150 g, talerz serów – minimum 2 rodzaje - (w tym sery regionalne) – łącznie minimum 150 g na osobę, dla każdej osoby, pieczywo – ciemne i jasne - łącznie minimum 150 g na osobę); ciepła przystawka i danie główne - danie mięsne i rybne dla każdej osoby na bazie następującego rodzaju mięsa: do wyboru wołowina 100 % (gulasz wołowy z papryką i grzybami) i mięso z kaczki 100 % (pierś lub noga) oraz ryba: typu łosoś lub pstrąg do wyboru oraz jeden rodzaj dania wegetariańskiego na zamówienie indywidualne; dodatki typu ryż, kasza gryczana (w ilości minimum 200 g/osobę, ziemniaki w całości lub „półksiężyce”); warzywa: ogórki kiszone, surówki, ilości minimum 200 g/osobę, deser (ciasto domowe w ilości minimum 200 g na osobę na 1 kolację). Napoje dostępne podczas kolacji: herbata parzona wrzątkiem bez ograniczeń (czarna lub zielona do wyboru), kawa czarna (rozpuszczalna i parzona, do wyboru typu Latte, Espresso, Cappuccino) wraz z dodatkami - mleko, śmietanka, cukier, kawa dostępna bez ograniczeń), woda mineralna i soki owocowe do wyboru w 3 rodzajach smakowych (soki typu 100 % podawane w butelkach o pojemności 0,3-0,4 l, dostępne przynajmniej 0,6 l na osobę), mix napojów smakowych gazowanych w butelkach w ilości 0,5 l na osobę (smaki typu cola i cytryna, kwas chlebowy).
Kolacja – grill (na świeżym powietrzu)
Przystawki zimne (łącznie minimum 200 g na osobę każdego dania): wędliny regionalne, marynowane grzyby leśne, chleb ze smalcem ze skwarkami, ogórki małosolne, pomidory krojone, sałata.
Dania z grilla: mix dla każdej osoby (minimum 150 g na osobę każdego dania) – karkówka, warzywa grillowane (3 rodzaje), w tym bakłażan, pieczarki, kiełbasa regionalna z grilla, ryby grillowane (pstrąg).
Dodatki: pieczywo ciemne i jasne (na naturalnym zakwasie), żurawina (sos), musztarda, chrzan.
Deser – śliwki w czekoladzie (cukierki opakowane w papierki po 6 sztuk na osobę), orzechy laskowe w czekoladzie, torebki po minimum 100 g na osobę.
Napoje dostępne podczas kolacji: herbata parzona wrzątkiem bez ograniczeń (czarna lub zielona do wyboru), kawa czarna wraz z dodatkami - mleko, śmietanka, cukier, kawa dostępna bez ograniczeń, woda mineralna i soki owocowe do wyboru w 2 rodzajach smakowych (soki typu 100 % podawane w butelkach o pojemności minimum 0,2 l (dostępne w ilości przynajmniej 0,8 l na osobę), mix napojów smakowych gazowanych w butelkach w ilości 0,5 l na osobę (smaki typu cola i cytryna), naturalny kwas chlebowy (minimum 1 l na osobę).
Przysmaki kuchni regionalnej z oznaczeniem dań: zupa rybna z okonia (po minimum 400 ml na osobę), kibiny, kiszka ziemniaczana na ciepło (po minimum 150 g każdego dania na osobę); lokalne ryby wędzone: mix sielawa i sieja - po 3 ryby na osobę - razem 690 ryb (produkt naturalnie wędzony na drewnie liściastym, ryby muszą być świeże - uwędzone w dniu organizacji kolacji),
Dodatkowo przygotowanie i dystrybucja podczas kolacji 250 pamiątkowych pakietów dla uczestników, w pakiecie:
— ser podpuszczkowy dojrzewający Wiżajny (produkt wpisany na Listę Produktów Tradycyjnych, prowadzoną przez Ministerstwo Rolnictwa i Rozwoju Wsi), waga 400 g (+/- 10 g), okrągły, zapakowany w tzw. folię oddychającą i pudełko,
— ciasto sękacz, minimum 350 g (sękacz-miniatura dla każdej osoby), zapakowane w folię, opakowanie zawiązane wstążką,
— słoiczek miodu regionalnego – tzw. Miód z Sejneńszczyzny, chroniony znakiem CHNP (około 120 ml, minimum 200 g), słoiczek zakręcany, z banderolą ze znakiem CHNP, etykieta na słoiczku – informacja o produkcie
Usługi transportowe i zakup biletów przewozowych
Wszystkie pojazdy muszą być czyste z aktualnymi dokumentami potwierdzającymi sprawność techniczną, rocznik pojazdów nie starszy niż 2009; wymagane wyposażenie: fotele lotnicze z pasami, klimatyzacja. Koszty ewentualnego parkowania pojazdu w drodze oraz na miejscu oraz koszty wyżywienia i noclegu kierowców pokrywa Wykonawca. Zamówienie obejmuje obsługę każdego autokaru przez 2 kierowców (jazda bez przerw). Wyjazd w dniu 8 lipca rano plus powrót 10 lipca. Dokładne godziny wyjazdów zostaną określone na drodze kontaktów roboczych.
9. Transport maksymalnie 30 osób autokarem z Brześcia (Białoruś) do wybranego hotelu, o którym mowa w pkt. 1-4.
10. Transport maksymalnie 18 osób mini-busem z Grodna (Białoruś) do wybranego hotelu, o którym mowa w pkt. 1-4.
11. Transport grupy maksymalnie 20 osób z siedziby Zamawiającego (Warszawa, ul. Domaniewska 39 a) do wybranego hotelu, o którym mowa w pkt. 1-4 i z powrotem.
12. Transport materiałów konferencyjnych i promocyjnych (np. ścianki reklamowe, wydruki, materiały reklamowe) z siedziby Zamawiającego do hotelu A. Objętość materiałów – do 6 m3. Zamówienie obejmuje załadunek (w siedzibie Zamawiającego, jest winda) i rozładunek mini-busa oraz transport powrotny materiałów w dniu 10 lipca, które pozostaną po konferencji (ścianka reklamowa, roll-up, etc).
13. Transport maksymalnie 25 osób autokarem z Rzeszowa do wybranego hotelu, o którym mowa w pkt. 1-4 i z powrotem.
14. Transport maksymalnie 40 osób autokarem z Lublina do wybranego hotelu, o którym mowa w pkt. 1-4 i z powrotem.
15. Transport maksymalnie 49 osób autokarem z Lwowa do wybranego hotelu, o którym mowa w pkt. 1-4 i z powrotem.
16. Transport maksymalnie 20 osób autokarem z Łucka do wybranego hotelu, o którym mowa w pkt. 1-4 i z powrotem.
17. Zakup i dostarczenie biletów na samolot na trasie Lwów-Warszawa-Lwów (loty bezpośrednie tam i z powrotem) dla maksymalnie 2 osób. Klasa ekonomiczna, przewoźnik musi należeć do stowarzyszenia IATA. Zamówienie obejmuje także nocleg w Warszawie dla 2 osób – pokoje 1-osobowe, hotel o standardzie 4-gwiazdkowym (Śródmieście lub Ochota, 1 doba). zamówienie opcjonalne.
18. Zakup i dostarczenie biletów na samolot na trasie Mińsk-Warszawa-Mińsk (loty bezpośrednie tam i z powrotem) dla maksymalnie 2 osób. Klasa ekonomiczna, przewoźnik musi należeć do stowarzyszenia IATA. Zamówienie obejmuje także nocleg w Warszawie dla 2 osób – pokoje 1-osobowe, hotel o standardzie 4-gwiazdkowym (Śródmieście lub Ochota, 1 doba). zamówienie opcjonalne.
19. Zakup i dostarczenie biletów na samolot na trasie Kijów-Lwów-Kijów (loty bezpośrednie tam i z powrotem) dla maksymalnie 2 osób. Klasa ekonomiczna. Zamówienie obejmuje także nocleg we Lwowie dla 2 osób – pokoje 1-osobowe, hotel o standardzie 4-gwiazdkowym (1 doba). Zamówienie opcjonalne.
20. Zakup i dostarczenie biletów na samolot na trasie Kijów-Warszawa-Kijów (loty bezpośrednie tam i z powrotem) dla maksymalnie 2 osób. Klasa ekonomiczna. Zamówienie obejmuje także nocleg w Warszawie dla 2 osób – pokoje 1-osobowe, hotel o standardzie 4-gwiazdkowym (Śródmieście lub Ochota, 1 doba). zamówienie opcjonalne.
Produkcja i dostawa materiałów promocyjnych
21. Długopisy 250 sztuk - materiał: metal (kolor czarny) i/lub drewno; wkład: kolor niebieski, wysuwany poprzez przyciśnięcie górnej części korpusu; wymiary: długość minimum 12 cm; grawerowanie/nadruk 2 znaków graficznych.
USŁUGI DRUKOWANIA I POWIĄZANE
24. Kolorowy wydruk prezentacji – 230 kompletów (w tym 3 różne wersje językowe), w komplecie maksymalnie 40 kartek, oprawa zeszytowa lub spirala, papier 90 g, na okładkę 200 g.
25. Przygotowanie identyfikatorów, zamówienie obejmuje: kolorowy, cyfrowy wydruk (w skali CMYK), 230 kartek do identyfikatorów, format około 102 mm x 65 mm (+/- 3 mm), na sztywnym papierze białym, gramatura minimum 160 g; skład graficzny identyfikatorów na podstawie znaków przekazanych przez Zamawiającego; dostawę identyfikatorów odpowiednich wymiarów wraz ze smyczami (kolor smyczy do uzgodnienia z Zamawiającym); montaż kartek w identyfikatorach w dniu poprzedzającym konferencję.
26. Wydruk i oprawa 7 różnych broszur informacyjnych, druk wysokiej jakości, kolor 4x4. zamówienie opcjonalne.
Nakład: po 300 egzemplarzy każdej broszury. Objętość każdej broszury: maksymalnie 52 strony w tym okładka. Grubość okładki: 250 g/m2, papier kredowy mat, uszlachetnienie okładki: folia aksamitna matowa (soft touch) 1/0; lakier UV wybiórczy, środek: papier 170 g/m2, papier kredowy błysk. Oprawa klejona. Format broszur: A4. Wykonawca otrzymuje od Zamawiającego gotowe pliki produkcyjne do przygotowania produkcji. Zamówienie obejmuje także wszelkie prace przygotowawcze związane z uruchomieniem druku (poza składem publikacji). Zamawiający już posiada pliki produkcyjne.
Minimum 3 dni robocze przed drukiem całego nakładu wykonawca dostarczy do zatwierdzenia przez zamawiającego proof - arkusz A3. Zatwierdzenie proof-a jest warunkiem wydruku nakładu. Adres: jak do dostawy wszystkich wydruków broszur i etui. zamówienie opcjonalne.
Zamówienie obejmuje wydruk etui na broszury: 300 sztuk.
Okładka: tektura lita 2-2,5 mm grubości, format: do pudełka muszą zmieścić się broszury formatu A4 (komplet 7 broszur po 1 z każdego rodzaju); grzbiet: 19-37 mm, uszlachetnianie: okleina: kreda mat 150 g (okleina zarówno zewnątrz jak i wewnątrz opakowania) folia aksamitna-matowa (soft touch) 1/0; lakier UV wybiórczy; tłoczenie; nadruk na opakowaniu (zarówno wewnątrz jak i zewnątrz) - 4/4 CMYK; wycięcie na palec.
Poniższy rysunek przedstawia widok od tylnej strony etui.
27. Skład graficzny i druk newslettera, nakład 900 sztuk (po kilka sztuk na każdą instytucję biorąca udział w konferencji). Ilość stron maksymalnie 48 + okładka (4 strony), format A4; sztywna okładka minimum 250 g powlekana lakierem błysk, środek papier offset minimum 120 g matowy, druk kolorowy w skali CMYK; oprawa zeszytowa. Zamówienie obejmuje także: skład publikacji z materiałów przekazanych przez Zamawiającego oraz wykonanie i przekazanie w postaci plików komputerowych minimum 8 projektów graficznych, w tym: projekt okładki, 2 indywidualne mapy, 6 infografik.
Zamówienie obejmuje także zakup zdjęć wg modelu licencji Royalty Free, z bazy zdjęć typu Dreamstime.com (maksymalnie 10 zdjęć rozdzielczości 300 dpi, rozmiar minimum 23 x 15 cm).
Harmonogram prac: przekazanie wszystkich plików przez Zamawiającego w dniu podpisania umowy, dostarczenie gotowych, wydrukowanych publikacji - najpóźniej do dnia 8 lipca 2015 do hotelu A.
28. Druk albumu projektów, nakład 300 egzemplarzy. zamówienie opcjonalne. Objętość maksymalnie 280 stron. Oprawa: twarda szyto-klejona. Format: 250 x 210 mm (układ poziomy). Papier (środek): kreda Sappi Quatro Silk 130 g lub równoważna, uszlachetnienie okładki:
— folia soft touch,
— hot stamping,
— tłoczenie,
— lakier wybiórczy.
Dodatkowo: wstążka (zakładka) z nadrukiem sublimacyjnym. Wyjściowe pliki produkcyjne Zamawiający przekaże w dniu podpisania umowy. Zamówienie obejmuje także ewentualne wprowadzanie korekt do pliku produkcyjnego (zmiany w tekście, podmiana zdjęć). Harmonogram prac: przekazanie wszystkich plików przez Zamawiającego w dniu podpisania umowy, dostarczenie gotowych, wydrukowanych publikacji - najpóźniej do dnia 8 lipca 2015 do hotelu A.
29. Skład graficzny i kolorowy druk 30 plakatów (zdjęć z podpisem i logotypami w stopce) w formacie B2 (+/- 10 mm) na sztywnej piance. Dostawa do hotelu A w dniu 8 lipca 2015. Przekazanie materiałów przez Zamawiającego do składu w dniu podpisania umowy.
Usługi tłumaczeniowe
30. Wynajem sprzętu do tłumaczenia symultanicznego w dniu 9 lipca w godzinach 9:00 – 14:00 w hotelu A (sala konferencyjna)). Zamówienie obejmuje:
— dźwiękoszczelne kabiny do tłumaczena w konfiguracji język polski-rosyjski-ukraiński;
— maksymalnie 230 słuchawek z odbiornikami (wraz z dystrybucją)
— nagłośnienie
— 4 mikrofony bezprzewodowe, w tym dwa przypinane do klapy marynarki
— funkcja nagrywania przebiegu spotkania
Montaż sprzętu i kabin musi nastąpić w dniu 8 lipca 2015.
31. Obsługa tłumaczenia symultanicznego
— Tematyka tłumaczeń dotyczy funduszy UE, zagadnień finansowych, gospodarczych, międzynarodowych, prawnych, samorządowych.
— Wynajem zespołu tłumaczy do obsługi tłumaczenia w konfiguracji: język polski, rosyjski, ukraiński.
32. Obsługa tłumaczenia pisemnego
— Tłumaczenie tekstów z języka polskiego na ukraiński (maksymalnie 40 stron rozliczeniowych – 1600 znaków ze spacjami na stronę).
— Tłumaczenie pisemne tekstów z języka polskiego na rosyjski (maksymalnie 40 stron rozliczeniowych – 1600 znaków ze spacjami na stronę).
— Tłumaczenie pisemne tekstów z języka polskiego na angielski (maksymalnie 40 stron rozliczeniowych – 1600 znaków ze spacjami na stronę).
Wykonawca musi wyznaczyć do realizacji zamówienia tłumaczy posiadających wykształcenie wyższe filologiczne lub będących absolwentami uczelni kształtujących tłumaczy oraz posiadających co najmniej roczne doświadczenie zawodowe w realizacji tłumaczeń stanowiących przedmiot zamówienia. Zamawiający zastrzega sobie prawo sprawdzenia kwalifikacji tłumaczy uczestniczących w realizacji zamówienia. W zależności od bieżących potrzeb Zamawiającego – poszczególne ilości stron w różnych językach można łączyć/zamieniać w ramach dostępnego budżetu na tłumaczenia pisemne.
Wykonawca powinien każdorazowo konsultować z Zamawiającym wątpliwości dotyczące nazewnictwa.
Usługi fotograficzne
33. Jeden fotograf (osoba, które zajmują się fotografią profesjonalnie), praca w dniu 9 lipca podczas konferencji i później w ramach zwiedzania projektów (Przebród, Baśniowy Szlak, mecz piłki nożnej) w tym: wykonanie zdjęć reportażowych, zdjęcia grupowego, dostarczenie 5 wybranych przez Zamawiającego zdjęć reportażowych w postaci cyfrowej w dniu konferencji do godziny 14:00; dostarczenie Zamawiającemu wszystkich pozostałych zdjęć w postaci cyfrowej w ciągu następnych 5 dni roboczych. Wykonawca przekazuje także Zamawiającemu wszelkie prawa majątkowe i autorskie do korzystania ze wszystkich zdjęć na wszelkich możliwych polach eksploatacji. Zamówienie obejmuje także dostawę urządzeń naświetlających (przenośne studio fotograficzne) oraz wydruk zdjęcia grupowego (20 egzemplarzy format 21 x 30 cm).
Usługi w zakresie promocji
34. Organizacja towarzyskiego meczu piłki nożnej 9 lipca od godziny około 14:30 (2 x 30 minut) w Przebrodzie z udziałem maksymalnie 30 osób (hala lub boisko w zależności od pogody – obiekty dofinansowane przez UE w ramach programu). Wykonawca musi zapewnić:
— Stroje piłkarskie dla obu drużyn (mecz Północ – Południe, tj. Podlasie i Mazowsze z Białorusią przeciwko Lubelszczyzna i Podkarpacie z Ukrainą), tj. nowe koszulki, spodenki, getry, 2 komplety bramkarskie, tj. bluza, getry, rękawice, spodenki (rozmiary niestandardowe zostaną podane najpóźniej 3 lipca);
— Sędziego z gwizdkiem i w stroju sędziowskim;
— Koordynatorów/opiekunów obu drużyn (ustalenie finalnego składu, sygnalizowanie zmian);
— Wodę mineralną, kubki jednorazowe;
— Ręczniki papierowe;
— Sprzątanie obiektu po meczu;
— 2 symboliczne puchary z dedykacją (grawerowanie wg instrukcji Zamawiającego);
— Przewóz mini-busem maksymalnie 20 osób na trasie Przebród – szpital Suwałki i dalej Nowa Wieś oraz Rutka-Tartak. ZAMÓWIENIE OPCJONALNE (w zależności ile osób zostanie na meczu i jaki wybierze projekt do zwiedzania);
36. Montaż filmu promocyjnego na bazie maksymalnie 160 zdjęć przekazanych przez Zamawiającego (multimedialny pokaz slajdów). Zamówienie obejmuje:
— dodawanie podpisów do każdego zdjęcia,
— dodanie ścieżki dźwiękowej (8 utworów muzycznych do wyboru dla Zamawiającego, pokaz składał się będzie maksymalnie z 6 części),
— przekazanie praw autorskich do filmu (i licencji do korzystania z utworów muzycznych)
— poprawianie cyfrowe zdjęć w razie konieczności
— przygotowanie docelowego pliku z filmem w 2 różnych formatach, w tym jeden w wysokiej rozdzielczości. .
Proszę podać opis takich opcji: Opis przedmiotu zamówienia
Przedmiotem zamówienia jest dostarczenie wybranych usług w ramach organizacji konferencji dla Programu Współpracy Transgranicznej Polska-Białoruś-Ukraina 2007–2013 (dalej Programu) w dniach 8-10 lipca 2015 w Suwałkach. Z przyczyn niezależnych od Zamawiającego termin może ulec zmianie. Nowy termin zostanie ustalony za porozumieniem Stron (w zależności od dostępności miejsc). Ostateczne potwierdzenie ilości osób i innych danych mówiących o ostatecznej wielkości zamówienia nastąpi w dniu 3 lipca 2015 do godziny 14:00 (z wyprzedzeniem 3 dni roboczych w przypadku przesunięcia terminu).
Usługi hotelarskie
1. Wynajem 55 pokoi dla grupy A – dla 86 osób w jednym hotelu (hotel A) w Suwałkach na 2 doby 8-10 lipca 2015 - tylko hotele oddalone o maksymalnie 2 km od dworca kolejowego w Suwałkach, obiekt hotelarski o standardzie minimum 3 gwiazdek (wg kategoryzacji opisanej w art.38 ustawy o usługach turystycznych), w tym
— maksymalnie 31 pokoi 2-osobowych (nocleg 2 osób na oddzielnych łóżkach),
— maksymalnie 22 pokoje 1-osobowe (w tym 12 pokoi z możliwością wykwaterowania do godziny 14:00 w dniu 10 lipca i w tym mogą być pokoje 2-osobowe do pojedynczego wykorzystania).
— 2 pokoje typu studio, złożone z sypialni i pokoju dziennego wyposażonego w biurko z możliwością wykwaterowania do godziny 14:00 w dniu 10 lipca).
Zakwaterowanie wszystkich osób wraz ze świadczeniem usługi gastronomicznej w postaci śniadania i dostępem do bezprzewodowego Internetu (Wi-Fi).
2. Wynajem maksymalnie 27 pokoi na 2 doby 8-10 lipca dla grupy B w jednym hotelu (hotel B) dla maksymalnie 47 osób (7 pokoi 1-osobowych oraz maksymalnie 20 pokoi minimum 2-osobowych z dwoma oddzielnymi łóżkami) – tylko hotele położone nad jeziorem, oddalone od granic Suwałk o maksymalnie 20 km, obiekt hotelarski o standardzie minimum 3 gwiazdek (wg kategoryzacji opisanej w art.38 ustawy o usługach turystycznych). Zakwaterowanie wraz ze świadczeniem usługi gastronomicznej w postaci śniadania i dostępem do bezprzewodowego Internetu (Wi-Fi). Zamówienie obejmuje także transfer autokarem dla grupy maksymalnie 47 osób pomiędzy hotelem B i hotelem A (miejsce konferencji) – przejazd rano w dniu 9 lipca, powrót około 13:00.
3. Wynajem maksymalnie 30 miejsc parkingowych (łącznie w hotelu A i B) na 2 doby 8-10 lipca 2015.
4. Wynajem maksymalnie 23 pokoi 2-osobowych oraz 4 pokoje 1-osobowe na 2 doby 8-10 lipca dla grupy C w jednym lub w dwóch hotelach (hotel(e) C) dla maksymalnie 50 osób – tylko hotele (obiekty hotelarskie) w Suwałkach lub oddalone od granic Suwałk o maksymalnie 30 km, o standardzie porównywalnym ze standardem minimum 3 gwiazdek (wg kategoryzacji opisanej w art.38 ustawy o usługach turystycznych). Zakwaterowanie wraz ze świadczeniem usługi gastronomicznej w postaci śniadania. Zamówienie obejmuje także transfer autokarami dla grupy maksymalnie 66 osób pomiędzy hotelem(ami) C i hotelem A (miejscem konferencji) – przejazd rano w dniu 9 lipca, powrót około 13:00. ZAMÓWIENIE OPCJONALNE
5. Wynajem sali konferencyjnej w hotelu A, pojemność sali: 250 osób w układzie kinowym plus miejsce na 2 kabiny tłumaczy plus miejsce na podest dla prelegentów do zorganizowania panelu dyskusyjnego (6 osób siedzących na fotelach na podwyższeniu), plus mównica, plus ścianka reklamowa Zamawiającego (długość 3 m). Wyposażenie sali: podest na 6 foteli/osób, 6 foteli, mównica, ekran główny i boczny, projektor multimedialny, klimatyzacja. Wynajem w dniach: 8 lipca (od godziny 14:00), 9 lipca (do godz. 14:00). Zamówienie obejmuje także obsługę techniczną – sterowanie światłem i klimatyzacją, obsługa prezentacji i dźwięku (obsługa non-stop w dniu 9 lipca w godzinach 8:30 – 13:00). Zamówienie obejmuje także konfekcjonowanie materiałów promocyjnych w dniu 8 lipca (wykonanie 200 pakietów materiałów, praca dla 2 osób przez maksymalnie 3 h). Zamówienie obejmuje także wynajem 30 sztalug i ustawienie ich w obrębie sali (na sztalugach wydrukowane zdjęcia – plakaty na piankach – więcej w dziale Usługi drukowania).
Usługi gastronomiczne
Wykonawca musi przedstawić każdorazowo menu na każdy dzień do akceptacji przez Zamawiającego (na bazie ramowego menu podanego w OPZ):
6. W dniu 8 lipca 2015:
a. Obiad dla maksymalnie 114 osób w salach restauracyjnych na trasie do Suwałk - w różnych restauracjach w zależności od trasy (obiad dla maksymalnie 4 grup – podane dalej ilości osób w grupach są orientacyjne): z Warszawy (20 osób), Łucka (20 osób), Lwowa (49 osób), Rzeszowa (25 osób). Miejsca postojów na posiłki do uzgodnienia z Zamawiającym. Restauracje muszą posiadać parking dla autokarów oraz system toalet złożony przynajmniej z 2 kabin męskich oraz 2 kabin damskich (dla grup powyżej 20 osób).
b. Kolacja w oddzielnej sali restauracyjnej lub na wyraźnie wydzielonej powierzchni takiej sali dla maksymalnie 86 osób w hotelu A oraz dla maksymalnie 47 osób w hotelu B
c. Kolacja w oddzielnej sali restauracyjnej lub na wyraźnie wydzielonej powierzchni takiej sali dla maksymalnie 50 osób w hotelu(ach) C. ZAMÓWIENIE OPCJONALNE
7. W dniu 9 lipca 2015:
a. Obiad dla maksymalnie 230 osób w sali restauracyjnej w hotelu A, w tym dla 20 osób oddzielny, wspólny stół z serwowaniem posiłków przez kelnerów (na wydzielonej, odseparowanej części sali lub w oddzielnej, drugiej sali), na stole menu dla każdej osoby. Dla pozostałych 210 osób: obiad w formie bufetu. Obiad musi być tak zorganizowany, aby wszyscy mogli zjeść posiłek w ciągu godziny (wiele strefy do nakładania posiłków, etc.).
b. Kompleksowa przerwa kawowa w hotelu A: powitalna dla maksymalnie 150 osób w godzinach 8:30 – 10:00 oraz jej kontynuacja dla maksymalnie 230 osób w godzinach 11:15 – 11:45 (godziny orientacyjne do uzgodnienia).
c. Kolacja dla maksymalnie 200 osób. Miejsce świadczenia usługi: nad jeziorem Pobondzie (miejscowość Rutka-Tartak, gdzie uczestnicy zakończą zwiedzanie jednego z dofinansowanych projektów). Formuła kolacji – grill na świeżym powietrzu, biesiada przy ognisku z degustacją kuchni regionalnej. Wykonawca musi zapewnić miejsca siedzące dla wszystkich uczestników (ławy) oraz zadaszenie w razie deszczu (namiot restauracyjny). Zamówienie obejmuje także oprawę muzyczną kolacji – występ zespołu regionalnego na żywo w celu poznania kultury Suwalszczyzny i Podlasia (występy także w języku białoruskim), wraz z dostawą nagłośnienia i mikrofonów (występ o długości do 2 h plus przerwy – w minimum 3 blokach po 40 minut). Zespół musi składać się z minimum 3 osób, w tym solista/solistka oraz osoby grające na instrumentach (także ludowych). Zamówienie obejmuje także organizację pokazu pieczenia sękacza na żywym ogniu. Zamówienie obejmuje także transport uczestników autokarami z hoteli, o których mowa w pkt. 1-4 tam i z powrotem. Zamówienie obejmuje także organizację toalet podczas kolacji oraz ustawienie i demontaż podium (podest dla celebrowania wręczania symbolicznych nagród).
8. W dniu 10 lipca 2015:
a. Obiad dla maksymalnie 114 osób w salach restauracyjnych na trasie z Suwałk - w różnych restauracjach w zależności od trasy (obiad dla maksymalnie 4 grup – podane dalej ilości osób w grupach są orientacyjne): do Warszawy (20 osób), Łucka (20 osób), Lwowa (49 osób), Rzeszowa (25 osób). Miejsca postojów na posiłki do uzgodnienia z Zamawiającym. Restauracje muszą posiadać parking dla autokarów oraz system toalet złożony przynajmniej z 2 kabin męskich oraz 2 kabin damskich (dla grup powyżej 20 osób).
Opis posiłków. Przerwy kawowe, obiad oraz kolacja będą serwowane zgodnie z godzinami wskazanymi przez Zamawiającego. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany godzin podawania posiłków w trakcie trwania posiedzenia. O zmianach na bieżąco będzie informował Wykonawcę. Wszystkie posiłki powinny być serwowane wraz z zapewnieniem zastawy ceramicznej (filiżanki, talerzyki), szklanek, sztućców (widelce, noże, widelczyki, łyżeczki, łyżki), a także papierowych serwetek i obrusów na stołach. RAMOWE MENU:
Przerwa kawowa: herbata (do wyboru: czarna, zielona lub owocowa w saszetkach, parzona wrzątkiem, herbata dostępna bez ograniczeń), kawa (rozpuszczalna i parzona wraz z dodatkami - mleko, śmietanka, cukier, kawa dostępna bez ograniczeń), woda mineralna (średnio lub wysoko zmineralizowana, niegazowana i gazowana, podawana w butelkach o pojemności 0,3 – 0,4 l, przynajmniej po 3 butelki na osobę), soki owocowe 100 % w 2 rodzajach smakowych podawane w szklanych butelkach o pojemności od 0,3 do 0,4 l dostępne w ilości przynajmniej po 2 butelki na osobę); owoce sezonowe świeże podane na tacach – 3 rodzaje, w ilości co najmniej 0,5 kg owoców/osobę), kanapki bankietowe z minimum 5 składnikami (wędliny/ryba wędzona typu łosoś/jajko + sery + warzywa + masło), minimum 7 kanapek na osobę na pieczywie ciemnym i jasnym (wielkość kanapki rozmiaru minimum bułki kajzerki); wybór ciast domowych regionalnych – minimum 3 rodzaje (minimum 100 g każdego rodzaju na osobę).
Obiad: 2 zupy do wyboru:, 2 rodzaje dania głównego na ciepło dla każdej osoby, w tym danie mięsne i rybne dla każdej osoby na bazie następującego rodzaju mięsa: wołowina 100 % (stek, bydło z gatunków mięsnych) i jagnięcina 100 %; ryba: typu łosoś, sandacz, sieja oraz jeden rodzaj dania wegetariańskiego); warzywa: mix sałat (w ilości minimum 100 g/osobę), ogórki małosolne i kiszone (co najmniej 3 sztuki na osobę), marynaty (co najmniej 150 g / osobę); 2 dodatki typu: ryż (biały w ilości ok. 160 g/osobę, ziemniaki (w całości lub półksiężyce”). Napoje dostępne podczas obiadu: herbata dostępna bez ograniczeń), kawa czarna (rozpuszczalna i parzona) wraz z dodatkami - mleko, śmietanka, cukier, dostępna bez ograniczeń), soki owocowe w 3 rodzajach smakowych (soki typu 100 % podawane w butelkach o pojemności 0,3-0,4 l, dostępne przynajmniej 0,6 l na osobę), napoje smakowe gazowane w butelkach w ilości 0,5 l na osobę.
Kolacja w hotelu: przystawki zimne składających się z: talerza wędlin (minimum 3 rodzaje, w tym szynka tradycyjna bez konserwantów wędzona drewnem, kiełbasa lub szynka surowa dojrzewająca, wędlina sucha – łącznie minimum 150 g wędlin na osobę), śledź w oleju z cebulką dla każdej osoby łącznie minimum 150 g, talerz serów – minimum 2 rodzaje - (w tym sery regionalne) – łącznie minimum 150 g na osobę, dla każdej osoby, pieczywo – ciemne i jasne - łącznie minimum 150 g na osobę); ciepła przystawka i danie główne - danie mięsne i rybne dla każdej osoby na bazie następującego rodzaju mięsa: do wyboru wołowina 100 % (gulasz wołowy z papryką i grzybami) i mięso z kaczki 100 % (pierś lub noga) oraz ryba: typu łosoś lub pstrąg do wyboru oraz jeden rodzaj dania wegetariańskiego na zamówienie indywidualne; dodatki typu ryż, kasza gryczana (w ilości minimum 200 g/osobę, ziemniaki w całości lub „półksiężyce”); warzywa: ogórki kiszone, surówki, ilości minimum 200 g/osobę, deser (ciasto domowe w ilości minimum 200 g na osobę na 1 kolację). Napoje dostępne podczas kolacji: herbata parzona wrzątkiem bez ograniczeń (czarna lub zielona do wyboru), kawa czarna (rozpuszczalna i parzona, do wyboru typu Latte, Espresso, Cappuccino) wraz z dodatkami - mleko, śmietanka, cukier, kawa dostępna bez ograniczeń), woda mineralna i soki owocowe do wyboru w 3 rodzajach smakowych (soki typu 100 % podawane w butelkach o pojemności 0,3-0,4 l, dostępne przynajmniej 0,6 l na osobę), mix napojów smakowych gazowanych w butelkach w ilości 0,5 l na osobę (smaki typu cola i cytryna, kwas chlebowy).
Kolacja – grill (na świeżym powietrzu)
Przystawki zimne (łącznie minimum 200 g na osobę każdego dania): wędliny regionalne, marynowane grzyby leśne, chleb ze smalcem ze skwarkami, ogórki małosolne, pomidory krojone, sałata.
Dania z grilla: mix dla każdej osoby (minimum 150 g na osobę każdego dania) – karkówka, warzywa grillowane (3 rodzaje), w tym bakłażan, pieczarki, kiełbasa regionalna z grilla, ryby grillowane (pstrąg).
Dodatki: pieczywo ciemne i jasne (na naturalnym zakwasie), żurawina (sos), musztarda, chrzan.
Deser – śliwki w czekoladzie (cukierki opakowane w papierki po 6 sztuk na osobę), orzechy laskowe w czekoladzie, torebki po minimum 100 g na osobę.
Napoje dostępne podczas kolacji: herbata parzona wrzątkiem bez ograniczeń (czarna lub zielona do wyboru), kawa czarna wraz z dodatkami - mleko, śmietanka, cukier, kawa dostępna bez ograniczeń, woda mineralna i soki owocowe do wyboru w 2 rodzajach smakowych (soki typu 100 % podawane w butelkach o pojemności minimum 0,2 l (dostępne w ilości przynajmniej 0,8 l na osobę), mix napojów smakowych gazowanych w butelkach w ilości 0,5 l na osobę (smaki typu cola i cytryna), naturalny kwas chlebowy (minimum 1 l na osobę).
Przysmaki kuchni regionalnej z oznaczeniem dań: zupa rybna z okonia (po minimum 400 ml na osobę), kibiny, kiszka ziemniaczana na ciepło (po minimum 150 g każdego dania na osobę); lokalne ryby wędzone: mix sielawa i sieja - po 3 ryby na osobę - razem 690 ryb (produkt naturalnie wędzony na drewnie liściastym, ryby muszą być świeże - uwędzone w dniu organizacji kolacji),
Dodatkowo przygotowanie i dystrybucja podczas kolacji 250 pamiątkowych pakietów dla uczestników, w pakiecie:
— ser podpuszczkowy dojrzewający Wiżajny (produkt wpisany na Listę Produktów Tradycyjnych, prowadzoną przez Ministerstwo Rolnictwa i Rozwoju Wsi), waga 400 g (+/- 10 g), okrągły, zapakowany w tzw. folię oddychającą i pudełko,
— ciasto sękacz, minimum 350 g (sękacz-miniatura dla każdej osoby), zapakowane w folię, opakowanie zawiązane wstążką,
— słoiczek miodu regionalnego – tzw. Miód z Sejneńszczyzny, chroniony znakiem CHNP (około 120 ml, minimum 200 g), słoiczek zakręcany, z banderolą ze znakiem CHNP, etykieta na słoiczku – informacja o produkcie
— figurka skrzata, materiał: szyszka sosnowa, drewno, filc; wysokość ok. 10 cm, rożne wzory i kolory (mix); wykonany ręcznie (np. podany jak na stronie http://handmade.sklep.pl/motywy-bajkowe/454-skrzat-z-szyszki.html lub podobne).
Komplet (ser, sękacz i miód) zapakowane dodatkowo w pamiątkowy worek płócienny (jutowy lub lniany lub podobne) - dostarcza Wykonawca. Zamówienie obejmuje także nadruk na workach – białą farbą, 4 znaków graficznych Zamawiającego. Każdy worek zawiązany wstążką z lnu, juty lub podobne; figurka skrzata przymocowana do górnej części worka.Usługi transportowe i zakup biletów przewozowych
Wszystkie pojazdy muszą być czyste z aktualnymi dokumentami potwierdzającymi sprawność techniczną, rocznik pojazdów nie starszy niż 2009; wymagane wyposażenie: fotele lotnicze z pasami, klimatyzacja. Koszty ewentualnego parkowania pojazdu w drodze oraz na miejscu oraz koszty wyżywienia i noclegu kierowców pokrywa Wykonawca. Zamówienie obejmuje obsługę każdego autokaru przez 2 kierowców (jazda bez przerw). Wyjazd w dniu 8 lipca rano plus powrót 10 lipca. Dokładne godziny wyjazdów zostaną określone na drodze kontaktów roboczych.
9. Transport maksymalnie 30 osób autokarem z Brześcia (Białoruś) do wybranego hotelu, o którym mowa w pkt. 1-4.
10. Transport maksymalnie 18 osób mini-busem z Grodna (Białoruś) do wybranego hotelu, o którym mowa w pkt. 1-4.
11. Transport grupy maksymalnie 20 osób z siedziby Zamawiającego (Warszawa, ul. Domaniewska 39 a) do wybranego hotelu, o którym mowa w pkt. 1-4 i z powrotem.
12. Transport materiałów konferencyjnych i promocyjnych (np. ścianki reklamowe, wydruki, materiały reklamowe) z siedziby Zamawiającego do hotelu A. Objętość materiałów – do 6 m3. Zamówienie obejmuje załadunek (w siedzibie Zamawiającego, jest winda) i rozładunek mini-busa oraz transport powrotny materiałów w dniu 10 lipca, które pozostaną po konferencji (ścianka reklamowa, roll-up, etc).
13. Transport maksymalnie 25 osób autokarem z Rzeszowa do wybranego hotelu, o którym mowa w pkt. 1-4 i z powrotem.
14. Transport maksymalnie 40 osób autokarem z Lublina do wybranego hotelu, o którym mowa w pkt. 1-4 i z powrotem.
15. Transport maksymalnie 49 osób autokarem z Lwowa do wybranego hotelu, o którym mowa w pkt. 1-4 i z powrotem.
16. Transport maksymalnie 20 osób autokarem z Łucka do wybranego hotelu, o którym mowa w pkt. 1-4 i z powrotem.
17. Zakup i dostarczenie biletów na samolot na trasie Lwów-Warszawa-Lwów (loty bezpośrednie tam i z powrotem) dla maksymalnie 2 osób. Klasa ekonomiczna, przewoźnik musi należeć do stowarzyszenia IATA. Zamówienie obejmuje także nocleg w Warszawie dla 2 osób – pokoje 1-osobowe, hotel o standardzie 4-gwiazdkowym (Śródmieście lub Ochota, 1 doba). zamówienie opcjonalne.
18. Zakup i dostarczenie biletów na samolot na trasie Mińsk-Warszawa-Mińsk (loty bezpośrednie tam i z powrotem) dla maksymalnie 2 osób. Klasa ekonomiczna, przewoźnik musi należeć do stowarzyszenia IATA. Zamówienie obejmuje także nocleg w Warszawie dla 2 osób – pokoje 1-osobowe, hotel o standardzie 4-gwiazdkowym (Śródmieście lub Ochota, 1 doba). zamówienie opcjonalne.
19. Zakup i dostarczenie biletów na samolot na trasie Kijów-Lwów-Kijów (loty bezpośrednie tam i z powrotem) dla maksymalnie 2 osób. Klasa ekonomiczna. Zamówienie obejmuje także nocleg we Lwowie dla 2 osób – pokoje 1-osobowe, hotel o standardzie 4-gwiazdkowym (1 doba). Zamówienie opcjonalne.
20. Zakup i dostarczenie biletów na samolot na trasie Kijów-Warszawa-Kijów (loty bezpośrednie tam i z powrotem) dla maksymalnie 2 osób. Klasa ekonomiczna. Zamówienie obejmuje także nocleg w Warszawie dla 2 osób – pokoje 1-osobowe, hotel o standardzie 4-gwiazdkowym (Śródmieście lub Ochota, 1 doba). zamówienie opcjonalne.
Produkcja i dostawa materiałów promocyjnych
21. Długopisy 250 sztuk - materiał: metal (kolor czarny) i/lub drewno; wkład: kolor niebieski, wysuwany poprzez przyciśnięcie górnej części korpusu; wymiary: długość minimum 12 cm; grawerowanie/nadruk 2 znaków graficznych.
22. Białe koszulki T-shirt, 250 sztuk, zamówienie obejmuje także kolorowy nadruk indywidualnych wzorów graficznych metodą sitodruku – nadruk na obu rękawkach, nadruk na piersi oraz na plecach (produkcja wraz z przygotowaniem projektu graficznego). Rozmiary męskie: 30 koszulek XL, 40 koszulek L, 50 koszulek M, 10 koszulek S. Rozmiary damskie (fason profilowany damski): 20 rozmiar XL, 40 rozmiar L, 40 rozmiar M, 20 rozmiar S. Materiał 100 % bawełna (lub do 5 % domieszka innych materiałów), gramatura minimum 180 g/m2.
23. Składana lub zwijana mata do ćwiczeń 250 sztuk, amortyzująca, dwustronna, antypoślizgowa, rozmiar minimum 180 x 60 cm, opakowanie: torba foliowa z rączkami lub mata zwijana i zawiązywana trokami, materiał: PVC + gąbka (lub podobne). Wykonawca musi przedstawić Zamawiającemu przynajmniej 3 modele do wyboru. Zamówienie obejmuje także nadruk znaków graficznych, w tym napis złożony z maksymalnie 8 słów, logotyp programu, flaga UE (nadruk monochromatyczny, trwały, biała farba).USŁUGI DRUKOWANIA I POWIĄZANE
24. Kolorowy wydruk prezentacji – 230 kompletów (w tym 3 różne wersje językowe), w komplecie maksymalnie 40 kartek, oprawa zeszytowa lub spirala, papier 90 g, na okładkę 200 g.
25. Przygotowanie identyfikatorów, zamówienie obejmuje: kolorowy, cyfrowy wydruk (w skali CMYK), 230 kartek do identyfikatorów, format około 102 mm x 65 mm (+/- 3 mm), na sztywnym papierze białym, gramatura minimum 160 g; skład graficzny identyfikatorów na podstawie znaków przekazanych przez Zamawiającego; dostawę identyfikatorów odpowiednich wymiarów wraz ze smyczami (kolor smyczy do uzgodnienia z Zamawiającym); montaż kartek w identyfikatorach w dniu poprzedzającym konferencję.
26. Wydruk i oprawa 7 różnych broszur informacyjnych, druk wysokiej jakości, kolor 4x4. zamówienie opcjonalne.
Nakład: po 300 egzemplarzy każdej broszury. Objętość każdej broszury: maksymalnie 52 strony w tym okładka. Grubość okładki: 250 g/m2, papier kredowy mat, uszlachetnienie okładki: folia aksamitna matowa (soft touch) 1/0; lakier UV wybiórczy, środek: papier 170 g/m2, papier kredowy błysk. Oprawa klejona. Format broszur: A4. Wykonawca otrzymuje od Zamawiającego gotowe pliki produkcyjne do przygotowania produkcji. Zamówienie obejmuje także wszelkie prace przygotowawcze związane z uruchomieniem druku (poza składem publikacji). Zamawiający już posiada pliki produkcyjne.
Minimum 3 dni robocze przed drukiem całego nakładu wykonawca dostarczy do zatwierdzenia przez zamawiającego proof - arkusz A3. Zatwierdzenie proof-a jest warunkiem wydruku nakładu. Adres: jak do dostawy wszystkich wydruków broszur i etui. zamówienie opcjonalne.
Zamówienie obejmuje wydruk etui na broszury: 300 sztuk.
Okładka: tektura lita 2-2,5 mm grubości, format: do pudełka muszą zmieścić się broszury formatu A4 (komplet 7 broszur po 1 z każdego rodzaju); grzbiet: 19-37 mm, uszlachetnianie: okleina: kreda mat 150 g (okleina zarówno zewnątrz jak i wewnątrz opakowania) folia aksamitna-matowa (soft touch) 1/0; lakier UV wybiórczy; tłoczenie; nadruk na opakowaniu (zarówno wewnątrz jak i zewnątrz) - 4/4 CMYK; wycięcie na palec.
Poniższy rysunek przedstawia widok od tylnej strony etui.
27. Skład graficzny i druk newslettera, nakład 900 sztuk (po kilka sztuk na każdą instytucję biorąca udział w konferencji). Ilość stron maksymalnie 48 + okładka (4 strony), format A4; sztywna okładka minimum 250 g powlekana lakierem błysk, środek papier offset minimum 120 g matowy, druk kolorowy w skali CMYK; oprawa zeszytowa. Zamówienie obejmuje także: skład publikacji z materiałów przekazanych przez Zamawiającego oraz wykonanie i przekazanie w postaci plików komputerowych minimum 8 projektów graficznych, w tym: projekt okładki, 2 indywidualne mapy, 6 infografik.
Zamówienie obejmuje także zakup zdjęć wg modelu licencji Royalty Free, z bazy zdjęć typu Dreamstime.com (maksymalnie 10 zdjęć rozdzielczości 300 dpi, rozmiar minimum 23 x 15 cm).
Harmonogram prac: przekazanie wszystkich plików przez Zamawiającego w dniu podpisania umowy, dostarczenie gotowych, wydrukowanych publikacji - najpóźniej do dnia 8 lipca 2015 do hotelu A.
28. Druk albumu projektów, nakład 300 egzemplarzy. zamówienie opcjonalne. Objętość maksymalnie 280 stron. Oprawa: twarda szyto-klejona. Format: 250 x 210 mm (układ poziomy). Papier (środek): kreda Sappi Quatro Silk 130 g lub równoważna, uszlachetnienie okładki:
— folia soft touch,
— hot stamping,
— tłoczenie,
— lakier wybiórczy.
Dodatkowo: wstążka (zakładka) z nadrukiem sublimacyjnym. Wyjściowe pliki produkcyjne Zamawiający przekaże w dniu podpisania umowy. Zamówienie obejmuje także ewentualne wprowadzanie korekt do pliku produkcyjnego (zmiany w tekście, podmiana zdjęć). Harmonogram prac: przekazanie wszystkich plików przez Zamawiającego w dniu podpisania umowy, dostarczenie gotowych, wydrukowanych publikacji - najpóźniej do dnia 8 lipca 2015 do hotelu A.
29. Skład graficzny i kolorowy druk 30 plakatów (zdjęć z podpisem i logotypami w stopce) w formacie B2 (+/- 10 mm) na sztywnej piance. Dostawa do hotelu A w dniu 8 lipca 2015. Przekazanie materiałów przez Zamawiającego do składu w dniu podpisania umowy.
Usługi tłumaczeniowe
30. Wynajem sprzętu do tłumaczenia symultanicznego w dniu 9 lipca w godzinach 9:00 – 14:00 w hotelu A (sala konferencyjna)). Zamówienie obejmuje:
— dźwiękoszczelne kabiny do tłumaczena w konfiguracji język polski-rosyjski-ukraiński;
— maksymalnie 230 słuchawek z odbiornikami (wraz z dystrybucją)
— nagłośnienie
— 4 mikrofony bezprzewodowe, w tym dwa przypinane do klapy marynarki
— funkcja nagrywania przebiegu spotkania
Montaż sprzętu i kabin musi nastąpić w dniu 8 lipca 2015.
31. Obsługa tłumaczenia symultanicznego
— Tematyka tłumaczeń dotyczy funduszy UE, zagadnień finansowych, gospodarczych, międzynarodowych, prawnych, samorządowych.
— Wynajem zespołu tłumaczy do obsługi tłumaczenia w konfiguracji: język polski, rosyjski, ukraiński.
32. Obsługa tłumaczenia pisemnego
— Tłumaczenie tekstów z języka polskiego na ukraiński (maksymalnie 40 stron rozliczeniowych – 1600 znaków ze spacjami na stronę).
— Tłumaczenie pisemne tekstów z języka polskiego na rosyjski (maksymalnie 40 stron rozliczeniowych – 1600 znaków ze spacjami na stronę).
— Tłumaczenie pisemne tekstów z języka polskiego na angielski (maksymalnie 40 stron rozliczeniowych – 1600 znaków ze spacjami na stronę).
Wykonawca musi wyznaczyć do realizacji zamówienia tłumaczy posiadających wykształcenie wyższe filologiczne lub będących absolwentami uczelni kształtujących tłumaczy oraz posiadających co najmniej roczne doświadczenie zawodowe w realizacji tłumaczeń stanowiących przedmiot zamówienia. Zamawiający zastrzega sobie prawo sprawdzenia kwalifikacji tłumaczy uczestniczących w realizacji zamówienia. W zależności od bieżących potrzeb Zamawiającego – poszczególne ilości stron w różnych językach można łączyć/zamieniać w ramach dostępnego budżetu na tłumaczenia pisemne.
Wykonawca powinien każdorazowo konsultować z Zamawiającym wątpliwości dotyczące nazewnictwa.
Usługi fotograficzne
33. Jeden fotograf (osoba, które zajmują się fotografią profesjonalnie), praca w dniu 9 lipca podczas konferencji i później w ramach zwiedzania projektów (Przebród, Baśniowy Szlak, mecz piłki nożnej) w tym: wykonanie zdjęć reportażowych, zdjęcia grupowego, dostarczenie 5 wybranych przez Zamawiającego zdjęć reportażowych w postaci cyfrowej w dniu konferencji do godziny 14:00; dostarczenie Zamawiającemu wszystkich pozostałych zdjęć w postaci cyfrowej w ciągu następnych 5 dni roboczych. Wykonawca przekazuje także Zamawiającemu wszelkie prawa majątkowe i autorskie do korzystania ze wszystkich zdjęć na wszelkich możliwych polach eksploatacji. Zamówienie obejmuje także dostawę urządzeń naświetlających (przenośne studio fotograficzne) oraz wydruk zdjęcia grupowego (20 egzemplarzy format 21 x 30 cm).
Usługi w zakresie promocji
34. Organizacja towarzyskiego meczu piłki nożnej 9 lipca od godziny około 14:30 (2 x 30 minut) w Przebrodzie z udziałem maksymalnie 30 osób (hala lub boisko w zależności od pogody – obiekty dofinansowane przez UE w ramach programu). Wykonawca musi zapewnić:
— Stroje piłkarskie dla obu drużyn (mecz Północ – Południe, tj. Podlasie i Mazowsze z Białorusią przeciwko Lubelszczyzna i Podkarpacie z Ukrainą), tj. nowe koszulki, spodenki, getry, 2 komplety bramkarskie, tj. bluza, getry, rękawice, spodenki (rozmiary niestandardowe zostaną podane najpóźniej 3 lipca);
— Sędziego z gwizdkiem i w stroju sędziowskim;
— Koordynatorów/opiekunów obu drużyn (ustalenie finalnego składu, sygnalizowanie zmian);
— Wodę mineralną, kubki jednorazowe;
— Ręczniki papierowe;
— Szatnie (dostępne w szkole na miejscu, kontakt: zsprzebrod@wp.pl);
— Apteczkę pierwszej pomocy;— Sprzątanie obiektu po meczu;
— 2 symboliczne puchary z dedykacją (grawerowanie wg instrukcji Zamawiającego);
35. Organizacja zwiedzania miejsc realizacji projektów współpracy transgranicznej w Suwałkach oraz na szlaku http://basniowyszlak.pl/ w miejscowościach Nowa Wieś i Rutka-Tartak 9 lipca od godziny około 15:30. Wykonawca musi zapewnić:
— Przewóz mini-busem maksymalnie 20 osób na trasie Przebród – biblioteka Suwałki i dalej Nowa Wieś oraz Rutka-Tartak. ZAMÓWIENIE OPCJONALNE (w zależności ile osób zostanie na meczu i jaki wybierze projekt do zwiedzania);— Przewóz mini-busem maksymalnie 20 osób na trasie Przebród – szpital Suwałki i dalej Nowa Wieś oraz Rutka-Tartak. ZAMÓWIENIE OPCJONALNE (w zależności ile osób zostanie na meczu i jaki wybierze projekt do zwiedzania);
— Animatorów, stroje i animacje związane z Baśniowym Szlakiem w miejscowościach Nowa Wieś i Rutka-Tartak (animacje zgodnie z programem proponowanym przez zarządzających szlakiem, kontakt http://basniowyszlak.pl);
— Wodę mineralną w butelkach, kubki jednorazowe oraz umyte owoce sezonowe (0,5 kg na osobę dla 200 osób) podczas zwiedzania Baśniowego Szlaku w miejscowości Nowa Wieś.36. Montaż filmu promocyjnego na bazie maksymalnie 160 zdjęć przekazanych przez Zamawiającego (multimedialny pokaz slajdów). Zamówienie obejmuje:
— dodawanie podpisów do każdego zdjęcia,
— dodanie ścieżki dźwiękowej (8 utworów muzycznych do wyboru dla Zamawiającego, pokaz składał się będzie maksymalnie z 6 części),
— przekazanie praw autorskich do filmu (i licencji do korzystania z utworów muzycznych)
— poprawianie cyfrowe zdjęć w razie konieczności
— przygotowanie docelowego pliku z filmem w 2 różnych formatach, w tym jeden w wysokiej rozdzielczości. .
II.2.3)Informacje o wznowieniach
Jest to zamówienie podlegające wznowieniu: nie
II.3)Czas trwania zamówienia lub termin realizacji
Sekcja III: Informacje o charakterze prawnym, ekonomicznym, finansowym i technicznym
III.1)Warunki dotyczące zamówienia
III.1.1)Wymagane wadia i gwarancje:
Zamawiający nie żąda od Wykonawców wniesienia wadium.
III.1.2)Główne warunki finansowe i uzgodnienia płatnicze i/lub odniesienie do odpowiednich przepisów je regulujących:
Zapłata wynagrodzenia nastąpi na podstawie rachunku/faktury VAT wystawionej przez Wykonawcę, w terminie 21 dni od dnia doręczenia prawidłowo wystawionego rachunku/faktury VAT Zamawiającemu.
III.1.3)Forma prawna, jaką musi przyjąć grupa wykonawców, której zostanie udzielone zamówienie:
8. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia, muszą ustanowić pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie niniejszego zamówienia lub do reprezentowania ich w postępowaniu oraz do zawarcia umowy
o udzielenie przedmiotowego zamówienia publicznego. W takim przypadku, wraz z ofertą należy złożyć stosowne pełnomocnictwo określające sposób współdziałania Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie. W przypadku wyboru oferty Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, Zamawiający przed zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego zażąda umowy regulującej współpracę tych Wykonawców. Przepisy ustawy dotyczące Wykonawcy stosuje się odpowiednio do Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia.
o udzielenie przedmiotowego zamówienia publicznego. W takim przypadku, wraz z ofertą należy złożyć stosowne pełnomocnictwo określające sposób współdziałania Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie. W przypadku wyboru oferty Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, Zamawiający przed zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego zażąda umowy regulującej współpracę tych Wykonawców. Przepisy ustawy dotyczące Wykonawcy stosuje się odpowiednio do Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia.
III.1.4)Inne szczególne warunki
Wykonanie zamówienia podlega szczególnym warunkom: tak
Opis szczególnych warunków: Zamawiający przewiduje możliwość udzielania zamówień uzupełniających stanowiących nie więcej niż 50 % wartości zamówienia podstawowego.
Opis szczególnych warunków: Zamawiający przewiduje możliwość udzielania zamówień uzupełniających stanowiących nie więcej niż 50 % wartości zamówienia podstawowego.
III.2)Warunki udziału
III.2.1)Sytuacja podmiotowa wykonawców, w tym wymogi związane z wpisem do rejestru zawodowego lub handlowego
Informacje i formalności konieczne do dokonania oceny spełniania wymogów: Rozdział IV.
Warunki udziału w postępowaniu, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania warunków udziału
1. O zamówienie mogą się starać Wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące:
1) posiadania uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień;
Zamawiający wymaga posiadania aktualnego wpisu do rejestru organizatorów turystyki i pośredników turystycznych.
2) posiadania wiedzy i doświadczenia:
Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca przedstawi wykaz wykonanych należycie w okresie ostatnich trzech lat, przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie: co najmniej dwóch usług polegających na zorganizowaniu co najmniej dwudniowej konferencji/spotkania/szkolenia/kongresu dla grupy minimum 120 osób o wartości minimum 80000 zł brutto każda wraz z załączeniem dowodów, że została wykonana lub jest wykonywana należycie.
3) dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia;
4) sytuacji ekonomicznej i finansowej.
2. Dla wykazania spełniania powyższych warunków Wykonawca jest obowiązany złożyć wszystkie oświadczenia i dokumenty wymienione w Rozdziale V SIWZ.
Rozdział V.
Wykaz oświadczeń i dokumentów wymaganych dla wykazania spełnienia warunków udziału w postępowaniu, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy
1. Wraz z ofertą Wykonawca złoży oświadczenie o spełnieniu warunków udziału
w postępowaniu, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy. Oświadczenie zostanie podpisane przez osobę/y/ upoważnione do reprezentowania Wykonawcy. Wzór oświadczenia określony jest w załączniku nr 3 do SIWZ.
2. W celu wykazania spełniania przez Wykonawcę warunku udziału w postępowaniu dotyczącego posiadania wiedzy i doświadczenia, Wykonawca zobowiązany jest dołączyć do oferty wykaz usług w zakresie niezbędnym do wykazania spełniania warunku określonego w rozdziale IV pkt 1 ppkt 2) wykonanych w okresie ostatnich trzech lat, przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, z podaniem ich przedmiotu, liczby uczestników, odbiorców i dat wykonywania (wg wzoru określonego w załączniku nr 6 do SIWZ) oraz załączyć dowody potwierdzające, że usługi zostały wykonane należycie.
3. Wykonawca może polegać na wiedzy i doświadczeniu, potencjale technicznym, osobach zdolnych do wykonania zamówienia, zdolnościach finansowych lub ekonomicznych innych podmiotów, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków. Wykonawca w takiej sytuacji zobowiązany jest udowodnić zamawiającemu, iż będzie dysponował tymi zasobami w trakcie realizacji zamówienia, w szczególności przedstawiając w tym celu pisemne zobowiązanie tych podmiotów do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby wykonania zamówienia, o których mowa w art. 26 ust. 2b ustawy, podpisane przez osoby upoważnione do reprezentacji tego podmiotu.
4. Podmiot, który zobowiązał się do udostępnienia zasobów zgodnie z art. 26 ust. 2b, odpowiada solidarnie z wykonawcą za szkodę zamawiającego powstałą wskutek nieudostępnienia tych zasobów, chyba że za nieudostępnienie zasobów nie ponosi winy.
5. Zamawiający nie wymaga, aby Wykonawca powołujący się przy wykazywaniu spełnienia warunków udziału w postępowaniu na potencjał innych podmiotów, które będą brały udział w realizacji zamówienia, przedkładał także dokumenty dotyczące tego podmiotu
w zakresie wymaganym dla Wykonawcy.
Rozdział VI.
Wykluczenie Wykonawcy z postępowania – niespełnienie warunków określonych w art. 24 ust. 1 i 2 ustawy
1. Wykonawca ubiegający się o zamówienie jest zobowiązany wykazać, iż nie ma podstaw do wykluczenia go z postępowania z powodów określonych w art. 24 ust. 1 i 2 ustawy. Dla wykazania braku podstaw do wykluczenia Wykonawcy z postępowania, Zamawiający żąda złożenia przez Wykonawcę następujących dokumentów:
1) oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia z postępowania, podpisane przez osoby upoważnione do reprezentacji Wykonawcy, którego wzór określony jest
w załączniku nr 4 do SIWZ;
2) aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia na podstawie art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert;
3) aktualne zaświadczenie właściwego naczelnika urzędu skarbowego, potwierdzające, że Wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków lub zaświadczenie, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu – wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert;
4) aktualne zaświadczenie właściwego oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego potwierdzające, że Wykonawca nie zalega z opłacaniem składek na ubezpieczenie zdrowotne i społeczne, lub potwierdzenie, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu – wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert
5) oświadczenie o przynależności lub nie do grupy kapitałowej, o której mowa w art. 24 ust. 2 pkt 5 ustawy (wzór oświadczenia określony jest w załączniku nr 5 do SIWZ), a w przypadku przynależności do takiej grupy kapitałowej listę podmiotów należących do tej samej grupy kapitałowej.
2. Z postępowania zostaną wykluczeni Wykonawcy także z powodów określonych w art. 24 ust. 2 i 2a ustawy.
3. Jeżeli Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polski, zamiast dokumentów, o których mowa w pkt 1 ppkt 2, 3, 4 – składa dokument lub dokumenty wystawione w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, potwierdzające odpowiednio, że:
1) nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości,
2) nie zalega z uiszczaniem podatków, opłat lub składek na ubezpieczenie społeczne
i zdrowotne albo, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu.
4. Jeżeli w miejscu zamieszkania osoby lub w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, nie wydaje się dokumentów, o których mowa w pkt 3 ppkt 1) i 2) zastępuje się je dokumentem zawierającym oświadczenie złożone przed notariuszem, właściwym organem sądowym, administracyjnym albo organem samorządu zawodowego lub gospodarczego odpowiednio miejsca zamieszkania osoby lub kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania. Termin ważności dokumentów zawierających oświadczenie stosuje się odpowiednio.
Warunki udziału w postępowaniu, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania warunków udziału
1. O zamówienie mogą się starać Wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące:
1) posiadania uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień;
Zamawiający wymaga posiadania aktualnego wpisu do rejestru organizatorów turystyki i pośredników turystycznych.
2) posiadania wiedzy i doświadczenia:
Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca przedstawi wykaz wykonanych należycie w okresie ostatnich trzech lat, przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie: co najmniej dwóch usług polegających na zorganizowaniu co najmniej dwudniowej konferencji/spotkania/szkolenia/kongresu dla grupy minimum 120 osób o wartości minimum 80000 zł brutto każda wraz z załączeniem dowodów, że została wykonana lub jest wykonywana należycie.
3) dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia;
4) sytuacji ekonomicznej i finansowej.
2. Dla wykazania spełniania powyższych warunków Wykonawca jest obowiązany złożyć wszystkie oświadczenia i dokumenty wymienione w Rozdziale V SIWZ.
Rozdział V.
Wykaz oświadczeń i dokumentów wymaganych dla wykazania spełnienia warunków udziału w postępowaniu, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy
1. Wraz z ofertą Wykonawca złoży oświadczenie o spełnieniu warunków udziału
w postępowaniu, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy. Oświadczenie zostanie podpisane przez osobę/y/ upoważnione do reprezentowania Wykonawcy. Wzór oświadczenia określony jest w załączniku nr 3 do SIWZ.
2. W celu wykazania spełniania przez Wykonawcę warunku udziału w postępowaniu dotyczącego posiadania wiedzy i doświadczenia, Wykonawca zobowiązany jest dołączyć do oferty wykaz usług w zakresie niezbędnym do wykazania spełniania warunku określonego w rozdziale IV pkt 1 ppkt 2) wykonanych w okresie ostatnich trzech lat, przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, z podaniem ich przedmiotu, liczby uczestników, odbiorców i dat wykonywania (wg wzoru określonego w załączniku nr 6 do SIWZ) oraz załączyć dowody potwierdzające, że usługi zostały wykonane należycie.
3. Wykonawca może polegać na wiedzy i doświadczeniu, potencjale technicznym, osobach zdolnych do wykonania zamówienia, zdolnościach finansowych lub ekonomicznych innych podmiotów, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków. Wykonawca w takiej sytuacji zobowiązany jest udowodnić zamawiającemu, iż będzie dysponował tymi zasobami w trakcie realizacji zamówienia, w szczególności przedstawiając w tym celu pisemne zobowiązanie tych podmiotów do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby wykonania zamówienia, o których mowa w art. 26 ust. 2b ustawy, podpisane przez osoby upoważnione do reprezentacji tego podmiotu.
4. Podmiot, który zobowiązał się do udostępnienia zasobów zgodnie z art. 26 ust. 2b, odpowiada solidarnie z wykonawcą za szkodę zamawiającego powstałą wskutek nieudostępnienia tych zasobów, chyba że za nieudostępnienie zasobów nie ponosi winy.
5. Zamawiający nie wymaga, aby Wykonawca powołujący się przy wykazywaniu spełnienia warunków udziału w postępowaniu na potencjał innych podmiotów, które będą brały udział w realizacji zamówienia, przedkładał także dokumenty dotyczące tego podmiotu
w zakresie wymaganym dla Wykonawcy.
Rozdział VI.
Wykluczenie Wykonawcy z postępowania – niespełnienie warunków określonych w art. 24 ust. 1 i 2 ustawy
1. Wykonawca ubiegający się o zamówienie jest zobowiązany wykazać, iż nie ma podstaw do wykluczenia go z postępowania z powodów określonych w art. 24 ust. 1 i 2 ustawy. Dla wykazania braku podstaw do wykluczenia Wykonawcy z postępowania, Zamawiający żąda złożenia przez Wykonawcę następujących dokumentów:
1) oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia z postępowania, podpisane przez osoby upoważnione do reprezentacji Wykonawcy, którego wzór określony jest
w załączniku nr 4 do SIWZ;
2) aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia na podstawie art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert;
3) aktualne zaświadczenie właściwego naczelnika urzędu skarbowego, potwierdzające, że Wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków lub zaświadczenie, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu – wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert;
4) aktualne zaświadczenie właściwego oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego potwierdzające, że Wykonawca nie zalega z opłacaniem składek na ubezpieczenie zdrowotne i społeczne, lub potwierdzenie, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu – wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert
5) oświadczenie o przynależności lub nie do grupy kapitałowej, o której mowa w art. 24 ust. 2 pkt 5 ustawy (wzór oświadczenia określony jest w załączniku nr 5 do SIWZ), a w przypadku przynależności do takiej grupy kapitałowej listę podmiotów należących do tej samej grupy kapitałowej.
2. Z postępowania zostaną wykluczeni Wykonawcy także z powodów określonych w art. 24 ust. 2 i 2a ustawy.
3. Jeżeli Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polski, zamiast dokumentów, o których mowa w pkt 1 ppkt 2, 3, 4 – składa dokument lub dokumenty wystawione w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, potwierdzające odpowiednio, że:
1) nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości,
2) nie zalega z uiszczaniem podatków, opłat lub składek na ubezpieczenie społeczne
i zdrowotne albo, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu.
4. Jeżeli w miejscu zamieszkania osoby lub w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, nie wydaje się dokumentów, o których mowa w pkt 3 ppkt 1) i 2) zastępuje się je dokumentem zawierającym oświadczenie złożone przed notariuszem, właściwym organem sądowym, administracyjnym albo organem samorządu zawodowego lub gospodarczego odpowiednio miejsca zamieszkania osoby lub kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania. Termin ważności dokumentów zawierających oświadczenie stosuje się odpowiednio.
III.2.2)Zdolność ekonomiczna i finansowa
III.2.3)Kwalifikacje techniczne
III.2.4)Informacje o zamówieniach zastrzeżonych
III.3)Specyficzne warunki dotyczące zamówień na usługi
III.3.1)Informacje dotyczące określonego zawodu
Świadczenie usługi zastrzeżone jest dla określonego zawodu: nie
III.3.2)Osoby odpowiedzialne za wykonanie usługi
Sekcja IV: Procedura
IV.1)Rodzaj procedury
IV.1.1)Rodzaj procedury
Otwarta
IV.1.2)Ograniczenie liczby wykonawców, którzy zostaną zaproszeni do składania ofert lub do udziału
IV.1.3)Zmniejszenie liczby wykonawców podczas negocjacji lub dialogu
IV.2)Kryteria udzielenia zamówienia
IV.2.1)Kryteria udzielenia zamówienia
Oferta najkorzystniejsza ekonomicznie z uwzględnieniem kryteriów kryteria określone poniżej
1. Cena. Waga 80
2. Dopasowanie doświadczenia Wykonawcy do charakteru zamówienia. Waga 20
IV.2.2)Informacje na temat aukcji elektronicznej
Wykorzystana będzie aukcja elektroniczna: nie
IV.3)Informacje administracyjne
IV.3.1)Numer referencyjny nadany sprawie przez instytucję zamawiającą:
CPE-II-261-35/ARK/15
IV.3.2)Poprzednie publikacje dotyczące tego samego zamówienia
nie
IV.3.3)Warunki otrzymania specyfikacji, dokumentów dodatkowych lub dokumentu opisowego
Dokumenty odpłatne: nie
IV.3.4)Termin składania ofert lub wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu
3.6.2015 - 09:45
IV.3.5)Data wysłania zaproszeń do składania ofert lub do udziału zakwalifikowanym kandydatom
IV.3.6)Języki, w których można sporządzać oferty lub wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu
polski.
IV.3.7)Minimalny okres, w którym oferent będzie związany ofertą
w dniach: 60 (od ustalonej daty składania ofert)
IV.3.8)Warunki otwarcia ofert
Data: 3.6.2015 - 10:00
Sekcja VI: Informacje uzupełniające
VI.1)Informacje o powtarzającym się charakterze zamówienia
Jest to zamówienie o charakterze powtarzającym się: nie
VI.2)Informacje o funduszach Unii Europejskiej
Zamówienie dotyczy projektu/programu finansowanego ze środków Unii Europejskiej: tak
Podać odniesienie do projektu (projektów) i/lub programu (programów): Przedmiot umowy jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Programu Współpracy Transgranicznej Polska- Białoruś - Ukraina 2007 – 2013.
Podać odniesienie do projektu (projektów) i/lub programu (programów): Przedmiot umowy jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Programu Współpracy Transgranicznej Polska- Białoruś - Ukraina 2007 – 2013.
VI.3)Informacje dodatkowe
Zamawiający przewiduje możliwości zmiany postanowień umowy w przypadkach gdy:
1) nastąpi zmiana powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym istotny wpływ na realizację przedmiotu umowy,
2) termin realizacji zamówienia ulegnie przesunięciu, jeżeli przesunięcie terminu nastąpi z przyczyn niezależnych od Wykonawcy.
Termin wykonania zamówienia: od daty podpisania umowy do 24 lipca 2015 r.
1) nastąpi zmiana powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym istotny wpływ na realizację przedmiotu umowy,
2) termin realizacji zamówienia ulegnie przesunięciu, jeżeli przesunięcie terminu nastąpi z przyczyn niezależnych od Wykonawcy.
Termin wykonania zamówienia: od daty podpisania umowy do 24 lipca 2015 r.
VI.4)Procedury odwoławcze
VI.4.1)Organ odpowiedzialny za procedury odwoławcze
Prezes Krajowej Izby Odwoławczej
ul. Postępu 17a
02-676 Warszawa
POLSKA
Faks: +48 224587700
VI.4.2)Składanie odwołań
Dokładne informacje na temat terminów składania odwołań: Wykonawcom, a także innemu podmiotowi, jeżeli ma lub miał interes w uzyskaniu niniejszego zamówienia oraz poniósł lub może ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez Zamawiającego przepisów ustawy, przysługują środki ochrony prawnej na zasadach określonych w Dziale VI ustawy. Środkami ochrony prawnej są:
a) odwołanie,
b) skarga do sądu
Kwestie dotyczące odwołania uregulowane są w art. 180 -198 ustawy
Na orzeczenie Krajowej Izby Odwoławczej stronom i uczestnikom postępowania odwoławczego przysługuje skarga do sądu. Kwestie dotyczące skargi do sądu regulowane są w art. 198 a -198 g ustawy.
a) odwołanie,
b) skarga do sądu
Kwestie dotyczące odwołania uregulowane są w art. 180 -198 ustawy
Na orzeczenie Krajowej Izby Odwoławczej stronom i uczestnikom postępowania odwoławczego przysługuje skarga do sądu. Kwestie dotyczące skargi do sądu regulowane są w art. 198 a -198 g ustawy.
VI.4.3)Źródło, gdzie można uzyskać informacje na temat składania odwołań
Prezes Krajowej Izby Odwoławczej
ul. Postępu 17a
02-676 Warszawa
Faks: +48 224587700
VI.5)Data wysłania niniejszego ogłoszenia:
27.5.2015
Termin składania wniosków lub ofert:
2015-06-03
Dane postępowania
| ID postępowania BZP/TED: | 18761420151 |
|---|---|
| ID postępowania Zamawiającego: | |
| Data publikacji zamówienia: | 2015-05-30 |
| Rodzaj zamówienia: | usługi |
| Tryb& postępowania [PN]: | Przetarg nieograniczony |
| Czas na realizację: | - |
| Wadium: | - |
| Oferty uzupełniające: | TAK |
| Oferty częściowe: | NIE |
| Oferty wariantowe: | NIE |
| Przewidywana licyctacja: | NIE |
| Ilość części: | 0 |
| Kryterium ceny: | 100% |
| WWW ogłoszenia: | http://www.cpe.gov.pl |
| Informacja dostępna pod: | Centrum Projektów Europejskich ul. Domaniewska 39a, 02-672 warszawa, woj. mazowieckie |
| Okres związania ofertą: | 60 dni |
Kody CPV
| 55000000-0 | Usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego | |
| 60000000-8 | Usługi transportowe (z wyłączeniem transportu odpadów) |