Usługi w zakresie rezerwacji, wystawiania, sprzedaży i sukcesywnej dostawy biletów lotniczych

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług w zakresie rezerwacji, wystawiania, sprzedaży i sukcesywnej dostawy biletów lotniczych. Jako bilet lotniczy Zamawiający rozumie zarówno bilety przewoźników stowarzyszonych w IATA, jak i bilety przewoźników tzw. low cost airlines. Wykonawca musi zapewnić Zamawiającemu dostęp zarówno do biletów przewoźników stowarzyszonych w IATA jak i biletów przewoźników tzw. low cost airlines. 2. Zakres usług będących przedmiotem zamówienia obejmuje: a) zapewnienie rezerwacji, wystawiania i sprzedaż biletów lotniczych na warunkach i w klasach zlecanych przez Zamawiającego, m.in.: ekonomicznej i biznes na trasach europejskich i reszty świata, a także w tzw. /low cost airlines/. Zamawiający najczęściej podróżuje na trasach europejskich, b) przedstawianie Zamawiającemu, najkorzystniejszych, dostępnych na rynku, ofert na zakup biletów lotniczych. Wykonawca każdorazowo zobowiązany będzie przedstawić Zamawiającemu minimum trzy oferty wraz z podaniem dla każdej z ofert informacji co najmniej na temat: * ceny biletu z wyszczególnieniem poszczególnych składowych wpływających na cenę biletu tj. w szczegółowości minimum: wysokość taryfy lotniczej - ceny za przelot, wysokość podatków i opłat lotniskowych, a także wysokość opłaty prowizyjnej (tj. opłaty za wystawienie biletu lotniczego oraz czynności związane z obsługą rezerwacji i dostarczeniem biletu), a w przypadku wystąpienia dla proponowanej ofery innych kosztów i opłat również ich wysokość, * jak przesunięcie terminu wyjazdu (np. wylot jeden dzień wcześniej/ powrót jeden dzień później ) wpłynie na zmianę ceny biletu lotniczego, * możliwości (tzn. czy jest taka możliwość czy nie) przebukowania biletu (dokonania zmian w bilecie m.in. w zakresie terminu wylotu lub osoby, na którą bilet został zarezerwowany i wystawiony) po jego wystawieniu i wysokości opłaty / opłat związanej z dokonaniem tej czynności. * możliwości (tzn. czy jest taka możliwość czy nie) odwołania wyjazdu po wykupieniu biletu, wraz ze zwrotem biletu i możliwością odzyskania przez Zamawiającego całości lub części kosztów związanych z zakupem biletu (w tym opłaty prowizyjnej, taryfy lotniczej - ceny za przelot, opłat i podatków lotniskowych, a w przypadku wystąpienia innych kosztów i opłat, które zobowiązany byłby ponieść Zamawiający w ramach proponowanego połączenia / oferty - również takiej informacji na ich temat). Wykonawca zobowiązany jest do dostarczenia informacji, z której jednoznacznie będzie wynikało jakie koszty i w jakiej wysokości będą mogły być zwrócone Zamawiającemu w przypadku gdyby po wykupieniu i wystawieniu biletu Zamawiający chciał zrezygnować z wylotu i zwrócić bilet. Wykonawca jest również zobowiązany podać najpóźniejszy termin, w którym można dokonać czynności zwrotu biletu, jeżeli termin ten ma wpływ na wysokość zwracanych poniesionych kosztów, a w szczególności jeżeli ma wpływ na możliwość lub brak możliwości dokonania zwrotu bilety wraz ze zwrotem części lub całości kosztów wpływających na ostateczną cenę biletu. c) zapewnienie sprzedaży biletów zgodnie z rzeczywistymi potrzebami Zamawiającego na podstawie zlecenia przekazanego na piśmie, faksem, drogą elektroniczną, telefonicznie lub za pomocą formularza zamieszczonego na stronie internetowej Wykonawcy (w przypadku, gdy Wykonawca oferuje ,możliwość rezerwacji biletów za pomocą formularza zamieszczonego na swojej stronie internetowej), d) możliwość dokonania bezpłatnych zmian rezerwacji w sytuacji zmiany terminu wylotów, e) bezpłatną możliwość odwołania rezerwacji, f) posiadanie lub uruchomienie dla Zamawiającego hot-line czynnego w godzinach od 8.00 do 20.00 przez cały tydzień (również w dni wolne od pracy), umożliwiającego dokonanie zmian w rezerwacji lub rezerwacji poza godzinami otwarcia biura, g) przydzielenie do realizacji umowy co najmniej dwóch numerów telefonicznych ze stanowiskami rezerwacji, h) sporządzenie na życzenie Zamawiającego miesięcznych raportów z wystawionych przez Wykonawcę faktur na bilety lotnicze, ze szczegółowością żądaną przez Zamawiającego, i) przypominanie o zbliżających się terminach wykupu biletów przy dokonanych wcześniej rezerwacjach, j) bezpłatne dostarczanie dokumentów podróży (biletów) oraz faktur za bilety do siedziby Urzędu Marszałkowskiego w Łodzi. Zamawiający akceptuje dostarczanie biletów w formie elektronicznej. Dostawa biletów nastąpi w terminie wymaganym przez Zamawiającego, nie później niż 24 godziny przed planowanym wylotem. W wyjątkowych sytuacjach termin i sposób dostawy może ulec zmianie. W przypadku rozpoczęcia podróży z kraju innego niż Polska bilet powinien być dostarczony w sposób umożliwiający odbiorcy rozpoczęcie podróży w wyznaczonym terminie, w szczególności może być dostępny w przedstawicielstwie biura podróży lub linii lotniczej w kraju wylotu lub w inny sposób dostarczony odbiorcy po uzgodnieniu z Zamawiającym, k) przejęcia obowiązków dotyczących składania ewentualnych odwołań i reklamacji do linii lotniczych, a zwłaszcza do reprezentowania Zamawiającego w sprawach reklamacyjnych dot. przewozów realizowanych na podstawie rezerwacji i zakupów dokonywanych u Wykonawcy, w szczególności w przypadku zwrotu biletów niewykorzystanych z winy przewoźnika lub ze względów losowych, l) każdorazowe niezwłoczne informowanie Urzędu Marszałkowskiego w Łodzi drogą elektroniczną (w wyjątkowych sytuacjach telefonicznie) nt. zmiany ceny biletu, wpisania na listę rezerwową, zmiany godziny rejsu, odwołanie rejsu, m) zapewnienie możliwości zwrotu biletu w przypadku odwołania wyjazdu, zwrotu części lub całości kosztów poniesionych przez Zamawiającego zgodnie z warunkami zastosowanej taryfy. Zwrot tych kosztów powinien nastąpić w ciągu 20 dni kalendarzowych od daty zwrotu biletu, na podstawie faktury korygującej, n) zapewnienia możliwości bezkosztowego zwrotu biletów w dniu ich wystawienia. 3. W celu dokonania rozliczeń z tytułu realizacji zamówienia Wykonawca będzie wystawiał każdorazowo dwie faktury, odrębnie fakturę obejmująca jedynie opłatę prowizyjną za wystawienie biletu lotniczego oraz czynności związane z obsługą rezerwacji i dostarczenia biletu (wynikająca ze złożonej przez Wykonawcę oferty) i odrębną fakturę, obejmującą taryfę lotniczą - cenę za przelot oraz opłaty i podatki lotniskowe. Ponadto, w przypadku biletów przewoźników stowarzyszonych w IATA, Wykonawca zobowiązany będzie każdorazowo załączyć do faktury wydruk biletu z /drukarki lotniczej/ - ELECTRONIC TICKET PASSENGER ITINERARY RECEIPT. Zamawiający zapłaci Wykonawcy należność za zamówione i dostarczone bilety w ciągu 21 dni od daty dostarczenia do siedziby Zamawiającego wystawionych poprawnie faktur, wraz z wymienionymi wcześniej dokumentami po zrealizowaniu dostawy. należności płacone będą na rachunek bankowy Wykonawcy wskazany na fakturze. 4. Wykonawca i Zamawiający wyznaczą osoby uprawnione do wzajemnych kontaktów w sprawach będących przedmiotem zamówienia. 5. Wykonawca zobowiązany będzie poinformować Zamawiającego o wpisaniu / zapisaniu Zamawiającego do programu lojalnościowego przewoźnika / linii lotniczych za każdym razem w przypadku zaistnienia takiej okoliczności i przedstawić Zamawiającemu korzyści, które z tego tytułu przysługują Zamawiającemu. Wykonawca powinien w miarę możliwości dążyć do wpisania / zapisania Zamawiającego do programów lojalnościowych jak największej liczy przewoźników / linii lotniczych. 6. Zamawiający zastrzega sobie, że nie jest zobowiązany do wyczerpania swoimi zleceniami kwoty, na którą zawarta zostanie umowa, w okresie obowiązywania umowy. Wykonawcy nie przysługuje żadne roszczenie z tytułu nie wykorzystania w pełni przez Zamawiającego kwoty, na którą zostanie zawarta umowa. 7. Wykonawca zobowiązany będzie niezwłocznie poinformować Zamawiającego, gdy łączna wartość wynagrodzenia Wykonawcy z tytułu realizacji umowy, osiągnie kwotę 80% kwoty podanej jako wartość przedmiotu umowy - kwoty, na którą zostanie zawarta umowa. 8. Wykonawca zobowiązany będzie do podawania linii lotniczej numeru telefonu kontaktowego, każdorazowo wskazywanego przez Zamawiającego, przy potwierdzaniu rezerwacji, w celu udzielania informacji o zmianach dotyczących lotu już po wykupieniu i dostarczeniu biletów. 9. Umowa ws. zamówienia publicznego zostanie zawarta na kwotę odpowiadającą środkom zarezerwowanym przez Zamawiającego na realizację usług objętych zamówieniem, tożsamą z kwotą, którą Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia. Kwota ta zgodnie z art. 86 ust. 3 ustawy Pzp zostanie podana przez Zamawiającego bezpośrednio przed otwarciem ofert.