Kampania promocyjna miasta Sosnowca oraz imprezy World Fusion Music Festival Sosnowiec 2010r.

Sosnowiec: Kampania promocyjna miasta Sosnowca oraz imprezy World Fusion Music Festival Sosnowiec 2010r.


Numer ogłoszenia: 186165 - 2010; data zamieszczenia: 13.07.2010

OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - usługi

Zamieszczanie ogłoszenia:
obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy:
zamówienia publicznego.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES:
Gmina Sosnowiec - miasto posiadające prawa powiatu - reprezentowana przez Prezydenta Miasta , al. Zwycięstwa 20, 41-200 Sosnowiec, woj. śląskie, tel. 32 2960600, faks 32 296 06 05.

• 
  Adres strony internetowej zamawiającego:
  www.um.sosnowiec.pl
• 
  Adres strony internetowej, pod którym dostępne są informacje dotyczące dynamicznego systemu zakupów:
  nie dotyczy

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
Administracja samorządowa.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Kampania promocyjna miasta Sosnowca oraz imprezy World Fusion Music Festival Sosnowiec 2010r..

II.1.2) Rodzaj zamówienia:
usługi.

II.1.3) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia:
I.
1. Opracowanie PLANU KAMPANII składającego się z:
1.2 Koncepcji kreacyjnej przekazu:
a) Opis głównych założeń koncepcji kreacyjnej (linii kreacyjnej).
1.2 Harmonogram kampanii
a) Kampania ma trwać od 15 sierpnia 2010 do dnia rozpoczęcia festiwalu, tj. do 3 września 2010 r.
1.3 Linii kreacji>br> a) Hasło kampanii
b) Scenariusze reklamy radiowej przedstawione zostaną przez wybranego wykonawcę po podpisaniu umowy w formie pisemnej. Projekty reklam typu billboard, reklamy prasowej oraz reklamy internetowej przedstawione zostaną zamawiającemu do akceptacji w formie plików graficznych.
1.4 Planu medialnego dla reklamy: radiowej, internetowej, outdoorowej, prasowej, niestandardowej.
a) Opracowanie planu medialnego poprzez wskazanie i uzasadnienie wyboru stacji radiowych, tytułów prasowych, lokalizacji nośników outdoorowych, portali internetowych oraz niestandardowych działań promocyjnych.
2. Przeprowadzenie kampanii.
2.1 Przygotowanie projektów reklam
a) Wykonawca przedstawi projekty graficzne (układ, kolorystyka) billboardów, reklam prasowych oraz nośników reklamy internetowej celem oceny ich jakości i akceptacji przez Zamawiającego.
2.2 Poprawienie projektów reklam zgodnie z uwagami Zamawiającego a) Wykonawca jest zobowiązany do poprawienia, zgodnie z sugestiami Zamawiającego, projektów przed uruchomieniem kampanii do momentu ostatecznej akceptacji przez Zamawiającego
2.3 Produkcja reklam
a) Wykonawca przedstawi produkt finalny w oparciu o przekazane przez Zamawiającego uwagi oraz dostosuje pliki do emisji w odpowiednim medium.
2.4 Stworzenie serwisu internetowego
a) Wykonawca zaprojektuje, uruchomi oraz zapewni utrzymanie serwisu internetowego pod domeną zarezerwowaną przez Zamawiającego na okres od 15.08.2010r do 05.09.2010r. Serwis internetowy ma zawierać internetowe biuro prasowe.
2.5 Zakup mediów
a) Wykonawca dokona zakupu czasu antenowego, rezerwacji powierzchni outdoorowej, oraz reklamy w prasie i Internecie celem przeprowadzenia kampanii.
b) Wykonawca przygotuje harmonogram emisji i publikacji reklam,
2.6 Emisja, publikacja, dystrybucja
a) Wykonawca skieruje do emisji/publikacji materiały reklamowe zaakceptowane przez Zamawiającego w formatach wymaganych przez media. Wykonawca zobowiązuje się do nadzoru nad emisją/publikacją materiałów reklamowych zgodnie z zaakceptowanym przez Zamawiającego planem medialnym i harmonogramem emisji publikacji reklam (Wykonawca będzie niezwłocznie powiadamiał Zamawiającego o wszelkich odstępstwach od planu medialnego lub harmonogramu emisji i publikacji reklam).
2.7.Działania Public Relations.
a) Wykonawca w porozumieniu z Zamawiającym sporządzi bazę mediów, które będą stanowić grupę docelową w zakresie działań media relations.
b) Wykonawca zapewni bieżącą obsługę PR, podczas trwania kampanii, poprzez regularne tworzenie i rozsyłanie do mediów informacji oraz obsługę internetowego biura prasowego.
c) Wykonawca pozyska patronów medialnych festiwalu do akceptacji przez Zamawiającego.
2.8. Wykonawca przedstawi projekt/plan innych niż standardowe działań promocyjnych a po jego akceptacji dokona jego realizacji.
3.Materiały festiwalowe
3.1 Przygotowanie projektów graficznych: programu festiwalu oraz zaproszeń.
a) Wykonawca przygotuje projekty graficzne i wykonawcze programu festiwalu oraz zaproszeń.
4. Podsumowanie kampanii
4.1 Raport końcowy kampanii
a) Wykonawca zobowiązuje się do opracowania raportu końcowego kampanii po jej zakończeniu, zawierającego podsumowanie dotyczące efektywności kampanii. Informacje na temat założeń festiwalu World Fusion Music Festiwal edycja 2010 znajdują się z Załączniku nr 7 do Specyfikacji. II.
1. Kampania ma na celu:
a)promocję miasta Sosnowiec w woj. śląskim poprzez kulturę;
b)poinformowanie mieszkańców Sosnowca, a także pozostałych miast aglomeracji śląsko-dąbrowskiej o wydarzeniu oraz zachęcenie do uczestnictwa w festiwalu;
c)podniesienie atrakcyjności miasta, jako miejsca, w którym organizowane są ciekawe wydarzenia kulturalne;
d) wykreowanie wizerunku World Fusion Music Festival jako imprezy tworzącej w Sosnowcu nowe zjawisko turystyczno-kulturalne;
2. Kampania promocyjna będąca przedmiotem zamówienia skierowana jest przede wszystkim do mieszkańców Sosnowca oraz miast aglomeracji śląsko-dąbrowskiej. Ponadto grupą docelową kampanii są mieszkańcy i osoby przebywające na terenie woj. śląskiego.
3. W planie promocji Wykonawca winien uwzględnić podstawowe minimalne wymagania dotyczące nośników medialnych kampanii:
a) Reklama typu outdoor o zasięgu regionalnym (reklama typu billboard);
- minimum 10 banerów o wymiarach 1m x 5 m
- minimum 4000 sztuk plakatów formatu B1
- minimum 4 Citylight o wymiarach120cm x 180 cm
- minimum 35 billbordów
- reklama na minimum 2 ekranach typu LED
- minimum 4 autobusy obklejone full back
- minimum 100 plakatów formatu A4 w komunikacji miejskiej
b) Reklama w prasie o zasięgu regionalnym;
- reklama prasowa w minimum 2 dziennikach
- reklama prasowa w minimum 2 tygodnikach
- reklama prasowa w minimum 1 informatorze kulturalnym
c) Reklama radiowa o zasięgu regionalnym (w formie spotów 15 sek.);
- emisja reklam radiowych w minimum 1 rozgłośni radiowej minimum 40 spotów reklamowych w formacie 15 sek. pomiędzy godziną 6.00 a 17.00
d) Reklama w Internecie, geotargetowa na województwo śląskie;
- minimum 4 portale internetowe w tym 1 ogólnopolski 3 o zasięgu regionalnym,
e) Druk programu festiwalu w liczbie nie mniejszej niż 5000 sztuk egzemplarzy w formacie nie większym niż A4, druk zaproszeń w liczbie 500 sztuk egzemplarzy;
4. Oznaczenia graficzne: wszystkie materiały powinny zostać oznaczone logo miasta Sosnowiec oraz logo festiwalu zgodnie z Systemami Identyfikacji Wizualnej.
5. Język przekazu kampanii promocyjnej ma być językiem zrozumiałym, prostym, jednoznacznym i uniwersalnym.
6. Kampania nie może zawierać elementów lub treści prowokujących, dosadnych lub szokujących. Jej przekaz nie może ograniczać się do jednej grupy wiekowej, jednej grupy społecznej. Musi być kompleksowy i wykorzystywać różnorodne narzędzia i formy przekazu, aby dotrzeć do jak najszerszej grupy odbiorców. Kampania ma nawiązywać do nowoczesnego wymiaru muzyki folkowej..

II.1.4) Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających:
tak.

• 
  Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówień uzupełniających
  
• Zamawiający przewiduje możliwość udzielenia zamówień uzupełniających do 50 procent wartości zamówienia podstawowego. Polegających na powtórzeniu tego samego rodzaju przedmiotu zamówienia.

II.1.5) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
79.34.14.00-0.

II.1.6) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej:
nie.

II.1.7) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej:
nie.

II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA:
Rozpoczęcie: 15.08.2010.

SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM

III.1) WADIUM

Informacja na temat wadium:
Zamawiający nie żąda wniesienia wadium

III.2) ZALICZKI

• 
  Czy przewiduje się udzielenie zaliczek na poczet wykonania zamówienia:
  nie

III.3) WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW

• 
  III.3.2) Wiedza i doświadczenie
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Zamawiający uzna spełnienie tego warunku, jeżeli wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich trzech lat wykonał lub wykonuje co najmniej jedną kampanię informacyjno-promocyjną na rzecz jednostki samorządu terytorialnego, przy wykorzystaniu takich narzędzi jak outdoor, telewizja, Internet, prasa o wartości co najmniej 150.000 zł brutto.

• 
  III.3.4) Osoby zdolne do wykonania zamówienia
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Zamawiający uzna spełnienie tego warunku, jeżeli wykonawca wykaże dysponowanie zespołem roboczym stworzonym na potrzeby realizacji zamówienia. W skład zespołu muszą wchodzić eksperci, posiadający doświadczenie z dziedzin:
    - promocji i marketingu PR (doświadczenie w pracach przy min. jednym projekcie PR lub promocyjnym jednostki samorządu terytorialnego - minimum 1 osoba),
    - planowania mediów (minimum 1 osoba),
    - graficy (minimum 1 osoba),
    - koordynator projektu (doświadczenie w pracach przy minimum jednym projekcie PR lub promocyjnym jednostki samorządu terytorialnego)
    

III.4) INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH LUB DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ NIEPODLEGANIA WYKLUCZENIU NA PODSTAWIE ART. 24 UST. 1 USTAWY

• 
  III.4.1) W zakresie wykazania spełniania przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, oprócz oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, należy przedłożyć:
  

  • wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, dostaw lub usług w zakresie niezbędnym do wykazania spełniania warunku wiedzy i doświadczenia w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i odbiorców, oraz załączeniem dokumentu potwierdzającego, że te dostawy lub usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie
  • wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, kontrolę jakości lub kierowanie robotami budowlanymi, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych dla wykonania zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności, oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami

• 
  III.4.2) W zakresie potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy, należy przedłożyć:
  

  • oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia
  • aktualne zaświadczenie właściwego naczelnika urzędu skarbowego potwierdzające, że wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków lub zaświadczenie, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu - wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert
  • aktualne zaświadczenie właściwego oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego potwierdzające, że wykonawca nie zalega z opłacaniem składek na ubezpieczenie zdrowotne i społeczne, lub potwierdzenie, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu - wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert

• III.4.3) Dokumenty podmiotów zagranicznych

  Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, przedkłada:

  III.4.3.1) dokument wystawiony w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania potwierdzający, że:

  • nie zalega z uiszczaniem podatków, opłat, składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne albo że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu - wystawiony nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert

III.6) INNE DOKUMENTY

Inne dokumenty niewymienione w pkt III.4) albo w pkt III.5)

Wykonawca może polegać na wiedzy i doświadczeniu, osobach zdolnych do wykonania zamówienia innych podmiotów, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków. Wykonawca w takiej sytuacji zobowiązany jest udowodnić zamawiającemu, iż będzie dysponował zasobami niezbędnymi do realizacji zamówienia, w szczególności przedstawiając w tym celu pisemne zobowiązanie tych podmiotów do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na okres korzystania z nich przy wykonywaniu zamówienia.

III.7) Czy ogranicza się możliwość ubiegania się o zamówienie publiczne tylko dla wykonawców, u których ponad 50 % pracowników stanowią osoby niepełnosprawne:
nie

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia:
przetarg nieograniczony.

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT

IV.2.1) Kryteria oceny ofert:
cena oraz dodatkowe kryteria i ich znaczenie:

• 1 - Cena - 50
• 2 - Koncepcja kreatywna kampanii - 40
• 3 - Dodatkowe działania promocyjne - 10

IV.2.2) Czy przeprowadzona będzie aukcja elektroniczna:
nie.

IV.3) ZMIANA UMOWY

Czy przewiduje się istotne zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy:
tak

Dopuszczalne zmiany postanowień umowy oraz określenie warunków zmian

Strony mogą zmienić postanowienia zawartej umowy, jeżeli:
a) okoliczności uniemożliwiających wykonanie w terminie przedmiotu zamówienia za które żadna ze Stron nie ponosi odpowiedzialności,
b) siła wyższa,

IV.4) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

IV.4.1)
 
Adres strony internetowej, na której jest dostępna specyfikacja istotnych warunków zamówienia:
www.bip.um.sosnowiec.pl

Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem:
Urząd Miejski w Sosnowcu al. Zwycięstwa 20 41-200 Sosnowiec Wydział Informacji i Promocji Miasta pokój 203, I piętro..

IV.4.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert:
21.07.2010 godzina 09:30, miejsce: Urząd Miejski w Sosnowcu al. Zwycięstwa 20 41-200 Sosnowiec Wydział Informacji i Promocji Miasta pokój 203, I piętro..

IV.4.5) Termin związania ofertą:
okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert).

IV.4.16) Informacje dodatkowe, w tym dotyczące finansowania projektu/programu ze środków Unii Europejskiej:
nie dotyczy.

IV.4.17) Czy przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia:
nie