Organizacja konferencji pt. Annual Business in Małopolska Meeting 2011

Opis przedmiotu przetargu: Celem zamówienia jest organizacja dorocznego spotkania inwestorów, wymiana doświadczeń, zbieranie informacji na temat oczekiwań inwestorów, rozmowa o bieżących problemach. Podczas konferencji poruszane są także sprawy ogólne dotyczące gospodarki regionalnej na tle ogólnoświatowych trendów. Wydarzenie jest elementem budowania dobrego klimatu inwestycyjnego w regionie. Obok inwestorów zagranicznych biorą w nim udział przedstawiciele lokalnych i regionalnych władz samorządowych, którzy mają okazję do zaprezentowania priorytetów regionalnej polityki gospodarczej. W konferencji przewidziano udział około 250 osób: przedsiębiorców, przedstawicieli środowiska naukowego i samorządu, posłów Parlamentu Europejskiego. Wykonawca w przygotowaniu konferencji powinien uwzględnić wizerunek Małopolskiego Drzewa Inwestycji i Innowacji. Wykonawca będzie bezpośrednio odpowiedzialny za przygotowanie pomysłu artystycznego konferencji, organizację i obsługę konferencji, pomysłu na program artystyczny i scenariusz bankietu. Przedmiotem zamówienia jest: I. Organizacja konferencji Annual Business in Małopolska Meeting 2011 we wskazanej przez Zamawiającego lokalizacji tj. Teatrze im. J. Słowackiego dla ok. 250 osób. Konferencja odbędzie się nie później niż do dnia 3 października 2011 roku i będzie trwać min. 5 godzin i odbywać się w godzinach popołudniowych. Przedmiot zamówienia obejmuje opracowanie pomysłu artystycznego na całość konferencji, w tym: programu artystycznego oraz scenariusza bankietu. II. W miejscu organizacji konferencji wskazanym przez Zamawiającego Wykonawca powinien: 1. Zapewnić wyposażenie sali w stoły, w tym stół dla prelegentów, krzesła, mikrofony stacjonarne i przenośne w liczbie stosownej do liczby uczestników, oraz wyposażenie techniczne w postaci: a. projektor multimedialny b. system dźwiękowy (nagłośnienie i mikrofony) c. ekran d. 4 telewizorów plazmowych (42) do foyer e. obsługi technicznej przed i przez cały czas trwania konferencji 2. Zapewnić oświetlenie architektoniczne fasady Teatru im. J. Słowackiego. 3. Przygotowanie materiałów dla gości konferencji (umieszczenie w torbach dostarczonych folderów, teczek, ulotek). 4. Zorganizować recepcję (dwa stanowiska umożliwiające swobodną rejestrację 250 uczestników konferencji, oznaczenie recepcji w języku polskim oraz angielskim, koziołki dla rejestracji dwujęzyczne, miejsce na 250 upominków, teczek, materiałów dla uczestników) oraz zapewnić obsługę recepcji na godzinę przed i w trakcie trwania konferencji. 5. Zapewnić dogodną przestrzeń wraz ze stosowną dekoracją stołów z wykorzystaniem stylistyki projektu oraz organizację dwóch przerw kawowych (kawa, wybór kilku gatunków herbat, trzy rodzaje soków owocowych, woda gazowana, niegazowana; świeże owoce, wybór ciast domowych, ciasteczka kruche, koreczki, tartinki, słone babeczki - o wartości min. 35 zł na osobę) i bankietu po konferencji dla 250 osób (w formie szwedzkiego stołu przystawka, 4 dania główne do wyboru - 2 mięsne, 2 wegetariańskie - min. 50zł na osoba) 6. Zapewnić sprzęt i organizację tłumaczenia symultanicznego podczas konferencji (z języka angielskiego na polski i z polskiego na angielski) tzn. pomieszczeń dla tłumaczy oraz słuchawek dla wszystkich uczestników konferencji oraz zapewnić usługę tłumaczeniową. 7. Zapewnić odpowiednio wyposażone miejsce do nagrań i wywiadów dla patrona medialnego. 8. Dokonać nagrania całości konferencji z min. 2 kamer, opracować montaż 5 minutowej relacji z konferencji, oraz przekazać najpóźniej do 3 tygodni od daty zakończenia konferencji zmontowanego filmu z całości w 3 kopiach na płytach DVD z uwzględnieniem wersji w plikach multimedialnych do publikacji w Internecie oraz przenieść prawa autorskie do powstałego Utworu. 9. Zapewnić obsługę fotograficzną podczas konferencji, celem wykonania min. 200 zdjęć w rozdzielczości 300 dpi oraz przekazać przygotowane do rozpowszechniania i publikacji zamawiającemu min. 10 zdjęć jeden dzień po konferencji, zaś pozostałe najpóźniej do 3 dni po konferencji oraz przenieść prawa autorskie do powstałego utworu. 10. Zapewnić, aby wizualizacja konferencji była zgodna z wytycznymi dotyczącymi oznaczania projektów w ramach MRPO, które są dostępne na stronie internetowej www. . Wszystkie materiały ze spotkania powinny być opatrzone logo projektu, logo zamawiającego oraz logo Narodowej Strategii Spójności oraz Unii Europejskiej, a także napisem - Projekt jest współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Małopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata 2007-2013. Ponadto Wykonawca powinien zastosować we wszelkich wizualizacjach motyw Małopolskiego Drzewa Inwestycji i Innowacji. 11. Dostarczyć z siedziby Zamawiającego na miejsce konferencji banery, publikacje, płytki CD, materiały konferencyjne oraz inne materiały dla uczestników, a po zakończeniu przewieźć banery i niewykorzystane materiały do siedziby Zamawiającego. V. Wymagania wspólne dla przedmiotu zamówienia wskazanego w pkt. I i II: a) Zapewnić aranżację i dekorację sali konferencyjnej, foyer, zgodnej z charakterystyką projektu oraz linią graficzną Centrum Business in Małopolska (oświetlenie, scenografia). Do oferty należy załączyć specyfikację techniczną zastosowanych rozwiązań. b) Zapewnić miejsca na reklamę - rozstawienie ścianki (-ek) i pięciu roll-up ów, c) Wykonanie projektu i druk 400 zaproszeń zgodnie z wymaganiami Zamawiającego (linia graficzna zgodnie z charakterem i kolorystyką Centrum Business in Małopolska, wytyczne przekaże Zamawiający).