Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego na świadczenie usług pocztowych na rzecz Samorządowego Kolegium Odwoławczego w Warszawie, znak ZP/1/2015/PN

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych dla Samorządowego Kolegium Odwoławczego w Warszawie w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek listowych, paczek pocztowych, przesyłek kurierskich i zwrotów przesyłek niedoręczonych, w rozumieniu ustawy Prawo Pocztowe z dnia 23 listopada 2012 r. (Dz. U. z dnia 29 grudnia 2012 r. poz. 1529 z późn. zm.), w skład których wchodzą: usługi pocztowe w obrocie krajowym i zagranicznym, opłacane przy użyciu maszyn do frankowania (wolumen co najmniej 80% przedmiotu zamówienia); usługi pocztowe w obrocie krajowym i zagranicznym, opłacane z dołu (wolumen maximum 20% przedmiotu zamówienia); usługa codziennego odbioru przesyłek. Zamawiający wymaga, by Wykonawca świadczył przedmiot zamówienia według następujących zasad: Wykonawca będzie doręczał do siedziby Zamawiającego pokwitowane przez adresata zwrotne potwierdzenie odbioru niezwłocznie po dokonaniu doręczenia przesyłki, nie później jednak, niż w terminie 14 dni roboczych od dnia doręczenia. W przypadku nieobecności adresata, przedstawiciel Wykonawcy pozostawia zawiadomienie (pierwsze awizo) o próbie dostarczenia przesyłki ze wskazaniem gdzie i kiedy adresat może odebrać list lub przesyłkę. Termin do odbioru przesyłki przez adresata wynosi 14 dni, licząc od następnego dnia po dniu pozostawienia pierwszego zawiadomienia (awizo); w tym terminie przesyłka jest powtórnie awizowana, tj. w tym terminie przedstawiciel Wykonawcy zobowiązany jest podjąć ponowną próbę dostarczenia przesyłki, a w razie nieobecności adresata przedstawiciel Wykonawcy zobowiązany jest pozostawić ponowne zawiadomienie (drugie awizo) o próbie dostarczenia przesyłki ze wskazaniem gdzie i kiedy adresat może odebrać list lub przesyłkę. Fakt złożenia każdego awiza Wykonawca jest zobowiązany potwierdzić, dokonując adnotacji na kopercie o przyczynie i dacie niedoręczenia, potwierdzonego podpisem doręczyciela. Po upływie terminu odbioru (14 dni od dnia następnego po dniu pozostawienia pierwszego awizo) list lub przesyłka zwracana jest Zamawiającemu wraz z podaniem przyczyny nieodebrania przez adresata, wskazanej zgodnie ze wzorem zwrotnego potwierdzenia odbioru stosowanym przez Zamawiającego niezwłocznie, jednak nie później niż w terminie 14 dni. Wykonawca zobowiązany jest umożliwić Zamawiającemu NIEODPŁATNIE sprawdzanie aktualnego statusu przesyłek rejestrowanych w trybie on-line (tzw. tracking) po wskazaniu numeru wpisanego na potwierdzeniu nadania przesyłek, w szczególności możliwość sprawdzenia dnia doręczenia przesyłki pocztowej. Zamawiający zastrzega sobie możliwość złożenia reklamacji za niewykonanie lub nienależyte wykonanie usługi pocztowej, z kolei Wykonawca zobowiązany jest udzielić odpowiedzi na reklamację w sposób, w terminie i w trybie określonym przepisami Rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 26 listopada 2013 r. w sprawie reklamacji usługi pocztowej. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia i zasady świadczenia usług zawarte są w SIWZ. Ponadto Zamawiający zastrzega sobie jednostronne prawo do skorzystania z prawa opcji na podstawie art. 34 ust. 5 ustawy Pzp w wysokości dodatkowo maksymalnie 45% wielkości przedmiotu zamówienia określonej w SIWZ oraz załącznikach do SIWZ w odniesieniu do każdej pozycji zawartej w Formularzu cenowym stanowiącym Załącznik do SIWZ. W SIWZ oraz w załącznikach do SIWZ Zamawiający określił wielkość przedmiotu zamówienia, którą zrealizuje w ramach umowy zawartej z Wykonawcą, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą. Jednocześnie Zamawiający wskazuje, że maksymalny zakup przedmiotu zamówienia w przypadku skorzystania z prawa opcji wyniesie dodatkowo 45 % wielkości przedmiotu zamówienia określonego w SIWZ i załącznikach do SIWZ. Zamawiający przewiduje możliwość skorzystania z prawa opcji w przypadku zwiększenia bieżących potrzeb Zamawiającego. Warunkiem uruchomienia prawa opcji jest złożenie przez Zamawiającego pisemnego oświadczenia woli w przedmiocie skorzystania z prawa opcji w określonym przez Zamawiającego zakresie. Złożenie przez Zamawiającego oświadczenia o skorzystaniu z prawa opcji powoduje obowiązek świadczenia po stronie Wykonawcy, z którego Wykonawca może się zwolnić wyłącznie za uprzednią pisemną zgodą Zamawiającego. W przypadku nie skorzystania przez Zamawiającego z prawa opcji, Wykonawcy nie przysługują żadne roszczenia o realizację usług. W sytuacji, gdy Zamawiający skorzysta z prawa opcji, Wykonawca będzie świadczył powszechne usługi pocztowe po cenach nie wyższych niż ceny usług wskazanych w Formularzu cenowym, stanowiącym załącznik do oferty Wykonawcy, a w przypadku usług nim nie objętych, po cenach z cennika Wykonawcy obowiązujących na dzień składania ofert. W przypadku obniżenia cen świadczonych usług obowiązywać będą ceny zgodne z dokumentem zatwierdzającym te zmiany. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zwiększania ilości zamawianych w trakcie realizacji umowy usług jednego typu kosztem zmniejszenia ilości zamawianych usług innych typów wyszczególnionych w Załączniku nr 2 do SIWZ w zakresie nieprzekraczającym 50% ilości usług danego typu wskazanych w SIWZ.