Opracowanie zakresu tematycznego i organizacja Międzynarodowego Forum Gospodarczego Gdynia 2013 w dniu 11 października 2013

Gdynia: Opracowanie zakresu tematycznego i organizacja Międzynarodowego Forum Gospodarczego Gdynia 2013 w dniu 11 października 2013


Numer ogłoszenia: 176292 - 2013; data zamieszczenia: 06.05.2013

OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - usługi

Zamieszczanie ogłoszenia:
obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy:
zamówienia publicznego.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES:
Gmina Miasta Gdyni , Al. Marszałka Piłsudskiego 52/54, 81-382 Gdynia, woj. pomorskie.

• 
  Adres strony internetowej zamawiającego:
  www.gdynia.pl

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
Administracja samorządowa.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Opracowanie zakresu tematycznego i organizacja Międzynarodowego Forum Gospodarczego Gdynia 2013 w dniu 11 października 2013.

II.1.2) Rodzaj zamówienia:
usługi.

II.1.4) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia:
Zakres rzeczowy przedmiotu zamówienia obejmuje: 1. Opracowanie zakresu tematycznego trzech następujących paneli Międzynarodowego Forum Gospodarczego Gdynia 2013 (w skrócie MFG Gdynia 2013): panel gospodarka morska, panel lotniska regionalne, panel restrukturyzacja terenów poprzemysłowych, w tym: 1.1. Podanie zakresu tematycznego paneli oraz wskazanie liderów paneli i prelegentów Forum, wraz z ich notami biograficznymi 1.2. Wskazanie gościa specjalnego Forum- eksperta w dziedzinie gospodarki lub inwestycji wraz z podaniem noty biograficznej gościa 1.3.Wskazanie miejsca organizacji wydarzenia na terenie Gdyni 1.4.Wskazanie propozycji wydarzeń towarzyszących (np. warsztatów, wystaw, ew. dodatkowych paneli) 1.5.Przedstawienie scenariusza (ramowego programu) Forum 1.6.Wskazanie sponsorów oraz partnerów Forum 1.7.Przedstawienie harmonogramu realizacji poszczególnych działań związanych z Forum 1.8.Uzasadnienie zaproponowanych rozwiązań 2. Organizację MFG, zgodnie z opracowaniem, którym mowa w pkt.3.1, w tym: 2.1.Uruchomienie i prowadzenie sekretariatu Forum 2.2.Powołanie zespołu koordynującego działania związane z organizacją Forum i organizacja cyklicznych spotkań zespołu, z udziałem głównego specjalisty Gdyńskiego Centrum Wspierania Przedsiębiorczości. 2.3.Aktualizacja i obsługa strony internetowej Forum www.forum.gdynia.pl, w tym: przygotowywanie materiałów tekstowych i zdjęciowych, tłumaczenie tekstów na język angielski, zamieszczanie newsów dot. aktualnych przygotowań do Forum przynajmniej 4 razy w miesiącu, począwszy od daty podpisania umowy z Zamawiającym, po wcześniejszej pisemnej akceptacji przez Zamawiającego wszelkich materiałów do zamieszczenia na stronie. 2.4.Wybór uczestników i zaproszonych na Forum gości - opracowanie bazy mailingowej oraz adresowej, (format Excel, z podaniem informacji: nazwa, adres, dane telefoniczne, adres email), na podstawie baz własnych, przesłanych przez Miasto, liderów paneli prelegentów oraz Partnerów 2.5.Prowadzenie rejestracji uczestników Forum na podstawie formularzy zgłoszeniowych 2.6.Organizacja wydarzeń towarzyszących oraz wykładu gościa specjalnego Forum, eksperta/autorytetu w dziedzinie gospodarki lub inwestycji 2.7.Wskazanie i pokrycie kosztów zatrudnienia moderatora (prowadzącego) Forum 2.8.Wynagrodzenie prelegentów, liderów paneli oraz gościa specjalnego pokrywające również ewentualny pobyt w hotelu 2.9.Dowóz prelegentów, gościa specjalnego z lotniska oraz z hoteli na obrady 2.10. Koordynacja działań w ramach współpracy z liderami paneli 2.11.Współpraca z patronami medialnymi, partnerami i sponsorami 2.12.Wynajęcie sal konferencyjnych oraz ich dekoracja 2.13. Obsługa techniczna, w tym: zapewnienie wyposażenia technicznego sal konferencyjnych, m.in.: projektor multimedialny, ekran, flipchart, mównica, mikrofony, nagłośnienie, obsługa techniczna, aparatura do tłumaczeń symultanicznych, kabina tłumaczy, odbiorniki ze słuchawkami, zapewnienie tłumaczy symultanicznych 2.14. Organizacja cateringu w dniu forum (dwie przerwy kawowe) 2.15. Organizacja zakończenia Forum, w tym: wynajęcie sali, dekoracja sali, zapewnienie cateringu, zapewnienie obsługi technicznej 2.16. Redagowanie oraz rozsyłanie informacji do mediów, w tym mediów Partnerskich oraz Promocja Forum na serwisach społecznościowych Facebook/Goldenline 2.17. Promocja Forum poprzez Serwis Informacyjny Polskiej Agencji Prasowej 2.18. Promocja Forum na stronach partnerów Forum 2.19. Druk, w nakładzie co najmniej 500 sztuk, zgodnie z projektem zaakceptowanym przez Zamawiającego, oraz dystrybucja pocztą oficjalnych zaproszeń na Forum, do wybranej grupy odbiorców zaakceptowanej przez Zamawiającego, 2.20. Dystrybucja pocztą elektroniczną oficjalnych, zaakceptowanych przez Zamawiającego, zaproszeń na Forum 2.21. Opracowanie merytoryczne i graficzne oraz druk folderu z programem forum dla wszystkich uczestników Forum, zgodnie z projektem zaakceptowanym przez Zamawiającego 2.22. Przygotowanie i moderowanie konferencji prasowej na temat Forum, w tym przygotowanie press release, w ilości 50 sztuk 2.23. Organizacja i prowadzenie recepcji w dniu Forum dla wszystkich paneli tematycznych 2.24. Wykonanie dla wszystkich gości forum, organizatorów, liderów paneli oraz prelegentów: taśm na szyję, identyfikatorów, długopisów, toreb papierowych (format minimum A4) oraz bloczków do notatek, zgodnie z projektami zaakceptowanymi przez Zamawiającego 2.25. Ekspozycja materiałów recepcyjnych oraz elementów identyfikacyjnych organizatora oraz partnerów wskazanych przez organizatora, w tym pobranie oraz zwrot do siedziby Zamawiającego 2.26. Opracowanie relacji po wydarzeniu i umieszczenie na stronie internetowej 2.27.Wykonanie dokumentacji fotograficznej z Forum 2.28.Opracowanie raportu podsumowującego Forum 2.29. Współpraca z Zamawiającym w zakresie prowadzonych działań promujących Forum, w tym wskazanie osoby do kontaktu z Zamawiającym 2.30.Jeżeli Wykonawca zamierza część zamówienia powierzyć podwykonawcom to jego zakres wskazuje w ofercie. 2.31.Wykonawca będzie ponosił pełną odpowiedzialność wobec Zamawiającego i osób trzecich za usługi/prace wykonane przez podwykonawców..

II.1.6) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
79.95.00.00-8, 79.34.22.00-5.

II.1.7) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej:
nie.

II.1.8) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej:
nie.

II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA:
Zakończenie: 18.10.2013.

SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM

III.2) ZALICZKI

III.3) WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW

• 
  III.3.2) Wiedza i doświadczenie
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Zamawiający uzna powyższy warunek za spełniony, jeżeli wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania oferty, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie wykonał, co najmniej 1 zamówienie odpowiadające swoim rodzajem przedmiotowi zamówienia (przez co Zamawiający rozumie: organizację przedsięwzięcia o podobnym charakterze, np. konferencji, kongresu), przy czym wartość zamówienia nie może być niższa niż 150 000 zł netto każde.

III.4) INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH LUB DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ NIEPODLEGANIA WYKLUCZENIU NA PODSTAWIE ART. 24 UST. 1 USTAWY

III.4.1) W zakresie wykazania spełniania przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, oprócz oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu należy przedłożyć:

• wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, głównych dostaw lub usług, w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których dostawy lub usługi zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów, czy zostały wykonane lub są wykonywane należycie;

III.4.2) W zakresie potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy, należy przedłożyć:

• oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia;
• aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;
• wykonawca powołujący się przy wykazywaniu spełniania warunków udziału w postępowaniu na zasoby innych podmiotów, które będą brały udział w realizacji części zamówienia, przedkłada także dokumenty dotyczące tego podmiotu w zakresie wymaganym dla wykonawcy, określonym w pkt III.4.2.

III.4.3) Dokumenty podmiotów zagranicznych

Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, przedkłada:

III.4.3.1) dokument wystawiony w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania potwierdzający, że:

• nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;

III.6) INNE DOKUMENTY

Inne dokumenty niewymienione w pkt III.4) albo w pkt III.5)

1. Formularz ofertowy 2. Opracowanie zakresu tematycznego trzech paneli Międzynarodowego Forum Gospodarczego Gdynia 2013

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia:
przetarg nieograniczony.

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT

IV.2.1) Kryteria oceny ofert:
cena oraz inne kryteria związane z przedmiotem zamówienia:

• 1 - Cena - 50
• 2 - Kryterium merytoryczne - 50

IV.4) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

IV.4.1)
 
Adres strony internetowej, na której jest dostępna specyfikacja istotnych warunków zamówienia:
www.gdynia.pl/bip/uslugi

Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem:
Wydział Polityki Gospodarczej i Nieruchomości, Referat Promocji i Turystyki, Gdynia, ul. 10 lutego 24, pok. 508.

IV.4.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert:
16.05.2013 godzina 10:00, miejsce: Urząd Miasta Gdyni, Wydział Polityki Gospodarczej i Nieruchomości, Referat Promocji i Turystyki, ul. 10-Lutego 24, 81-364 Gdynia, Kancelaria Ogólna na parterze.

IV.4.5) Termin związania ofertą:
okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert).

IV.4.17) Czy przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia:
nie