Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym w latach 2016 - 2017 na potrzeby Regionalnego Centrum Rozwoju Społecznego w Toruniu

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem zamówienia są usługi pocztowe w rozumieniu prawa pocztowego, polegające na świadczeniu usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym w okresie 1.01.2016 - 31.12.2017 r., przez operatora pocztowego na rzecz Regionalnego Centrum Rozwoju Społecznego w Toruniu w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych oraz ewentualnych zwrotów oraz usługi odbioru przesyłek z kancelarii Centrum (ul. Słowackiego 114), zgodnie z SIWZ wraz z załącznikami. 2. Przedmiotem zamówienia są usługi wyszczególnione w załączniku nr 2 (Formularz ofertowy) do SIWZ. 3. Ilość i rodzaj przesyłek / usług określonych w załączniku nr 2 do SIWZ ma charakter wyłącznie szacunkowy i nie stanowi ze strony Zamawiającego zobowiązania do nadawania przesyłek w podanych ilościach, a po stronie Wykonawcy podstaw do wysuwania roszczeń w przypadku nadawania przesyłek w ilościach mniejszych, niż szacunkowe. Określone rodzaje i ilości poszczególnych przesyłek w ramach świadczonych usług mogą ulec zmianie w zależności od bieżących potrzeb Zamawiającego. Zmiany ilości oraz / lub rodzaju przesyłek nie stanowią podstawy do zmiany treści umowy zawartej z Wykonawcą. Zamawiający zapłaci Wykonawcy wyłącznie za usługi faktycznie wykonane. 4. Usługi będące przedmiotem zamówienia będą świadczone zgodnie z przepisami powszechnie obowiązującego prawa, w szczególności ustawy z dnia 23 listopada 2012 roku Prawo pocztowe (Dz. U. z 2012 r. poz. 1529) oraz aktów wykonawczych wydanych na tej podstawie. 5. Wykonawca zobowiązany jest do odbioru z kancelarii Centrum przesyłek przygotowanych do wyekspediowania, a następnie nadania tych przesyłek w wyznaczonej placówce nadawczej Wykonawcy, mieszczącej się na terenie m. Toruń. Odbiór przesyłek odbywał się będzie 5 razy w tygodniu, od poniedziałku do piątku (za wyjątkiem dni ustawowo wolnych od pracy), w godzinach 13.00 - 14.00, a ich nadanie musi nastąpić w tym samym dniu. 6. Wykonawca zobowiązany jest do dostarczania przesyłek wysłanych na adres Zamawiającego 5 razy w tygodniu, od poniedziałku do piątku (z wyjątkiem dni ustawowo wolnych od pracy), do kancelarii Centrum, najpóźniej do godziny 10.00. 7. Ponadto Wykonawca zobowiązany jest: 1) doręczać wszystkie przesyłki pocztowe przyjęte do przemieszczenia i doręczenia na zasadach określonych w obowiązujących przepisach prawa, w tym w sposób określony w art. 43, 44 § 1-3, art. 45-47 Kpa; 2) doręczać wszystkie przesyłki listowe najszybszej kategorii, (które nie są dodatkowo płatne), każdemu adresatowi w terminie D+3 (gdzie D jest dniem przekazania przesyłki wychodzącej od Zamawiającego); 3) doręczać wszystkie przesyłki listowe niebędące przesyłkami najszybszej kategorii każdemu adresatowi w terminie D+5 (gdzie D jest dniem przekazania przesyłki wychodzącej od Zamawiającego); 4) doręczać wszystkie paczki pocztowe będące oraz niebędące paczkami najszybszej kategorii w możliwie najkrótszym terminie, najpóźniej w terminie D+3 (gdzie D jest dniem przekazania paczki wychodzącej od Zamawiającego); 5) zwracać do Zamawiającego (kancelaria Centrum) wszystkie niedoręczone przesyłki pocztowe oraz potwierdzenia odbioru przesyłek pokwitowane przez adresata (lub inną osobę uprawnioną) niezwłocznie, jednakże nie później niż w ciągu 5 dni roboczych liczonych od daty, odpowiednio: ich niedoręczenia / doręczenia. 8. Zamawiający będzie nadawał przesyłki w stanie uporządkowanym. Przesyłki rejestrowane nadawane będą na podstawie zestawienia przesyłek w książce nadawczej - jednej dla wszystkich rodzajów przesyłek. Przesyłki nierejestrowane i paczki nadawane będą na podstawie zestawienia ilościowego. Zestawienia sporządzane będą przez Zamawiającego w dwóch identycznych egzemplarzach, po jednym dla Wykonawcy i Zamawiającego. Fakt przekazania przesyłek celem ich nadania każdorazowo zostanie potwierdzony w formie pisemnej przez wyznaczonego pracownika Zamawiającego (lub inną uprawnioną osobę) oraz upoważnionego pracownika Wykonawcy (lub inną upoważnioną przez Wykonawcę osobę). Potwierdzenie przekazania przesyłek będzie następowało w formie złożenia podpisu i daty na dokumencie zawierającym m.in. uporządkowany wykaz adresatów. 9. Każda przesyłka pocztowa, w tym przesyłka o której mowa w art. 57 § 5 pkt 2 Kpa oraz art. 165 § 2 Kpc, musi być nadana przez Wykonawcę z datą jej wpisania w książce nadawczej i przekazania Wykonawcy. 10. Osoba upoważniona przez Wykonawcę do odbioru przesyłek pocztowych od Zamawiającego winna przedstawić Zamawiającemu stosowne pisemne upoważnienie. Zmiana osoby upoważnionej do odbioru przesyłek pocztowych od Zamawiającego wymaga pisemnej informacji przekazanej Zamawiającemu na co najmniej 2 dni przed planowaną zmianą. 11. Adres placówki operatora pocztowego, w której dokonywany będzie każdorazowo odbiór przesyłek nadanych przez Zamawiającego jest stały przez cały okres trwania umowy. Zmiana dotychczasowej lokalizacji placówki Wykonawcy każdorazowo wymagać będzie uprzedniej zgody Zamawiającego w formie pisemnej. 12. Przesyłki nadawane przez Zamawiającego dostarczane będą przez Wykonawcę na podany adres do każdego miejsca w kraju i za granicą. 13. Zamawiający będzie korzystał wyłącznie ze swojego opakowania przesyłek, nie dopuszcza się stosowania opakowań Wykonawcy. 14. Realizacja przedmiotowego zamówienia odbywać się musi zgodnie z wymogami ustawy o ochronie danych osobowych. Informacje o adresatach (w tym treść korespondencji) muszą być odpowiednio zabezpieczone, aby uniemożliwić do nich dostęp osobom niepowołanym. 15. Wykonawca zobowiązany jest do właściwego, czytelnego oznaczania każdej rejestrowanej przesyłki pocztowej na jej stronie adresowej oraz w książce nadawczej (m.in. numerami nadawczymi). 16. Wykonawca w trakcie trwania umowy zapewni wszystkie niezbędne dokumenty, formularze, blankiety, druki, książki nadawcze itp., bezpłatnie i w ilościach niezbędnych do realizacji zamówienia. 17. Na żądanie Zamawiającego Wykonawca musi udokumentować, w formie papierowej (np. kopia zbiorczego spisu potwierdzenia odbioru, wydruk komputerowy itp.), odbiór przesyłki rejestrowanej ze wskazaniem co najmniej nazwiska osoby odbierającej przesyłkę i daty jej odbioru. Każdorazowo dokument taki zostanie opatrzony datą sporządzenia, podpisem sporządzającego i pieczęcią firmową Wykonawcy. 18. Zabrania się Wykonawcy i innym podmiotom działającym na jego rzecz lub w jego imieniu, które zostały zobowiązane do nadania, przemieszczenia, doręczenia oraz zwrotu przesyłki pocztowej, do umieszczania na przesyłkach pocztowych jakichkolwiek informacji, które nie zostały uprzednio uzgodnione z Zamawiającym w formie pisemnej. Niedopuszczalne jest zakrywanie częściowe lub całkowite informacji dotyczących m.in.: nadawcy, adresata i opłaty pocztowej umieszczanych przez zamawiającego na opakowaniach przesyłki/przesyłek. Wyjątek w tym zakresie stanowią informacje operatora wyznaczonego niezbędne do realizacji usługi pocztowej. 19. Nadanie przesyłki pocztowej Wykonawca każdorazowo dokumentuje na przesyłce w formie stempla (druku lub naklejki) opatrzonego czytelną datą nadania. Stempel może dodatkowo zawierać nazwę miejscowości nadania oraz nazwę/symbol operatora. 20. Wykonawca zobowiązany jest realizować przedmiot zamówienia z należytą starannością, poprzez zapewnienie właściwych warunków technicznych i organizacyjnych koniecznych do prawidłowego świadczenia usług pocztowych z zachowaniem bezpieczeństwa obrotu, przestrzegając tajemnicy pocztowej oraz przepisów o ochronie danych osobowych. 21. Usługi pocztowe będą opłacane przez Zamawiającego w formie opłaty z dołu. 22. Za okres rozliczeniowy przyjmuje się jeden miesiąc kalendarzowy. Do dnia 7-go następnego miesiąca po miesiącu rozliczeniowym Wykonawca wystawi faktury VAT, zawierające zestawienia ilościowo - wartościowe poszczególnych przesyłek pocztowych. Wykonawca zobowiązany jest wystawić odrębne faktury, zgodnie z podziałem na: ROPS - bieżące, ROPS - EFS, ROPS - ŚW, oraz na usługę polegającą na odbiorze przesyłek z siedziby Zamawiającego. Faktury będą płatne przelewem, na wskazany przez Wykonawcę na fakturach rachunek bankowy, w terminie 14 dni od daty otrzymania prawidłowo wystawionej faktury.