Organizacja udziału GDDKiA w III Edycji Ogólnopolskiego Kongresu Regionów.

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem niniejszego zamówienia jest Organizacja udziału GDDKiA w III Edycji Ogólnopolskiego Kongresu Regionów. III edycja Ogólnopolskiego Kongresu Regionów organizowana jest przez wydawnictwo Ringier Axel Springer Polska Sp. z o.o., zaplanowana jest na 29-31 maja 2012 r. i odbywać się będzie w Świdnicy. Kongres umożliwia ogólnopolskie spotkania samorządowców z przedsiębiorcami. Organizator w ramach zamówienia zapewni usługę marketingową, a w szczególności: 1. Zapewnienie uczestnictwa (nieodpłatny udział w panelach, konferencjach, seminariach i innych wydarzeniach) dla 10 osób reprezentujących Zamawiającego oraz prelegentów panelu dyskusyjnego na Kongresie oraz dla 10 osób obsługi technicznej przez wszystkie dni trwania Kongresu. 2. Zapewnienie GDDKiA roli gospodarza dla jednego panelu dyskusyjnego w dniu 30 maja 2012 w godzinach 12:35 - 13:50, a także zapewnienie sali z wyposażeniem multimedialnym tj. m.in. dostęp do Internetu, obsługę merytoryczną i techniczną oraz projektor, komputer, dostęp do co najmniej dwóch mikrofonów i odpowiednie nagłośnienie przez cały czas trwania panelu w miejscu na 100 osób w usadzeniu teatralnym, zapewnienie obecności minimum 70 osób podczas panelu. Wykonawca zapewni moderatora do dyskusji w ramach panelu, którego kandydatura zostanie ustalona z Zamawiającym. Wykonawca wystosuje listy zapraszające do panelistów wskazanych przez Zamawiającego. 3. Zapewnienie udziału przedstawiciela GDDKiA w sesji plenarnej Polska regionów: kluczowe inwestycje infrastrukturalne: drogi, koleje lotniska, szerokopasmowy Internet i transport, która odbędzie się w dniu 31 maja 2012. , w godz. 9.00-10:30. 4. Zapewnienie wstępnej rezerwacji hoteli dla 10 osób w pokojach dwuosobowych oraz dla 10 osób w pokojach jednoosobowych. Koszt po stronie Zamawiającego. 5. Wysłanie e-mailingu do zarejestrowanych uczestników Kongresu z zaproszeniem na panel dyskusyjny GDDKiA (termin wysyłania e-mailingu do uzgodnienia). 6. Udostępnienie powierzchni ekspozycyjnej na stolik i roll-up GDDKiA w module 2m x 2m w holu Teatru podczas trwania wszystkich dni Kongresu (miejsce uzgodnione z Zamawiającym) od 29.05 do 31.05.2012 r. 7. Udostepnienie powierzchni 20m2 na eksponat muzealny urządzenia drogowego (walec) na Rynku w Świdnicy na okres trwania Kongresu w dniach 29-31.05.2012 r. Eksponat dostarczy na własny koszt Zamawiający. 8. Przygotowanie relacji z wydarzenia na rozkładówce w płatnym, ogólnopolskim tygodniku opinii wydawanym w miesiącu czerwcu oraz relacja na ½ strony w prasie codziennej, wysokonakładowej, płatnej, ukazującej się co najmniej 5 razy w tygodniu w wydaniu piątkowym w pierwszej połowie czerwca (relacja i przygotowanie). 9. Publikacja ½ strony w płatnym miesięczniku ogólnopolskim o tematyce gospodarczej oraz rozkładówka w dodatku do wyżej wymienionego miesięcznika gospodarczego w wydaniu czerwcowym. 10. Umieszczenie balonu reklamowego i znaku drogowego GDDKiA na Rynku w Świdnicy w miejscu uzgodnionym z Zamawiającym.