Kompleksowa obsługa 30 Konferencji Dyrektorów Agencji Płatniczych Unii Europejskiej.

Warszawa: Kompleksowa obsługa 30 Konferencji Dyrektorów Agencji Płatniczych Unii Europejskiej.


Numer ogłoszenia: 214819 - 2011; data zamieszczenia: 09.08.2011

OGŁOSZENIE O UDZIELENIU ZAMÓWIENIA - Usługi

Zamieszczanie ogłoszenia:
obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy:
zamówienia publicznego.

Czy zamówienie było przedmiotem ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych:
tak, numer ogłoszenia w BZP: 159776 - 2011r.

Czy w Biuletynie Zamówień Publicznych zostało zamieszczone ogłoszenie o zmianie ogłoszenia:
nie.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES:
Agencja Rynku Rolnego, ul. Nowy Świat 6/12, 00-400 Warszawa, woj. mazowieckie, tel. 22 6617272, faks 22 6617902.

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
Administracja rządowa centralna.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Kompleksowa obsługa 30 Konferencji Dyrektorów Agencji Płatniczych Unii Europejskiej..

II.2) Rodzaj zamówienia:
Usługi.

II.3) Określenie przedmiotu zamówienia:
Kompleksowa obsługa 30 Konferencji Dyrektorów Agencji Płatniczych Unii Europejskiej w dniach 21 - 23 września 2011 r..

II.4) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
55.12.00.00-7.

SEKCJA III: PROCEDURA

III.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA:
Zamówienie z wolnej ręki

III.2) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

• 
  Zamówienie dotyczy projektu/programu finansowanego ze środków Unii Europejskiej:
  nie

SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

IV.1) DATA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA:
25.07.2011.

IV.2) LICZBA OTRZYMANYCH OFERT:
1.

IV.3) LICZBA ODRZUCONYCH OFERT:
0.

IV.4) NAZWA I ADRES WYKONAWCY, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA:

• SOPOT ZDRÓJ Sp. z o.o., {Dane ukryte}, 81-718 Sopot, kraj/woj. pomorskie.

IV.5) Szacunkowa wartość zamówienia
(bez VAT): 209000,00 PLN.

IV.6) INFORMACJA O CENIE WYBRANEJ OFERTY ORAZ O OFERTACH Z NAJNIŻSZĄ I NAJWYŻSZĄ CENĄ

• 
  Cena wybranej oferty:
  244247,25

• 
  Oferta z najniższą ceną:
  244247,25
  / Oferta z najwyższą ceną:
  244247,25

• 
  Waluta:
  PLN.

ZAŁĄCZNIK I

Uzasadnienie udzielenia zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia, zamówienia z wolnej ręki albo zapytania o cenę

• 
  1. Podstawa prawna
  

  Postępowanie prowadzone jest w trybie zamówienie z wolnej ręki na podstawie art. 5 ust. 1a, art. 67 ust. 1 pkt 1 lit. a ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. - Prawo zamówień publicznych.

• 
  2. Uzasadnienia wyboru trybu
  

  Należy podać uzasadnienie faktyczne i prawne wyboru trybu oraz wyjaśnić, dlaczego udzielenie zamówienia jest zgodne z przepisami.

  Uzasadnienie udzielenia zamówienia publicznego w trybie z wolnej ręki na organizację 30 Konferencji Dyrektorów Agencji Płatniczych Unii Europejskiej Podstawą prawną wyboru trybu udzielenia zamówienia z wolnej ręki jest art. 66 w zw. z art. 5 ust. 1a oraz art. 67 ust. 1 pkt. 1 lit. a ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2010 r., Nr 113, poz. 759 z późn. zm.). Usługi hotelarskie i restauracyjne należą do usług niepriorytetowych wymienionych w załączniku nr 2 do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 28.01.2010 r. (Dz.U. z 2010 r., Nr 12, poz. 68) wydanego na podstawie art. 2a Pzp, oznaczone numerem kategorii 17-27, zalicza się do nich m.in. usługi hotelarskie i restauracyjne. W świetle art. 5 ust.1a ustawy Pzp, do postępowań o udzielenie zamówień, których przedmiotem są ww. usługi o charakterze niepriorytetowym, można zastosować również tryb zamówienia z wolnej ręki, nawet wówczas, gdy nie występują przesłanki wyboru tego trybu opisane w art. 67 ust. 1 ustawy Pzp oraz jeżeli zastosowanie innego trybu mogłoby skutkować, co najmniej jedną z następujących okoliczności: 1) naruszeniem zasad celowego, oszczędnego i efektywnego dokonywania wydatków; 2) naruszeniem zasad dokonywania wydatków w wysokości i w terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań; 3) poniesieniem straty w mieniu publicznym; 4) uniemożliwieniem terminowej realizacji zadań. W chwili obecnej brak jest komentarzy do zapisów art. 5 ust. 1a ustawy Pzp, w związku z czym zamawiający posiłkuje się komentarzem L. Lipiec do nieobowiązującego już art. 35 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2005 r., Nr 249, poz. 2104). W literaturze podkreśla się, że podstawowe znaczenie dla publicznej gospodarki finansowej mają zasady celowego, racjonalnego i oszczędnego wydatkowania środków publicznych [A. Pomorska, Zasady ogólne finansów publicznych, Przegląd Ustawodawstwa Gospodarczego 2002, nr 6, s. 13-14]. Pod pojęciem celowości wydatkowania środków publicznych należy rozumieć zapewnienie zgodności działań jednostki w zakresie dokonywania wydatków z jej celami statutowymi, optymalizację zastosowanych metod i środków, ich adekwatności dla osiągnięcia założonych celów oraz przyjętych kryteriów oceny realizacji celów i zadań. Jest to wybór przez dysponenta środków publicznych takiego sposobu finansowania zadań, który prowadzi do najbardziej efektywnego gospodarowania środkami publicznymi [J. Glumińska-Pawic, Wydatki i rozchody budżetowe jednostek samorządu terytorialnego (w:) Finanse samorządowe 2005. 395 pytań i odpowiedzi. Wzory uchwał, deklaracji, decyzji, pod red. C. Kosikowskiego, Warszawa 2005, s. 264]. Celowość oznacza nakaz gromadzenia i wydatkowania publicznych środków pieniężnych jedynie dla osiągnięcia wytyczonego celu społecznego, gospodarczego lub politycznego państwa. Z zasady tej wynika zatem jednocześnie zakaz wprowadzania takich ciężarów publicznych i wydatków publicznych, które nie są związane z powinnościami państwa [C. Kosikowski, Sektor finansów publicznych w Polsce , Warszawa 2006]. Wydatki ze środków publicznych podlegają planowaniu. Planowość wyraża wymóg ujmowania procesów gromadzenia i wydatkowania publicznych środków pieniężnych w ramy planów finansowych o charakterze makro- i mikroekonomicznym. Pierwsze dotyczą całego sektora finansów publicznych lub poszczególnych jego segmentów. Natomiast drugie dotyczą jednostek sektora finansów publicznych [C. Kosikowski, Sektor finansów publicznych...]. W literaturze podkreśla się, że wydatkowanie publicznych środków finansowych powinna cechować skuteczność i efektywność. Skuteczność wydatkowania środków publicznych definiuje się jako uzyskanie optymalnej relacji między wyznaczonymi celami i zadaniami a osiągniętymi efektami ich realizacji [J. Stankiewcz, Prawo zamówień publicznych jak instrument racjonalizacji wydatków (w:) Ekonomiczne i prawne aspekty racjonalizacji wydatków publicznych, t. I, pod red. J. Głuchowskiego, A. Pomorskiej, J. Szołno-Koguc, Lublin 2005, s. 231]. Natomiast badanie efektywności wydatków budżetowych zależy od tego, czy analizie podlegają wyznaczone zadania (racjonalizacja wyborów) czy będące do dyspozycji środki finansowe, czyli tzw. racjonalizacja kosztów [J. Stankiewicz, Zagadnienia racjonalizacji wydatków publicznych (w:) Finanse publiczne..., s. 729-730]. Sformułowane w ustawie o finansach publicznych zasady dokonywania wydatków ze środków publicznych zapewnić mają racjonalizację kosztów, oznaczającą wydajność i skuteczność wydatkowania środków publicznych w związku z realizacją zamierzonego zadania. Racjonalizacja kosztów oznacza dążenie do uzyskania największych oszczędności w nakładach, przy porównywalnym efekcie. Procedurę prawną postępowania zmierzającego do osiągnięcia tego celu w sposób doskonalszy, niż miało to miejsce dotychczas, określamy racjonalizacją kosztów [J. Stankiewcz, Prawo zamówień publicznych..., s. 232]. Uzasadnienie trybu z wolnej ręki: Konferencja Dyrektorów Agencji Płatniczych Unii Europejskiej to spotkanie wysokiego szczebla szefów agencji płatniczych państw członkowskich Unii Europejskiej oraz krajów kandydujących do UE organizowane przez agencje płatnicze państwa członkowskiego sprawującego w danym półroczu Przewodnictwo w Radzie UE. 30 Konferencja Dyrektorów Agencji Płatniczych UE organizowana przez Agencję Rynku Rolnego oraz Agencję Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa odbędzie się w Sopocie podczas polskiego Przewodnictwa w Radzie UE w terminie uwzględnionym w oficjalnym Kalendarzu Polskiej Prezydencji tj. w dniach 21 - 23 września 2011 r. W spotkaniu planowany jest udział 160 przedstawicieli wszystkich państw członkowskich UE a także krajów kandydujących do UE oraz przedstawicieli instytucji unijnych (Komisja Europejska, Europejski Trybunał Obrachunkowy, Europejski Urząd ds. Zwalczania Oszustw) jak również instytucji polskiego resortu rolnictwa i finansów. Przedmiotowa konferencja podobnie jak spotkania Dyrektorów Agencji Płatniczych UE organizowane podczas poprzednich Prezydencji oraz inne spotkania wysokiego szczebla organizowane podczas polskiego Przewodnictwa musi zostać zorganizowana zgodnie z wymogami stawianymi spotkaniom tej rangi. Poniższa tabela przedstawia zestawienie podstawowych wymogów logistycznych organizacji spotkań eksperckich podczas polskiej Prezydencji opracowanych przez Ministerstwo Spraw Zagranicznych (w dokumentacji postępowania) oraz wymogów organizacji 30 Konferencji Dyrektorów Agencji Płatniczych UE wynikających ze specyfiki tego cyklicznego spotkania: PODSTAWOWE WYMOGI ORGANIZACJI SPOTKAŃ EKSPERCKICH (MSZ)GŁÓWNA SALA KONFERENCYJNA Główna sala konferencyjna w obiekcie, w którym zorganizowana zostanie konferencja powinna pomieścić minimum 100 - 150 osób, przy czym przynajmniej 30 miejsc siedzących powinno zostać zapewnionych przy głównym stole konferencyjnym. WYMOGI ORGANIZACJI KONFERENCJI DYREKTORÓW AGENCJI PŁATNICZYCH UE GŁÓWNA SALA KONFERENCYJNA Główna sala konferencyjna w obiekcie, w którym zorganizowana zostanie konferencja musi pomieścić przewidywanych 160 uczestników spotkania, w tym, co najmniej 70 miejsc siedzących dla przewodniczących delegacji wraz z członkiem delegacji, przedstawicieli ARR i ARiMR jak również przedstawicieli instytucji UE musi zostać zapewnionych przy głównym stole obrad. Ponadto dla pozostałych uczestników konferencji muszą zostać zapewnione miejsca siedzące przy stołach w ustawieniu szkolnym (bezpośrednio za głównym stołem obrad) oraz w ustawieniu teatralnym. PODSTAWOWE WYMOGI ORGANIZACJI SPOTKAŃ EKSPERCKICH (MSZ) DODATKOWA INFRASTRUKTURA TECHNICZNA W sali głównej powinna istnieć możliwość instalacji dodatkowej infrastruktury technicznej (nagłośnienie, mikrofony i sprzęt audiowizualny), teletechnicznej i kabin dla tłumaczy symultanicznych. WYMOGI ORGANIZACJI KONFERENCJI DYREKTORÓW AGENCJI PŁATNICZYCH UE DODATKOWA INFRASTRUKTURA TECHNICZNA W sali musi istnieć możliwość instalacji infrastruktury technicznej zgodnej m.in. z wymaganiami stawianymi przez DG SCIC - Dyrekcję Generalną ds. tłumaczeń ustnych (w załączeniu specyfikacje techniczne sal konferencyjnych z instalacjami do tłumaczenia symultanicznego opracowane przez DG SCIC), co jest warunkiem koniecznym możliwości skorzystania z nieodpłatnej obsługi tłumaczeniowej spotkania przez służby tłumaczeniowe KE oraz pozwoli na odbycie konferencji zgodnie z konwencją wypracowaną w czasie poprzednich spotkań t.j. kamery rejestrujące przebieg konferencji, mikrofony, multifony, system nagłaśniający, system kontroli kamer, rzutniki, ekrany, monitory transmitujące obraz rejestrowany przez kamery, przenośne kabiny tłumaczeniowe spełniające wymagania normy ISO 4043-1998, podest pod kabiny tłumaczeniowe. PODSTAWOWE WYMOGI ORGANIZACJI SPOTKAŃ EKSPERCKICH (MSZ) DODATKOWE SALE KONFERENCYJNE Dodatkowo obiekt konferencyjny powinien posiadać pewną liczbę mniejszych sal zapewniających możliwość równoczesnego odbywania się kilku spotkań / paneli do wykorzystania roboczego. WYMOGI ORGANIZACJI KONFERENCJI DYREKTORÓW AGENCJI PŁATNICZYCH UE DODATKOWE SALE KONFERENCYJNE Dodatkowo na potrzeby warsztatów organizowanych w ramach konferencji obiekt konferencyjny musi posiadać dodatkową salę, w której można będzie pomieścić ok. 80 osób. Poza salami o przeznaczeniu plenarno - warsztatowym istniała będzie również konieczność zapewnienia 3 mniejszych sal, które wykorzystane zostaną dla celów zorganizowania tzw. centrum biznesowego wyposażonego w sprzęt teleinformatyczny, kopiarki, drukarki, fax, bezprzewodowy Internet do użytku organizatorów konferencji i jej gości. Dwie pozostałe sale wykorzystane zostaną na potrzeby podręcznego składu materiałów konferencyjno - promocyjnych oraz na potrzeby indywidualnych spotkań kierownictwa ARR i ARiMR oraz MRiRW z przedstawicielami właściwych agencji płatniczych UE oraz instytucji unijnych. Optymalnie wszystkie wymienione sale oraz dodatkowe przestrzenie powinny znajdować się na tym samym piętrze. PODSTAWOWE WYMOGI ORGANIZACJI SPOTKAŃ EKSPERCKICH (MSZ) DODATKOWE PRZESTRZENIE Obiekt konferencyjny powinien posiadać dodatkowe wolne przestrzenie poza salami konferencyjnymi dla zapewnienia miejsca dla ewentualnych koktajli, poczęstunków, wystąpień, wystaw itd., a także do wykonania tzw. zdjęcia rodzinnego, oraz ew. możliwość zorganizowania cateringu w odrębnym pomieszczeniu (na ok. 150 osób). Ponadto obiekt konferencyjny powinien być na tyle przestrzenny, by można było wygospodarować w nim miejsce na umieszczenie banerów / standów / plakatów oraz innych elementów identyfikacji wizualnej Prezydencji w centrum konferencyjnym. WYMOGI ORGANIZACJI KONFERENCJI DYREKTORÓW AGENCJI PŁATNICZYCH UE DODATKOWE PRZESTRZENIE Dodatkowo centrum konferencyjne musi posiadać przestrzenną salę zdolną pomieścić wszystkich uczestników konferencji w ustawieniu koktajlowym dla celu zorganizowania lunchów jak również przestrzenie, w których zorganizowane zostaną przerwy kawowe oraz umieszczone elementy identyfikacji wizualnej konferencji oraz Prezydencji. Dodatkową zaletą będzie dostępność przestrzeni, w której wykonane zostanie tzw. zdjęcie rodzinne wszystkich uczestników konferencji. W oparciu o rozpoznanie rynku hotelowo-konferencyjnego w Sopocie dokonane m.in. na podstawie publikacji Urzędu Miasta Sopotu wydanej w 2010 r. Sopot. Centrum Konferencji (w dokumentacji postępowania) oraz opracowaną przez MSZ listę obiektów na spotkania eksperckie w regionach (w dokumentacji postępowania) w ocenie Biura Współpracy Międzynarodowej jedynym obiektem hotelowo-konferencyjnym w Sopocie spełniającym jednocześnie podstawowe wymogi logistyczne na potrzebę organizacji spotkań eksperckich opracowane przez MSZ jak również wymogi wynikające ze specyfiki oraz warunków organizacji 30 Konferencji Dyrektorów Agencji Płatniczych UE jest centrum hotelowo-konferencyjne Sheraton Sopot Conference Center & Spa. Wymieniony wykonawca jako jedyny na terenie miasta Sopot dysponuje infrastrukturą pozwalającą na kompleksową obsługę 30 Konferencji Dyrektorów Agencji Płatniczych UE nie tylko w zakresie realizacji usług konferencyjnych, ale również zapewnienia bazy noclegowej dla wszystkich uczestników Konferencji i jej obsługi (ograniczenie kosztów związanych z obsługą transportową konferencji; dokonano wstępnej rezerwacji 180 pokoi) oraz realizacji obsługi gastronomicznej konferencji i towarzyszących jej wydarzeń. W centrum znajduje się odpowiednia liczba dużych i mniejszych sal konferencyjnych koniecznych do zorganizowania 30 Konferencji Dyrektorów Agencji Płatniczych UE usytuowanych na jednym piętrze. Wymieniona główna sala konferencyjna spełnia podstawowe wymagania organizacji spotkań eksperckich podczas polskiej Prezydencji, jest zgodna ze specyfikacją opracowaną przez DG SCIC i dzięki swojej powierzchni (550 m2) pozwala na właściwe zaaranżowanie przestrzeni, tak by pomieścić w niej przewidywanych 160 uczestników Konferencji przy głównym stole konferencyjnym, a także zapewnić dodatkowe miejsca w ustawieniu szkolnym i teatralnym, ustawić kabiny tłumaczeniowe spełniające normę ISO 4043-1998 jak również inny potrzebny sprzęt audiowizualny, a także stanowiska obsługi technicznej spotkania. Bardzo korzystnym dla organizatora rozwiązaniem, jest możliwość podziału głównej sali konferencyjnej na potrzeby organizowanych podczas konferencji warsztatów na dwie mniejsze sale konferencyjne. Ponadto obiekt konferencyjny dysponuje salą o powierzchni 361 m2 zdolną pomieścić 220 osób w układzie zasiadanym, w której możliwa będzie organizacja lunchów w trakcie konferencji. Bardzo istotna jest również dostępność innych, mniejszych sal konferencyjnych w bezpośrednim sąsiedztwie głównej sali plenarnej, które wykorzystane zostaną na potrzeby zapewnienia zaplecza organizacyjnego ARR i ARiMR, centrum biznesowego wyposażonego w bezprzewodowy Internet oraz niezbędny sprzęt teleinformatyczny, drukarki, kopiarki, faksy jak również miejsce indywidualnych spotkań kierownictwa ARR, ARiMR oraz MRiRW z właściwymi delegatami z instytucji UE i państw członkowskich UE. Dodatkową zaletą centrum jest również obecność przy sali plenarnej otwartych przestrzeni, w których możliwa jest organizacja przerw kawowych oraz umieszczenie elementów identyfikacji wizualnej konferencji oraz polskiej Prezydencji. Kolejnym argumentem przemawiającym za wyborem przedmiotowego centrum hotelowo-konferencyjnego do organizacji 30 Konferencji Dyrektorów Agencji Płatniczych UE jest poziom świadczonych przez obiekt usług hotelowo-konferencyjnych oraz gastronomicznych, a przede wszystkim doświadczenie w organizacji dużych międzynarodowych konferencji. Ponadto w trosce o zapewnienie właściwego poziomu konferencji organizowanej jako spotkanie wysokiego szczebla polskiej Prezydencji za wyborem centrum konferencyjnego Sheraton Sopot przemawia również fakt, że w lipcu 2011 r. przedmiotowy obiekt będzie pełnił funkcję oficjalnego centrum Prezydencji, co niewątpliwie stanowi swoistą gwarancję odpowiedniej organizacji 30 Konferencji Dyrektorów Agencji Płatniczych Unii Europejskiej. Jednocześnie udzielenie przedmiotowemu centrum hotelowo-konferencyjnemu zamówienia na realizację kompleksowej obsługi konferencji i towarzyszącej jej uroczystej kolacji zapewni dotrzymanie przez ARR wymogu skuteczności i racjonalizacji wydatkowania środków publicznych w związku z zaoferowanymi przez hotel korzystnymi warunkami finansowymi organizacji konferencji w związku z kompleksowym charakterem zamówienia obejmującym również obsługę gastronomiczną uroczystej kolacji towarzyszącej konferencji. Podsumowując centrum konferencyjne Sheraton Sopot Conference Center & Spa jako jedyny obiekt w Sopocie jest w stanie zrealizować kompleksową obsługę 30 Konferencji Dyrektorów Agencji Płatniczych UE oferując jednocześnie konkurencyjną wycenę realizowanych usług wynikającą z przewidywanej liczebności uczestników konferencji, dokonanej wstępnej rezerwacji pokoi hotelowych oraz zakresu planowanego do udzielenia zamówienia przy jednoczesnym zachowaniu właściwych standardów organizacji zgodnych z tradycjami tego typu konferencji. Wybór przez zamawiającego trybu zamówienia z wolnej ręki na podstawie art. 66 w zw. z art. 5 ust. 1a pkt. 1 oraz art. 67 ust. 1 pkt. 1 lit. a ustawy Pzp podyktowany jest tym, iż: - zamawiający posiada pełne rozeznanie stanu bazy hotelowo - konferencyjnej w Sopocie, ze szczególnym uwzględnieniem dokonanych w terminie 21 - 23 września 2011 r. rezerwacji posiadanych przez hotele sal konferencyjnych, ilości jednoosobowych pokoi gościnnych oraz możliwości organizacji obsługi 30 Konferencji Dyrektorów Agencji Płatniczych UE. Z wiedzy zamawiającego wynika, iż wyłącznie centrum hotelowo-konferencyjne Sheraton Sopot Conference Center & Spa może wykonać przedmiot zamówienia w ww. terminie; - zastosowanie innego trybu udzielenia zamówienia niż tryb z wolnej ręki, gdzie przedmiotem zamówienia są różnorodne usługi hotelowo-restauracyjne czy usługi kulturalne, konferencyjne wiązałoby się z koniecznością poniesienia dodatkowych kosztów oraz zmianą organizacji konferencji bądź jej wydłużeniem (co związane jest m. in. z dojazdem uczestników); - przeprowadzenie postępowania np. w trybie przetargu nieograniczonego mogłoby doprowadzić do złożenia ofert przez inne podmioty, które nie dysponują infrastrukturą w pełni odpowiadającą specyficznym wymaganiom związanym z organizacją tego przedsięwzięcia; - wybór wykonawcy w trybie z wolnej ręki umożliwia zawarcie umowy z wykonawcą sprawdzonym i rzetelnym oraz zdolnym do jego prawidłowego i sprawnego przeprowadzenia; - zakres zaplanowanych uroczystości, zaproszeni goście w tym przede wszystkim delegacje zagraniczne, przedstawiciele Rządu, Parlamentu nakładają na zamawiającego konieczność postawienia wysokich wymagań wykonawcy - w przypadku zastosowania trybu z wolnej ręki umożliwia doprecyzowanie wszystkich szczegółów organizacji i uzyskanie maksymalnych efektów z posiadanych środków finansowych; - przeprowadzenie postępowania w trybie z wolnej ręki pozwala zamawiającemu na wynegocjowanie z wykonawcą możliwie najkorzystniejszych warunków zarówno finansowych i organizacyjnych, zarówno w kwestii finansowania, jaki i samej organizacji; - ponadto specyfika i złożoność tego zamówienia oraz trudność w jednoznacznym oraz dokładnym sformułowaniu kryteriów oraz późniejszej oceny złożonych ofert przemawia za słusznością zastosowania zaproponowanego na wstępie trybu, tj. zamówienia z wolnej ręki. Mając na wadze całość przedmiotu zamówienia nie jest możliwie udzielnie zamówienia publicznego w innym trybie. Wybór wykonawcy w trybie innym niż tryb z wolnej ręki może skutkować naruszeniem zasad celowego, oszczędnego i efektywnego dokonywania wydatków przez ARR., co zgodnie z zapisem art. 5a ust. 1a pkt 1 ustawy Pzp stanowi uzasadnioną podstawę do zastosowania trybu zamówienia z wolnej ręki. Ponadto wyłącznie centrum hotelowo-konferencyjne Sheraton Sopot Conference Center & Spa w Sopocie posiada zaplecze zapewniające wykonanie usług zgodnie z podstawowymi wymaganiami logistycznymi organizacji spotkań eksperckich podczas polskiej Prezydencji opracowanymi przez Ministerstwo Spraw Zagranicznych, co z kolei uzasadnia również zastosowanie przesłanki z art. 67 ust. 1 pkt. 1 lit. a ustawy Pzp. Ze względu na fakt, iż usługi hotelarskie i restauracyjne należą do kategorii usług o charakterze niepriorytetowym określonych w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 28 stycznia 2010 roku w sprawie wykazu usług o charakterze priorytetowym i niepriorytetowym oraz powyższą argumentację, udzielenie zamówienia w trybie określonym w art. 66 w związku z art.5 ust. 1a oraz art. 67 ust. 1 pkt.1 lit. a ustawy Prawo zamówień publicznych jest uzasadnione.