ROPS.PSO.3321.15.2013 - Świadczenie usługi hotelarskiej obejmującej obsługę seminarium dla liczby osób nie większej niż 30

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest usługa świadczona przez placówki oferujące usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji ujęta we Wspólnym Słowniku Zamówień Publicznych pod numerem CPV: 55120000-7, dotycząca obsługi seminarium nt. Teoretyczne i praktyczne aspekty budowania partnerstw lokalnych, które odbędzie się w dniu 13 maja 2013 roku. W spotkaniu uczestniczyć będzie grupa nie większa niż 30 osób. Zakończenie seminarium przewiduje się na godzinę 16:00. Usługa obejmuje wyżywienie, na które składają się: obiad, 2 przerwy kawowe oraz udostępnienie zaplecza konferencyjnego i sprzętu podczas spotkania dla grupy do 30 osób. 1.Wykonawca zapewni realizację spotkania na terenie jednego z miast: Rybnika, Żor, Wodzisławia Śląskiego, Jastrzębia Zdroju. 2.Do standardów organizowanych przez ROPS seminariów należą: a) wyżywienie podczas seminarium: - obiad - składający się z drugiego dania, uwzględniający mięsa, sosy do mięs, bukiet surówek, ziemniaki/ryż/frytki, kompot/sok/napój, - przerwa kawowa (2 przerwy w czasie trwania spotkania) - na którą składają się: herbata/kawa, cytryna, cukier, śmietanka, zimne napoje (soki, woda mineralna) oraz ciastka lub drobne ciasteczka, różne owoce, bakalie i suszone owoce, - w przypadku osób nie spożywających potraw mięsnych (lub innych produktów) Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia odpowiedniego wyżywienia, nie zawierającego wyżej wymienionych składników. b) sala konferencyjna (mieszcząca do 30 osób) - wyposażona w system klimatyzacji, nie dopuszcza się klimatyzatorów przenośnych, przystosowana do wielkości grupy i rodzaju zajęć, z oknem i dostępem do światła dziennego. Musi posiadać odpowiednie oświetlenie i właściwą temperaturę oraz być wyposażona w system nagłośnienia, 2 mikrofony, notebook, rzutnik multimedialny, stolik pod rzutnik, ekran do projekcji lub białą ścianę odpowiedniej wielkości, tablicę flipchart + odpowiednie kartki oraz pisaki, krzesła, stoły/stoliki. Nie dopuszcza się realizacji seminarium w sali, w której podawane są posiłki (obiad). 3.Wykonawca i obiekt muszą spełnić następujące warunki szczegółowe: a)baza żywieniowa oraz sala konferencyjna muszą znajdować się w tym samym budynku; b)zapewnić bezpłatny parking dla uczestników seminarium; c)zapewnić salę restauracyjną, w której serwowane będą posiłki (obiad); d)zapewnić wodę mineralną na sali konferencyjnej przez cały okres trwania spotkania; e)zapewnić możliwość oznakowania plakatem/banerem holu, wejść oraz wnętrz sali, w której odbywać się będzie seminarium; f)udostępnić dla organizatorów miejsca na recepcję w celu umożliwienia prowadzenia rejestracji uczestników (stoisko składające się ze stołu pokrytego materiałem ozdobnym, czterech krzeseł oraz zasilania). Szczegółowe menu zostanie ustalone z Wykonawcą, który złoży najkorzystniejszą ofertę w przedmiotowym postępowaniu. 4.Dokładny harmonogram spotkania wraz z wyborem ostatecznej wersji menu, godzin posiłków, wykorzystania oraz ustawienia sali konferencyjnej, godzinę przyjazdu i odjazdu - Zamawiający określi najpóźniej na 3 dni przed planowanym terminem seminarium. 5.Wykonawcy, za wykonanie przedmiotu zamówienia przysługiwać będzie wynagrodzenie brutto (tj. cena netto + VAT) według faktycznej liczby uczestników seminarium. Podstawą zapłaty przez Zamawiającego wynagrodzenia będzie przedstawienie przez Wykonawcę, po zrealizowaniu pobytu składającego się na przedmiot umowy, prawidłowo wystawionej faktury VAT wraz ze specyfikacją określającą faktyczną liczbę uczestników seminarium. Wynagrodzenie płatne będzie przez Zamawiającego przelewem na konto Wykonawcy w terminie do 30 dni od dnia otrzymania prawidłowo wystawionej faktury.