Kompleksowa organizacja dwóch jednodniowych konferencji pt. „Wielowymiarowe funkcje gospodarstw rodzinnych we współczesnej Polsce i świecie – szanse i wyzwania”.Pierwsza konferencja będzie poświęcona zagadnieniom społecznym i ekonomicznym, druga zagadnieniom bezpieczeństwa narodowego. - polska-warszawa: usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji

Opis przedmiotu przetargu: przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja dwóch jednodniowych konferencji pt. „wielowymiarowe funkcje gospodarstw rodzinnych we współczesnej polsce i świecie – szanse i wyzwania”. pierwsza konferencja będzie poświęcona zagadnieniom społecznym i ekonomicznym, druga zagadnieniom bezpieczeństwa narodowego. w celu realizacji przedmiotu zamówienia wykonawca zorganizuje biuro realizacji i promocji projektu, zwane dalej biurem, odpowiedzialne za całość prac związanych z realizacją projektu. w celu zapewnienia prawidłowego funkcjonowania biura wykonawca zapewni a) osobę lub zespół osób zapewniający prawidłowe oraz terminowe wykonanie zadań biura, b) minimum jeden numer telefonu oraz adres mailowy i korespondencyjny c) organizację pracy, umożliwiającą zamawiającemu stały kontakt z przedstawicielami biura. przedstawiciele biura będą ściśle współpracować z zamawiającym i na bieżąco dostarczać wszelkich informacji o realizacji przedmiotu zamówienia. podstawowe zadania biura wykonawca w terminie 10 dni od podpisania umowy przekaże zamawiającemu harmonogram realizacji całości projektu, proponowane miejsca i terminy organizacji konferencji. 1. nabór wykonawca zapewni nabór uczestników 2 konferencji, przy czym konferencja pierwsza minimalnie 80 – maksymalnie 140 uczestników, konferencja druga minimalnie 160 – maksymalnie 200 uczestników. wykonawca zapewni nabór spośród przedstawicieli instytucji działających na rzecz obszarów wiejskich, w tym przedstawiciele władz państwowych, administracji centralnej, jednostek samorządu terytorialnego, agencji rządowych, izb rolniczych, lokalnych grup działania, lokalnych grup rybackich, centrum doradztwa rolniczego, ośrodków doradztwa rolniczego, jednostek naukowych, badawczych i rozwojowych, studenci, organizacje pozarządowe, grupy rekonstrukcyjne oraz inne podmioty i organizacje, które kultywują tradycje i pamięć o postawach i wkładzie kulturowo cywilizacyjnym mieszkańców wsi prowadzących rodzinne gospodarstwa rolne w dziedzictwo narodowe. wykonawca skieruje zaproszenie do udziału w konferencji do gości specjalnych przedstawicieli władz państwowych, przedstawicieli administracji centralnej w tym ministerstwa rolnictwa i rozwoju wsi, ministerstwa obrony narodowej, biura bezpieczeństwa narodowego, ministerstwa pracy i polityki społecznej, ministerstwa infrastruktury i rozwoju, ministerstwa gospodarki, polskiej agencji rozwoju przedsiębiorczości oraz ministerstwa edukacji narodowej, ministerstwa spraw wewnętrznych i administracji. 2. program konferencji wykonawca opracuje i zrealizuje szczegółowy program dwóch konferencji na podstawie programów ramowych. konferencje obejmą swoim programem wielowymiarowe funkcje gospodarstw rodzinnych we współczesnej polsce i świecie uwzględniając trzy perspektywy dla każdej z konferencji aspekt społeczny, ekonomiczny oraz dotyczący bezpieczeństwa narodowego. program każdej z konferencji nie będzie krótszy niż 5 godzin zegarowych wykładów/ wystąpień. program ramowy konferencji pierwszej, poświęconej problemom społecznym i ekonomicznym rozpoczęcie konferencji, wystąpienia gości specjalnych panel i stratyfikacja społeczna a gospodarstwa rodzinne, miejsce i funkcjonowanie gospodarstw w strukturze społecznej; rola gospodarstw rodzinnych w tworzeniu kapitału współczesnych państw, gospodarstwa rodzinne a modele agrarne – wyzwania i przemiany; panel ii kulturotwórcze funkcje gospodarstw rodzinnych, rola tradycji i międzypokoleniowej wymiany wiedzy; transfer wiedzy i innowacji jako sposób na poprawę opłacalności ekonomicznej prowadzenia gospodarstw rolnych; panel iii role społeczne w skali lokalnej, kwestia przywództwa w społecznościach lokalnych, zmiany w gospodarstwach rodzinnych i ich konsekwencje; podsumowanie i zakończenie konferencji. program ramowy konferencji drugiej, poświęconej zagadnieniom bezpieczeństwa rozpoczęcie konferencji, wystąpienia gości specjalnych; panel i rola gospodarstw rodzinnych w zapewnieniu bezpieczeństwa narodowego – aspekty historyczne i współczesne; panel ii bezpieczeństwo żywności; zapewnienie zapasów żywności w sytuacjach klęsk żywiołowych i działań militarnych; panel iii gospodarstw rodzinne w systemie działań kryzysowych – wpływ na działania współczesnej obrony cywilnej i armii; bezpieczeństwo energetyczne – rozproszone źródła energii i znaczenie dla bezpieczeństwa. podsumowanie i zakończenie konferencji. 3. komitet naukowy konferencji (zwany dalej komitetem) wykonawca zapewni komitet naukowy konferencji złożony z minimum 9 ekspertów, w tym a) minimum 3 będzie posiadało tytuł profesora, przy czym co najmniej — 1 z nich będzie posiadał dorobek naukowy w postaci minimum 3 publikacji lub artykułów naukowych dotyczących zagadnień społecznych lub ekonomicznych lub historycznych lub bezpieczeństwa, — 1 z nich będzie posiadał dorobek naukowy w postaci minimum 3 publikacji lub artykułów naukowych dotyczących zagadnień społecznych lub ekonomicznych lub historycznych lub bezpieczeństwa w kontekście gospodarstw rolnych lub mieszkańców wsi, b) minimum 2 ekspertów z tytułem co najmniej doktora habilitowanego z dorobkiem naukowym w postaci minimum 3 publikacji lub artykułów naukowych dotyczących zagadnień społecznych lub ekonomicznych lub historycznych lub bezpieczeństwa. pozostali eksperci będą posiadali co najmniej tytuł doktora z dziedzin odpowiadających tematyce konferencji (w szczególności nauki społeczne, humanistyczne, ekonomiczne, politologiczne lub nauki o bezpieczeństwie). rolą komitetu będzie opracowanie szczegółowego programu konferencji, zgodnie z ramowym programem konferencji, proces kwalifikacyjny zgłoszonych referatów polegający na analizie, ocenie merytorycznej i weryfikacji przesłanych materiałów i dopuszczenie wybranych z nich do wygłoszenia podczas konferencji, redakcja naukowa materiałów konferencyjnych oraz opieka merytoryczna nad przebiegiem całości cyklu dwóch konferencji. ponadto eksperci komitetu odpowiadać będą za realizację oficjalnej części konferencji, wystąpienia na rozpoczęcie spotkania a także podsumowanie konferencji. członkowie komitetu mogą pełnić rolę moderatorów poszczególnych paneli. 4. eksperci wygłaszający wystąpienia. wystąpienia zostaną wygłoszone przez osoby, których teksty zostaną zaakceptowane przez komitet naukowy konferencji, przy czym w każdej z konferencji wygłoszonych zostanie co najmniej 9 wystąpień, z czego co najmniej 3 zostaną wygłoszone przez ekspertów posiadających co najmniej stopień naukowy doktora habilitowanego. dodatkowo każdy panel prowadzony będzie przez moderatora, a na każdej konferencji pracował będzie sekretarz, którego zadaniem będzie zebranie i późniejsze zestawienie wszystkich głosów w dyskusji oraz opracowanie wniosków. dodatkowo wykonawca zwróci się do wybranych gości specjalnych z propozycją krótkiego wystąpienia na każdej konferencji. wykonawca przekaże zamawiającemu najpóźniej w terminie 10 dni od dnia podpisania umowy szczegółowy program wraz z informacją o prelegentach. 5. komitet organizacyjny komitet organizacyjny złożony z minimum 5 osób (w tym minimum 1 osoba ze stopniem naukowym doktora) powołany zostanie przez komitet naukowy. do zadań komitetu organizacyjnego należeć będzie wsparcie komitetu naukowego, pomoc techniczna i merytoryczna przy realizacji bieżących zadań związanych z organizacją i obsługą konferencji. ponadto komitet organizacyjny zapewni obsługę organizacyjno – techniczną, w tym — sprzętu multimedialnego i audiowizualnego; — rejestracji uczestników w dniu każdej z konferencji; czynna minimum 45 min przed rozpoczęciem konferencji 6. miejsce konferencji wykonawca zapewni sale konferencyjne w granicach administracyjnych miasta stołecznego warszawa, w wielkości dostosowanej do liczby uczestników, w terminach realizacji 2 konferencji. sale będą klimatyzowane, z możliwością zorganizowania cateringu poza miejscem obrad, umożliwiające stały dostęp do serwisu kawowego a także z zapewnionym wyodrębnionym miejscem na pozostawienie odzieży wierzchniej dla uczestników konferencji. ponadto sale będą wyposażone co najmniej w — mównicę; — minimum 2 mikrofony przenośne; — krzesła konferencyjne w ilości dostosowanej do ilości uczestników każdej konferencji. — zestaw multimedialny 2 rzutniki, ekran, laptop z dostępem do internetu. ponadto wykonawca zapewni poza miejscem obrad, w bezpośrednim sąsiedztwie sal konferencyjnych przestrzeń, o powierzchni minimum 100 m2, gdzie zaprezentowane zostaną stoiska o których mowa w pkt. 7. sale oraz przestrzeń, gdzie zostaną zaprezentowane stoiska zostaną oznakowane w sposób zapewniający widoczność logotypów i sloganów, które zostały wskazane w załączniku nr 8a do siwz, zgodnie z księgą wizualizacji znaku prow dostępną na stronie www.minrol.gov.pl; 7. stoiska wykonawca zapewni na każdej konferencji co najmniej 4 stoiska prezentujące działalność lokalnych grup działania lub lokalnych grup rybackich lub organizacji pozarządowych, grup rekonstrukcyjnych, lub innych podmiotów, organizacji czy instytucji, które kultywują tradycje i pamięć o postawach i wkładzie kulturowo cywilizacyjnym mieszkańców wsi prowadzących rodzinne gospodarstwa rolne w dziedzictwo narodowe. 8. zapewnienie usług cateringowych wykonawca zapewni wyżywienie dla uczestników dwóch konferencji, zgodnie ze szczegółowym programem konferencji. usługa polegać będzie na przygotowaniu i dostarczeniu wraz z obsługą, cateringu na dwie konferencje w ilości dostosowanej do liczby uczestników konferencji serwis kawowy ciągły w trakcie trwania konferencji. w ramach serwisu serwowane będą bez ograniczeń — napoje gorące kawa, herbata oraz dodatki mleko, cukier, cytryna (dostęp do napoi gorących będzie możliwy przez cały czas trwania konferencji); — napoje zimne woda gazowana i niegazowana (woda powinna być dostarczona w butelkach o pojemności do 500 ml.); — ciastka i ciasteczka; — świeże owoce. lunchu bufetowego. w ramach lunchu zostaną zapewnione co najmniej — napoje zimne serwowane bez ograniczeń (woda gazowana i niegazowane w butelkach do 500 ml., przynajmniej 2 rodzaje soków); — napoje gorące kawa, herbata oraz dodatki (mleko, cukier, cytryna); — przekąski zimne – co najmniej 4 rodzaje; — surówki, sałaty i sałatki – co najmniej 3 rodzaje; — zupy – dwa rodzaje; o dania główne – co najmniej 4 pozycje do wyboru gości potrawy mięsne (dwa rodzaje), rybne (jeden rodzaj), wegetariańskie (jeden rodzaj), dodatki (ryż, kasza, ziemniaki lub makaron – co najmniej dwa rodzaje); — deser sałatka owocowa i co najmniej 3 rodzaje ciast. wykonawca zapewni wysokie stoły w ilości odpowiedniej do ilości osób korzystających z lunchu, ustawione w przestrzeni dostępnej uczestnikom konferencji na terenie gmachu, w którym organizowana jest konferencja. odpowiednie naczynia cateringowe umożliwiające utrzymanie odpowiedniej temperatury wszystkich produktów żywnościowych oraz napoi. transport posiłków oraz podanie go zgodnie z wymaganiami sanitarnymi dotyczącymi żywności. zastawę ceramiczną lub porcelanową z kompletem sztućców platerowanych, serwetki papierowe. obsługę kelnerską – 1 kelner przypadający na nie więcej niż 30 uczestników konferencji a także zapewnienie osoby, które będą uzupełniać produkty w miarę ich ubywania i sprzątać w trakcie i po cateringu. ponadto dostarczone produkty żywnościowe powinny być świeże i spełniać normy jakości produktów spożywczych. posiłki gorące zostaną podane w odpowiedniej temperaturze. ponadto wykonawca jest zobowiązany do przestrzegania przepisów prawnych w zakresie przechowywania i przygotowywania artykułów spożywczych; estetycznego podawania posiłków; zebrania naczyń oraz resztek konsumpcyjnych. 9. materiały konferencyjne zapewnienie materiałów konferencyjnych dla uczestników 2 konferencji przeznaczonych do dystrybucji podczas i w związku z konferencjami, w ilości dostosowanej do liczby uczestników konferencji materiały konferencyjne będą zawierały — co najmniej streszczenia lub prezentacje wystąpień wygłoszonych podczas konferencji oraz ewentualnie inne teksty dopuszczone przez komitet naukowy, — szczegółowy program konferencji, — noty biograficzne ekspertów/prelegentów. materiały konferencyjne na pierwszej stronie (okładce) zostaną opatrzone logotypami i sloganami, które zostały wskazane w załączniku nr 1a, zgodnie z księgą wizualizacji znaku prow dostępną na stronie www.minrol.gov.pl. ponadto w materiałach zawarte zostaną treści z załącznika nr 8b do siwz. 10. media a) wykonawca opracuje komunikat prasowy dotyczący konferencji oraz roześle go do co najmniej 10 redakcji spośród — tv o zasięgu ogólnokrajowym; tv o zasięgu regionalnym lub o zakresie tematycznym; — rozgłośni radiowych o zasięgu krajowym; rozgłośni radiowych o zasięgu regionalnym; — prasy codziennej lub tygodników lub miesięczników o zasięgu regionalnym i ogólnopolskim — periodyków wojskowych b) wykonawca zaprosi do udziału w konferencji co najmniej 10 przedstawicieli mediów ogólnopolskich lub regionalnych lub lokalnych lub branżowych – związanych z tematyką poszczególnych konferencji. c) wykonawca wystąpi z prośbą o pozyskanie patronatów honorowych lub medialnych do następujących instytucji patronat honorowy — ministerstwo rolnictwa i rozwoju wsi; — co najmniej 3 inne organy lub instytucje państwa, — urząd marszałkowski województwa mazowieckiego, urząd miasta stołecznego warszawy patronat medialny — co najmniej jedna stacja tv o zasięgu ogólnokrajowym; — co najmniej jedna stacja tv o zasięgu regionalnym obejmującym woj. mazowieckie lub o zakresie programowym odpowiadającym tematyce konferencji; — co najmniej jedna rozgłośnia radiowa o zasięgu krajowym; — co najmniej jedna rozgłośnia radiowa o zasięgu regionalnym obejmującym woj. mazowieckie; — periodyki o tematyce wojskowe. — prasa o zasięgu ogólnopolskim w tym co najmniej jeden dziennik, jeden tygodnik opiniotwórczy, jeden miesięcznik; — prasa o zasięgu regionalnym obejmującym woj. mazowieckie w tym co najmniej jeden dziennik lub jeden tygodnik lub jeden miesięcznik; wykonawca przekaże zamawiającemu — do zamieszczenia na stronie internetowej — przed rozpoczęciem każdej konferencji, zaproszenie do udziału, zawierające informacje o jej tematyce, szczegółowy program, informacje o możliwości zgłaszania się do udziału w konferencji; — najpóźniej 2 dni od zakończenia każdej konferencji, informację podsumowującą konferencję wraz z wnioskami z konferencji, elektroniczną wersję merytorycznej relacji z konferencji, prezentacje i materiały konferencyjne oraz min. 40 zdjęć. wszystkie materiały powstałe w trakcie realizacji projektu musza zawierać slogany i logotypy zawarte z załączniku nr 8a do siwz. uwaga uczestnicy nie ponoszą żadnych kosztów związanych z udziałem w projekcie. ii.1.6)