Przetarg nieograniczony na obsługę wyjazdów zagranicznych pracowników Politechniki Opolskiej w zakresie sprzedaży biletów lotniczych (nr sprawy ZP/U/37/2012)

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest obsługa wyjazdów zagranicznych pracowników Politechniki Opolskiej w zakresie sprzedaży biletów lotniczych, szczegółowo określonych w wykazie rzeczowo-cenowym stanowiącym - załącznik nr 2 do SIWZ. Zakres zamówienia obejmuje: a. przyjmowanie zleceń do realizacji bezpośrednio od wyjeżdżających: osobiście, telefonicznie, faksem lub pocztą elektroniczną; b. dokonywanie optymalnego wyboru przewoźnika (zapewniającego połączenie od początku do końca podróży na jednym bilecie) oraz trasy pod względem ceny i czasu trwania podróży - poprzez przedstawienie co najmniej trzech opcji związanych z jedną podróżą, w tym jednej bezwzględnie najtańszej, drugiej bezwzględnie najkrótszej (najkrótszy całkowity czas trwania podróży). c. stosowanie minimalnych cen dostępnych w danym terminie z zachowaniem wymaganego standardu podróży; d. przedstawienie zamawiającemu faksem lub pocztą elektroniczną informacji zwrotnej o proponowanej rezerwacji, w ciągu 24 godzin od momentu zgłoszenia zlecenia, a także do wiadomości na wskazaną przez zamawiającego skrzynkę poczty elektronicznej lub faks; e. wyznaczenie co najmniej 1 osoby posiadającej wymagane doświadczenie upoważnionych do kontaktu i obsługi zamawiającego od poniedziałku do piątku w godzinach 8.00 - 18.00 i co najmniej 1 osoby do kontaktu w razie nagłych przypadków w soboty, niedziele i święta; f. dostarczanie faktury za bilety do obiektów Zamawiającego wskazanych przy zlecaniu realizacji usługi, o czym mowa w ppkt a) z 21 dniowym terminem płatności, nie później niż w dniu wystawienia biletu. Faktura musi zawierać trasę podróży (z pełną nazwą miast docelowych), datę wyjazdu i powrotu, nazwisko oraz imię wyjeżdżającego. Faktura musi być wystawiana oddzielnie dla poszczególnych osób wyjeżdżających za granicę. Zamawiający nie dopuszcza wystawiania faktur zbiorczych. Do każdej faktury musi być dołączona kopia biletu; g. sporządzanie dla zamawiającego w wersji elektronicznej (w formacie arkusza kalkulacyjnego) i drukowanej miesięcznych raportów (do 10 dnia następnego miesiąca) z wystawionych przez wykonawcę faktur za bilety; zestawienia mają uwzględniać: rodzaje biletów, imię i nazwisko wyjeżdżającego, trasę i daty podróży, ceny biletów oraz uwzględnione upusty; h. na żądanie zamawiającego dostarczanie kopii kuponów biletowych do wskazanych przez wyjeżdżającego biletów; i. załatwienie odwołań i reklamacji do linii lotniczych i innych przewoźników; Przewidywana liczba biletów lotniczych to 89 sztuk (tam i z powrotem, w tym 27 na trasach pozaeuropejskich i 62 na trasach europejskich), jednak zamawiający zastrzega sobie prawo dostosowania ich liczby do rzeczywistych potrzeb (tj. ograniczenia lub zwiększenia), w ramach przeznaczonych na ten cel środków finansowych. Wartość szacunkowa zamówienia wynosi 151 572,94 zł. Cena biletu winna zawierać wszystkie koszty związane z przelotem, w tym opłaty paliwowo-lotniskowe i bagaż rejestrowany.