USŁUGI POCZTOWE W OBROCIE KRAJOWYM I ZAGRANICZNYM

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym, w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych, kurierskich oraz paczek i ich ewentualnych zwrotów w rozumieniu ustawy Prawo Pocztowe z dnia 23 listopada 2012 r. (Dz. U. z 2012 r., poz. 1529) na rzecz Zamawiającego z siedzib: 1. ul. Okopowa 21/27, 80-810 Gdańsk 2. ul. Jaracza 18a, 76-200 Słupsk; w tym przesyłek doręczanych na zasadach określonych w: 1) ustawie z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (tj. Dz. U. z 2013 r., poz. 267, ze zm.), 2) ustawie z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (tj. Dz. U. z 2015 r., poz. 613), 3) ustawie z dnia 17 listopada 1964 Kodeks postępowania cywilnego (tj. Dz. U. z 2014 r., poz. 101 ze zm.), 4) rozporządzeniu Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 26 listopada 2013 r. w sprawie reklamacji usługi pocztowej (Dz. U. z 2013 r., poz. 1468), 5) ustawie z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo Pocztowe (Dz. U. z 2012 r., poz. 1529), 6) regulaminie Poczty Listowej, Światowy Związek Pocztowy sporządzony w Bernie dnia 28 stycznia 2005r. (Dz. U. z 2007 r. nr 108, poz. 744), 7) regulaminie dotyczącym Paczek pocztowych, Światowy Związek Pocztowy sporządzony w Bernie dnia 28 stycznia 2005 r. (Dz. U. z 2007 r. nr 108, poz. 745), 8) innych powszechnie obowiązujących przepisach. Szacowane ilości przesyłek wskazano w formularzu cenowym stanowiącym załącznik nr 4 a do SIWZ. Zamawiający zastrzega sobie, że co najmniej 70 % przesyłek ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru doręczanych jest w trybie KPA. Zamawiający dopuszcza sporządzenie wykazu przesyłek wymagających nadania u operatora wyznaczonego. Przesyłki te mogą być ewentualnie oznaczone przez Zamawiającego w określony sposób przez Wykonawcę. 3. Zamawiający informuje, że: 3.1. Przez usługi pocztowe należy rozumieć, usługi polegające na: 1) przyjmowaniu, przemieszczaniu i doręczaniu: a) przesyłek listowych do 2 000 g, w tym przesyłek poleconych i przesyłek z zadeklarowaną wartością, b) paczek pocztowych do 30 000 g, w tym z zadeklarowaną wartością, c) przesyłek dla ociemniałych, 2) doręczaniu nadesłanych z zagranicy paczek pocztowych do 20 000 g. 3.2 Przez przesyłki pocztowe, będące przedmiotem zamówienia rozumie się: 1) przesyłki listowe o wadze do 50 g (gabaryt A i B): a) zwykłe - przesyłka nie rejestrowana nie będąca przesyłką najszybszej kategorii, b) zwykłe priorytetowe - przesyłka nie rejestrowana najszybszej kategorii, c) polecone - przesyłka rejestrowana będąca przesyłką przemieszczaną i doręczaną w sposób zabezpieczający ją przed utratą, ubytkiem zawartości lub uszkodzeniem, d) polecone priorytetowe - przesyłka rejestrowana najszybszej kategorii, e) polecone ze zwrotnym poświadczeniem odbioru (ZPO) - przesyłka przyjęta za potwierdzeniem nadania i doręczona za pokwitowaniem odbioru, f) polecone priorytetowe ze zwrotnym poświadczeniem odbioru (ZPO) - przesyłka najszybszej kategorii przyjęta za potwierdzeniem nadania i doręczona za pokwitowaniem odbioru, g) z zadeklarowaną wartością - przesyłka rejestrowana, za której utratę, ubytek zawartości lub uszkodzenie operator ponosi odpowiedzialność do wysokości wartości przesyłki podanej przez nadawcę. - gdzie Gabaryt A - to przesyłka o wymiarach: Minimum - wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm, Maksimum - żaden z wymiarów nie może przekroczyć wysokości 20 mm, długości 325 mm, szerokości 230 mm. - gdzie Gabaryt B - to przesyłka o wymiarach: Minimum - jeśli choć jeden z wymiarów przekracza wysokość 20 mm lub długość 325 mm lub szerokość 230 mm, Maksimum - suma długości, szerokości i wysokości nie może być większa niż 900 mm, przy czym największy z tych wymiarów (długość) nie może przekroczyć 600 mm. 2) przesyłki listowe o wadze ponad 50 g do 2 000 g (Gabaryt A i B): a) zwykłe - przesyłka nie rejestrowana nie będąca przesyłką najszybszej kategorii, b) zwykłe priorytetowe - przesyłka nie rejestrowana najszybszej kategorii, c) polecone - przesyłka rejestrowana będąca przesyłką, przemieszczaną i doręczaną w sposób zabezpieczający ją przed utratą, ubytkiem zawartości lub uszkodzeniem, d) polecone priorytetowe - przesyłka rejestrowana najszybszej kategorii, e) polecone ze zwrotnym poświadczeniem odbioru (ZPO) - przesyłka przyjęta za potwierdzeniem nadania i doręczona za pokwitowaniem odbioru, f) polecone priorytetowe ze zwrotnym poświadczeniem odbioru (ZPO) - przesyłka najszybszej kategorii przyjęta za potwierdzeniem nadania i doręczona za pokwitowaniem odbioru, g) z zadeklarowaną wartością - przesyłka rejestrowana, za której utratę, ubytek zawartości lub uszkodzenie operator ponosi odpowiedzialność do wysokości wartości przesyłki podanej przez nadawcę. - gdzie Gabaryt A - to przesyłka o wymiarach: Minimum - wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x140 mm, Maksimum - żaden z wymiarów nie może przekroczyć wysokości 20 mm, długości 325 mm, szerokości 230 mm - gdzie Gabaryt B - to przesyłka o wymiarach: Minimum - jeśli choć jeden z wymiarów przekracza wysokość 20 mm lub długość 325 mm lub szerokość 230 mm, Maksimum - suma długości, szerokości i wysokości nie może być większa niż 900 mm, przy czym największy z tych wymiarów (długość) nie może przekroczyć 600 mm. 3) paczki pocztowe o wadze do 30 000 g (Gabaryt A i B): a) zwykłe - paczki rejestrowane nie będące paczkami najszybszej kategorii, b) z zadeklarowaną wartością - przesyłki rejestrowane nie będące przesyłkami najszybszej kategorii z zadeklarowaną wartością, c) ze zwrotnym poświadczeniem odbioru. - gdzie Gabaryt A - to przesyłka o wymiarach: Minimum - wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm, Maksimum - żaden z wymiarów nie może przekroczyć długości 600 mm, szerokość 500 mm, wysokość 300 mm. - gdzie Gabaryt B - to przesyłka o wymiarach: Minimum - jeśli choć jeden z wymiarów przekracza długość 600 mm lub szerokość 500 mm lub wysokość 300 mm, Maksimum - suma długości i największego obwodu mierzonego w innym kierunku niż długość nie może być większa niż 3 000 mm, przy czym największy wymiar nie może przekroczyć 1 500 mm. 3.3. Przez przesyłki kurierskie, będące przedmiotem zamówienia rozumie się: 1) przesyłki w obrocie krajowym o wadze do 50 kg: a) przesyłka kurierska miejska na dziś będąca przesyłką najszybszej kategorii: maksimum (tj. długość, szerokość, wysokość) nie więcej niż 250 cm z tolerancją do 2 mm, maksimum - przesyłka nie może przekraczać 1 500 mm w jakimkolwiek z wymiarów, b) przesyłka kurierska miejska na dziś, o wymiarach: maksimum (tj. długość, szerokość, wysokość) nie więcej niż 250 cm z tolerancją do 2 mm, maksimum - przesyłka nie może przekraczać 1 500 mm w jakimkolwiek z wymiarów, c) przesyłka kurierska krajowa na jutro rano do godz. 9:00, o wymiarach: maksimum (tj. długość, szerokość, wysokość) nie więcej niż 250 cm z tolerancją do 2 mm, maksimum - przesyłka nie może przekraczać 1 500 mm w jakimkolwiek z wymiarów, d) przesyłka kurierska krajowa na jutro - standard, o wymiarach: maksimum (tj. długość, szerokość, wysokość) nie więcej niż 250 cm z tolerancją do 2 mm, maksimum - przesyłka nie może przekraczać 1 500 mm w jakimkolwiek z wymiarów, 2) przesyłki w obrocie zagranicznym o wadze do 20 kg, o wymiarach: minimum - strona adresowa przesyłki nie może być mniejsza niż 155 x 255 mm z tolerancją do 2 mm, maksimum - przesyłka nie może przekraczać 1 500 mm w jakimkolwiek z wymiarów ani 3 000 mm dla sumy długości i największego obwodu mierzonego w kierunku innym niż długość. 4. Wykonawca zobowiązany będzie do: dostarczenia przesyłek, zwrotu przesyłek i odbierania przesyłek z/do siedziby Zamawiającego. 5. Wykonawca zobowiązany będzie do: 1) dostarczenia przesyłek, zwrotu przesyłek do siedziby Zamawiającego codziennie w dni robocze, tj. od poniedziałku do piątku w godz. od 8.30 do godz. 10.00 2) odbierania przesyłek od Zamawiającego z jego siedziby codziennie w dni robocze, tj. od poniedziałku do piątku w godz. 10.00, 12.00, 14.00. (dotyczy siedziby przy ul. Okopowej 21/27 w Gdańsku) i o godz. 15.00 (dotyczy siedziby przy ul. Jaracza 18a, 76-200 Słupsk. 5. Wykonawca zobowiązany będzie do co najmniej dwukrotnego podjęcia próby doręczenia przesyłki adresatowi, tzn. dwukrotnego podjęcia zawiadomienia o próbie doręczenia przesyłki. 6. Wykonawca zobowiązany będzie do dodatkowego stawienia się na każde wezwanie Zamawiającego w godzinach od 9.00 do 13.30 w dni robocze, tj. od poniedziałku do piątku w ciągu maksymalnie 45 minut od momentu zgłoszenia takiej potrzeby przez Zamawiającego (dotyczy tylko siedziby przy ul. Okopowej 21/27). 7. Wykonawca ma obowiązek informowania Zamawiającego o wszelkich nieprawidłowościach w oznaczeniu nadanych przesyłek, przy czym czas jego reakcji nie może być dłuższy niż 60 minut od momentu odbioru poczty (dotyczy tylko siedziby przy ul. Okopowej 21/27). W przypadku prawidłowego nadania przesyłek, Wykonawca nie ma obowiązku informowania o tym Zamawiającego. 8. Wykonawca zobowiązany będzie do zwrotu do Zamawiającego błędnie oznaczonej przesyłki, przy czym czas ten nie może być dłuższy niż 60 minut między poinformowaniem Zamawiającego o niezgodnością przesyłki z książką nadawczą a dostarczeniem jej do siedziby Zamawiającego przy ul. Okopowej 21/27 w Gdańsku. 9. Zlecenie wykonania usługi kurierskiej zgłaszane będzie przez Zamawiającego telefonicznie pod numerem linii firmowej, wskazanej przez Wykonawcę. Dowodem nadania przesyłki kurierskiej jest odcinek nalepki adresowej, potwierdzony przez pracownika Wykonawcy. 10. Zamawiający zobowiązany będzie do umieszczenia na przesyłce listowej lub paczce nazwy odbiorcy wraz z jego adresem (podany jednocześnie w pocztowej książce nadawczej), określając rodzaj przesyłki (ekonomiczna, polecona, priorytet czy ze zwrotnym poświadczeniem odbioru - ZPO) oraz umieszczania na stronie adresowej każdej nadawanej przesyłki nadruku (pieczątki) określającej pełną nazwę i adres Zamawiającego. 11. W przypadku przesyłki kurierskiej w obrocie krajowym, nalepka adresowa powinna posiadać nazwę lub imię i nazwisko, dokładny adres nadawcy i adresata, w języku polskim. 12. W przypadku przesyłki kurierskiej w obrocie zagranicznym, na nalepce adresowej Zamawiający zobowiązany będzie podać imię i nazwisko lub pełną nazwę adresata, drukowanymi literami nazwę miejscowości uzupełnioną nazwą kraju przeznaczenia oraz odpowiednim numerem kodu pocztowego lub numerem obszaru doręczenia. Wskazane jest podanie numeru telefonu adresata. Ponadto Zamawiający zobowiązany będzie do podania dokładnej nazwy i adresu nadawcy i ewentualnie numeru telefonu nadawcy. 13. Zamawiający zobowiązany będzie do właściwego przygotowania przesyłek oraz sporządzania zestawień dla przesyłek. Zestawienia dla przesyłek nie dotyczą przesyłek kurierskich. 14. Opakowanie przesyłek listowych stanowi koperta Zamawiającego, odpowiednio zabezpieczona (zaklejona lub zalakowana). Opakowanie paczki powinno stanowić zabezpieczenie uniemożliwiające dostęp do zawartości oraz uszkodzenia przesyłki w czasie przemieszczania. 15. Nadanie przesyłek objętych przedmiotem zamówienia następować będzie w dniu ich odbioru przez Wykonawcę od Zamawiającego pod warunkiem prawidłowego ich przygotowania. 16. Zamawiający wymaga, aby na dowodzie nadania przesyłki rejestrowanej w każdym przypadku pozostały dane nadawcy, jakim jest Zamawiający. 17. Zamawiający dopuszcza nadawanie przesyłek w trybie KPA, KPC, KPK przez posłańca. Wykonawca będzie tylko pośrednikiem między Zamawiającym a operatorem wyznaczonym, nadanie przesyłek nastąpi w imieniu i na rzecz Zamawiającego, Wykonawca nie zmieni jednak danych Zamawiającego na kopercie, tj. Zamawiający każdorazowo będzie figurował jako nadawca przesyłki. Wykonawca musi wszystkie koszty wkalkulować w cenę oferty. 18. Zamawiający dopuszcza sporządzenie wykazu przesyłek wymagających nadania u operatora wyznaczonego. Przesyłki te mogą być ewentualnie oznaczone w określony sposób. 19. Zamawiający dopuszcza możliwość nanoszenia innych nadruków/znaków opłaty na przesyłkach, o ile nie będą one zakrywać nadruku adresu firmowego Zamawiającego oraz nie będą naruszać innych wymagań wskazanych w SIWZ. 20. Z chwilą przyjęcia przez Wykonawcę przesyłek do nadania, Wykonawca przejmuje za przyjęcie przesyłki pełną odpowiedzialność jaka spoczywa na operatorze pocztowym. 21. Zamawiający uwzględnia przestrzeganie art. 32 Prawa Pocztowego w stosunku do Wykonawcy. 22. Zamawiający będzie stosował zpo zgodnie z wymogami prawa oraz Wykonawcy. 23. Zamawiający będzie dokonywał rozliczeń należności tylko z Wykonawcą. Podstawą rozliczeń pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą będzie cena jednostkowa brutto za rzeczywiste ilości wysłanej poczty. Ustalenie prawidłowej stawki VAT, zgodnie z obowiązującymi przepisami ustawy o podatku od towarów i usług, należy do Wykonawcy. 24. Z chwilą przejęcia przez Wykonawcę przesyłek do nadania, Wykonawca przejmuje za przesyłki odpowiedzialność jaka spoczywa na operatorze pocztowym. Dopuszcza się możliwość nadawania przesyłek przez operatora pocztowego w imieniu i na rzecz Zamawiającego. Wykonawca nie zmieni jednak danych Zamawiającego na kopercie, tj. Zamawiający każdorazowo będzie figurował jako nadawca przesyłki. 25. Zamawiający dopuszcza nadawanie przesyłek kurierskich w firmowych kopertach Wykonawcy. 26. Przesyłki dostarczane będą przez Wykonawcę do każdego wskazanego miejsca w kraju i zagranicą objętego Porozumieniem ze Światowym Związkiem Pocztowym. 27. Wykonawca będzie doręczał do Zamawiającego potwierdzenie odbioru przesyłki (ZPO) przez adresata niezwłocznie po dokonaniu doręczenia przesyłki nie później jednak niż 7 dni od dnia potwierdzenia odbioru przesyłki 28. Placówki oddawczo-awizacyjne wykonawcy, które doręczają adresatom przesyłki pocztowe, winny być czynne przynajmniej 5 dni w tygodniu. 29. Placówki oddawczo-awizacyjne Wykonawcy, które doręczają adresatom przesyłki pocztowe na terenie całego kraju winny być zlokalizowane w każdej gminie lub gminie sąsiedniej, natomiast w mieście Gdańsku winno być co najmniej 20 a w Słupsku co najmniej 5 oddawczych (tzn. awizacyjnych placówek pocztowych Wykonawcy). 30. Placówki oddawczo-awizacyjne muszą być dostosowane dla osób niepełnosprawnych, posiadać wyodrębnione, zadaszone, dedykowane do obsługi przesyłek pocztowych miejsca, spełniać wymogi gwarantujące zabezpieczenie i ochronę danych osobowych oraz zawartych w przesyłkach informacji, spełniać wymogi Prawa pocztowego. Zamawiający wyklucza prowadzenie w placówkach oddawczo-awizacyjnych innej działalności gospodarczej, która mogłaby powodować uszkodzenie przesyłek pocztowych, bądź wpływać na jej bezpieczeństwo w zakresie ochrony danych osobowych. 31. Wykonawca zobowiązany będzie świadczyć usługi pocztowe zgodnie z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa, a w szczególności: 1) ustawą z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe (Dz. U. z 1012 r., poz. 1529), 2) rozporządzeniem Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013 r. w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego (Dz. U. z 2013 r., poz. 545), 3) rozporządzeniem Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 26 listopada 2013 r. w sprawie reklamacji usługi pocztowej (Dz. U. z 2013 r., poz. 1468), 4) Umowa Międzynarodowa Siódmy protokół dodatkowy do Konstytucji Światowego Związku Pocztowego, Regulamin Generalny Światowego Związku Pocztowego wraz z załącznikiem - Regulaminem wewnętrznym Kongresów, Światowa Konwencja Pocztowa oraz Porozumienie dotyczące pocztowych usług płatniczych, sporządzone w Bukareszcie dnia 5 października 2004 r. (Dz. U. z 2007 r. nr 206, poz. 1494) 5) Regulaminem Poczty Listowej, Światowy Związek Pocztowy sporządzony w Bernie dnia 28 stycznia 2005r. (Dz. U. z 2007 r. nr 108, poz. 744), 6) Regulaminem dotyczącym Paczek pocztowych, Światowy Związek Pocztowy sporządzony w Bernie dnia 28 stycznia 2005 r. (Dz. U. z 2007 r. nr 108, poz. 745), 32. Wybrany Wykonawca zawrze z Zamawiającym umowę zgodną z warunkami przedstawionymi w Istotnych postanowieniach Umowy (załącznik nr 5 do SIWZ). 33. Zamawiający wskazuje rodzaje przesyłek (usług pocztowych), jakie będą zlecane Wykonawcy oraz jej szacunkową ilość w okresie obowiązywania niniejszego zamówienia (12 miesięcy). Podana ilość jest szacunkowa wskazana na podstawie analizy wysyłek w latach ubiegłych i stanowi podstawę do wyliczenia ceny oferty. 34.W trakcie realizacji zamówienia rozliczenia między Wykonawcą a Zamawiającym będą dokonywane na podstawie rzeczywistych ilości przesyłek i zwrotów, wg cen jednostkowych brutto określonych przez Wykonawcę w Formularzu Cenowym. Faktyczne ilości realizowanych przesyłek mogą odbiegać od podanych szacunkowej ilości. 35.Uiszczanie opłat od przesyłek listowych będzie następowało z dołu w formie opłaty skredytowanej oraz w przypadku stosowania maszyny frankującej. Zamawiający będzie umieszczał oznaczenie potwierdzające wniesienie opłaty za usługę w postaci napisu, nadruku lub odcisku pieczęci o treści ustalonej z Wykonawcą. 36.Rzeczywiste wynagrodzenie Wykonawcy będzie obliczane jako iloczyn ilości usług zrealizowanych oraz cen jednostkowych określonych w formularzu cenowym, szczegółowe warunki wynagradzania zostały określone w § 8 istotnych postanowień umowy. 37.Przewidywana ilość przesyłek różnych rodzajów została wskazana w formularzu ofertowym, stanowiącym załącznik nr 4 do SIWZ. Zamawiający zastrzega, że rzeczywiste ilości przesyłek będą wynikać z aktualnych potrzeb Zamawiającego i mogą odbiegać od ilości podanych w formularzu cenowym. Wykonawcy nie przysługuje roszczenie o wykonanie ilości przesyłek określonej w formularzu cenowym. 38.Zamawiający dopuszcza zmianę ilości w poszczególnych pozycjach wskazanych w formularzu cenowym pod warunkiem, że maksymalna wartość umowy nie przekroczy ceny brutto wskazanej w § 8 ust.1 istotnych postanowień umowy. W przypadku nadania przez Zamawiającego większej ilości przesyłek z danej kategorii, usługi te będą rozliczane wg cen jednostkowych wynikających z formularza cenowego dla tej zwiększonej kategorii. 39.Ceny jednostkowe zaoferowane przez Wykonawcę nie będą podlegały zmianom przez okres realizacji zamówienia.