Organizacja konferencji podsumowującej realizację projektu pn. „Tworzenie Sieci Najciekawszych Wsi” w Polsce w dniu 9 czerwca 2015 r. - polska-warszawa: usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji

Opis przedmiotu przetargu: przedmiotem zamówienia jest organizacja konferencji dla maksymalnie 150 osób, podsumowującej realizację projektu pn. „tworzenie sieci najciekawszych wsi” w polsce, w dniu 9 czerwca 2015 roku. konferencja skierowana jest do wójtów lub burmistrzów gmin oraz przedstawicieli społeczności lokalnej miejscowości potencjalnych uczestników sieci najciekawszych wsi w polsce, członków polskiej sieci odnowy i rozwoju wsi, przedstawicieli instytucji i podmiotów działających na rzecz rozwoju wsi. w celu realizacji przedmiotu zamówienia wykonawca zorganizuje biuro projektu, zwane dalej biurem, koordynujące całość prac związanych z realizacją przedmiotu zamówienia. w celu sprawnego funkcjonowania biura wykonawca zapewni a) zespół składający się z osób zapewniających prawidłową i terminową realizację usług, b) minimum jeden numer telefonu stacjonarnego lub numer telefonu komórkowego oraz adres mailowy i korespondencyjny, c) organizację pracy, która umożliwi łatwy kontakt z przedstawicielami biura zamawiającemu i uczestnikom konferencji, szkolenia i seminariów. czas odpowiedzi na zapytanie mailowe nie może przekroczyć dwóch dni roboczych. przedstawiciele biura będą ściśle współpracować z zamawiającym i na bieżąco dostarczać wszelkich informacji o realizacji przedmiotu zamówienia. podstawowe zadania biura organizacja ogólnopolskiej konferencji dla maksymalnie 150 osób. w ramach zadania wykonawca zapewni a) nabór minimalnie 120 uczestników a maksymalnie 150 uczestników konferencji. wykonawca odpowiedzialny będzie za rekrutację minimum 120 uczestników a maksymalnie 150 uczestników konferencji. wykonawca opracuje listę adresową uczestników konferencji spośród wójtów lub burmistrzów gmin oraz przedstawicieli społeczności lokalnej miejscowości potencjalnych uczestników sieci najciekawszych wsi w polsce, członków polskiej sieci odnowy i rozwoju wsi, przedstawicieli instytucji i podmiotów działających na rzecz rozwoju wsi oraz ekspertów projektu tworzenie sieci najciekawszych wsi. lista miejscowości potencjalnych uczestników sieci najciekawszych wsi w polsce oraz lista członków polskiej sieci odnowy i rozwoju wsi zostanie przekazana wykonawcy nie później niż w terminie 3 dni roboczych od dnia podpisania umowy. opracowaną listę adresową wykonawca zobowiązuje się przesłać zamawiającemu w ciągu 4 dni od dnia otrzymania list miejscowości potencjalnych uczestników sieci najciekawszych wsi w polsce oraz listy członków polskiej sieci odnowy i rozwoju wsi. zamawiający w ciągu 3 dni od dnia otrzymania listy adresowej od wykonawcy, dokona weryfikacji przesłanej listy adresowej, wskazując wykonawcy listę podmiotów do których w pierwszej kolejności powinno zostać wysłane zaproszenie oraz listę rezerwową. ponadto, wykonawca odpowiedzialny będzie za opracowanie graficzne, przygotowanie i dystrybucję zaproszeń w wersji papierowej i elektronicznej w formacie pdf. w opracowanych zaproszeniach należy wskazać miejsce konferencji, datę i link do rejestracji oraz szczegółowy program konferencji. wykonawca zobowiązany jest przedstawić zamawiającemu 2 propozycje graficzne zaproszeń, w terminie 3 dni od dnia podpisania umowy. w ciągu 2 dni od otrzymania propozycji zamawiający zaakceptuje wzór zaproszenia bądź zgłosi uwagi, które w ciągu 1 dnia powinny zostać uwzględnione przez wykonawcę. zaproszenia zgodnie z zaakceptowanym przez zamawiającego graficznym wzorem zostaną przekazane do podpisu zamawiającego, następnie zostaną kolejno rozdystrybuowane zgodnie z zaakceptowaną listą adresową w terminie 2 dni od dnia otrzymania od zamawiającego podpisanych zaproszeń. zaproszenia muszą być opatrzone logotypami i sloganami wskazanymi w załączniku nr 8 do siwz, zgodnie z księgą wizualizacji znaku prow dostępną na stronie www.minrol.gov.pl. uwaga logotypy i slogany zostaną zamieszczone zgodnie z księgą wizualizacji znaku programu rozwoju obszarów wiejskich na lata 2007 2013 dostępną na stronie internetowej www.minrol.gov.pl (ścieżka dostępu http //www.minrol.gov.pl/pol/wsparcie rolnictwa i rybolowstwa/prow 2007 2013/dzialania informacyjne prow/ksiega wizualizacji i logotypy) b) salę konferencyjną dla maksymalnie 150 osób, w podanym przez zamawiającego terminie tj. dnia 9 czerwca 2015 r., sala konferencyjna musi być zlokalizowana w obiekcie położonym na obszarach wiejskich w odległości do 25 km od węzła autostradowego lub drogi ekspresowej na terenie województwa łódzkiego lub opolskiego w odległości maks. 20 km od wsi uczestnika projektu (lista miejscowości stanowi załącznik nr 9 do siwz). sala konferencyjna dla maksymalnie 150 osób musi być wyposażona w sprzęt multimedialny (laptop, rzutnik multimedialny, ekran), sprzęt nagłaśniający, 2 bezprzewodowe mikrofony, dostęp do internetu. sala konferencyjna na czas konferencji musi zostać oznakowana w sposób widoczny logotypami i sloganami wskazanymi w załączniku nr 8 do siwz, zgodnie z księgą wizualizacji znaku prow dostępną na stronie www.minrol.gov.pl. c) obsługę organizacyjno techniczną konferencji, w tym — 2 osoby do obsługi rejestracji uczestników w dniu konferencji, — 1 osobę zapewniająca obsługę sprzętu multimedialnego i audiowizualnego. d) pełną obsługę cateringową konferencji dla maksymalnie 150 uczestników w miejscu w którym odbędzie się konferencja, zgodnie z poniższymi wymaganiami — potrawy zostaną podane w formie szwedzkiego stołu, w innym pomieszczeniu niż sala gdzie odbędzie się konferencja, — obiad składać się będzie co najmniej z dwóch zestawów dań gorących w tym dwie zupy i dwa drugie dania (jedno mięsne oraz jedno wegetariańskie do wyboru), warzyw na ciepło, sałatek, napojów zimnych. — serwis kawowy, dostępny przez cały czas trwania konferencji bez ograniczeń świeżo parzona kawa, 3 rodzaje herbat w torebkach, ciastka, napoje zimne woda i soki owocowe. wykonawca przedstawi zamawiającemu co najmniej 3 propozycje menu do wyboru i akceptacji, najpóźniej 7 dni przed konferencją. e) opracowanie i dystrybucję materiałów konferencyjnych dla wszystkich uczestników konferencji — program konferencji (wydruk w kolorze) opracowanie graficzne programu konferencji, zgodnie z programem przedstawionym przez zamawiającego (zamawiający przekaże wykonawcy program konferencji najpóźniej 3 dni robocze od dnia podpisania umowy). — raport opracowany w ramach projektu pn. „tworzenie sieci najciekawszych wsi – obraz wsi z potencjałem uczestnictwa w sieci” – druk w pełnym kolorze. materiały konferencyjne muszą zawierać logotypy i slogany wskazane w załączniku nr 8 do siwz,, zgodnie z księgą wizualizacji znaku prow dostępną na stronie www.minrol.gov.pl.ii.1.6)