50/KSOW/PN-U/2015 Kompleksowa organizacja oraz realizacja międzynarodowej konferencji w dniach 28-29 maja 2015 r. w woj. łódzkim, podczas której zostaną zaprezentowane wyniki projektu flagowego „Zrównoważony rozwój obszarów wiejskich Strategii Unii Europejskiej dla regionu Morza Bałtyckiego” dotyczącego innowacyjnych metod wspierania przedsiębiorczości młodzieży na obszarach wiejskich. - polska-warszawa: usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji

Opis przedmiotu przetargu: przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja oraz realizacja międzynarodowej konferencji w dniach 28 29 maja 2015 r. w woj. łódzkim, podczas której zostaną zaprezentowane wyniki projektu flagowego „zrównoważony rozwój obszarów wiejskich strategii unii europejskiej dla regionu morza bałtyckiego” dotyczącego innowacyjnych metod wspierania przedsiębiorczości młodzieży na obszarach wiejskich. w celu realizacji przedmiotu zamówienia wykonawca zorganizuje biuro projektu, zwane dalej biurem, odpowiedzialne za całość prac związanych z realizacją przedmiotu zamówienia. w celu sprawnego funkcjonowania biura wykonawca zapewni a) zespół składający się z osób zapewniających prawidłową i terminową realizację usług, b) minimum jeden numer telefonu oraz adres mailowy i korespondencyjny, c) organizację pracy, która umożliwi łatwy kontakt z przedstawicielami biura zamawiającemu i uczestnikom konferencji. czas odpowiedzi na zapytanie mailowe nie może przekroczyć dwóch dni roboczych. przedstawiciele biura będą ściśle współpracować z zamawiającym i na bieżąco dostarczać wszelkich informacji o realizacji przedmiotu zamówienia. w ramach realizacji przedmiotu zamówienia wykonawca zapewni w szczególności a. sprawną realizację programu dwudniowej konferencji, w ramach której odbędzie się szkolenie w terenie, w tym 1) całodzienną obsługę techniczną, w tym obsługę prelegentów, 2) moderatora, który będzie prowadził całe spotkanie w pierwszym dniu – osobę ze stopniem naukowym doktora, doświadczeniem w prowadzeniu minimum 3 konferencji z zakresu przedsiębiorczości lub innowacyjności lub wspierania młodzieży na obszarach wiejskich, 3) co najmniej 2 ekspertów w drugim dniu konferencji z doświadczeniem w realizacji projektów z zakresu przedsiębiorczości lub adresowanych do młodzieży na obszarach wiejskich. 4) program dwudniowej konferencji obejmie w pierwszym dniu w godz. 9.30 17.30 wystąpienia prelegentów, w drugim dniu w godz. 9.00 18.00 szkolenie na terenie lokalnej grupy działania. 5) szczegółowy program pierwszego dnia konferencji, jak również kontakty do prelegentów konferencji zamawiający przekaże wykonawcy w dniu podpisania umowy. 6) szczegółowy program konferencji będzie zawierał stałą i trwałą wizualizację logotypów i sloganów wskazanych w załączniku nr 8 do siwz zgodnie z księgą wizualizacji znaku prow dostępną na stronie www.minrol.gov.pl. b. nabór uczestników konferencji. konferencja będzie skierowana do pracowników naukowych, przedstawicieli instytucji zajmujących się problematyką rozwoju przedsiębiorczości wśród młodzieży wiejskiej i innowacyjności (np. instytucjom zaangażowanym w realizację programów na rzecz rozwoju obszarów wiejskich, instytucjom edukacyjnym, jednostkom samorządu terytorialnego), partnerów projektu flagowego ze szwecji, estonii, finlandii, łotwy, litwy i polski. zamawiający przekaże wykonawcy listę potencjalnych uczestników, do których wykonawca wyśle zaproszenia. w pierwszym dniu konferencji weźmie udział maksymalnie 80 osób, a minimalnie 70 osób. osoby z listy przekazanej przez zamawiającego będą miały pierwszeństwo w naborze. wykonawca przygotuje listę rezerwową uczestników. spośród osób zgłoszonych wykonawca przeprowadzi nabór maksymalnie 80 uczestników, a minimalnie 40 uczestników na szkolenia w terenie. c. zorganizowanie szkolenia w terenie, 29.5.2015 dla maksymalnie 80 osób, a minimalnie 40 osób na obszarze lokalnej grupy działania/lokalnych grup działania w województwie łódzkim lgd dolina pilicy http //www.dolinapilicy.pl/ lgd bud uj razem http //www.buduj.eu/ lgd ster http //www.lgd ster.pl/. szkolenie będzie dotyczyć co najmniej dwóch spośród następujących zagadnień ukierunkowanych na osoby młode z obszarów wiejskich przedsiębiorczość, innowacyjność, aktywność. program szkolenia obejmie co najmniej 3 projekty zrealizowane przez lgd w ww. obszarach oraz podsumowanie szkolenia w terenie i zamknięcie konferencji. wykonawca zapewni prezentację działalności skansenu w nagawkach i kolację regionalną w skansenie. wykonawca opracuje i dostarczy zamawiającemu, w wersji elektronicznej, najpóźniej w terminie 2 dni od podpisania umowy, szczegółowy program szkolenia w terenie. zamawiający zastrzega sobie prawo do zgłoszenia uwag do szczegółowego programu. do uwag wykonawca zobowiązuje się zastosować nieodpłatnie i niezwłocznie. wykonawca zapewni wszystkim uczestnikom transport w dniu szkolenia w terenie. d. obiekt konferencyjny, zgodnie z poniższymi wymaganiami 1) termin 28.5.2015 2) zakwaterowanie w obiekcie dysponującym co najmniej 80 miejscami noclegowymi ze śniadaniem w pokojach jednoosobowych i dwuosobowych, w hotelu o standardzie co najmniej trzygwiazdkowym lub innym obiekcie o równorzędnym standardzie z osobnym węzłem sanitarnym w każdym pokoju, z dostępem do wi fi, gwarantującym co najmniej 15 pokoi jednoosobowych, 3) miejsce konferencji, na terenie działania lokalnych grup działania w województwie łódzkim lgd dolina pilicy http //www.dolinapilicy.pl/ lgd bud uj razem http //www.buduj.eu/ lgd ster http //www.lgd ster.pl/ obiekt konferencyjny będzie zlokalizowany na obszarach wiejskich. czas dojazdu do miejsc szkolenia w terenie, o których mowa w pkt. c) nie może przekroczyć 40 minut; 4) wykonawca zapewni salę konferencyjną w miejscu zakwaterowania, w pierwszym dniu konferencji dla maksymalnie 80 osób (wyposażoną w sprzęt audiowizualny, mikrofony, nagłośnienie, sprzęt do tłumaczenia symultanicznego), która będzie oznakowana w sposób zapewniający odpowiednią widoczność logotypów i sloganów, wskazanych w załączniku nr 8 do siwz zgodnie z księgą wizualizacji znaku prow dostępną na stronie www.minrol.gov.pl. e. wykonawca zapewni tłumaczenie symultaniczne z języka polskiego na język angielski i odwrotnie podczas konferencji. wykonawca zapewni wykwalifikowanych tłumaczy posiadających kwalifikacje i doświadczenie w tłumaczeniu tematyki dotyczącej rozwoju obszarów wiejskich. wykonawca zapewni sprzęt do tłumaczenia symultanicznego dla uczestników dwudniowej konferencji w tym szkolenia w terenie. f. wyżywienie dla wszystkich uczestników konferencji 1) obiad w pierwszym dniu konferencji dla maksymalnie 80 osób, składający się minimalnie z dwóch dań gorących, w tym zupa i drugie danie (do wyboru dwa rodzaje mięs i danie wegetariańskie z dodatkami), gotowane jarzyny i surówki, deser, napoje zimne woda, 2) obiad w drugim dniu konferencji dla maksymalnie 80 osób, składający się minimalnie z dwóch dań gorących, w tym zupa i drugie danie (do wyboru dwa rodzaje mięs i danie wegetariańskie z dodatkami), gotowane jarzyny i surówki, deser, napoje zimne woda, 3) serwis kawowy dla maksymalnie 80 osób dostępny przez cały czas trwania pierwszego dnia konferencji bez ograniczeń kawa z ekspresu, herbata, ciasta i ciasteczka słodkie i wytrawne, owoce, napoje zimne woda i soki owocowe (tłoczone na zimno); 4) uroczystą kolację w pierwszym dniu konferencji dla maksymalnie 80 osób do wyboru gości co najmniej dwie zupy z tradycyjnej polskiej kuchni, dwa rodzaje dań mięsnych (mięso białe i czerwone), ryba, danie wegetariańskie, ciepłe warzywa, dodatki do mięs, co najmniej 4 przystawki zimne co najmniej dwa rodzaje sałat, deski tradycyjnych polskich serów, wędlin i wyrobów garmażeryjnych oraz napoje zimne – woda soki, i gorące kawa, herbata. 5) kolację regionalną w skansenie, w drugim dniu konferencji dla maksymalnie 80 osób, składająca się z 3 dań regionalnych, gorących i zimnych przystawek, napoje zimne i gorące. wykonawca przedstawi zamawiającemu co najmniej 3 propozycje menu uroczystej kolacji przewidzianej 28.5.2015, do wyboru i akceptacji zamawiającego, w terminie 2 dni od daty podpisania umowy. g. materiały konferencyjne, w tym 1) zestawy dla wszystkich uczestników przygotowanych w związku z konferencją a) program konferencji (wydruk w kolorze), b) wydruk prezentacji/ opracowań merytorycznych przygotowanych przez prowadzących (minimalnie 20 a maksymalnie 60 stron (4 slajdy na stronie.), wydruk czarno biały zamawiający przekaże prezentacje/opracowania merytoryczne najpóźniej 3 dni przed dniem realizacji konferencji. wykonawca oznaczy powyższe zestawy logotypami i sloganami stanowiącymi załącznik nr 8 do siwz. wykonawca przekaże zamawiającemu na adres a.markuszewska@fapa.org.pl i j.surowiec@fapa.org.pl informacje do zamieszczenia na portalu ksow a) zaproszenie do udziału w konferencji zawierające podstawowe informacje o jej tematyce miejscu, czasie trwania, możliwościach rejestracji. b) merytoryczną relację z konferencji wraz z min. 10 zdjęciami, najpóźniej na 3 dni od jej zakończenia. uczestnicy nie ponoszą żadnych kosztów związanych z udziałem w konferencji. wykonawca poda w ofercie adres obiektu, w którym zapewni salę konferencyjną i zakwaterowanie zgodnie z opisem zawartym w pkt d. pozostałe warunki dotyczące realizacji zamówienia zawiera wzór umowy, stanowiący załącznik nr 9 do siwz. ii.1.6)