warsztatów na potrzeby PO WER. - polska-warszawa: usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego

ROZWIŃ

Opis przedmiotu przetargu: 1. przedmiotem zamówienia jest 1) organizacja posiedzeń komitetu monitorującego power na terytorium polski, w tym w warszawie. (załącznik nr 1 do umowy stanowiącej załącznik nr 1 do siwz) 2) organizacja spotkań/grup roboczych/warsztatów na potrzeby po wer na terytorium polski, w tym w warszawie. (załącznik nr 1 do umowy stanowiącej załącznik nr 1 do siwz). 2. zamawiający przewiduje udzielenie zamówień uzupełniających do wysokości 50 % wartości zamówienia podstawowego. 3. zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych 1) część i – organizacja posiedzeń komitetu monitorującego power na terytorium polski, w tym w warszawie; 2) część ii – organizacja spotkań/grup roboczych/warsztatów na potrzeby po wer na terytorium polski, w tym w warszawie. 4. zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych, nie zamierza zawrzeć umowy ramowej, nie zamierza ustanowić dynamicznego systemu zakupów, nie przewiduje wyboru najkorzystniejszej oferty z zastosowaniem aukcji elektronicznej. 5. zamawiający dopuszcza wykonanie przedmiotu zamówienia przy pomocy podwykonawców. zgodnie z art. 36b ustawy zamawiający żąda, aby wykonawca wskazał w ofercie części zamówienia, których wykonanie powierzy podwykonawcom. 6. na realizację przedmiotowego zamówienia zamawiający przeznaczył 1) w zakresie części i zamówienia – 1 275 000 pln brutto; 2) w zakresie części ii zamówienia – 2 749 500 pln brutto. ii.1.6)

Publikacja BZP / TED

TI	Tytuł	Polska-Warszawa: Usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego
ND	Nr dokumentu	137355-2016
PD	Data publikacji	20/04/2016
OJ	Dz.U. S	77
TW	Miejscowość	WARSZAWA
AU	Nazwa instytucji	Centrum Projektów Europejskich
OL	Język oryginału	PL
HD	Nagłówek	- - Usługi - Ogłoszenie o zamówieniu - Procedura otwarta
CY	Kraj	PL
AA	Rodzaj instytucji	6 - Podmiot prawa publicznego
HA	EU Institution	-
DS	Dokument wysłany	15/04/2016
DT	Termin	29/04/2016
NC	Zamówienie	4 - Usługi
PR	Procedura	1 - Procedura otwarta
TD	Dokument	3 - Ogłoszenie o zamówieniu
RP	Legislacja	4 - Unia Europejska
TY	Rodzaj oferty	3 - Oferta całościowa lub częściowa
AC	Kryteria udzielenia zamówienia	2 - Oferta najbardziej korzystna ekonomicznie
PC	Kod CPV	55000000 - Usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego 60000000 - Usługi transportowe (z wyłączeniem transportu odpadów) 79540000 - Usługi w zakresie tłumaczeń ustnych 79800000 - Usługi drukowania i powiązane 79960000 - Usługi fotograficzne i pomocnicze
OC	Pierwotny kod CPV	55000000 - Usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego 60000000 - Usługi transportowe (z wyłączeniem transportu odpadów) 79540000 - Usługi w zakresie tłumaczeń ustnych 79800000 - Usługi drukowania i powiązane 79960000 - Usługi fotograficzne i pomocnicze
IA	Adres internetowy (URL)	http://www.cpe.gov.pl
DI	Podstawa prawna	Dyrektywa klasyczna (2004/18/WE)

20/04/2016 S77 - - Usługi - Ogłoszenie o zamówieniu - Procedura otwarta

I.
II.
III.
IV.
VI.

Polska-Warszawa: Usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego

2016/S 077-137355

Ogłoszenie o zamówieniu

Usługi

Dyrektywa 2004/18/WE

Sekcja I: Instytucja zamawiająca

I.1)Nazwa, adresy i punkty kontaktowe

Centrum Projektów Europejskich
ul. Domaniewska 39a
Punkt kontaktowy: CPE, ul. Domaniewska 39a, 02-672 Warszawa
Osoba do kontaktów: Katarzyna Bień
02-672 Warszawa
POLSKA
Tel.: +48 223783124
E-mail: katarzyna.bien@cpe.gov.pl
Faks: +48 222019725

Adresy internetowe:

Ogólny adres instytucji zamawiającej: http://www.cpe.gov.pl

Więcej informacji można uzyskać pod adresem: Powyższy(-e) punkt(-y) kontaktowy(-e)

Specyfikacje i dokumenty dodatkowe (w tym dokumenty dotyczące dialogu konkurencyjnego oraz dynamicznego systemu zakupów) można uzyskać pod adresem: Powyższy(-e) punkt(-y) kontaktowy(-e)

Oferty lub wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu należy przesyłać na adres: Powyższy(-e) punkt(-y) kontaktowy(-e)

I.2)Rodzaj instytucji zamawiającej

Podmiot prawa publicznego

I.3)Główny przedmiot lub przedmioty działalności

Inny: wspieranie instytucji realizujących programy unijne

I.4)Udzielenie zamówienia w imieniu innych instytucji zamawiających

Instytucja zamawiająca dokonuje zakupu w imieniu innych instytucji zamawiających: nie

Sekcja II: Przedmiot zamówienia

II.1)Opis

II.1.1)Nazwa nadana zamówieniu przez instytucję zamawiającą:

Zapewnienie bazy konferencyjnej na lata 2016-2018, w tym dostarczenie wybranych usług w ramach organizacji posiedzeń Komitetu Monitorującego Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój 2014–2020 i spotkań/grup roboczych/warsztatów na potrzeby PO WER.

II.1.2)Rodzaj zamówienia oraz lokalizacja robót budowlanych, miejsce realizacji dostawy lub świadczenia usług

Usługi
Kategoria usług: nr 17: Usługi hotelarskie i restauracyjne
Główne miejsce lub lokalizacja robót budowlanych, miejsce realizacji dostawy lub świadczenia usług: Polska.
Kod NUTS

II.1.3)Informacje na temat zamówienia publicznego, umowy ramowej lub dynamicznego systemu zakupów (DSZ)

Ogłoszenie dotyczy zamówienia publicznego

II.1.4)Informacje na temat umowy ramowej

II.1.5)Krótki opis zamówienia lub zakupu

1. Przedmiotem zamówienia jest:
1) Organizacja posiedzeń Komitetu Monitorującego POWER na terytorium Polski, w tym w Warszawie. (załącznik nr 1 do umowy stanowiącej załącznik nr 1 do SIWZ)
2) Organizacja spotkań/grup roboczych/warsztatów na potrzeby PO WER na terytorium Polski, w tym w Warszawie. (załącznik nr 1 do umowy stanowiącej załącznik nr 1 do SIWZ).
2. Zamawiający przewiduje udzielenie zamówień uzupełniających do wysokości 50 % wartości zamówienia podstawowego.
3. Zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych:
1) Część I – Organizacja posiedzeń Komitetu Monitorującego POWER na terytorium Polski, w tym w Warszawie;
2) Część II – Organizacja spotkań/grup roboczych/warsztatów na potrzeby PO WER na terytorium Polski, w tym w Warszawie.
4. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych, nie zamierza zawrzeć umowy ramowej, nie zamierza ustanowić dynamicznego systemu zakupów, nie przewiduje wyboru najkorzystniejszej oferty z zastosowaniem aukcji elektronicznej.
5. Zamawiający dopuszcza wykonanie przedmiotu zamówienia przy pomocy podwykonawców. Zgodnie z art. 36b ustawy Zamawiający żąda, aby Wykonawca wskazał w ofercie części zamówienia, których wykonanie powierzy podwykonawcom.
6. Na realizację przedmiotowego zamówienia Zamawiający przeznaczył:
1) W zakresie części I zamówienia – 1 275 000 PLN brutto;
2) W zakresie części II zamówienia – 2 749 500 PLN brutto.

II.1.6)Wspólny Słownik Zamówień (CPV)

55000000, 79540000, 60000000, 79960000, 79800000

II.1.7)Informacje na temat Porozumienia w sprawie zamówień rządowych (GPA)

Zamówienie jest objęte Porozumieniem w sprawie zamówień rządowych (GPA): nie

II.1.8)Części

To zamówienie podzielone jest na części: tak
Oferty można składać w odniesieniu do jednej lub więcej części

II.1.9)Informacje o ofertach wariantowych

Dopuszcza się składanie ofert wariantowych: nie

II.2)Wielkość lub zakres zamówienia

II.2.1)Całkowita wielkość lub zakres:

Na realizację przedmiotowego zamówienia Zamawiający przeznaczył:
1) W zakresie części I zamówienia – 1 275 000 PLN brutto;
2) W zakresie części II zamówienia – 2 749 500 PLN brutto.
Szacunkowa wartość bez VAT: 3 271 950 PLN

II.2.2)Informacje o opcjach

Opcje: nie

II.2.3)Informacje o wznowieniach

Jest to zamówienie podlegające wznowieniu: nie

II.3)Czas trwania zamówienia lub termin realizacji

Okres w miesiącach: 32 (od udzielenia zamówienia)

Informacje o częściach zamówienia

Część nr: 1 Nazwa: Organizacja posiedzeń Komitetu Monitorującego POWER na terytorium Polski, w tym w Warszawie

1)Krótki opis

1) Świadczenie usługi hotelarskiej i gastronomicznej w obiekcie, który posiada standard hotelu co najmniej 4 gwiazdkowego, w rozumieniu przepisów § 2 ust. 2 pkt. 1 rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (Dz. U. Nr 188 z 2004 r., poz. 1945) oraz świadczenie usługi wynajmu profesjonalnych, biznesowych sal z wyposażeniem konferencyjnym
na terytorium Polski dla około 90 uczestników każdego posiedzenia Komitetu Monitorującego Program Operacyjny Wiedza Edukacja Rozwój (KM PO WER), współfinansowanych ze środków EFS.

2)Wspólny Słownik Zamówień (CPV)

55000000, 79540000, 60000000, 79960000, 79800000

3)Wielkość lub zakres

8) Przewidywany termin wykonania zamówienia:
I – IV kwartał 2016 r. (max 4 posiedzenia), I i II półrocze 2017 r. (max 4 posiedzenia), I i II półrocze 2018 r. (max 4 posiedzenia). Przewidywany zakres usługi na organizację posiedzenia KM PO WER, z zastrzeżeniami określonymi w pkt 12 i 14 opisu przedmiotu zamówienia:
a) Nocleg w pokoju jednoosobowym lub dwuosobowym do pojedynczego wykorzystania
(z zastrzeżeniem każdorazowej rezerwacji pokojów o podwyższonym standardzie dla Ministra oraz opcjonalnie dla delegacji Komisji Europejskiej) wraz ze śniadaniem:
dzień przed planowanym posiedzeniem – około 45 osób,
pomiędzy dniami posiedzenia – około 60 osób.
b) Każdorazowo podczas posiedzenia – 1 przerwa kawowa ciągła bez ograniczeń z ciągłą dostępnością podczas posiedzenia z uzupełnianiem brakujących składników ustawiona na zewnątrz/wewnątrz sali konferencyjnej (decyduje Zamawiający) lub 1-3 przerwy kawowe standardowe w ciągu dnia (o miejscu ustawienia przerwy decyduje Zamawiający).
c) Obiad w formie bufetu:
pierwszego dnia posiedzenia – dla około 90 osób,
drugiego dnia posiedzenia – dla około 90 osób.
d) Kolacja serwowana lub bufetowa w przed dzień posiedzenia dla około 45 osób.
e) Uroczysta kolacja serwowana lub bufetowa po pierwszym dniu posiedzenia dla około 90 osób
(o rodzaju kolacji decyduje Zamawiający).
f) Wynajem sali konferencyjnej dla około 90 osób.
g) Wynajem sali konferencyjnej w terminie organizacji posiedzenia dla 30 osób na około 1 godz.
h) Wypożyczenie niezbędnego sprzętu konferencyjnego (kabina wraz z niezbędnym wyposażeniem do tłumaczeń symultanicznych) w dniach trwania posiedzenia.
i) Wypożyczenie sprzętu konferencyjnego (odbiorniki do tłumaczeń, ekran, laptop, projektor multimedialny, multifony, flipchart, markery, urządzenie wielofunkcyjne, przedłużacze/listwy przeciwprzepięciowe) w dniach trwania posiedzenia.
j) Wypożyczenie sprzętu konferencyjnego 2 mikrofony bezprzewodowe, 3 multifony, nagłośnienie, obsługa sprzętu konferencyjnego w dniu konferencji prasowej (ok. 1 godz.).
k) Wypożyczenie sprzętu konferencyjnego i obsługa techniczna (nagłośnienie) w dniach trwania posiedzenia w godzinach wynajmu sal.
l) Zapewnienie i obsługa systemu elektronicznego głosowania bezprzewodowego, w tym sprzęt
i obsługa techniczna sprzętu do głosowania elektronicznego.
m) Nagrywanie spotkania w dniach trwania posiedzenia, w tym nagrywanie w dniach trwania posiedzenia tłumaczenia symultanicznego (język polski – angielski lub inny język UE – polski).
n) Utrwalenie w formie zapisu cyfrowego zdjęć z posiedzenia/konferencji/wizyty studyjnej oraz przekazanie/przesłanie ich w formacie .jpg o rozdzielczości minimum 75 dpi (1024x768 pikseli) niezwłocznie tego samego dnia Zamawiającemu.
o) Zapewnienie parkingu dla co najmniej 20 pojazdów przez 2 doby (łącznie).
p) Przygotowanie w formie elektronicznej stenogramu w języku polskim i angielskim lub innym języku UE z posiedzenia KM PO WER w terminie 3 dni roboczych od dnia zakończenia posiedzenia. Stenogram w języku angielskim lub innym języku UE dot. oryginalnych wypowiedzi przedstawicieli Komisji Europejskiej.
q) Wykonawca zobowiązany jest (o ile zachodzi taka konieczność) do zorganizowania transportu dla uczestników posiedzenia. Zapewni autokar w standardzie co najmniej *** tzw. Comfort Class, lub/oraz minibusy w liczbie odpowiedniej do przewidywanej liczby przewożonych osób – 1 minibus – dla maksymalnie 20 osób) – do maksymalnie 500 km w jedną stronę. Pojazd/pojazdy będą oznaczone kartką z nazwą wydarzenia oraz odpowiednim zestawieniem znaków FE udostępnionym przez Zamawiającego.
Transport będzie używany także na potrzeby odbycia wizyt studyjnych planowanych podczas posiedzeń.
Transport osób wykonywany będzie zgodnie z przepisami prawa krajowego, w tym ustawy
z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz. U. 2001, Nr 125, poz. 1371). Każdorazowo Wykonawca jest zobligowany do przedstawienia dokumentów potwierdzających, że:
przewoźnik jest zarejestrowaną firmą uprawnioną do wykonywania usługi przewozu osób środkami transportu drogowego;
posiada licencję i zezwolenia uprawniające do podejmowania i wykonywania działalności gospodarczej w zakresie transportu drogowego – przewóz osób;
r) Zatrudnienie 2 tłumaczy do tłumaczenia symultanicznego/ konsekutywnego polski-angielski lub inny język UE – polski na czas posiedzenia KM PO WER z uwzględnieniem tłumaczenia podczas wizyty studyjnej/konferencji prasowej czy innego wydarzenia zaplanowanego podczas posiedzenia.
9) Zamawiający planuje średnio liczbę 90 osób uczestniczących w każdym posiedzeniu Komitetu Monitorującego PO WER w ramach planowanych 12 posiedzeń.
10) Rezerwacja/zlecenie usług przez Zamawiającego będzie dokonywana nie później niż na 20 dni kalendarzowych przed datą posiedzenia. Wykonawca podpisując umowę na I część zamówienia jest zobligowany do zapewnienia usług hotelarskich, gastronomicznych i wynajmu sal w żądanym przez Zamawiającego terminie. W przypadku faktycznego braku miejsc, spełniających warunki określone w opisie przedmiotu zamówienia, w danym terminie, termin bądź lokalizacja posiedzenia może zostać wyznaczona ponownie przez Zamawiającego.
11) Bezkosztowa rezygnacja z usługi może nastąpić w terminie 14 dni kalendarzowych przed planowaną datą spotkania.
12) Zamawiający zastrzega możliwość realizacji posiedzeń jednodniowych, wg cen określonych w ofercie i z możliwością korzystania z części usług dla określonej indywidualnie liczby osób.
13) Spotkania będą się odbywały w dni powszednie. W przypadku wyznaczenia terminu posiedzenia na poniedziałek, Wykonawca jest zobowiązany zapewnić nocleg i kolacje w niedzielę.
14) Zamawiający zastrzega sobie możliwość korzystania jedynie z części usług określonych w opisie przedmiotu zamówienia, tj. np. tylko z usługi cateringowej/hotelowej/tłumaczeniowej/wynajmu sali itp. lub kombinacji tych usług.
15) Zamawiający zastrzega sobie prawo do bezkosztowej korekty zamówienia poszczególnych usług, w tym:
a) hotelarskich na 5 dni kalendarzowych przed realizacją do – 30 %, na 3 dni kalendarzowe
przed realizacją do – 10 % zamówienia,
b) gastronomicznych na 5 dni kalendarzowych przed realizacją do – 30 %, na 3 dni
kalendarzowe przed realizacją do – 10 % zamówienia.
c) pozostałych usług określonych w ofercie na 5 dni kalendarzowych przed realizacją do 100 %.
16) W przypadku kiedy Zamawiający zgłosi Wykonawcy zastrzeżenia odnośnie czystości w pokoju, czy niekompletnego lub wadliwie funkcjonującego wyposażenia, Wykonawca ma obowiązek bezkosztowo w ciągu 30 minut zapewnić drugi pokój w tym samym hotelu.
17) W przypadku kiedy Zamawiający zgłosi Wykonawcy problem w postaci wadliwie funkcjonującego wyposażenia/sprzętu/Internetu/aranżacji sali obrad/sali konferencyjnej, Wykonawca ma obowiązek w ciągu 1 godziny zapewnić prawidłowe funkcjonowanie wyposażenia/wadliwego sprzętu/sali obrad.
18) Podanie posiłków – zastawa porcelanowa i sztućce metalowe (do serwowania posiłków (Wykonawca nie będzie używał naczyń jednorazowych).
Szacunkowa wartość bez VAT: 1 036 585 PLN

4)Informacje o różnych datach dotyczących czasu trwania lub rozpoczęcia/realizacji zamówienia

Okres w miesiącach: 32 (od udzielenia zamówienia)

5)Informacje dodatkowe na temat części zamówienia

Część nr: 2 Nazwa: Organizacja spotkań/grup roboczych/warsztatów na potrzeby PO WER na terytorium Polski, w tym w Warszawie

1)Krótki opis

Świadczenie usługi hotelarskiej i gastronomicznej w obiekcie, który posiada standard hotelu co najmniej 3 gwiazdkowego, w rozumieniu przepisów § 2 ust. 2 pkt. 1 rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (Dz. U. Nr 188 z 2004 r., poz. 1945) oraz świadczenie usługi wynajmu profesjonalnych, biznesowych sal z wyposażeniem konferencyjnym na terenie m. st. Warszawy jak również na terytorium Polski w celu organizacji spotkań, grup roboczych oraz warsztatów na potrzeby Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój (PO WER), współfinansowanych ze środków EFS.

2)Wspólny Słownik Zamówień (CPV)

55000000, 79540000, 60000000, 79960000, 79800000

3)Wielkość lub zakres

A) Rezerwacja/zlecenie usług przez Zamawiającego będzie dokonywana/e nie później niż na 20 dni kalendarzowych przed planowaną datą spotkania/grupy roboczej/warsztatów. Wykonawca podpisując umowę na II część zamówienia jest zobligowany do zapewnienia usług hotelarskich, gastronomicznych, wynajmu sali/sal konferencyjnych, usługi transportowej oraz usługi tłumaczenia symultanicznego zgodnie z pkt. 1 w żądanym przez Zamawiającego miejscu oraz terminie. W przypadku faktycznego braku miejsc w obiektach hotelowych, spełniających warunki określone w opisie przedmiotu zamówienia (pkt. 1), w danym terminie, termin oraz/lub lokalizacja spotkania/grupy roboczej/warsztatów mogą zostać wyznaczone ponownie przez Zamawiającego.
b) Wykonawca przedstawi w terminie do 5 dni kalendarzowych od daty przekazania zlecenia dot. organizacji spotkania/grupy roboczej/warsztatów do akceptacji Zamawiającego propozycje co najmniej 3 obiektów, które spełniają warunki określone w niniejszym opisie przedmiotu zamówienia. Zamawiający wskaże, obiekt do realizacji zlecenia z przedstawionych propozycji pod warunkiem spełniania wymagań określonych w opisie przedmiotu zamówienia. Zamawiający zastrzega możliwość niedokonania wyboru z 3 przedstawionych propozycji i wówczas Zamawiający zażąda od Wykonawcy przedstawienia kolejnych lokalizacji/ofert.
c) Bezkosztowa rezygnacja z usługi może nastąpić w terminie 14 dni kalendarzowych przed planowaną datą spotkania.
d) Zamawiający zastrzega sobie prawo do bezkosztowej korekty zamówienia poszczególnych usług, w tym:
hotelarskich na 5 dni kalendarzowych przed realizacją do – 30 % wartości danego zamówienia/zlecenia, na 3 dni kalendarzowe przed realizacją do – 10 % wartości danego zamówienia/zlecenia,
gastronomicznych na 5 dni kalendarzowych przed realizacją do – 30 % wartości danego zamówienia/zlecenia, na 3 dni kalendarzowe przed realizacją do – 10 % wartości danego zamówienia/zlecenia,
pozostałych usług określonych w ofercie na 5 dni kalendarzowych przed realizacją do 100 %.
e) Zamawiający zastrzega możliwość realizacji spotkań/grup roboczych/warsztatów jednodniowych bądź dwudniowych, wg cen określonych w ofercie i z możliwością korzystania z części tych usług dla określonej indywidualnie liczby osób. tj. np. tylko z usługi cateringowej/hotelowej/tłumaczeniowej/wynajmu sali/zapewnienia transportu/tłumaczenia itp. lub kombinacji tych usług.
f) Spotkania będą się odbywały w dni powszednie. W przypadku wyznaczenia terminu posiedzenia na poniedziałek, Wykonawca jest zobowiązany zapewnić nocleg i kolacje
w niedzielę.
g) W uzasadnionych przypadkach w sytuacji braku obiektów hotelowych spełniających wymagania określone w pkt 1 Zamawiający, za zgodą IZ PO WER, może wyrazić zgodę na organizację spotkań/grup roboczych/warsztatów w innych dostępnych na tym terenie obiektach hotelowych, których standard nie będzie niższy od obiektu hotelowego 3 gwiazdkowego.
h) W zakresie usługi gastronomicznej:
Zamawiający każdorazowo wskaże sposób podania kolacji oraz każdorazowo będzie akceptował menu na wszystkie posiłki (kolacja/obiad) zaproponowane przez Wykonawcę (3 propozycje menu do akceptacji przez Zamawiającego) uwzględniające w/w parametry. Ponadto, Wykonawca na prośbę Zamawiającego uwzględni sugestie związane
z modyfikacją wybranego menu (modyfikacja będzie polegała na zamianie np. jednego rodzaju dania mięsnego/ deseru/ zupy/ przystawki/sałatki na inny w przesłanych do akceptacji menu) wybranego menu,
w przypadku osób ze szczególnymi preferencjami żywieniowymi, Wykonawca na prośbę Zamawiającego uwzględni sugestie dot. przygotowania specjalnego dania głównego na ciepło tj. wegetariańskiego, wegańskiego czy też bezglutenowego, które będzie podane z co najmniej 2 dodatkami, (spośród powyżej wymienionych), uwzględniając je w menu przesyłanych do akceptacji przez Zamawiającego.
wszystkie posiłki zapewnione przez Wykonawcę muszą być bezwzględnie świeże, przyrządzone w dniu świadczenia usługi, muszą charakteryzować się wysoką jakością
w odniesieniu do użytych składników oraz estetyki podania; produkty przetworzone (takie jak kawa, herbata, soki i inne) będą posiadały odpowiednią datę przydatności do spożycia),
każdorazowo Wykonawca zapewni informację o nazwie danej potrawy,
w miejscu widocznym dla uczestników spotkania. ,
zapewnienie obsługi kelnerskiej w trakcie trwania spotkań/grup roboczych/warsztatów (minimum 1 kelner na 20 osób).
Wykonawca jest zobowiązany, po każdorazowym wskazaniu przez Zamawiającego do zapakowania pozostałej żywności i przewiezienia jej w miejsce wskazane przez Zamawiającego. .
Podanie posiłków – zastawa porcelanowa i sztućce metalowe (do serwowania posiłków Wykonawca nie będzie używał naczyń jednorazowych).
i) Przewidywany termin realizacji II części zamówienia: od daty zawarcia umowy do 31 grudnia 2018 roku. Zamawiający szacuje organizację łącznie ok 138 spotkań/grup roboczych/warsztatów na potrzeby Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój (PO WER). Ponadto, Zamawiający szacuje:
ok. 15 % spotkań z wykorzystaniem tłumaczenia symultanicznego,
ok. 70 % spotkań/grup roboczych/warsztatów jednodniowych odbywających się na terenie m. st. Warszawy,
ok 10 % spotkań/grup roboczych/warsztatów dwudniowych na terenie m. st. Warszawy,
ok. 20 % spotkań/grup roboczych/warsztatów dwudniowych odbywających się na terenie kraju.
Podane szacunkowe wartości spotkań/grup roboczych/warsztatów nie są w żaden sposób wartościami zobowiązującymi w stosunku do Wykonawcy i mogą ulec zmianie. Minimalna liczba uczestników spotkań/grup roboczych/warsztatów – 20 osób, średnia liczba uczestników spotkań/grup roboczych/warsztatów – 50 osób, maksymalna liczba uczestników spotkań/grup roboczych/warsztatów – 110 osób z możliwością zwiększenia w wyjątkowych sytuacjach do 20 % tej liczby. Zamawiający każdorazowo wskaże w zleceniu planowaną liczbę uczestników.
j) W przypadku kiedy Zamawiający zgłosi Wykonawcy zastrzeżenia odnośnie czystości
w pokoju, czy niekompletnego lub wadliwie funkcjonującego wyposażenia, Wykonawca ma obowiązek bezkosztowo w ciągu 30 minut zapewnić drugi pokój w tym samym hotelu.
Szacunkowa wartość bez VAT: 2 235 365,85 PLN

4)Informacje o różnych datach dotyczących czasu trwania lub rozpoczęcia/realizacji zamówienia

Okres w miesiącach: 32 (od udzielenia zamówienia)

5)Informacje dodatkowe na temat części zamówienia

Sekcja III: Informacje o charakterze prawnym, ekonomicznym, finansowym i technicznym

III.1)Warunki dotyczące zamówienia

III.1.1)Wymagane wadia i gwarancje:

1. Przed upływem terminu składania ofert Zamawiający żąda od Wykonawców wniesienia wadium w wysokości:
1) Część I: 10 000 PLN (słownie: dziesięć tysięcy złotych),
2) Część II: 8 000 PLN (słownie: osiem tysięcy złotych).
2. Wadium może być wnoszone w jednej lub kilku następujących formach:
1) pieniądzu;
2) poręczeniach bankowych lub poręczeniach spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, z tym, że poręczenie kasy jest zawsze poręczeniem pieniężnym;
3) gwarancjach bankowych;
4) gwarancjach ubezpieczeniowych;
5) poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (Dz. U. z 2007 r. Nr 42, poz. 275).
3. Wykonawca, który we właściwym terminie nie wniesie wadium w akceptowanej formie zostanie z postępowania wykluczony na podstawie art. 24 ust. 2 pkt 4 ustawy.
4. Wadium w formie pieniężnej należy wpłacać na konto Zamawiającego: Narodowy Bank Polski Oddział Okręgowy w Warszawie, nr konta 98 1010 1010 0058 8713 9120 0000.
Na przelewie należy umieścić informację: „Wadium w postępowaniu znak CPE-II-261-11/KB/16”.
5. Dowód wniesienia wadium należy dołączyć do oferty. W przypadku wniesienia wadium w formie pieniężnej do oferty należy dołączyć oryginał lub kopię dokumentu wniesienia wadium poświadczoną za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę, a w pozostałych przypadkach wymienionych w ust. 2 – oryginał dowodu wniesienia wadium.
6. Zamawiający zwraca wadium wszystkim wykonawcom niezwłocznie po wyborze oferty najkorzystniejszej lub unieważnieniu postępowania, z wyjątkiem wykonawcy, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza, z zastrzeżeniem ust. 7.
7. Wykonawcy, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza, zamawiający zwraca wadium niezwłocznie po zawarciu umowy w sprawie zamówienia publicznego oraz wniesieniu zabezpieczenia należytego wykonania umowy, jeżeli jego wniesienia żądano.
8. Zamawiający zwraca niezwłocznie wadium, na wniosek wykonawcy, który wycofał ofertę przed upływem terminu składania ofert.
9. Zamawiający żąda ponownego wniesienia wadium przez wykonawcę, któremu zwrócono wadium na podstawie ust. 6, jeżeli w wyniku rozstrzygnięcia odwołania jego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza. Wykonawca wnosi wadium w terminie określonym przez zamawiającego.
10. Jeżeli wadium wniesiono w pieniądzu, zamawiający zwraca je wraz z odsetkami wynikającymi z umowy rachunku bankowego, na którym było ono przechowywane, pomniejszone o koszty prowadzenia rachunku bankowego oraz prowizji bankowej za przelew pieniędzy na rachunek bankowy wskazany przez wykonawcę.
11. Zamawiający zatrzymuje wadium wraz z odsetkami, jeżeli wykonawca w odpowiedzi na wezwanie, o którym mowa w art. 26 ust. 3, z przyczyn leżących po jego stronie, nie złożył dokumentów lub oświadczeń, o których mowa w art. 25 ust. 1, pełnomocnictw, listy podmiotów należących do tej samej grupy kapitałowej, o której mowa w art. 24 ust. 2 pkt 5, lub informacji o tym, że nie należy do grupy kapitałowej, lub nie wyraził zgody na poprawienie omyłki, o której mowa w art. 87 ust 2 pkt 3, co powodowało brak możliwości wybrania oferty złożonej przez wykonawcę jako najkorzystniejszej.
12. Zamawiający zatrzymuje wadium wraz z odsetkami, jeżeli wykonawca, którego oferta została wybrana:
1) odmówił podpisania umowy w sprawie zamówienia publicznego na warunkach określonych w ofercie;
2) zawarcie umowy w sprawie zamówienia publicznego stało się niemożliwe z przyczyn leżących po stronie wykonawcy.

III.1.2)Główne warunki finansowe i uzgodnienia płatnicze i/lub odniesienie do odpowiednich przepisów je regulujących:

1. Z tytułu prawidłowego wykonania przedmiotu umowy, na podstawie akceptacji, o której mowa w § 3 ust. 6, Zamawiający zapłaci Wykonawcy wynagrodzenie brutto, według stawek z oferty Wykonawcy stanowiącej załącznik nr 2 a i/lub 2b do umowy, w wysokości nie większej niż:
1) W ramach części I zamówienia ………………… zł (słownie złotych: …………………………………………………………),
2) W ramach części II zamówienia ………………… zł (słownie złotych: …………………………………………………………).
2. Faktyczna wartość wynagrodzenia wynikać będzie z liczby faktycznie zrealizowanych spotkań
w ramach poszczególnych części zamówienia i obliczona zostanie w oparciu o stawki
jednostkowe wskazane w ofercie.
3. Wynagrodzenie, o którym mowa w ust. 1, jest wynagrodzeniem obejmującym wszystkie czynności niezbędne do prawidłowego wykonania przedmiotu umowy zgodnie z załącznikiem nr 1 do umowy, nawet jeśli czynności te nie zostały wprost wyszczególnione w treści niniejszej umowy i jej załącznikach. Wykonawca, mając możliwość uprzedniego ustalenia wszystkich warunków technicznych związanych z realizacją umowy, nie może żądać podwyższenia wynagrodzenia, nawet jeżeli z przyczyn od siebie niezależnych nie mógł przewidzieć wszystkich czynności niezbędnych do prawidłowego wykonania przedmiotu niniejszej umowy.
4. Rachunki/faktury wystawiane będą w okresach miesięcznych za spotkania zrealizowane
w miesiącu poprzedzającym płatność.
5. Strony ustalają następujący sposób rozliczenia finansowego: wynagrodzenie, o którym mowa w ust. 1, będzie przekazywane zgodnie z zapisami ust. 4 przelewem na rachunek bankowy wskazany przez Wykonawcę na rachunku/fakturze, w terminie 21 dni od dnia doręczenia przez Wykonawcę prawidłowo wystawionego pod względem rachunkowym i formalnym rachunku/faktury na adres Zamawiającego.

III.1.3)Forma prawna, jaką musi przyjąć grupa wykonawców, której zostanie udzielone zamówienie:

Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia muszą ustanowić pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie niniejszego zamówienia lub do reprezentowania ich w postępowaniu oraz do zawarcia umowy o udzielenie przedmiotowego zamówienia publicznego. W takim przypadku, wraz z ofertą należy złożyć stosowne pełnomocnictwo określające sposób współdziałania Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie. W przypadku wyboru oferty Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, Zamawiający przed zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego zażąda umowy regulującej współpracę tych Wykonawców. Przepisy ustawy dotyczące Wykonawcy stosuje się odpowiednio do Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia.

III.1.4)Inne szczególne warunki

Wykonanie zamówienia podlega szczególnym warunkom: tak
Opis szczególnych warunków: Zamawiający przewiduje udzielenie zamówień uzupełniających do wysokości 50 % wartości zamówienia podstawowego.

III.2)Warunki udziału

III.2.1)Sytuacja podmiotowa wykonawców, w tym wymogi związane z wpisem do rejestru zawodowego lub handlowego

Informacje i formalności konieczne do dokonania oceny spełniania wymogów: ROZDZIAŁ IV.
Warunki udziału w postępowaniu, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania warunków udziału
1. O zamówienie mogą się starać Wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące:
1) posiadania uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności: Zamawiający wymaga posiadania przez Wykonawcę aktualnego wpisu do Rejestru Organizatorów Turystyki i Pośredników Turystycznych;
2) posiadania wiedzy i doświadczenia:
a) część I – Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże wykonanie w okresie ostatnich trzech lat, przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, co najmniej 2 usług polegających na kompleksowym* zorganizowaniu dwudniowej** konferencji/ spotkania/ szkolenia/ kongresu dla grupy liczącej co najmniej 65 osób * przez kompleksową organizację rozumie się zapewnienie sali konferencyjnej, wyżywienia, zakwaterowania uczestników oraz usługi transportu,
** przez dwudniową konferencję/ spotkanie/ szkolenie/ kongres rozumie się konferencję/ spotkanie/ szkolenie/ kongres trwające 2 dni;
b) część II – Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże wykonanie w okresie ostatnich trzech lat, przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, co najmniej 2 usług polegających na kompleksowym* zorganizowaniu dwudniowej** konferencji/ spotkania/ szkolenia/ kongresu dla grupy liczącej co najmniej 50 osób * przez kompleksową organizację rozumie się zapewnienie sali konferencyjnej, wyżywienia, zakwaterowania uczestników oraz usług transportu,
** przez dwudniową konferencję/ spotkanie/ szkolenie/ kongres rozumie się konferencję/ spotkanie/ szkolenie/ kongres trwające 2 dni;
3) dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia;
4) sytuacji ekonomicznej i finansowej.
2. Zamawiający zastrzega, że o zamówienie mogą się starać wyłącznie wykonawcy,
u których ponad 50 % zatrudnionych pracowników stanowią osoby niepełnosprawne w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych lub właściwych przepisów państw członkowskich Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego.
3. Dla wykazania spełniania powyższych warunków Wykonawca jest obowiązany złożyć wszystkie oświadczenia i dokumenty wymienione w Rozdziale V SIWZ.
ROZDZIAŁ V.
Wykaz oświadczeń i dokumentów wymaganych dla wykazania spełnienia warunków udziału w postępowaniu, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy
1. Wraz z ofertą Wykonawca złoży oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy. Oświadczenie zostanie podpisane przez osobę/y upoważnione do reprezentowania Wykonawcy. Wzór oświadczenia określony jest w załączniku nr 3 do SIWZ.
2. W celu wykazania spełniania przez Wykonawcę warunku udziału w postępowaniu dotyczącego posiadania wiedzy i doświadczenia określonego w rozdziale IV pkt 1 ppkt 2) w zakresie poszczególnych części zamówienia, Wykonawca zobowiązany jest dołączyć do oferty wykaz usług wykonanych w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, z podaniem ich przedmiotu, wyszczególnieniem istotnych usług, które określono w rozdziale IV pkt 1 ppkt 2 lit. a) i/lub b), odbiorców, dat wykonywania i wartości usługi (wg wzoru określonego w załączniku nr 6 do SIWZ) oraz załączyć dokumenty potwierdzające, że usługi zostały wykonane należycie.
3. Ponadto Wykonawca musi złożyć wypełniony Formularz ofertowy, zgodnie ze wzorem określonym w załączniku nr 2a i/lub 2b do SIWZ (w zależności, od tego na którą/e część/części postępowania składa ofertę).
4. Wykonawca może polegać na wiedzy i doświadczeniu, potencjale technicznym, osobach zdolnych do wykonania zamówienia, zdolnościach finansowych lub ekonomicznych innych podmiotów, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków. Wykonawca w takiej sytuacji jest zobowiązany udowodnić Zamawiającemu, iż będzie dysponował tymi zasobami w trakcie realizacji zamówienia, w szczególności przedstawiając w tym celu pisemne zobowiązanie tych podmiotów do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby wykonania zamówienia, o których mowa w art. 26 ust. 2b ustawy, podpisane przez osoby upoważnione do reprezentacji tego podmiotu.
5. Podmiot, który zobowiązał się do udostępnienia zasobów zgodnie z ust. 2b, odpowiada solidarnie z Wykonawcą za szkodę Zamawiającego powstałą wskutek nieudostępnienia tych zasobów, chyba że za nieudostępnienie tych zasobów nie ponosi winy.
6. Zamawiający nie wymaga, aby Wykonawca powołujący się przy wykazywaniu spełnienia warunków udziału w postępowaniu na potencjał innych podmiotów, które będą brały udział w realizacji zamówienia, przedkładał także dokumenty dotyczące tych podmiotów w zakresie wymaganym dla Wykonawcy.
7. Oświadczenie wykonawcy o zatrudnianiu ponad 50 % osób niepełnosprawnych
w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych lub właściwych przepisów państw członkowskich Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego – jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania w tych państwach. Wzór oświadczenia określony jest w załączniku nr 7 do SIWZ.
ROZDZIAŁ VI.
Wykluczenie Wykonawcy z postępowania – niespełnienie warunków określonych w art. 24 ust. 1 i 2 ustawy
1. Wykonawca ubiegający się o zamówienie jest zobowiązany wykazać, iż nie ma podstaw do wykluczenia go z postępowania z powodów określonych w art. 24 ust. 1 i 2 ustawy. Dla wykazania braku podstaw do wykluczenia Wykonawcy z postępowania, Zamawiający żąda złożenia przez Wykonawcę następujących dokumentów:
1) oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia z postępowania, podpisane przez osoby upoważnione do reprezentacji Wykonawcy, którego wzór określony jest
w załączniku nr 4 do SIWZ;
2) aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia na podstawie art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert;
3) aktualne zaświadczenie właściwego naczelnika urzędu skarbowego, potwierdzające, że Wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków lub zaświadczenie, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu – wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert;
4) aktualne zaświadczenie właściwego oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego potwierdzające, że Wykonawca nie zalega z opłacaniem składek na ubezpieczenie zdrowotne i społeczne, lub potwierdzenie, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu – wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert;
5) aktualna informacja z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie określonym w art. 24 ust. 1 pkt 4-8 i 10-11 ustawy, wystawiona nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert;
6) aktualna informacja z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie określonym w art. 24 ust. 1 pkt 9 ustawy, wystawiona nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert;
7) oświadczenie o przynależności lub nie do grupy kapitałowej, o której mowa w art. 24 ust. 2 pkt 5 ustawy (wzór oświadczenia określony jest w załączniku nr 5 do SIWZ), a w przypadku przynależności do takiej grupy kapitałowej listę podmiotów należących do tej samej grupy kapitałowej.
2. Z postępowania zostaną wykluczeni Wykonawcy także z innych powodów określonych w art. 24 ust. 2 ustawy oraz z powodów określonych w art. 24 ust. 2a ustawy.
3. Jeżeli, w przypadku Wykonawcy mającego siedzibę na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, osoby, o których mowa w art. 24 ust. 1 pkt 5-8, 10 i 11 ustawy, mają miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, Wykonawca składa w odniesieniu do nich zaświadczenie właściwego organu sądowego albo administracyjnego miejsca zamieszkania, dotyczące niekaralności tych osób w zakresie określonym w art. 24 ust. 1 pkt 5-8, 10 i 11 ustawy – wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert. W przypadku, gdy w miejscu zamieszkania tych osób nie wydaje się takich zaświadczeń – zastępuje się je dokumentem zawierającym oświadczenie złożone przed notariuszem, właściwym organem sądowym, administracyjnym albo organem samorządu zawodowego lub gospodarczego miejsca zamieszkania tych osób lub przed notariuszem.
4. Jeżeli Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polski, zamiast dokumentów, o których mowa w pkt 1:
1) ppkt 2, 3, 4 i 6 – składa dokument lub dokumenty wystawione w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, potwierdzające odpowiednio, że:
a) nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości,
b) nie zalega z uiszczaniem podatków, opłat lub składek na ubezpieczenie społeczne
i zdrowotne albo, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu,
c) nie orzeczono wobec niego zakazu ubiegania się o zamówienie.
2) pkt 5 – składa zaświadczenie właściwego organu sądowego lub administracyjnego miejsca zamieszkania albo zamieszkania osoby, której dokumenty dotyczą, w zakresie określonym w art. 24 ust. 1 pkt 4-8 i 10-11 ustawy.
5. Dokumenty, o których mowa w pkt 4 ppkt 1) lit. a) i c) oraz w ppkt 2), powinny być wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert. Dokument, o którym mowa w pkt 4 ppkt 1) lit. b), powinien być wystawiony nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert.
6. Jeżeli w kraju miejscu zamieszkania osoby lub w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, nie wydaje się dokumentów, o których mowa w ust. 1 zastępuje się je dokumentem zawierającym oświadczenie, w którym określa się także osoby uprawnione do reprezentacji Wykonawcy, złożone przed właściwym organem sądowym, administracyjnym albo organem samorządu zawodowego lub gospodarczego odpowiednio kraju miejsca zamieszkania osoby lub kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, lub przed notariuszem. Terminy ważności dokumentów wskazane w ust. 5 stosuje się odpowiednio.
7. Zamawiający wezwie Wykonawców, którzy w określonym terminie nie złożą wyżej wymaganych przez Zamawiającego oświadczeń lub dokumentów lub którzy nie złożą pełnomocnictw, albo którzy złożą dokumenty zawierające błędy lub którzy złożyli wadliwe pełnomocnictwa, do ich złożenia w wyznaczonym przez siebie terminie, chyba że mimo ich złożenia oferta Wykonawcy podlega odrzuceniu albo konieczne byłoby unieważnienie postępowania.

III.2.2)Zdolność ekonomiczna i finansowa

III.2.3)Kwalifikacje techniczne

III.2.4)Informacje o zamówieniach zastrzeżonych

III.3)Specyficzne warunki dotyczące zamówień na usługi

III.3.1)Informacje dotyczące określonego zawodu

Świadczenie usługi zastrzeżone jest dla określonego zawodu: nie

III.3.2)Osoby odpowiedzialne za wykonanie usługi

Osoby prawne powinny wskazać nazwiska oraz kwalifikacje zawodowe osób odpowiedzialnych za wykonanie usługi: nie

Sekcja IV: Procedura

IV.1)Rodzaj procedury

IV.1.1)Rodzaj procedury

Otwarta

IV.1.2)Ograniczenie liczby wykonawców, którzy zostaną zaproszeni do składania ofert lub do udziału

IV.1.3)Zmniejszenie liczby wykonawców podczas negocjacji lub dialogu

IV.2)Kryteria udzielenia zamówienia

IV.2.1)Kryteria udzielenia zamówienia

Oferta najkorzystniejsza ekonomicznie z uwzględnieniem kryteriów kryteria określone poniżej

1. Cena. Waga 60

2. Doświadczenie dodatkowe wykonawcy. Waga 40

IV.2.2)Informacje na temat aukcji elektronicznej

Wykorzystana będzie aukcja elektroniczna: nie

IV.3)Informacje administracyjne

IV.3.1)Numer referencyjny nadany sprawie przez instytucję zamawiającą:

CPE-II-261-11/KB/16

IV.3.2)Poprzednie publikacje dotyczące tego samego zamówienia

nie

IV.3.3)Warunki otrzymania specyfikacji, dokumentów dodatkowych lub dokumentu opisowego

IV.3.4)Termin składania ofert lub wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu

29.4.2016 - 09:45

IV.3.5)Data wysłania zaproszeń do składania ofert lub do udziału zakwalifikowanym kandydatom

IV.3.6)Języki, w których można sporządzać oferty lub wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu

polski.

IV.3.7)Minimalny okres, w którym oferent będzie związany ofertą

w dniach: 60 (od ustalonej daty składania ofert)

IV.3.8)Warunki otwarcia ofert

Data: 29.4.2016 - 10:00

Miejscowość:

CPE, ul. Domaniewska 39a, 02-672 Warszawa, wejście E, piętro 3

Osoby upoważnione do obecności podczas otwarcia ofert: nie

Sekcja VI: Informacje uzupełniające

VI.1)Informacje o powtarzającym się charakterze zamówienia

Jest to zamówienie o charakterze powtarzającym się: nie

VI.2)Informacje o funduszach Unii Europejskiej

Zamówienie dotyczy projektu/programu finansowanego ze środków Unii Europejskiej: tak
Podać odniesienie do projektu (projektów) i/lub programu (programów): Przedmiot umowy jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego.

VI.3)Informacje dodatkowe

ROZDZIAŁ XVIII SIWZ
Środki ochrony prawnej przysługujące Wykonawcy w toku postępowania
1. Niedopuszczalne są zmiany istotnych postanowień niniejszej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy, za wyjątkiem przewidzianych przez Zamawiającego w niniejszej SIWZ możliwości dokonania takich zmian.
2. Oprócz możliwości dokonania zmian do umowy, przewidzianych w postanowieniach załączonego projektu umowy, nie wymagających sporządzenia aneksu do umowy, Zamawiający przewiduje także możliwości zmiany postanowień umowy w przypadkach gdy:
a) nastąpi zmiana powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym istotny wpływ na realizację przedmiotu umowy,
b) termin realizacji zamówienia ulegnie przesunięciu, jeżeli przesunięcie terminu nastąpi z przyczyn niezależnych od Wykonawcy.
PROJEKT UMOWY:
1. W razie zmian stawki podatku od towarów i usług dla usług, będących przedmiotem niniejszej umowy, Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany wynagrodzenia należnego Wykonawcy, o ile zmiany te będą miały wpływ na koszty wykonania zamówienia przez Wykonawcę, co zobowiązany jest on Zamawiającemu wykazać w formie pisemnej.
2. W przypadku, o którym mowa w ust. 1, Zamawiający dokona zmiany w ten sposób, że wynagrodzenie należne Wykonawcy obliczy ponownie uwzględniając kwoty netto poszczególnych usług, według oferty cenowej Wykonawcy, oraz zmienioną stawkę podatku od towarów i usług.
3. Wynagrodzenie należne Wykonawcy tytułem niniejszej umowy, obliczone w sposób, o którym mowa w ust. 2, Zamawiający będzie uwzględniał począwszy od następnego okresu rozliczeniowego, przypadającego po okresie rozliczeniowym, w którym Wykonawca wykazał Zamawiającemu wpływ zmian na koszty wykonania zamówienia.
4. Wszystkie zmiany wynagrodzenia należnego Wykonawcy tytułem realizacji niniejszej umowy, w tym zmiana, o której mowa w ust. 1 umowy, odbywają się zgodnie z treścią art. 144 ustawy – Prawo zamówień publicznych a Zamawiający przewidział je uprzednio w ogłoszeniu o zamówieniu lub w specyfikacji istotnych warunków zamówienia.
5. W razie zmian wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz zasad podlegania lub wysokości stawek w ubezpieczeniach społecznych lub ubezpieczeniu zdrowotnym Zamawiający nie przewiduje możliwości zmiany wynagrodzenia należnego Wykonawcy tytułem realizacji niniejszej umowy.
6. Przy wprowadzaniu zmian, o których mowa powyżej wymagane jest zachowanie formy pisemnej w postaci aneksu pod rygorem nieważności.

VI.4)Procedury odwoławcze

VI.4.1)Organ odpowiedzialny za procedury odwoławcze

Prezes Krajowej Izby Odwoławczej
ul. Postępu 17a
02-676 Warszawa
POLSKA
E-mail: odwolania@uzp.gov.pl
Tel.: +48 224587801
Adres internetowy: www.uzp.gov.pl
Faks: +48 224587800

VI.4.2)Składanie odwołań

Dokładne informacje na temat terminów składania odwołań: 1. Wykonawcom i innym podmiotom przysługują środki ochrony prawnej opisane w Dziale VI ustawy, w wyniku naruszenia przez Zamawiającego przepisów ustawy.
2. Środki ochrony prawnej przysługują również organizacjom wpisanym na listę organizacji uprawnionych do wnoszenia środków ochrony prawnej, prowadzoną przez Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych.

VI.4.3)Źródło, gdzie można uzyskać informacje na temat składania odwołań

Prezes Krajowej Izby Odwoławczej
ul. Postępu 17a
02-676 Warszawa
POLSKA
E-mail: odwolania@uzp.gov.pl
Tel.: +48 224587801
Adres internetowy: www.uzp.gov.pl
Faks: +48 224587800

VI.5)Data wysłania niniejszego ogłoszenia:

15.4.2016

TI	Tytuł	Polska-Warszawa: Usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego
ND	Nr dokumentu	152468-2016
PD	Data publikacji	03/05/2016
OJ	Dz.U. S	86
TW	Miejscowość	WARSZAWA
AU	Nazwa instytucji	Centrum Projektów Europejskich
OL	Język oryginału	PL
HD	Nagłówek	- - Usługi - Dodatkowe informacje - Procedura otwarta
CY	Kraj	PL
AA	Rodzaj instytucji	6 - Podmiot prawa publicznego
HA	EU Institution	-
DS	Dokument wysłany	29/04/2016
DT	Termin	06/05/2016
NC	Zamówienie	4 - Usługi
PR	Procedura	1 - Procedura otwarta
TD	Dokument	2 - Dodatkowe informacje
RP	Legislacja	4 - Unia Europejska
TY	Rodzaj oferty	3 - Wniosek dotyczący jednej lub większej liczby partii
AC	Kryteria udzielenia zamówienia	2 - Oferta najbardziej korzystna ekonomicznie
PC	Kod CPV	55000000 - Usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego 60000000 - Usługi transportowe (z wyłączeniem transportu odpadów) 79540000 - Usługi w zakresie tłumaczeń ustnych 79800000 - Usługi drukowania i powiązane 79960000 - Usługi fotograficzne i pomocnicze
OC	Pierwotny kod CPV	55000000 - Usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego 60000000 - Usługi transportowe (z wyłączeniem transportu odpadów) 79540000 - Usługi w zakresie tłumaczeń ustnych 79800000 - Usługi drukowania i powiązane 79960000 - Usługi fotograficzne i pomocnicze

03/05/2016 S86 - - Usługi - Dodatkowe informacje - Procedura otwarta

Polska-Warszawa: Usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego

2016/S 086-152468

Centrum Projektów Europejskich, ul. Domaniewska 39a, CPE, ul. Domaniewska 39a, 02-672 Warszawa, Osoba do kontaktów: Katarzyna Bień, Warszawa 02-672, Polska. Tel.: +48 223783124. Faks: +48 222019725. E-mail: katarzyna.bien@cpe.gov.pl

(Suplement do Dziennika Urzędowego Unii Europejskiej, 20.4.2016, 2016/S 077-137355)

Przedmiot zamówienia:
CPV:55000000, 79540000, 60000000, 79960000, 79800000

Usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego

Usługi w zakresie tłumaczeń ustnych

Usługi transportowe (z wyłączeniem transportu odpadów)

Usługi fotograficzne i pomocnicze

Usługi drukowania i powiązane

Zamiast:

Informacje o częściach zamówienia część nr 1 Nazwa: Organizacja posiedzeń Komitetu Monitorującego POWER na terytorium Polski, w tym w Warszawie 3) Wielkość lub zakres:

8) Przewidywany termin wykonania zamówienia:

I – IV kwartał 2016 r. (max 4 posiedzenia), I i II półrocze 2017 r. (max 4 posiedzenia), I i II półrocze 2018 r. (max 4 posiedzenia). Przewidywany zakres usługi na organizację posiedzenia KM PO WER, z zastrzeżeniami określonymi w pkt 12 i 14 opisu przedmiotu zamówienia:

a) Nocleg w pokoju jednoosobowym lub dwuosobowym do pojedynczego wykorzystania

(z zastrzeżeniem każdorazowej rezerwacji pokojów o podwyższonym standardzie dla Ministra oraz opcjonalnie dla delegacji Komisji Europejskiej) wraz ze śniadaniem:

dzień przed planowanym posiedzeniem – około 45 osób,

pomiędzy dniami posiedzenia – około 60 osób.

b) Każdorazowo podczas posiedzenia – 1 przerwa kawowa ciągła bez ograniczeń z ciągłą dostępnością podczas posiedzenia z uzupełnianiem brakujących składników ustawiona na zewnątrz/wewnątrz sali konferencyjnej (decyduje Zamawiający) lub 1-3 przerwy kawowe standardowe w ciągu dnia (o miejscu ustawienia przerwy decyduje Zamawiający).

c) Obiad w formie bufetu:

pierwszego dnia posiedzenia – dla około 90 osób,

drugiego dnia posiedzenia – dla około 90 osób.

d) Kolacja serwowana lub bufetowa w przed dzień posiedzenia dla około 45 osób.

e) Uroczysta kolacja serwowana lub bufetowa po pierwszym dniu posiedzenia dla około 90 osób

(o rodzaju kolacji decyduje Zamawiający).

f) Wynajem sali konferencyjnej dla około 90 osób.

g) Wynajem sali konferencyjnej w terminie organizacji posiedzenia dla 30 osób na około 1 godz.

h) Wypożyczenie niezbędnego sprzętu konferencyjnego (kabina wraz z niezbędnym wyposażeniem do tłumaczeń symultanicznych) w dniach trwania posiedzenia.

i) Wypożyczenie sprzętu konferencyjnego (odbiorniki do tłumaczeń, ekran, laptop, projektor multimedialny, multifony, flipchart, markery, urządzenie wielofunkcyjne, przedłużacze/listwy przeciwprzepięciowe) w dniach trwania posiedzenia.

j) Wypożyczenie sprzętu konferencyjnego 2 mikrofony bezprzewodowe, 3 multifony, nagłośnienie, obsługa sprzętu konferencyjnego w dniu konferencji prasowej (ok. 1 godz.).

k) Wypożyczenie sprzętu konferencyjnego i obsługa techniczna (nagłośnienie) w dniach trwania posiedzenia w godzinach wynajmu sal.

l) Zapewnienie i obsługa systemu elektronicznego głosowania bezprzewodowego, w tym sprzęt

i obsługa techniczna sprzętu do głosowania elektronicznego.

m) Nagrywanie spotkania w dniach trwania posiedzenia, w tym nagrywanie w dniach trwania posiedzenia tłumaczenia symultanicznego (język polski – angielski lub inny język UE – polski).

n) Utrwalenie w formie zapisu cyfrowego zdjęć z posiedzenia/konferencji/wizyty studyjnej oraz przekazanie/przesłanie ich w formacie .jpg o rozdzielczości minimum 75 dpi (1024x768 pikseli) niezwłocznie tego samego dnia Zamawiającemu.

o) Zapewnienie parkingu dla co najmniej 20 pojazdów przez 2 doby (łącznie).

p) Przygotowanie w formie elektronicznej stenogramu w języku polskim i angielskim lub innym języku UE z posiedzenia KM PO WER w terminie 3 dni roboczych od dnia zakończenia posiedzenia. Stenogram w języku angielskim lub innym języku UE dot. oryginalnych wypowiedzi przedstawicieli Komisji Europejskiej.

q) Wykonawca zobowiązany jest (o ile zachodzi taka konieczność) do zorganizowania transportu dla uczestników posiedzenia. Zapewni autokar w standardzie co najmniej *** tzw. Comfort Class, lub/oraz minibusy w liczbie odpowiedniej do przewidywanej liczby przewożonych osób – 1 minibus – dla maksymalnie 20 osób) – do maksymalnie 500 km w jedną stronę. Pojazd/pojazdy będą oznaczone kartką z nazwą wydarzenia oraz odpowiednim zestawieniem znaków FE udostępnionym przez Zamawiającego.

Transport będzie używany także na potrzeby odbycia wizyt studyjnych planowanych podczas posiedzeń.

Transport osób wykonywany będzie zgodnie z przepisami prawa krajowego, w tym ustawy

z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz. U. 2001, Nr 125, poz. 1371). Każdorazowo Wykonawca jest zobligowany do przedstawienia dokumentów potwierdzających, że:

przewoźnik jest zarejestrowaną firmą uprawnioną do wykonywania usługi przewozu osób środkami transportu drogowego;

posiada licencję i zezwolenia uprawniające do podejmowania i wykonywania działalności gospodarczej w zakresie transportu drogowego – przewóz osób;

r) Zatrudnienie 2 tłumaczy do tłumaczenia symultanicznego/ konsekutywnego polski-angielski lub inny język UE – polski na czas posiedzenia KM PO WER z uwzględnieniem tłumaczenia podczas wizyty studyjnej/konferencji prasowej czy innego wydarzenia zaplanowanego podczas posiedzenia.

9) Zamawiający planuje średnio liczbę 90 osób uczestniczących w każdym posiedzeniu Komitetu Monitorującego PO WER w ramach planowanych 12 posiedzeń.

10) Rezerwacja/zlecenie usług przez Zamawiającego będzie dokonywana nie później niż na 20 dni kalendarzowych przed datą posiedzenia. Wykonawca podpisując umowę na I część zamówienia jest zobligowany do zapewnienia usług hotelarskich, gastronomicznych i wynajmu sal w żądanym przez Zamawiającego terminie. W przypadku faktycznego braku miejsc, spełniających warunki określone w opisie przedmiotu zamówienia, w danym terminie, termin bądź lokalizacja posiedzenia może zostać wyznaczona ponownie przez Zamawiającego.

11) Bezkosztowa rezygnacja z usługi może nastąpić w terminie 14 dni kalendarzowych przed planowaną datą spotkania.

12) Zamawiający zastrzega możliwość realizacji posiedzeń jednodniowych, wg cen określonych w ofercie i z możliwością korzystania z części usług dla określonej indywidualnie liczby osób.

13) Spotkania będą się odbywały w dni powszednie. W przypadku wyznaczenia terminu posiedzenia na poniedziałek, Wykonawca jest zobowiązany zapewnić nocleg i kolacje w niedzielę.

14) Zamawiający zastrzega sobie możliwość korzystania jedynie z części usług określonych w opisie przedmiotu zamówienia, tj. np. tylko z usługi cateringowej/hotelowej/tłumaczeniowej/wynajmu sali itp. lub kombinacji tych usług.

15) Zamawiający zastrzega sobie prawo do bezkosztowej korekty zamówienia poszczególnych usług, w tym:

a) hotelarskich na 5 dni kalendarzowych przed realizacją do – 30 %, na 3 dni kalendarzowe

przed realizacją do – 10 % zamówienia,

b) gastronomicznych na 5 dni kalendarzowych przed realizacją do – 30 %, na 3 dni

kalendarzowe przed realizacją do – 10 % zamówienia.

c) pozostałych usług określonych w ofercie na 5 dni kalendarzowych przed realizacją do 100 %.

16) W przypadku kiedy Zamawiający zgłosi Wykonawcy zastrzeżenia odnośnie czystości w pokoju, czy niekompletnego lub wadliwie funkcjonującego wyposażenia, Wykonawca ma obowiązek bezkosztowo w ciągu 30 minut zapewnić drugi pokój w tym samym hotelu.

17) W przypadku kiedy Zamawiający zgłosi Wykonawcy problem w postaci wadliwie funkcjonującego wyposażenia/sprzętu/Internetu/aranżacji sali obrad/sali konferencyjnej, Wykonawca ma obowiązek w ciągu 1 godziny zapewnić prawidłowe funkcjonowanie wyposażenia/wadliwego sprzętu/sali obrad.

18) Podanie posiłków – zastawa porcelanowa i sztućce metalowe (do serwowania posiłków

Wykonawca nie będzie używał naczyń jednorazowych).

Informacje o częściach zamówienia część nr 2 Nazwa: Organizacja spotkań/grup roboczych/warsztatów na potrzeby PO WER na terytorium Polski, w tym w Warszawie 3) Wielkość lub zakres:

b) Wykonawca przedstawi w terminie do 5 dni kalendarzowych od daty przekazania zlecenia dot. organizacji spotkania/grupy roboczej/warsztatów do akceptacji Zamawiającego propozycje co najmniej 3 obiektów, które spełniają warunki określone w niniejszym opisie przedmiotu zamówienia. Zamawiający wskaże, obiekt do realizacji zlecenia z przedstawionych propozycji pod warunkiem spełniania wymagań określonych w opisie przedmiotu zamówienia. Zamawiający zastrzega możliwość niedokonania wyboru z 3 przedstawionych propozycji i wówczas Zamawiający zażąda od Wykonawcy przedstawienia kolejnych lokalizacji/ofert.

c) Bezkosztowa rezygnacja z usługi może nastąpić w terminie 14 dni kalendarzowych przed planowaną datą spotkania.

d) Zamawiający zastrzega sobie prawo do bezkosztowej korekty zamówienia poszczególnych usług, w tym:

hotelarskich na 5 dni kalendarzowych przed realizacją do – 30 % wartości danego zamówienia/zlecenia, na 3 dni kalendarzowe przed realizacją do – 10 % wartości danego zamówienia/zlecenia,

gastronomicznych na 5 dni kalendarzowych przed realizacją do – 30 % wartości danego zamówienia/zlecenia, na 3 dni kalendarzowe przed realizacją do – 10 % wartości danego zamówienia/zlecenia,

pozostałych usług określonych w ofercie na 5 dni kalendarzowych przed realizacją do 100 %.

e) Zamawiający zastrzega możliwość realizacji spotkań/grup roboczych/warsztatów jednodniowych bądź dwudniowych, wg cen określonych w ofercie i z możliwością korzystania z części tych usług dla określonej indywidualnie liczby osób. tj. np. tylko z usługi cateringowej/hotelowej/tłumaczeniowej/wynajmu sali/zapewnienia transportu/tłumaczenia itp. lub kombinacji tych usług.

f) Spotkania będą się odbywały w dni powszednie. W przypadku wyznaczenia terminu posiedzenia na poniedziałek, Wykonawca jest zobowiązany zapewnić nocleg i kolacje

w niedzielę.

g) W uzasadnionych przypadkach w sytuacji braku obiektów hotelowych spełniających wymagania określone w pkt 1 Zamawiający, za zgodą IZ PO WER, może wyrazić zgodę na organizację spotkań/grup roboczych/warsztatów w innych dostępnych na tym terenie obiektach hotelowych, których standard nie będzie niższy od obiektu hotelowego 3 gwiazdkowego.

h) W zakresie usługi gastronomicznej:

Zamawiający każdorazowo wskaże sposób podania kolacji oraz każdorazowo będzie akceptował menu na wszystkie posiłki (kolacja/obiad) zaproponowane przez Wykonawcę (3 propozycje menu do akceptacji przez Zamawiającego) uwzględniające w/w parametry. Ponadto, Wykonawca na prośbę Zamawiającego uwzględni sugestie związane

z modyfikacją wybranego menu (modyfikacja będzie polegała na zamianie np. jednego rodzaju dania mięsnego/ deseru/ zupy/ przystawki/sałatki na inny w przesłanych do akceptacji menu) wybranego menu,

w przypadku osób ze szczególnymi preferencjami żywieniowymi, Wykonawca na prośbę Zamawiającego uwzględni sugestie dot. przygotowania specjalnego dania głównego na ciepło tj. wegetariańskiego, wegańskiego czy też bezglutenowego, które będzie podane z co najmniej 2 dodatkami, (spośród powyżej wymienionych), uwzględniając je w menu przesyłanych do akceptacji przez Zamawiającego.

wszystkie posiłki zapewnione przez Wykonawcę muszą być bezwzględnie świeże, przyrządzone w dniu świadczenia usługi, muszą charakteryzować się wysoką jakością

w odniesieniu do użytych składników oraz estetyki podania; produkty przetworzone (takie jak kawa, herbata, soki i inne) będą posiadały odpowiednią datę przydatności do spożycia),

każdorazowo Wykonawca zapewni informację o nazwie danej potrawy,

w miejscu widocznym dla uczestników spotkania. ,

zapewnienie obsługi kelnerskiej w trakcie trwania spotkań/grup roboczych/warsztatów (minimum 1 kelner na 20 osób).

Wykonawca jest zobowiązany, po każdorazowym wskazaniu przez Zamawiającego do zapakowania pozostałej żywności i przewiezienia jej w miejsce wskazane przez Zamawiającego. .

Podanie posiłków – zastawa porcelanowa i sztućce metalowe (do serwowania posiłków Wykonawca nie będzie używał naczyń jednorazowych).

i) Przewidywany termin realizacji II części zamówienia: od daty zawarcia umowy do 31 grudnia 2018 roku. Zamawiający szacuje organizację łącznie ok 138 spotkań/grup roboczych/warsztatów na potrzeby Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój (PO WER). Ponadto, Zamawiający szacuje:

ok. 15 % spotkań z wykorzystaniem tłumaczenia symultanicznego,

ok. 70 % spotkań/grup roboczych/warsztatów jednodniowych odbywających się na terenie m. st. Warszawy,

ok 10 % spotkań/grup roboczych/warsztatów dwudniowych na terenie m. st. Warszawy,

ok. 20 % spotkań/grup roboczych/warsztatów dwudniowych odbywających się na terenie kraju.

Podane szacunkowe wartości spotkań/grup roboczych/warsztatów nie są w żaden sposób wartościami zobowiązującymi w stosunku do Wykonawcy i mogą ulec zmianie. Minimalna liczba uczestników spotkań/grup roboczych/warsztatów – 20 osób, średnia liczba uczestników spotkań/grup roboczych/warsztatów – 50 osób, maksymalna liczba uczestników spotkań/grup roboczych/warsztatów – 110 osób z możliwością zwiększenia w wyjątkowych sytuacjach do 20 % tej liczby. Zamawiający każdorazowo wskaże w zleceniu planowaną liczbę uczestników.

j) W przypadku kiedy Zamawiający zgłosi Wykonawcy zastrzeżenia odnośnie czystości

w pokoju, czy niekompletnego lub wadliwie funkcjonującego wyposażenia, Wykonawca ma obowiązek bezkosztowo w ciągu 30 minut zapewnić drugi pokój w tym samym hotelu.

IV.3.4) Termin składania ofert lub wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu:

29.4.2016 (9:45)

IV.3.8) Warunki otwarcia ofert:

29.4.2016 (10:00)

Powinno być:

Informacje o częściach zamówienia część nr 1 Nazwa: Organizacja posiedzeń Komitetu Monitorującego POWER na terytorium Polski, w tym w Warszawie 3) Wielkość lub zakres:

8) Przewidywany termin wykonania zamówienia:

I – IV kwartał 2016 r. (szacuje się 2 posiedzenia), I i II półrocze 2017 r. (szacuje się 4 posiedzenia), I i II półrocze 2018 r. (szacuje się 4 posiedzenia). Przewidywany zakres usługi na organizację posiedzenia KM PO WER, z zastrzeżeniami określonymi w pkt 12 i 14 opisu przedmiotu zamówienia:

a) Nocleg w pokoju jednoosobowym lub dwuosobowym do pojedynczego wykorzystania

(z zastrzeżeniem każdorazowej rezerwacji pokojów o podwyższonym standardzie dla Ministra oraz opcjonalnie dla delegacji Komisji Europejskiej) wraz ze śniadaniem:

dzień przed planowanym posiedzeniem – około 45 osób,

pomiędzy dniami posiedzenia – około 60 osób.

c) Obiad w formie bufetu:

pierwszego dnia posiedzenia – dla około 90 osób,

drugiego dnia posiedzenia – dla około 90 osób.

d) Kolacja serwowana lub bufetowa w przed dzień posiedzenia dla około 45 osób.

e) Uroczysta kolacja serwowana lub bufetowa po pierwszym dniu posiedzenia dla około 90 osób

(o rodzaju kolacji decyduje Zamawiający).

f) Wynajem sali konferencyjnej dla około 90 osób.

g) Wynajem sali konferencyjnej w terminie organizacji posiedzenia dla 30 osób na około 1 godz.

h) Wypożyczenie niezbędnego sprzętu konferencyjnego (kabina wraz z niezbędnym wyposażeniem do tłumaczeń symultanicznych) w dniach trwania posiedzenia.

j) Wypożyczenie sprzętu konferencyjnego 2 mikrofony bezprzewodowe, 3 multifony, nagłośnienie, obsługa sprzętu konferencyjnego w dniu konferencji prasowej (ok. 1 godz.).

k) Wypożyczenie sprzętu konferencyjnego i obsługa techniczna (nagłośnienie) w dniach trwania posiedzenia w godzinach wynajmu sal.

l) Zapewnienie i obsługa systemu elektronicznego głosowania bezprzewodowego, w tym sprzęt

i obsługa techniczna sprzętu do głosowania elektronicznego.

m) Nagrywanie spotkania w dniach trwania posiedzenia, w tym nagrywanie w dniach trwania posiedzenia tłumaczenia symultanicznego (język polski – angielski lub inny język UE – polski).

o) Zapewnienie parkingu dla co najmniej 20 pojazdów przez 2 doby (łącznie).

Transport będzie używany także na potrzeby odbycia wizyt studyjnych planowanych podczas posiedzeń.

Transport osób wykonywany będzie zgodnie z przepisami prawa krajowego, w tym ustawy

z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz. U. 2001, Nr 125, poz. 1371). Każdorazowo Wykonawca jest zobligowany do przedstawienia dokumentów potwierdzających, że:

przewoźnik jest zarejestrowaną firmą uprawnioną do wykonywania usługi przewozu osób środkami transportu drogowego;

posiada licencję i zezwolenia uprawniające do podejmowania i wykonywania działalności gospodarczej w zakresie transportu drogowego – przewóz osób;

9) Zamawiający szacuje średnio liczbę 90 osób uczestniczących w każdym posiedzeniu Komitetu Monitorującego PO WER w ramach planowanych 10 posiedzeń. Podane liczby posiedzeń są wartościami szacunkowymi, nie są w żaden sposób zobowiązujące dla Zamawiającego i mogą ulec zmianie. Umowa będzie realizowana do wysokości faktycznie posiadanych przez Zamawiającego środków na jej realizację.

11) Bezkosztowa rezygnacja z usługi może nastąpić w terminie 14 dni kalendarzowych przed planowaną datą spotkania.

12) Zamawiający zastrzega możliwość realizacji posiedzeń jednodniowych, wg cen określonych w ofercie i z możliwością korzystania z części usług dla określonej indywidualnie liczby osób.

13) Spotkania będą się odbywały w dni powszednie. W przypadku wyznaczenia terminu posiedzenia na poniedziałek, Wykonawca jest zobowiązany zapewnić nocleg i kolacje w niedzielę.

15) Zamawiający zastrzega sobie prawo do bezkosztowej korekty zamówienia poszczególnych usług, w tym:

a) hotelarskich na 5 dni kalendarzowych przed realizacją do – 30 %, na 3 dni kalendarzowe

przed realizacją do – 10 % zamówienia,

b) gastronomicznych na 5 dni kalendarzowych przed realizacją do – 30 %, na 3 dni

kalendarzowe przed realizacją do – 10 % zamówienia.

c) pozostałych usług określonych w ofercie na 5 dni kalendarzowych przed realizacją do 100 %.

18) Podanie posiłków – zastawa porcelanowa i sztućce metalowe (do serwowania posiłków

Wykonawca nie będzie używał naczyń jednorazowych).

Informacje o częściach zamówienia część nr 2 Nazwa: Organizacja spotkań/grup roboczych/warsztatów na potrzeby PO WER na terytorium Polski, w tym w Warszawie 3) Wielkość lub zakres:

c) Bezkosztowa rezygnacja z usługi może nastąpić w terminie 14 dni kalendarzowych przed planowaną datą spotkania.

d) Zamawiający zastrzega sobie prawo do bezkosztowej korekty zamówienia poszczególnych usług, w tym:

hotelarskich na 5 dni kalendarzowych przed realizacją do – 30 % wartości danego zamówienia/zlecenia, na 3 dni kalendarzowe przed realizacją do – 10 % wartości danego zamówienia/zlecenia,

pozostałych usług określonych w ofercie na 5 dni kalendarzowych przed realizacją do 100 %.

f) Spotkania będą się odbywały w dni powszednie. W przypadku wyznaczenia terminu posiedzenia na poniedziałek, Wykonawca jest zobowiązany zapewnić nocleg i kolacje

w niedzielę.

h) W zakresie usługi gastronomicznej:

wszystkie posiłki zapewnione przez Wykonawcę muszą być bezwzględnie świeże, przyrządzone w dniu świadczenia usługi, muszą charakteryzować się wysoką jakością

w odniesieniu do użytych składników oraz estetyki podania; produkty przetworzone (takie jak kawa, herbata, soki i inne) będą posiadały odpowiednią datę przydatności do spożycia),

każdorazowo Wykonawca zapewni informację o nazwie danej potrawy,

w miejscu widocznym dla uczestników spotkania. ,

zapewnienie obsługi kelnerskiej w trakcie trwania spotkań/grup roboczych/warsztatów (minimum 1 kelner na 20 osób).

Wykonawca jest zobowiązany, po każdorazowym wskazaniu przez Zamawiającego do zapakowania pozostałej żywności i przewiezienia jej w miejsce wskazane przez Zamawiającego. .

Podanie posiłków – zastawa porcelanowa i sztućce metalowe (do serwowania posiłków Wykonawca nie będzie używał naczyń jednorazowych).

i) Przewidywany termin realizacji II części zamówienia: od daty zawarcia umowy do 31 grudnia 2018 roku. Zamawiający szacuje organizację około 40 spotkań/grup roboczych/warsztatów na potrzeby Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój (PO WER). Ponadto, Zamawiający szacuje:

ok. 15 % spotkań z wykorzystaniem tłumaczenia symultanicznego,

ok. 70 % spotkań/grup roboczych/warsztatów jednodniowych odbywających się na terenie m. st. Warszawy,

ok 10 % spotkań/grup roboczych/warsztatów dwudniowych na terenie m. st. Warszawy,

ok. 20 % spotkań/grup roboczych/warsztatów dwudniowych odbywających się na terenie kraju.

j) W przypadku kiedy Zamawiający zgłosi Wykonawcy zastrzeżenia odnośnie czystości

w pokoju, czy niekompletnego lub wadliwie funkcjonującego wyposażenia, Wykonawca ma obowiązek bezkosztowo w ciągu 30 minut zapewnić drugi pokój w tym samym hotelu.

IV.3.4) Termin składania ofert lub wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu:

6.5.2016 (13:45)

IV.3.8) Warunki otwarcia ofert:

6.5.2016 (14:00)

Inne dodatkowe informacje

Informacje do poprawienia lub dodania w odpowiedniej dokumentacji przetargowej.

Więcej informacji w odpowiedniej dokumentacji przetargowej.

Centrum Projektów Europejskich

Adres:	ul. Domaniewska 39a, 02-672 Warszawa woj. MAZOWIECKIE

Dane kontaktowe:	email: przetargi@cpe.gov.pl tel: +48 223783144 fax: +48 222019725

Termin składania wniosków lub ofert:

2016-04-29

Dane postępowania

ID postępowania BZP/TED:	13735520161
ID postępowania Zamawiającego:
Data publikacji zamówienia:	2016-04-20
Rodzaj zamówienia:	usługi
Tryb& postępowania [PN]:	Przetarg nieograniczony
Czas na realizację:	32 miesięcy
Wadium:	18000 ZŁ
Szacowana wartość*	600 000 PLN - 900 000 PLN
Oferty uzupełniające:	TAK
Oferty częściowe:	TAK
Oferty wariantowe:	NIE
Przewidywana licyctacja:	NIE
Ilość części:	2
Kryterium ceny:	100%
WWW ogłoszenia:	http://www.cpe.gov.pl
Informacja dostępna pod:	Centrum Projektów Europejskich ul. Domaniewska 39a, 02-672 warszawa, woj. mazowieckie
Okres związania ofertą:	60 dni

Kody CPV

	55000000-0	Usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego
	79540000-1	Usługi w zakresie tłumaczeń ustnych