Zakwaterowanie i wyżywienie uczestników 50. Tygodnia Kultury Beskidzkiej i 24. Międzynarodowych Spotkań Folklorystycznych na terenie Szczyrku, Wisły i Żywca

Bielsko-Biała: Zakwaterowanie i wyżywienie uczestników 50. Tygodnia Kultury Beskidzkiej i 24. Międzynarodowych Spotkań Folklorystycznych na terenie Szczyrku, Wisły i Żywca


Numer ogłoszenia: 129072 - 2013; data zamieszczenia: 03.04.2013

OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - usługi

Zamieszczanie ogłoszenia:
obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy:
zamówienia publicznego.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES:
Regionalny Ośrodek Kultury , ul. 1 Maja 8, 43-300 Bielsko-Biała, woj. śląskie, tel. 033 8220593, faks 033 8123333.

• 
  Adres strony internetowej zamawiającego:
  www.rok.bielsko.pl

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
Inny: samorządowa instytucja kultury.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Zakwaterowanie i wyżywienie uczestników 50. Tygodnia Kultury Beskidzkiej i 24. Międzynarodowych Spotkań Folklorystycznych na terenie Szczyrku, Wisły i Żywca.

II.1.2) Rodzaj zamówienia:
usługi.

II.1.4) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia:
1. Specyficzne warunki pobytu. Tydzień Kultury Beskidzkiej i odbywające się w jego ramach Międzynarodowe Spotkania Folklorystyczne stanowią imprezę specyficzną, wymagającą zapewnienia szczególnych warunków pobytu dla jej uczestników. Elementem wyróżniającym tę imprezę spośród innych jest przede wszystkim jej wielkość. Łącznie uczestniczy w niej około 80 zespołów polskich i 20 zagranicznych, które przez 9 dni koncertują w 9 miejscowościach. Skomplikowany harmonogram koncertów zespołów w poszczególnych miejscowościach oraz wielkość imprez towarzyszących wymuszają opisany sposób zakwaterowania i wyżywienia uczestników. Określenie uczestnicy obejmuje: członków zespołów zagranicznych i krajowych, pilotów, tłumaczy, kierowców, członków komisji oceniających, gości zaproszonych i organizatorów. 2. Termin pobytu uczestników: od 26 lipca (przyjazd większości uczestników w godzinach wieczornych) do 5 sierpnia 2013 r. (wyjazd większości uczestników w godzinach rannych). Natomiast impreza realizowana będzie od 27 lipca do 4 sierpnia 2013 r. 3. Planowana liczba członków zespołów: około 680 osób. Planuje się pobyt: - ok. 480 osób w terminie od 26.07 do 5.08.2013 r. , - ok. 26 osób w terminie od 29.07 do 5.08.2013 r., - ok. 150 osób w terminie od 30.07 do 5.08.2013 r., 4. Wskazane ze względów organizacyjnych miejscowości pobytu to: Szczyrk, Wisła i Żywiec. 5. Określenie szczegółowych warunków zakwaterowania: a) Obiekt nie może mieć mniej niż 80 miejsc noclegowych. Szczególnie wskazana jest wielokrotność tej liczby, gdyż optymalne jest zakwaterowanie możliwie dużej liczby uczestników w jednym miejscu. Pozwala to na skuteczniejsze zarządzanie i koordynację działań podczas trwania imprezy, sprawniejsze wykorzystanie środków transportu, zapewnienie większego bezpieczeństwa uczestników itp. b) Każdy zespół musi być w całości (wraz z osobami towarzyszącymi) zakwaterowany w jednym obiekcie. Wykluczone jest kwaterowanie jednego zespołu w dwóch, nawet blisko siebie położonych obiektach (m. in. ze względu na wspólny środek transportu itp.). c) Pokoje maksymalnie 4-osobowe, z własnym węzłem sanitarnym. Konieczne jest całodobowe zapewnienie ciepłej wody. d) W trakcie trwania imprezy może nastąpić wymiana zespołów i osób indywidualnych w pokojach, a zatem konieczny jest odpowiedni zapas czystej pościeli. e) Pokoje muszą być na tyle duże, aby można w nich było przechowywać stroje ludowe, rekwizyty i instrumenty. W przeciwnym przypadku w obiekcie muszą być zapewnione oddzielne pomieszczenia na ich przechowywanie. f) Zamawiający zastrzega sobie możliwość kwaterowania zespołów w okresie krótszym niż liczba dni wskazanych w harmonogramie. g) W obiekcie musi być czynna całodobowa recepcja wraz z telefonem. h) Obiekt musi posiadać kuchnię i jadalnię celem wyżywienia uczestników. i) Obiekt musi posiadać salę lub inne wyznaczone miejsce umożliwiające realizację prób. j) Otoczenie obiektu musi być ogrodzone i odpowiednio zabezpieczone, z możliwością bezpiecznego parkowania przy obiekcie dużych autokarów, mikrobusów i samochodów osobowych bez dodatkowej opłaty. Konieczne jest zapewnienie bezpośredniego dojazdu pod obiekt autokaru z minimum 40 miejscami. k) Minimum jeden z obiektów wybranych przez zamawiającego musi dysponować odpowiednim zapleczem plenerowym do realizacji koncertów i spotkań zespołów (z możliwością np. zapalenia ogniska, czynnym bufetem itp.). 6. Obiekt musi być czysty, estetyczny i bezpieczny, z niezniszczonym wyposażeniem (meble, kafelki, armatura łazienkowa, itp.). Prowadzony przez wykwalifikowany i doświadczony personel. 7. Określenie szczegółowych warunków wyżywienia: a) zamawiający zastrzega sobie prawo do: - rezygnacji z części posiłków, zwłaszcza kolacji, - ustalania różnych godzin wydawania posiłków (w tym również w godz. nocnych) dla poszczególnych zespołów i osób indywidualnych, - przygotowania odrębnych jadłospisów dla różnych zespołów oraz przygotowania posiłków wegetariańskich, - zapewnienia wody mineralnej i dodatkowych porcji pieczywa, - przygotowania tzw. suchych prowiantów zamiast posiłków spożywanych na miejscu. b) jadalnia musi być czysta i estetyczna, ze szczególnym uwzględnieniem obrusów, naczyń i sztućców; c) konieczne jest zapewnienie sprawnej obsługi kelnerskiej. 8. Każdy obiekt musi posiadać koordynatora, imiennie określonego przez Oferenta, odpowiedzialnego przez cały czas trwania zadania za załatwianie wszystkich spraw dotyczących zakwaterowania i wyżywienia, ściśle współpracującego z biurem organizacyjnym TKB. 9. Szczegółowe warunki zakwaterowania i wyżywienia wymienione w punktach 5, 6 i 7 obiekt musi spełniać zarówno w okresie realizacji zadania, jak i w dniu składania oferty. Ogłaszający przetarg zastrzega sobie prawo do kontroli spełniania szczególnych warunków zakwaterowania i wyżywienia w zgłoszonych obiektach przed wyborem najkorzystniejszej oferty..

II.1.5) przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających:

• 
  Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówień uzupełniających
  
• Zakwaterowanie członków dodatkowego zespołu uczestniczącego w imprezie, około 40 osób.

II.1.6) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
55.00.00.00-0.

II.1.7) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej:
tak, liczba części: 8.

II.1.8) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej:
nie.

II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA:
Rozpoczęcie: 26.07.2013.

SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM

III.1) WADIUM

Informacja na temat wadium:
1. Przed złożeniem oferty wykonawca przystępujący do przetargu jest obowiązany wnieść wadium. W przypadku złożenia oferty kompleksowej na całość zamówienia - wadium wynosi 4.500,00 zł. 2. Przy składaniu ofert częściowych wysokość wadium ustala się proporcjonalnie do ilości zaproponowanych miejsc, tj. dla obiektów oferujących: od 80 do 160 miejsc 900,00 zł od 161 do 200 miejsc 1.200,00 zł od 201 do 240 miejsc 1.500,00 zł od 241 do 280 miejsc 1.800,00 zł od 281 do 320 miejsc 2.100,00 zł od 321 do 360 miejsc 2.400,00 zł od 361 do 400 miejsc 2.700,00 zł od 401 do 440 miejsc 3.000,00 zł od 441 do 480 miejsc 3.300,00 zł od 481 do 520 miejsc 3.600,00 zł od 521 do 560 miejsc 3.900,00 zł od 561 do 600 miejsc 4.200,00 zł od 601 do 680 miejsc 4.500,00 zł

III.2) ZALICZKI

III.3) WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW

• 
  III. 3.1) Uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • na podstawie podpisanego oświadczenia o spełnianiu warunków udziału określonych w ustawie Prawo zamówień publicznych - art. 22 ust. 1

• 
  III.3.2) Wiedza i doświadczenie
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • na podstawie podpisanego oświadczenia o spełnianiu warunków udziału określonych w ustawie Prawo zamówień publicznych - art. 22 ust. 1

• 
  III.3.3) Potencjał techniczny
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • na podstawie podpisanego oświadczenia o spełnianiu warunków udziału określonych w ustawie Prawo zamówień publicznych - art. 22 ust. 1 oraz wykazu obiektów, zgodnych z wymogami specyfikacji, w których będą zakwaterowani uczestnicy imprezy z podaniem liczby osób, które mogą tam być zakwaterowane, mając na uwadze wymogi siwz. W przypadku, kiedy Oferent przy wykazaniu spełniania warunków udziału w postępowaniu dotyczącym obiektów, w których zakwaterowani będą uczestnicy imprezy, będzie korzystał z potencjału innych podmiotów, które nie będą brały udziału w postępowaniu, obowiązany jest do dołączenia dokumentów zaświadczających o tym, że Oferent będzie dysponował tym potencjałem w czasie i zakresie określonym w ofercie.

• 
  III.3.4) Osoby zdolne do wykonania zamówienia
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • na podstawie podpisanego oświadczenia o spełnianiu warunków udziału określonych w ustawie Prawo zamówień publicznych - art. 22 ust. 1 oraz informacji o osobie lub osobach, które w imieniu Oferenta będą przez cały czas realizacji zadania pełnić funkcję koordynatora odpowiedzialnego za załatwianie wszystkich spraw dotyczących zakwaterowania i wyżywienia w obiekcie lub obiektach

• 
  III.3.5) Sytuacja ekonomiczna i finansowa
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • na podstawie podpisanego oświadczenia o spełnianiu warunków udziału określonych w ustawie Prawo zamówień publicznych - art. 22 ust. 1

III.4) INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH LUB DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ NIEPODLEGANIA WYKLUCZENIU NA PODSTAWIE ART. 24 UST. 1 USTAWY

III.4.1) W zakresie wykazania spełniania przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, oprócz oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu należy przedłożyć:

III.4.2) W zakresie potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy, należy przedłożyć:

• oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia;
• aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;
• aktualne zaświadczenie właściwego naczelnika urzędu skarbowego potwierdzające, że wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków, lub zaświadczenie, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu - wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;
• aktualne zaświadczenie właściwego oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego potwierdzające, że wykonawca nie zalega z opłacaniem składek na ubezpieczenia zdrowotne i społeczne, lub potwierdzenie, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu - wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;

III.4.3) Dokumenty podmiotów zagranicznych

Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, przedkłada:

III.4.3.1) dokument wystawiony w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania potwierdzający, że:

• nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;
• nie zalega z uiszczaniem podatków, opłat, składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne albo że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu - wystawiony nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;

III.4.4) Dokumenty dotyczące przynależności do tej samej grupy kapitałowej

• lista podmiotów należących do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów albo informacji o tym, że nie należy do grupy kapitałowej;

III.6) INNE DOKUMENTY

Inne dokumenty niewymienione w pkt III.4) albo w pkt III.5)

1. Wykaz obiektów, zgodnych z wymogami specyfikacji, w których zakwaterowani będą uczestnicy imprezy z podaniem liczby osób, które mogą tam być zakwaterowane, mając na uwadze wymogi siwz oraz informacje o osobie lub osobach, które w imieniu Oferenta będą przez cały czas realizacji zadania pełnić funkcję koordynatora odpowiedzialnego za załatwia-nie wszystkich spraw dotyczących zakwaterowania i wyżywienia w obiekcie lub obiektach i ściśle współpracującego z biurem organizacyjnym TKB - imię i nazwisko oraz podstawa do dysponowania tą osobą. - w przypadku, kiedy Oferent przy wykazaniu spełniania warunków udziału w postępowaniu dotyczącym obiektów, w których zakwaterowani będą uczestnicy imprezy, będzie korzystał z potencjału innych podmiotów, które nie będą brały udziału w postępowaniu, obowiązany jest do dołączenia dokumentów zaświadczających o tym, że Oferent będzie dysponował tym potencjałem w czasie i zakresie określonym w ofercie. 2. Wypełniony formularz oferty, stanowiący załącznik nr 1 do siwz. 3. Wykaz osób uprawnionych do podpisywania dokumentów przetargowych i podejmowania zobowiązań w imieniu Oferenta oraz pełnomocnictwa udzielone osobom podpisującym dokumenty ofertowe, o ile prawo do reprezentowania Oferenta w powyższym zakresie nie wynika wprost z dokumentu rejestrowego. 4. Parafowany wzór umowy stanowiący załącznik nr 12 do siwz. 5. Informacja o ewentualnych podwykonawcach. W razie powierzenia usługi podwykonawcom w załączniku należy określić zakres usługi wykonywanej przez podwykonawcę. 6. Oświadczenie, że Oferent zostaje związany złożoną przez siebie ofertą przez okres 30 dni (art. 85 ustawy Prawo zamówień publicznych) do dnia podpisania umowy z wybranymi Oferentami (zał. nr 7 do siwz). 7. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku podmioty występujące wspólnie o dopuszczenie do udziału w postępowaniu ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu i/lub do zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego, a pełnomocnictwo przedstawiają zamawiającemu wraz z ofertą. Pełnomocnictwo musi być złożone w formie oryginału bądź kopii poświadczonej przez notariusza. Wykonawcy ci, występujący wspólnie, będą musieli przed zawarciem umowy na realizację przedmiotu zamówienia mieć uregulowany stan prawny w postaci umowy zawartej pomiędzy nimi, ustalającej zasady ich współpracy, przewidującej ich współdziałanie, sposób odpowiedzialności wraz z jej zakresem, pełnomocnictwa. Umowa taka może być zawarta już na etapie składania ofert i przedłożona zamawiającemu wraz z ofertą. W przypadku oferty składanej wspólnie przez kilka podmiotów (dwa lub więcej) konieczne jest przedłożenie przez każdy z tych podmiotów oddzielnie dokumentów, o których mowa powyżej, aby potwierdzić, iż nie podlegają wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na podstawie art. 24 ust. 1. Pozostałe dokumenty składają podmioty ubiegające się o udzielenie zamówienia publicznego w taki sposób, aby potwierdzić, iż wspólnie spełniają warunki udziału w postępowaniu zgodnie z opisem sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków.

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia:
przetarg nieograniczony.

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT

IV.2.1) Kryteria oceny ofert:
cena oraz inne kryteria związane z przedmiotem zamówienia:

• 1 - Cena - 90
• 2 - ilość oferowanych miejsc - 5
• 3 - ilość oferowanych obiektów - 5

IV.3) ZMIANA UMOWY

przewiduje się istotne zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy:

Dopuszczalne zmiany postanowień umowy oraz określenie warunków zmian

Zamawiający przewiduje możliwość dokonania zmian postanowień zawartej umowy w ramach niniejszego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, jeżeli konieczność takich zmian będzie wynikać z okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, lub zmiany te będą korzystne dla Zamawiającego i interesu publicznego.

IV.4) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

IV.4.1)
 
Adres strony internetowej, na której jest dostępna specyfikacja istotnych warunków zamówienia:
www.rok.bielsko.pl

Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem:
Regionalny Ośrodek Kultury 43-300 Bielsko-Biała ul. 1 Maja 8.

IV.4.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert:
24.04.2013 godzina 10:00, miejsce: Regionalny Ośrodek Kultury 43-300 Bielsko-Biała ul. 1 Maja 8 sekretariat (pok. 201).

IV.4.5) Termin związania ofertą:
okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert).

IV.4.17) Czy przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia:
nie