Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych, paczek pocztowych oraz ich ewentualnych zwrotów wraz z dostawą znaczków pocztowych - dla Aresztu Śledczego w Łodzi.

Opis przedmiotu przetargu: Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych o wadze do 350g i powyżej 350g, paczek pocztowych i ewentualnych ich zwrotów w okresie od 15 kwietnia 2013 r. do 14 kwietnia 2015 r. 1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym, w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych i zwrotów o wadze do 350 g i powyżej 350 g (przesyłki listowe i paczki pocztowe), który będzie realizowany na zasadach określonych w powszechnie obowiązujących przepisach prawa, w szczególności w ustawie dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (Dz. U.z 2012r. poz. 1159). 2. Usługi pocztowe będą świadczone zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, a w szczególności zgodnie z: a) Ustawą z dnia 23 listopada 2012 roku - Prawo pocztowe (Dz.U. z 2012 roku, poz. 1529 z późniejszymi zmianami) b) Rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z dnia 9 stycznia 2004 roku w sprawie warunków wykonywania powszechnych usług pocztowych (Dz.U. z 2004 roku , Nr 5, poz. 34 z późniejszymi zmianami) c) międzynarodowych przepisów pocztowych w przypadku usług pocztowych w obrocie zagranicznym; d) innych aktach prawnych związanych z realizacją usług będących przedmiotem umowy, wydanych na podstawie ustawy Prawo pocztowej oraz postanowień Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia. 3. Zamawiający zleca, a Wykonawca przyjmuje do wykonania realizacje usług pocztowych na przesyłki o masie wagowej do 350g oraz powyżej 350g, polegających na przyjmowaniu, przemieszczaniu i doręczaniu: a) w obrocie krajowym - przesyłek listowych rejestrowanych i nierejestrowanych ekonomicznych i priorytetowych oraz paczek pocztowych, przesyłek pocztowych przyjmowanych na warunkach szczególnych priorytetowych i ekonomicznych. b) w obrocie zagranicznym - przesyłek listowych nierejestrowanych i rejestrowanych ekonomicznych i priorytetowych oraz paczek pocztowych, c) usług dodatkowych dotyczących obrotu krajowego i zagranicznego w zakresie: zwrotnego potwierdzenia odbioru, traktowania przesyłki jako przesyłki z zadeklarowana zawartością i zwrotu niedostarczonych przesyłek do nadawcy. 4. Zamawiający zobowiązuje się do właściwego przygotowania przesyłek oraz sporządzania zestawień dla przesyłek nierejestrowanych i rejestrowanych. 5. Zamawiający zobowiązuje się do nadawania przesyłek w stanie uporządkowanym, przez co należy rozumieć: a) dla przesyłek rejestrowanych - wpisanie każdej przesyłki do pocztowej książki nadawczej w dwóch egzemplarzach, z których oryginał będzie przeznaczony dla Wykonawcy w celach rozliczeniowych, a kopia stanowić będzie dla Zamawiającego potwierdzenie nadania danej partii przesyłek, b) dla przesyłek zwykłych -nierejestrowanych - zestawienie ilościowe przesyłek wg poszczególnych kategorii wagowych sporządzone dla celów rozliczeniowych w dwóch egzemplarzach, z których oryginał będzie przeznaczony dla Wykonawcy w celach rozliczeniowych, a kopia stanowić będzie dla Zamawiającego potwierdzenie nadania danej partii przesyłek. 6. Zamawiający umieszczać będzie na przesyłkach w sposób czytelny i trwały informacje jednoznacznie identyfikujące adresata i nadawcę, określając jednocześnie rodzaj przesyłki oraz znak opłaty. Odbiór przesyłek przygotowanych do wyekspediowania będzie każdorazowo dokumentowany przez Wykonawce pieczęcią, podpisem i datą w pocztowej książce nadawczej (oryginał książki pozostaje w siedzibie Zamawiającego) (dla przesyłek rejestrowanych) oraz (dla przesyłek zwykłych - nierejestrowanych). 7. Miejscem dostawy i odbioru przesyłek wyznacza się siedzibę Zamawiającego: Areszt Śledczy w Łodzi, ul. Smutna 21, 91 - 729 Łódź (sekretariat). 8. Dostawa i odbiór przesyłek ma się odbywać 5 dni w tygodniu od poniedziałku do piątku z wyłączeniem dni świątecznych i ustawowo wolnych od pracy w godzinach od 09:00 do 11:00. Odbioru dokonywać będzie upoważniony przedstawiciel Wykonawcy po okazaniu stosownego upoważnienia. 9. Przesyłki muszą być nadane przez Wykonawcę w dniu ich odbioru od Zamawiającego. 10. Opakowanie przesyłek listowych stanowi koperta Zamawiającego, odpowiednio zabezpieczona. Opakowanie paczki powinno stanowić zabezpieczenie przed dostępem do zawartości oraz aby uniemożliwiało uszkodzenie przesyłki w czasie przemieszczania. 11. Zamawiający dopuszcza możliwość przesunięcia nadania przesyłek na dzień następny, w przypadku uzasadnionych zastrzeżeń do odebranych przesyłek (nieprawidłowe opakowanie, niezgodność wpisów do dokumentów nadawczych z wpisami na przesyłkach, brak znaków opłaty) i braku możliwości ich wyjaśnienia lub usunięcia w dniu ich odbioru. 12. Zamawiający odbiera od Wykonawcy przesyłki uporządkowane względem przekazanego przez Wykonawce spisu bądź rejestru. 13. Wykonawca zapewni doręczenie przesyłek nadanych przez Zamawiającego na całym terenie Rzeczpospolitej Polskiej oraz poza jej granicami. 14. Czas doręczenia przesyłek rejestrowanych i nierejestrowanych powinien być zgodny z normami określonymi w Rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 9 stycznia 2004 r. w sprawie warunków wykonywania powszechnych usług pocztowych (Dz.U. z 2004, Nr 5, poz. 34 z późniejszymi zmianami) 15. Wykonawca zobowiązany jest do honorowania, obsługiwania zwrotnego potwierdzenia odbioru stanowiącego potwierdzenie doręczenia i odbioru przesyłki na zasadach określonych w ustawie z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071, z późniejszymi zmianami). 16. Wykonawca będzie doręczał do siedziby Zamawiającego pokwitowane przez adresata potwierdzenie odbioru niezwłocznie po dokonaniu przesyłki, nie później jednak niż 7 dni roboczych od dnia doręczenia. W przypadku nieobecności adresata, przedstawiciel Wykonawcy pozostawia zawiadomienie o próbie dostarczenia przesyłki (awizo) ze wskazaniem, gdzie i kiedy adresat może odebrać przesyłkę. Po upływie terminu odbioru przesyłka zwracana jest Zamawiającemu wraz z podaniem przyczyny nie odebrania przez adresata. 17. Odpowiedzialność operatora pocztowego oraz postępowanie reklamacyjne odbywać się będzie zgodnie i na zasadach określonych w Ustawie z dnia 23 listopada 2012 roku Prawo Pocztowe (Dz.U. z 2012 roku, poz. 1529 z późniejszymi zmianami). Do odpowiedzialności operatorów pocztowych za niewykonanie lub nienależyte wykonanie usługi pocztowej stosuje się Ustawę z dnia 23 kwietnia 1964 r. -Kodeks cywilny, jeżeli przepisy ustawy Prawo pocztowe nie stanowią inaczej. 18. Zamawiający ma prawo zlecić usługę innemu operatorowi, a kosztami realizacji obciążyć Wykonawcę, jeżeli Wykonawca nie odbierze od Zamawiającego przesyłek w wyznaczonym dniu i czasie. 19. Zamawiający nie dopuszcza nadania przez inny podmiot przesyłek i w imieniu Zamawiającego, w wyniku czego na dowodzie nadania będzie figurował inny podmiot niż Zamawiający. 20. Korespondencja skierowana na adres Zamawiającego do osadzonych którzy w chwili doręczenia korespondencji nie przebywają na jego terenie, podlega zwrotowi zgodnie z trybem ich nadania na koszt nadawcy. 21. W przypadku utraty, ubytku, uszkodzenia przesyłki bądź niewykonania lub nienależytego wykonania przedmiotu zamówienia Wykonawca zapłaci Zamawiającemu należne odszkodowanie i inne roszczenia, zgodnie z przepisami Ustawy z dnia 23 listopada 2012 roku Prawo Pocztowe (Dz.U. z 2012 roku, poz. 1529 z późniejszymi zmianami). 22. Uiszczanie opłat od przesyłek listowych będzie następowało z dołu w formie opłaty skredytowanej. Zamawiający będzie umieszczał oznaczenie potwierdzające wniesienie opłaty za usługę w postaci napisu, nadruku lub odcisku pieczęci o treści ustalonej z Wykonawca. 23. Cena podana przez Wykonawcę nie będzie podlegała zmianom przez okres realizacji zamówienia, z poniższymi wyjątkami: a) w przypadku zmiany stawki podatku VAT na usługi pocztowe może nastąpić zmiana cen jednostkowych odpowiednio do stawki podatku, b) w przypadku, jeśli konieczność wprowadzenia zmian umowy wynika z uregulowań prawnych w zakresie ustalania lub zatwierdzania cen za usługi pocztowe w rozumieniu ustawy Prawo Pocztowe, a także w przypadku, kiedy ich wprowadzenie wynika z okoliczności powodujących, iż zmiana w/w cen leży w interesie publicznym, c) ceny określone przez Wykonawcę w ofercie ulegną obniżeniu w toku realizacji zamówienia w przypadku, gdy opłaty pocztowe wynikające ze standardowego cennika lub regulaminu Wykonawcy będą niższe od cen wynikających w przedłożonej ofercie. Wykonawca ma obowiązek wówczas stosować względem Zamawiającego obniżone opłaty pocztowe dla usług, wynikające ze swojego aktualnego cennika lub regulaminu, 24. Miesięczna stawka za świadczenie usługi odbioru przesyłek, w okresie obowiązywania umowy może ulec zmianie tylko wyłącznie w przypadku ustawowej zmiany stawki podatku od towarów i usług (VAT). 25. W przypadku zaistnienia sytuacji o których mowa w pkt 22 i 23 Wykonawca powiadomi Zamawiającego w formie pisemnej. Zmiany cen o których mowa w pkt 22 i 23 wymagają pisemnej zgody Zamawiającego. 26. Wykonawca zobowiązany jest na własny koszt udostępnić Zamawiającemu pieczęcie w automacie do znakowania właściwej opłaty przesyłek lub inne urządzenie, które umożliwi oznakowanie opłaty przesyłek, a także wszelkie materiały i druki wymagane do prawidłowej realizacji przedmiotu zamówienia (np. pocztowa książka nadawcza, druki zwrotnego potwierdzenia odbioru przesyłki, i inne tym podobne) 27. Zamawiający za okres rozliczeniowy do fakturowania uznaje miesiąc kalendarzowy. 28. Rzeczywiste wynagrodzenie Wykonawcy będzie obliczane jako iloczyn ilości usług realizowanych w zakończonym okresie rozliczeniowym oraz opłat określonych w formularzu cenowym. Liczba ta będzie potwierdzona co do ilości i wagi na podstawie dokumentów nadawczych i oddawczych. Wynagrodzenie z tytułu wykonywania przedmiotu zamówienia będzie rozliczane w okresach rozliczeniowych odpowiadających miesiącom kalendarzowym. Wynagrodzenie będzie płatne w terminie 30 dni od dostarczenia Zamawiającemu prawidłowo wypełnionej faktury VAT. Wykonawca zobowiązany jest do wystawiania faktury zbiorczej za wykonane usługi na rzecz Zamawiającego z jednoczesnym dokładnym wyszczególnieniem rodzaju usług w specyfikacji. 29. W tabeli poniżej zostały wyszczególnione zostały rodzaje przesyłek jakie będą zlecane Wykonawcy oraz orientacyjne ilości danej korespondencji w skali roku. Zamawiający przyjął ilość przesyłek każdego rodzaju w oparciu o analizę potrzeb. Zestawienie to daje podstawę do wyliczenia ceny. Zamawiający nie jest zobowiązany do zrealizowania w 100% podanych ilości przesyłek. Rodzaje i ilości przesyłek w ramach świadczonych usług są szacunkowe i będą ulegały zmianie w zależności od potrzeb Zamawiającego na co Wykonawca wyraża zgodę i nie będzie dochodził roszczeń z tytułu zmian ilościowych i rodzajowych w trakcie realizacji przedmiotu zamówienia. Faktyczne ilości realizowanych przesyłek mogą odbiegać od podanych ilości, zaś każda z usług wskazanych w tabeli poniżej musi być dostępna dla Zamawiającego. Oznacza to, iż wielkości te nie stanowią ostatecznego rozmiaru zamówienia, w wyniku czego nie mogą stanowić podstaw do zgłaszania roszczeń z tytułu niezrealizowanych dostaw albo podstawy do odmowy realizacji dostaw 30. Przez przesyłki pocztowe, będące przedmiotem zamówienia rozumie się przesyłki listowe o wadze do 2000g. (Gabaryt A i B): a) zwykłe ekonomiczne - przesyłka nierejestrowana nie będąca przesyłką najszybszej kategorii, b) zwykłe priorytetowe - przesyłka nierejestrowana najszybszej kategorii, c) polecone ekonomiczne - przesyłka rejestrowana będąca przesyłką listową, przemieszczana i doręczana w sposób zabezpieczający ja przed utratą, ubytkiem zawartości lub uszkodzeniem, d) polecone priorytetowe - przesyłka rejestrowana będąca przesyłką listową, przemieszczana i doręczana w sposób zabezpieczający ja przed utratą, ubytkiem zawartości lub uszkodzeniem najszybszej kategorii, e) polecone ze zwrotnym poświadczeniem odbioru (ZPO) - przesyłka listowa przyjęta za potwierdzeniem nadania i doręczona za pokwitowaniem odbioru f) polecone priorytetowe ze zwrotnym poświadczeniem odbioru (ZPO) - przesyłka najszybszej kategorii przyjęta za potwierdzeniem nadania i doręczona za pokwitowaniem odbioru, g) z zadeklarowana wartością - przesyłka rejestrowana, za której utratę, ubytek zawartości lub uszkodzenie operator ponosi odpowiedzialność do wysokości wartości przesyłki podanej przez nadawcę. GABARYT A to przesyłki o wymiarach: MINIMUM - wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm, MAKSIMUM - żaden z wymiarów nie może przekroczyć: wysokości 20 mm, długości 325 mm, szerokości 230 mm. GABARYT B to przesyłki o wymiarach: MINIMUM - jeśli choć jeden z wymiarów przekracza wysokość 20 mm lub długość 325 mm, lub szerokość 230 mm, MAKSIMUM - suma długości, szerokości i wysokości 900 mm, przy czym największy z tych wymiarów (długość) nie może przekroczyć 600 mm. Wymiary, o których mowa powyżej przyjmuje się z tolerancją +- 2mm 31. Przez paczki pocztowe, będące przedmiotem zamówienia rozumie się przesyłkę rejestrowaną, niebędącą przesyłką listową, o masie do 20 000g i wymiarach: a) z których żaden nie może przekroczyć 2000 mm albo b) które nie mogą przekroczyć 3000 mm dla sumy długości i największego obwodu mierzonego w innym kierunku niż długość; c) ekonomiczne - paczki rejestrowane nie będące paczkami najszybszej kategorii, d) priorytetowe - paczki rejestrowane najszybszej kategorii, e) z zadeklarowana wartością - przesyłki rejestrowane nie będące przesyłkami najszybszej kategorii z zadeklarowaną wartością, f) ze zwrotnym poświadczeniem odbioru - paczki rejestrowane ekonomiczne i priorytetowe przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczone za pokwitowaniem odbioru. GABARYT A to paczki o wymiarach: MINIMUM -wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm, MAKSIMUM -żaden z wymiarów nie może przekroczyć: długość 600 mm (60 cm), szerokość 500 mm (50 cm), wysokość 300 mm (30 cm). GABARYT B to paczki o wymiarach: MINIMUM -jeśli choć jeden z wymiarów przekracza długość 600 mm (60 cm), szerokość 500 mm (50 cm), wysokość 300 mm (30 cm), MAKSIMUM -suma długości i największego obwodu mierzonego w innym kierunku niż długość 3000 mm (300 cm), przy czym największy wymiar nie może przekroczyć 1500 mm (150 cm). 32. Znak opłaty pocztowej zastąpi pieczęć/nadruk wykonane według wzoru dostarczonego przez Wykonawcę, stanowiącego załącznik do umowy. 33. Przewidywany okres obowiązywania umowy - 24 miesiące.