zakup usługi rozwoju systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów Ministerstwa Sprawiedliwości (EOD MS)

Warszawa: zakup usługi rozwoju systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów Ministerstwa Sprawiedliwości (EOD MS)


Numer ogłoszenia: 119742 - 2010; data zamieszczenia: 29.04.2010

OGŁOSZENIE O ZAMIARZE ZAWARCIA UMOWY - Usługi

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES:
Ministerstwo Sprawiedliwości, Al. Ujazdowskie 11, 00-950 Warszawa, woj. mazowieckie, tel. 022 521 27 73,5212888, 5212214, faks 022 6289785, 5212697 , strona internetowa www.ms.gov.pl

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
Administracja rządowa centralna.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
zakup usługi rozwoju systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów Ministerstwa Sprawiedliwości (EOD MS).

II.2) Rodzaj zamówienia:
Usługi.

II.3) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia:
1. Wykonanie przeglądu systemu EOD MS w kontekście rozbieżności wprowadzonych zmian i modyfikacji do systemu EOD MS do dnia 31.03.2010 ze Specyfikacją Istotnych Warunków Zamówienia z dnia 3.09.2008 r. (znak sprawy: BDG III 3820 35/08) w celu ustalenia zakresu dalszych zmian rozwojowych. 2. Wykonanie analizy na podstawie: projektu nowej Instrukcji Kancelaryjnej, informacji uzyskanych od użytkowników w ramach szkoleń, bieżącej obsługi systemu oraz zgłoszeń rozwojowych zarejestrowanych na portalu [https://portal.snt.pl/]. 3. Dostarczenie, zapisanych w notacji UML, diagramów zmian stanu dla wszystkich rodzajów pism i spraw z uwzględnieniem ról wykonawców czynności w systemie oraz ich umiejscowienia w strukturze organizacyjnej MS. 4. Opracowanie wzorów i szablonów pism, z uwzględnieniem różnych typów pism. 5. Wykonanie projektu modernizacji, w tym zbiorczego zestawienia i opisu modyfikacji, z uwzględnieniem wyników prac analitycznych. a. Projekt optymalizacji interfejsu systemu. b. Przygotowanie scenariusza testów. c. Wykonanie modyfikacji i modernizacji. d. Kompleksowe uaktualnienie dokumentacji projektowej systemu EOD MS. e. Wykonanie i przekazanie instrukcji obsługi systemu EOD MS. 6. Wykonanie i publikację materiałów e-learningowych obejmujących kompleksowo obsługę systemu EOD MS. 7. Skonfigurowanie i wykonanie optymalizacji środowiska testowego w pełni zgodnego ze środowiskiem produkcyjnym, w tym zainstalowanie wszystkich dostępnych poprawek na dzień instalacji do każdego elementu środowiska (system operacyjny, MOSS, baza danych). 8. Zainstalowanie modyfikacji na środowisku testowym. 9. Wykonanie testów. 10. Zainstalowanie modyfikacji na środowisku produkcyjnym. 11. Przeszkolenie administratorów (10 osób) w zakresie administrowania systemem. 12. Bieżące utrzymywanie portalu projektu EOD MS. 13. Świadczenie serwisu gwarancyjnego na poprawne działanie EOD MS. 14. Przekazanie wszystkich informacji zamieszczonych na portalu [https://portal.snt.pl/] i dotyczących systemu EOD MS..

II.4) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
48.00.00.00-8, 48.31.10.00-1.

II.5) Szacunkowa wartość zamówienia
(bez VAT): jest mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy.

SEKCJA III: PROCEDURA

Tryb udzielenia zamówienia:
Zamówienie z wolnej ręki

• 
  1. Podstawa prawna
  

  Postępowanie wszczęte zostało na podstawie art. 67 ust. 1 pkt 1 l. b ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych.

• 
  2. Uzasadnienie wyboru trybu
  

  postępowanie prowadzone jest w trybie z wolnej ręki - zgodnie z art. 67 ust. 1 pkt. 1 lit . b ustawy - Prawo zamówień publicznych, z uwagi na ochronę praw wyłacznych podmiotów określonych w treści wniosku, tj. praw wynikających z innych przepisów, w tym prawa autorskiego. Opisując ogólnie systemy informatyczne wspomagające obieg dokumentów należy stwierdzić, że systemy tej klasy są systemami gotowymi, które następnie są dostosowywane do szczegółowych potrzeb klienta, czyli stanowią dedykowane rozwiązanie w przeciwieństwie do systemów parametryzowanych. Systemy te sprzedawane są przez producenta w wielu instytucjach stanowiąc podstawę działania biznesu danego wytwórcy. Celem biznesowym twórcy systemów jest jego sprzedaż jak największej liczbie klientów i czerpanie zysków ze sprzedaży oraz późniejszego utrzymania systemów czyli ze świadczenia usług posprzedażnych. Z tego powodu podmioty będące twórcami oprogramowania udzielają licencji na zakup i użytkowanie tego typu systemów. Obecną sytuację rynkową dotyczącą systemu sprzedaży obiegu dokumentów można porównać do dobrze znanego każdemu systemu sprzedaży prowadzonego przez producenta systemów, np. przez firmę Microsoft. Wszystkie systemy producenta (firmy Microsoft) realizujące różnorodne zadania są dostępne i można je kupić i użytkować jedynie w drodze licencji. Producent nie udostępnia kodów źródłowych oraz autorskich praw majątkowych do wyprodukowanych przez siebie systemów z oczywistego powodu - utraty źródła dochodów ze sprzedaży. Z rozeznania Departamentu Informatyzacji Resortu i Rejestrów Sądowych Ministerstwa Sprawiedliwości wynika, że w jednostkach takich jak np. Ministerstwo Środowiska, Giełda Papierów Wartościowych, zakup systemu obiegu dokumentów dokonany został na zasadzie zakupu licencji na użytkowanie. Oznacza to, że jest to powszechna praktyka na rynku wytwórców systemów elektronicznego wspomagania obiegu dokumentów. Zgodnie z modelem przedstawionym powyżej, w roku 2008 został zakupiony system EOD MS w drodze przetargowej. System Elektronicznego Obiegu Dokumentów Ministerstwa Sprawiedliwości EOD MS został zrealizowany w latach 2008 - 2009 w ramach postępowania w trybie przetargu nieograniczonego na mocy umowy nr 55 z dnia 23 października 2008 r. na zaprojektowanie i wdrożenie dedykowanego rozwiązania opartego o istniejącą w Ministerstwie Sprawiedliwości infrastrukturę aplikacyjną, sprzętową i systemową, w celu zrealizowania projektu elektronicznego obiegu dokumentów w postaci systemu informatycznego zapewniające wdrożenie Elektronicznego Obiegu Dokumentów Ministerstwa Sprawiedliwości (EOD MS). Wykonawca - Konsorcjum w składzie: S&T Services Sp. z o.o. (Lider Konsorcjum) i TiMSI Sp. z o.o. (Członek Konsorcjum). W ramach zapisów umowy zakupiono licencje na system obiegu dokumentów na nieograniczoną liczbę stanowisk w Ministerstwie wraz z prawem do redystrybucji oprogramowania na jednostki podległe ministerstwu np. sądy. Najważniejszym a zarazem najtrudniejszym procesem podczas zakupu i implementacji każdego systemu obiegu dokumentów jest konieczność jego dostosowania do potrzeb kupującego - wytworzenie systemu dedykowanego. Należy podkreślić, że metodyka prowadzenia każdego projektu wdrożenia systemu obiegu dokumentów składa się z następujących kroków: 1. wykonania pełnej analizy procesów obiegu dokumentów w instytucji, która obejmuje m.in. zebranie informacji od użytkowników oraz ich przetworzenie, 2. dostosowania systemu do zdefiniowanych wymagań w korelacji z jego możliwościami, które są znane tylko producentowi, w tym wykonanie niestandardowych funkcji wynikających z potrzeb danego klienta, 3. przeprowadzenia szkoleń z obsługi systemu, 4. wdrożenia systemu elektronicznego obiegu dokumentów. W przypadku wdrożenia systemu w komórkach Ministerstwa czas potrzebny na wykonanie niezbędnych prac zakończony uruchomieniem sytemu we wszystkich komórkach wynosił około 10 miesięcy. Ze strony Ministerstwa do pracy analitycznej przy systemie zostały zorganizowane specjalne zespoły w departamentach. Prace analityczne wymagały dużego zaangażowania osób merytorycznych, w tym czasowego ich oddelegowania do wykonywania nadmiarowych czynności. Kolejną kwestią, którą należy podnieść jest konieczność zapewnienia szkoleń pracownikom - przyszłym użytkownikom systemu. Przeszkolenie z obsługi systemu należy zapewnić przynajmniej dla około 30% osób, które w przyszłości zostaną objęte systemem. W związku z wdrożeniem systemu EOD MS przeszkolonych zostało ok. 340 osób. Dostosowanie systemu do potrzeb ministerstwa zakończyło się sukcesem. System EOD MS został wdrożony we wszystkich komórkach ministerstwa i jest w nich użytkowany. Obecnie dokumenty wpływające do Ministerstwa są digitalizowane na etapie Kancelarii Głównej i następnie w wersji elektronicznej przesyłane do komórek organizacyjnych, co przyczyniło się do usprawnienia pracy. System wpływa na organizację pracy w każdej komórce Ministerstwa. Łącznie z sytemu korzysta obecnie ponad 1.000 osób. Metodyka wdrażania każdego systemu obiegu dokumentów jest tożsama z opisaną powyżej. Wymaga podkreślenia fakt, że Ministerstwo Sprawiedliwości jest jednym z większych urzędów administracji centralnej, co wpływa zarówno na koszty dostosowania systemu jak i na czas trwania prac analitycznych i wdrożeniowych w tym szkoleń. Biorąc pod uwagę zarówno literę prawa jaki i Rekomendację udzielania zamówień publicznych na systemy informatyczne - UZP 2009 r. (zwaną dalej rekomendacją), opublikowana na www.uzp.gov.pl, wydaną już po zakupie sytemu EOD MS, zauważyć należy, iż w przypadku zamówienia z wolnej ręki można go udzielić wykonawcy, ze względu na posiadane przez niego prawa wyłączne m in., wynikających z prawa autorskiego a zamawiający zobowiązany jest wykazać dodatkowo, iż na rynku nie istnieją rozwiązania równoważne oraz że brak jest innego wykonawcy, który jest w stanie zaoferować system w pełni funkcjonalny w stosunku do niezbędnych potrzeb ministerstwa. Powszechnie przyjmuje się, że pod pojęciem ochrona praw wyłącznych mieści się ochrona praw autorskich. Program komputerowy jest utworem w rozumieniu ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych i jako taki podlega ochronie prawnoautorskiej. Konsorcjum posiada 100% autorskich praw majątkowych do oprogramowania e-Kancelaria oraz jako twórcy oprogramowania, przysługują mu niezbywalne autorskie prawa osobiste, w świetle których przysługuje prawo do nienaruszalności treści i formy utworu. W konsekwencji udzielenie zamówienia publicznego na modyfikację oprogramowania modułu e-Kancelaria innemu podmiotowi, niż Konsorcjum stanowiłoby naruszenie praw wyłącznych Wykonawcy. Biorąc pod uwagę przedstawione wyżej okoliczności stwierdzić należy, że spełnione zostały przesłanki określone przepisem art. 67 ust. 1 pkt 1 lit. b ustawy Prawo zamówień publicznych z dnia 29 stycznia 2004 r. z późn. zm. uzasadniające wybór wykonawcy w trybie postępowania z wolnej ręki. Wobec powyższego tj. braku praw autorskich oraz prawa do modyfikacji kodu źródłowego przez Zamawiającego, które uniemożliwiają pod względem prawnym dokonywanie modyfikacji w systemie EOD MS, w analizowanym stanie faktycznym, za wyborem Konsorcjum jako wykonawcy przedmiotu zamówienia przemawiają także względy natury ekonomicznej, a w szczególności zasada minimalizowania wydatków publicznych. Odnosząc się bezpośrednio do rekomendacji należy stwierdzić, że pomimo tego, iż na rynku istnieją inne systemu obiegu dokumentów to nie są to rozwiązania równoważne, a wartość danego systemu obiegu dokumentów dla zamawiającego nie leży w zakupie samego systemu, ale w dostosowaniu go do indywidualnych potrzeb oraz przeszkoleniu personelu umożliwiającego korzystanie z systemu. Należy pamiętać, że dostosowanie, wdrożenie i przeszkolenie personelu jest procesem czasochłonnym (w przypadku Ministerstwa trwało około 10 miesięcy) i kosztownym. Wobec faktów opisujących powyżej strukturę sprzedażową systemów oprogramowania wspomagających obieg dokumentacji oraz metodyki wdrażania projektów należy stwierdzić, że zakup systemu wspomagania obiegu dokumentów jest możliwy na zasadzie licencji i obejmuje swoim zakresem zakup systemu podstawowego oraz jego dostosowanie wykonane wspólnie przez dostawcę systemu oraz pracowników zamawiającego. Jest to proces długotrwały i kosztowny dla obu stron. Modyfikacja systemu jest zindywidualizowana dla danego klienta i obejmuje zarówno procesy obsługiwane przez system, ich konfigurację, sparametryzowanie jak i dostosowanie interfejsu oraz zakresu informacyjnego. Ponadto użytkownicy sytemu muszą zostać przeszkoleni z obsługi zmodyfikowanego systemu, co pozwoli im na wykonywanie czynności w tym systemie. W wyniku ww. działań Ministerstwo otrzymało dedykowany pod swoje indywidualne potrzeby system elektronicznego obiegu dokumentów, który jest różny od innych systemów obiegu dokumentów nawet tego samego producenta. Z doświadczenia jest wiadome, że nawet poprawki modyfikujące standardową funkcjonalność (upgrady) wgrywane do systemu Ministerstwa Sprawiedliwości nie mogą zostać w tej samej postaci wgrane do systemu innego podmiotu, który zakupił teoretycznie ten system, np. systemu Ministerstwa Środowiska. Ponadto w ramach procesu analizy i dostosowania systemu dla potrzeb zamawiającego wykonane zostały dodatkowe funkcjonalności w systemie obiegu dokumentów, które nie są standardowymi funkcjonalnościami systemów obiegu dokumentów, więc nie mogą zostać zastąpione przez równoważny system obiegu dokumentów. Pozwala to kategorycznie stwierdzić, że dedykowane systemy elektronicznego obiegu dokumentów są systemami zindywidualizowanymi i nie mają systemów równoważnych. Jednocześnie należy podnieść, że w momencie zakupu nie można było przewidzieć konieczności wtórnego dostosowania systemu do potrzeb użytkowników. Wnioskowano wtedy, że wykonana z użytkownikami analiza powinna zapewnić właściwe użytkowanie systemu. Potrzeby pojawiły dopiero po kilku miesiącach po zakończeniu zaopiniowanego pozytywnie przez użytkowników dostosowania i wdrożenia sytemu. Z doświadczeń praktycznych wynikających z realizacji umowy nr 55 z 23.10.2008 r. wynika, że część zgłoszeń zaklasyfikowanych jako serwisowe w początkowym etapie przyjmowania zgłoszenia okazała się modyfikacją funkcji bądź jakiegoś elementu systemu. Biorąc pod uwagę wyżej opisane fakty podnoszące metodykę wdrażania systemu w korelacji z nakładami osobowymi i finansowymi, uprawnionym jest zatem stwierdzenie, że każdy dostosowany do potrzeb zamawiającego i wdrożony u zamawiającego system obiegu dokumentów jest indywidualnym systemem i nie może zostać zastąpiony przez inny system obiegu dokumentów, który nie posiada wszystkich funkcji a zatem de facto nie istnieje rozwiązanie równoważne. Biorąc powyższe po uwagę, Konsorcjum: S&T Services Polska Sp. z o.o. - Lider Konsorcjum, TiMSI Sp. z o.o. - Członek Konsorcjum, jest jedynym wykonawcą przedmiotu zamówienia w rozumieniu art. 67 ust. 1 pkt. 1 lit. b ustawy - Prawo zamówień publicznych. Jednakże wychodząc naprzeciw rekomendacjom, zamierzeniem zamawiającego jest zakup majątkowych praw autorskich na wszystkich obszarach, aby zadośćuczynić zapisom rekomendacji a przede wszystkim w celu zapewnienia w przyszłości możliwości konkurencyjnego rozwoju systemu w postępowaniu o udzielenie zamówienia w trybie przetargu nieograniczonego.

SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

NAZWA I ADRES WYKONAWCY KTÓREMU ZAMAWIAJĄCY ZAMIERZA UDZIELIĆ ZAMÓWIENIA

• S&T Services Polska Sp. z o.o. - Lider Konsorcjum, TiMSI Sp. z o.o. - Członek Konsorcjum, Młynarska 48, 01-171 Warszawa, kraj/woj. mazowieckie.