Usługi Pocztowe

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiot zamówienia stanowi: świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym na rzecz Urzędu Gminy Pilchowice w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych oraz ewentualnych ich zwrotów wraz z usługą odbioru korespondencji od Zamawiającego przez pięć dni w tygodniu zgodnie z przepisami: a) Ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe (Dz.U.2012.1529) b) Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 13 października 2003r. w sprawie reklamacji powszechnej usługi pocztowej w zakresie przesyłki rejestrowanej i przekazu pocztowego (Dz.U.2003.183.1795) c) Rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013 r. w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego (Dz.U.2013.545); oraz międzynarodowymi przepisami pocztowymi. 2. Realizacja przedmiotowych usług odbywać się będzie poprzez właściwe przygotowanie przez Zamawiającego przesyłek do nadania, sporządzenie zestawienia ilościowego nadanych przesyłek nierejestrowanych oraz pocztowej książki nadawczej dla przesyłek rejestrowanych. Zestawienie ilościowe oraz pocztowa książka nadawcza sporządzane będą w dwóch egzemplarzach, z przeznaczeniem: oryginał dla Wykonawcy, kopia dla Zamawiającego. Zamawiający umieszczać będzie na przesyłkach w sposób czytelny i trwały informacje jednoznacznie identyfikujące adresata i nadawcę. a) Zamawiający jest odpowiedzialny za nadawanie przesyłek listowych i paczek w stanie umożliwiającym Wykonawcy doręczenie ich do adresata bez ubytku i uszkodzenia określając jednocześnie rodzaj przesyłki i znak opłaty. b) Przez przesyłki pocztowe rozumie się następujące rodzaje przesyłek: - przesyłki listowe nierejestrowane, tj. przesyłki nadane i doręczone bez pokwitowania, - przesyłki listowe rejestrowane , tj. przesyłki nadane i doręczone za pokwitowaniem, - paczki pocztowe w rozumieniu ustawy Prawo Pocztowe i aktów wykonawczych. c) Wykonawca zapewni świadczenie usług pocztowych na rzecz Zamawiającego - Urząd Gminy Pilchowice, 44 - 145 Pilchowice, ul. Damrota 6. 3. Przesyłki pocztowe będą dostarczane przez 5 dni w tygodniu od poniedziałku do piątku do godz. 11.00 do siedziby Zamawiającego - Urząd Gminy Pilchowice, 44 - 145 Pilchowice, ul. Damrota 6, sekretariat (pokój nr 4). 4. Odbiór przesyłek przez Wykonawcę dokonywany będzie w siedzibie Zamawiającego w sekretariacie (pokój nr 4), codziennie w dni robocze (poniedziałek - piątek) w godz. 10.30 - 11.30. Wykonawca zapewni doręczenie przesyłek nadanych przez Zamawiającego na całym terenie Rzeczpospolitej Polskiej, oraz poza jej granicami nie tylko na terenie Unii Europejskiej. Nadanie przesyłek objętych przedmiotem zamówienia następować będzie w dniach ich odbioru przez Wykonawcę od Zamawiającego. Nadając przesyłki po godz. 11.30 Zamawiający dostarczy je we własnym zakresie do placówki nadawczej mieszczącej się w Pilchowicach. 5. Wykonawca będzie doręczał do siedziby Zamawiającego pokwitowane przez adresata potwierdzenie odbioru niezwłocznie po dokonaniu przesyłki, nie później jednak, niż w ciągu 7 dni roboczych od dnia jej doręczenia. W przypadku nieobecności adresata, przedstawiciel Wykonawcy pozostawia zawiadomienie o próbie dostarczenia przesyłki (awizo) ze wskazaniem, gdzie i kiedy adresat może odebrać przesyłkę. Po upływie terminu odbioru przesyłka zwracana jest Zamawiającemu wraz z podaniem przyczyny nie odebrania przez adresata. 6. Przedmiot zamówienia obejmuje także zwrot do siedziby nadawcy niedoręczonych przesyłek niezwłocznie po wyczerpaniu możliwości ich doręczenia. 7. Usługę pocztową w zakresie przesyłki rejestrowanej uważa się za nie wykonaną jeżeli doręczenie przesyłki rejestrowanej lub zawiadomienie o próbie jej doręczenia nie nastąpiło w terminie 14 dni od dnia nadania, a także jeśli awizo nie było wypełnione prawidłowo. 8. Termin udzielenia odpowiedzi na reklamację nie może przekroczyć 30 dni od dnia otrzymania reklamacji. 9. Przez przesyłki pocztowe, będące przedmiotem zamówienia rozumie się : - przesyłki zastrzeżone dla operatora publicznego: rejestrowane (ekonomiczne i priorytetowe) oraz nierejestrowane (ekonomiczne i priorytetowe) - krajowe i zagraniczne, - przesyłki niezastrzeżone dla operatora publicznego: rejestrowane (ekonomiczne i priorytetowe) oraz nierejestrowane (ekonomiczne i priorytetowe) - krajowe i zagraniczne, - paczki krajowe i zagraniczne - przesyłki rejestrowane zawierające rzeczy, z uwzględnieniem podziału na przesyłki ekonomiczne i priorytetowe oraz gabarytów określonych w Rozporządzeniu Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013 r. w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego (Dz.U.2013.545). 10. Czas doręczenia przesyłek rejestrowanych i nierejestrowanych na terenie kraju powinien być zgodny z normami określonymi w Rozporządzeniu Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013 r. w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego (Dz.U.2013.545). 11. Zamawiający jest odpowiedzialny za nadawanie przesyłek listowych i paczek w stanie umożliwiającym Wykonawcy doręczenie bez ubytku i uszkodzenia do miejsca zgodnie z adresem przeznaczenia. 12. Opakowanie przesyłek listowych stanowi koperta Zamawiającego, odpowiednio zabezpieczona. Opakowanie paczki powinno stanowić zabezpieczenie przed dostępem do jej zawartości. Ponadto powinno uniemożliwiać uszkodzenie przesyłki w czasie przemieszczania. 13. Jeśli przesyłki listowe oraz paczki wymagać będą specjalnego, odrębnego oznakowania lub opakowania właściwego dla danego Wykonawcy - Wykonawca dostarczy we własnym zakresie wszelkie materiały niezbędne do tego celu. 14. Znaczek opłaty pocztowej zostanie zastąpiony pieczęcią wykonaną według wzoru dostarczonego przez Wykonawcę. 15. Wykonawca zobowiązany jest zapewnić bezpłatne formularze potwierdzeń odbioru. W przypadkach przesyłek nadanych na specjalnych zasadach Wykonawca zobowiązany będzie do używania druków za potwierdzeniem odbioru odpowiednich do wykorzystania w postępowaniach administracyjnych zgodnie z KPA. W takich przypadkach Zamawiający zapewni odpowiednie formularze potwierdzeń odbioru. 16. Szacunkowe dane dotyczące nadawanych przez Zamawiającego przesyłek pocztowych od dnia 01.07.2015 r. do dnia 30.06.2018 r. zawiera formularz cenowy stanowiący załącznik nr 2 do SIWZ. 17. Podstawą obliczenia należności będzie suma opłat za przesyłki faktycznie nadane lub zwrócone z powodu braku możliwości ich doręczenia w okresie rozliczeniowym, potwierdzona co do ilości i wagi na podstawie dokumentów nadawczych lub oddawczych, przy czym obowiązywać będą ceny jednostkowe podane w formularzu cenowym. 18. Dane o planowanej ilości przesyłek pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym mają charakter szacunkowy, stanowią element niezbędny służący wyborowi najkorzystniejszej oferty i nie stanowią ze strony Zamawiającego zobowiązania do nadawania przesyłek w podanych ilościach. 19. Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013 r. w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego (Dz.U.2013.545) Wykonawca powinien posiadać odpowiednią ilość placówek zdawczo-odbiorczych czynnych minimum 5 dni w tygodniu. 20. Wykonawca zobowiązany jest do potwierdzenia odbioru przesyłki nadanej przez Zamawiającego w wykazie przesyłek nadanych zgodnie z Rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 7 grudnia 2011 r. w sprawie organizacji i funkcjonowania kancelarii tajnych oraz sposobu i trybu przetwarzania informacji niejawnych (Dz. U. Nr 276, poz. 1631).