Przedmiotem zamówienia jest przygotowanie oraz realizacja wizerunkowej kampanii reklamowej i public relations wystawy Podróż na Wschód realizowanej przez Galerię Arsenał we współpracy z Narodowym Instytutem Audiowizualnym w ramach Krajowego Programu Kulturalnego Polskiej Prezydencji 2011 r

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem zamówienia jest przygotowanie oraz realizacja wizerunkowej kampanii reklamowej i public relations wystawy Podróż na Wschód realizowanej przez Galerię Arsenał we współpracy z Narodowym Instytutem Audiowizualnym w ramach Krajowego Programu Kulturalnego Polskiej Prezydencji 2011 r. 2. Otwarcie wystawy odbędzie się 5 sierpnia. Wystawa będzie dostępna do 30 września 2011 r. 3. Miejsce wystawy: Białystok (Galeria Arsenał, stara elektrownia, przestrzeń miejska). 4. Zadania dla Wykonawcy dotyczące kampanii reklamowej: 4.1. Kreacja ogólnej koncepcji kampanii reklamowej. 4.2. Przygotowanie pełnej dokumentacji kampanii, w tym: - opracowanie wizualizacji i kompletnych projektów graficznych z podziałem na nośniki i kanały komunikacji (plakaty, ulotki, billboardy, itd.) - z uwzględnieniem wszystkich wskazówek z briefu - stworzenie i uwzględnienie w projektach graficznych tekstów reklamowych. Opracowanie media planu, zakup oraz produkcja reklam (drukowanych i internetowych). 4.3. Bezpośrednia realizacja kampanii, w tym: - świadczenie usług produkcji materiałów reklamowych według specyfikacji dla poszczególnych mediów/nośników, - koordynacja w zakresie realizacji mediaplanu, w tym terminowe dostarczanie materiałów do emisji oraz bieżące kontrolowanie realizacji kampanii, - obsługa w zakresie przeformatowywania i edycji layoutów przygotowanych w ramach kampanii pod kątem bieżących potrzeb zamawiającego, - dystrybucja materiałów reklamowych. 4.4. Przedstawienie szczegółowego kosztorysu. 4.5. Przedstawienie pełnego raportu podsumowującego kampanię do 30.10.2011 r., obejmującego: - pełny opis wykonywanych w ramach kampanii działań wraz z harmonogramem ich realizacji, - sprawozdanie z wykonania mediaplanu, wraz z wycinkami i potwierdzeniem emisji w mediach, - dokumentację graficzną kampanii, uwzględniającą wszystkie wykorzystane w jej ramach materiały reklamowe. 5. Zadania dla Wykonawcy dotyczące kampanii public relations (PR): 5.1. Kreacja ogólnej koncepcji kampanii PR. 5.2. Wybór dziennikarzy i wydawców z mediów lokalnych oraz ogólnopolskich, zintensyfikowanie bezpośredniej współpracy z nimi, opracowanie listy teleadresowej. 5.3. Opracowanie i druk kompletnych materiałów prasowych; wysyłka materiałów do dziennikarzy i wydawców w wersjach papierowych i elektronicznych. 5.4. Utrzymywanie stałego kontaktu z mediami oraz pośredniczenie w kontakcie pomiędzy Galerią a mediami (umawianie wywiadów, spotkań). 5.5. Organizacja 2 konferencji prasowych (wstępna: 05.07.2011 i główna: 05.08.2011). 5.6. Dokumentacja fotograficzna i video wernisażu oraz panelu. 5.7. Przygotowanie prezentacji multimedialnej wystawy na Europejski Kongres Kultury, który będzie miał miejsce we Wrocławiu, w dniach 8-11 września 2011 r. 5.8. Przedstawienie pełnego raportu podsumowującego działania PR do 30.10.2011, obejmującego: - pełny opis wykonywanych działań wraz z harmonogramem ich realizacji, - dokumentację działań (wycinki prasowe, internetowe, itp.) 6. Zamawiający zastrzega sobie prawo do rozstrzygających decyzji w kwestii kreacji kampanii, możliwość wpływania na koncepcje kreatywne. 7. Budżet kampanii: 170 000 zł brutto.