Organizacja i obsługa warsztatów regionalnych projektu ADAPT2DC w Krakowie w dniu 10 czerwca 2014 r

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem zamówienia jest organizacja i obsługa warsztatów regionalnych projektu ADAPT2DC w Krakowie w dniu 10 czerwca 2014 r., poprzez: 1) Udostępnienie Zamawiającemu klimatyzowanych sal konferencyjnych w obrębie jednego budynku, każdej z odpowiednim wyposażeniem, w tym: laptop, rzutnik, odpowiednie nagłośnienie, stoły do pracy w grupach, w Krakowie w promieniu 2 km od Rynku Głównego spełniających następujące warunki: a) sala na 70 osób dostępna w godz. od 9.00 do 17.00 o układzie kinowym ze stołem prezydialnym na 6 osób, z możliwością zmiany układu na potrzeby pracy w grupach, b) sala na 20 osób dostępna w godz. od 14.30 do 17.00 przystosowana do pracy w grupach, 2) Zapewnienie szatni, toalet, dostępu do Internetu bezprzewodowego oraz stanowiska do rejestracji uczestników, 3) Zapewnienie obsługi technicznej przez cały czas trwania warsztatów, w tym do zmiany układu sali podczas kolejnych sesji, 4) Zorganizowanie rejestracji uczestników na podstawie listy przekazanej przez Zamawiającego w terminie do 9.06.2014 r. i niezwłocznego przekazania Zamawiającemu oryginału listy obecności z podpisami uczestników, 5) Zapewnienie poczęstunku dla wszystkich uczestników zgłoszonych przez Zamawiającego przez cały czas trwania warsztatów, w tym: a) kanapki z wędliną oraz wegetariańskie i wegańskie (łącznie min. 6 szt. na osobę), owoce, sernik i ciasto z owocami (łącznie min. 4 kawałki na osobę), b) napoje ciepłe i zimne bez ograniczeń (w tym: kawa parzona z ekspresu ciśnieniowego, herbata, woda gazowana i niegazowana), 6) Zapewnienie obiadu dla wszystkich uczestników zgłoszonych przez Zamawiającego , o godz. 12.30-13.30 w tym: a) zupa, b) gorące danie - do wyboru mięsne, wegetariańskie i wegańskie, c) dwie sałatki (w tym jedna wegańska), d) półmiski serów i wędlin, e) napoje ciepłe i zimne bez ograniczeń (w tym: kawa, herbata, woda gazowana i niegazowana), f) deser owocowy w pucharkach, g) ciasto: zebra, ciasto z owocami, makowiec, 7) Zapewnienie oznakowania informacyjno-promocyjnego: a) oznakowanie drogi do sali konferencyjnej od wejścia do budynku (stojące bannery ze strzałkami, grafiką i nazwą wydarzenia) , b) przygotowanie tabliczek z nazwiskami prowadzących oraz identyfikatorów dla prowadzących i uczestników, c) ustawienie i wykorzystanie materiałów informacyjno-promocyjnych przekazanych przez Zamawiającego. 8) Zapewnienie dokumentacji fotograficznej zgodnie z następującymi warunkami: a) Wykonawca wykona 50 fotografii o rozdzielczości min. 5 megapikseli dokumentujących cały przebieg warsztatów i przekaże je Zamawiającemu w formacie JPG na nośniku danych elektronicznych. b) Wykonawca dostarczy fotografie, o których mowa powyżej, do siedziby Departamentu Polityki Regionalnej UMWM, ul. Wielicka 72A w Krakowie. 2. Wielkość zamówienia ok. 15 tys. zł. netto