Przetarg nieograniczony na obsługę wyjazdów zagranicznych i krajowych dla osób delegowanych przez Politechnikę Opolską w zakresie sprzedaży biletów lotniczych (nr sprawy ZP/U/39/2014)

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest obsługa wyjazdów zagranicznych i krajowych dla osób delegowanych przez Politechnikę Opolską w zakresie sprzedaży biletów lotniczych, szczegółowo określonych w wykazie rzeczowo-cenowym stanowiącym - załącznik nr 2 do SIWZ. 1. przyjmowanie zleceń do realizacji zgodnie z listą osób uprawnionych do zamawiania biletów: osobiście, telefonicznie, faksem lub pocztą elektroniczną; 2. dokonywanie optymalnego wyboru przewoźnika (przedmiot zamówienia nie obejmuje przewoźników tzw. Low Cost Airlines), zapewniającego połączenie od początku do końca podróży na jednym bilecie oraz trasy pod względem ceny i czasu trwania podróży - poprzez przedstawienie co najmniej trzech opcji związanych z jedną podróżą, w tym jednej bezwzględnie najtańszej, drugiej bezwzględnie najkrótszej (najkrótszy całkowity czas trwania podróży); 3. stosowanie minimalnych cen dostępnych w danym terminie z zachowaniem wymaganego standardu podróży; 4. przedstawienie zamawiającemu faksem lub pocztą elektroniczną informacji zwrotnej o proponowanej rezerwacji, w ciągu 24 godzin od momentu zgłoszenia zlecenia, a także do wiadomości na wskazaną przez Zamawiającego skrzynkę poczty elektronicznej lub faks; 5. wyznaczenie co najmniej 1 osoby posiadającej wymagane doświadczenie upoważnionych do kontaktu i obsługi Zamawiającego od poniedziałku do piątku w godzinach 8.00 - 18.00 i co najmniej 1 osoby do kontaktu w razie nagłych przypadków w soboty, niedziele i święta; 6. dostarczanie faktury (pocztą bądź mailem w formacie PDF) za bilety do obiektów Zamawiającego wskazanych przy zlecaniu realizacji usługi, o czym mowa w pkt 1 (z 21 dniowym terminem płatności liczonym od daty otrzymania przez Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury), nie później niż w dniu wystawienia biletu. Faktura musi zawierać trasę podróży (z pełną nazwą miast docelowych), datę wyjazdu i powrotu, nazwisko oraz imię wyjeżdżającego. Faktura musi być wystawiana oddzielnie dla poszczególnych osób wyjeżdżających za granicę. Zamawiający nie dopuszcza wystawiania faktur zbiorczych. Do każdej faktury musi być dołączona kopia biletu oraz potwierdzenie rezerwacji biletu u przewoźnika zawierające m.in. cenę biletu przewoźnika; 7. sporządzanie i przekazywanie Zamawiającemu w wersji elektronicznej na podany w umowie adres e-mail (w formacie arkusza kalkulacyjnego) i drukowanej miesięcznych raportów (do 10 dnia następnego miesiąca) z wystawionych przez Wykonawcę faktur za bilety; zestawienia mają uwzględniać: rodzaje biletów, imię i nazwisko wyjeżdżającego, trasę i daty podróży, ceny biletów oraz uwzględnione upusty; 8. na żądanie Zamawiającego dostarczanie kopii kuponów biletowych do wskazanych przez wyjeżdżającego biletów; 9. załatwienie odwołań i reklamacji do linii lotniczych i innych przewoźników zgodnie z obowiązującym u danego przewoźnika Regulaminem. Na żądanie Zamawiającego Wykonawca udostępni mu powyższy Regulamin w formie papierowej bądź elektronicznej. 10. Wykonawca każdorazowo potwierdzi przyjęcie zlecenia za pośrednictwem faksu bądź poczty elektronicznej osobie zgłaszającej. Przed wystawieniem faktury Wykonawca każdorazowo potwierdzi przyjęcie ostatecznego zlecenia (faksem bądź za pośrednictwem poczty elektronicznej), zawierającego cenę, trasę, nazwisko i imię wyjeżdżającego, datę wyjazdu oraz powrotu osobie zgłaszającej, jak również osobie wskazanej w umowie 11. Wykonawca zobowiązuje się do zwrotu kosztów za niewykorzystane i zwrócone bilety lotnicze zgodnie z wymogami zastosowanej taryfy lotniczej, przepisami IATA oraz przepisami danej linii lotniczej. Jednocześnie Wykonawca nie będzie pobierał opłaty transakcyjnej za zwrot biletu lotniczego. 12. Wykonawca zobowiązuje się do sprzedaży biletów w szczególnych przypadkach (nagłych wyjazdów) w ciągu 24 godzin od momentu zgłoszenia. 13. Wykonawca zapewnia możliwość zmiany zarezerwowanego biletu lotniczego zgodnie z wymogami zastosowanej taryfy lotniczej, przepisami IATA oraz przepisami danej linii lotniczej bez pobierania dodatkowych kosztów. Przewidywana liczba biletów lotniczych to 102 sztuki (tam i z powrotem, w tym 33 na trasach pozaeuropejskich, 55 na trasach europejskich i 14 na trasach krajowych), jednak Zamawiający zastrzega sobie prawo dostosowania ich liczby do rzeczywistych potrzeb (tj. ograniczenia lub zwiększenia), w ramach przeznaczonych na ten cel środków finansowych. Wartość szacunkowa zamówienia wynosi 171 426,74 zł netto. Cena biletu winna zawierać wszystkie koszty związane z przelotem, w tym opłaty paliwowo-lotniskowe i bagaż rejestrowany.