Organizacja Forum Gospodarki Morskiej Gdynia 2015 w dniu 9 października 2015

Opis przedmiotu przetargu: Organizację Forum Gospodarki Morskiej Gdynia 2015, w tym: 1 Uruchomienie i prowadzenie sekretariatu Forum. 2. Powołanie zespołu koordynującego działania związane z organizacją Forum i organizacja cyklicznych spotkań zespołu, z udziałem pracownika Zamawiającego. 3. Modernizacja lub utworzenie pod obecnym adresem www.forum.gdynia.pl nowej strony internetowej wydarzenia zapewniającej należytą funkcjonalność, responsywność oraz jej aktualizacja i obsługa w tym: przygotowywanie materiałów tekstowych i zdjęciowych, tłumaczenie tekstów na język angielski, zamieszczanie newsów dot. aktualnych przygotowań do Forum przynajmniej 4 razy w miesiącu, począwszy od daty podpisania umowy z Zamawiającym, po wcześniejszej pisemnej akceptacji przez Zamawiającego wszelkich materiałów do zamieszczenia na stronie. 4. Wybór uczestników i zaproszonych na Forum gości - opracowanie bazy mailingowej oraz adresowej, (format Excel, z podaniem informacji: nazwa, adres, dane telefoniczne, adres email), na podstawie baz własnych, przesłanych przez Zamawiającego, liderów paneli prelegentów oraz Partnerów. 5. Prowadzenie rejestracji uczestników Forum na podstawie formularzy zgłoszeniowych. 6.Organizacja części wspólnej oraz trzech paneli Forum, w tym panelu: Przemysły Morskie, panelu: Logistyka Morska, panelu: Porty Morskie. 7. Organizacja, w ramach paneli wskazanych w pkt 6. prelekcji tematycznych oraz dyskusji panelowej. 8. Organizacja wydarzeń towarzyszących oraz, w ramach części wspólnej, o której mowa w pkt 6., wykładu gościa specjalnego Forum, eksperta (autorytetu) w dziedzinie gospodarki morskiej. 9. Zatrudnienie moderatorów (prowadzących) oraz liderów poszczególnych paneli Forum. 10.Wynagrodzenie prelegentów, liderów paneli oraz gościa specjalnego pokrywające również ewentualny pobyt w hotelu i/lub przejazd. 11.Dowóz prelegentów, gościa specjalnego z lotniska oraz z hoteli na obrady. 12. Koordynacja działań w ramach współpracy z liderami paneli. 13. Współpraca z patronami medialnymi, partnerami i sponsorami. 14. Wynajęcie sal konferencyjnych oraz ich oznakowanie i dekoracja. 15. Obsługa techniczna, w tym: zapewnienie wyposażenia technicznego sal konferencyjnych, m.in.: projektor multimedialny, ekran, flipchart, mównica, mikrofony, nagłośnienie, obsługa techniczna, aparatura do tłumaczeń symultanicznych, kabina tłumaczy, odbiorniki ze słuchawkami, zapewnienie tłumaczy symultanicznych. 16. Organizacja cateringu w dniu Forum podczas dwóch przerw (kawowej oraz lunchowej). 17. Organizacja zakończenia Forum, w tym: podsumowania Forum, dyskusji oraz zamknięcia Forum. 18. Redagowanie oraz rozsyłanie informacji do mediów, w tym mediów Partnerskich oraz Promocja Forum w serwisach społecznościowych w tym m.in.:Facebook, Goldenline 19. Promocja Forum poprzez Serwis Informacyjny Polskiej Agencji Prasowej, na stronach partnerów Forum oraz w tradycyjnych i elektronicznych mediach branżowych gospodarki morskiej. 20. Prowadzenie profilu Forum na portalu społecznościowym www.facebook.com oraz bieżąca współpraca z pracownikami Zamawiającego w zakresie promocji Forum poprzez media elektroniczne Zamawiającego. 21. Druk, w nakładzie co najmniej 400 sztuk, zgodnie z projektem zaakceptowanym przez Zamawiającego, oraz dystrybucja pocztą oficjalnych zaproszeń na Forum, do wybranej grupy odbiorców zaakceptowanej przez Zamawiającego. 22. Dystrybucja pocztą elektroniczną oficjalnych, zaakceptowanych przez Zamawiającego, zaproszeń na Forum. 23. Opracowanie merytoryczne i graficzne oraz druk folderu z programem forum dla wszystkich uczestników Forum, zgodnie z projektem zaakceptowanym przez Zamawiającego. 24. Aktualizacja i obsługa aplikacji mobilnej (na platformy Android, iOS, Windows Phone), zawierającej informacje o Forum wraz ze szczegółowym programem. 25. Przygotowanie materiałów (press release) w ilości 50 sztuk na konferencje prasową dot. Forum oraz udział przedstawiciela Wykonawcy w konferencji prasowej organizowanej przez Zamawiającego. 26. Organizacja i prowadzenie recepcji w dniu Forum dla wszystkich paneli tematycznych 27. Wykonanie dla wszystkich zarejestrowanych gości forum, organizatorów, liderów paneli oraz prelegentów: taśm na szyję, identyfikatorów, długopisów, toreb papierowych lub teczek konferencyjnych, bloczków do notatek oraz upominku reklamowego z logo, zgodnie z projektami zaakceptowanymi przez Zamawiającego. 28. Ekspozycja materiałów recepcyjnych oraz elementów identyfikacyjnych organizatora oraz partnerów wskazanych przez organizatora, w tym pobranie oraz zwrot do siedziby Zamawiającego. 29. Opracowanie relacji po wydarzeniu (w wersji polskiej i angielskiej) i umieszczenie na stronie internetowej Forum. 30. Wykonanie dokumentacji fotograficznej z Forum. 31. Opracowanie raportu podsumowującego Forum. 32. Współpraca z Zamawiającym w zakresie prowadzonych działań promujących Forum, w tym wskazanie osoby do kontaktu z Zamawiającym. 33. Obowiązek pozyskania nad Forum patronatów organów administracji rządowej i centralnej oraz patronatów organizacji pozarządowych, zgodnie ze wskazaniami Zamawiającego i w porozumieniu z Zamawiającym.