USŁUGA PRZYGOTOWANIA, ORGANIZACJI I KOMPLEKSOWEJ OBSŁUGI JEDNODNIOWEJ KONFERENCJI W DNIU 17.06.2016R. ORAZ USŁUGA KOMPLEKSOWEJ ORGANIZACJI PRZYJAZDOWEJ MISJI GOSPODARCZEJ W DNIACH 15 - 18 CZERWCA 2016R

Opis przedmiotu przetargu: 1.I CZĘŚĆ 1)Przedmiotem zamówienia jest przygotowanie, organizacja i kompleksowa obsługa jednodniowej konferencji pn.. Czy srebrna gospodarka może być złota? dla maksymalnie 120 osób, realizowanej ze środków Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Świętokrzyskiego na lata 2014-2020. 2)Miejsce i data wydarzenia: Miasto Busko-Zdrój w województwie świętokrzyskim w dniu 17.06.2016 roku 3)W ramach zamówienia do zadań wykonawcy należeć będzie m.in.: a)zapewnienie sali konferencyjnej wraz z wyposażeniem; b)udział jednego prelegenta krajowego, c)zapewnienie tłumaczenia symultanicznego; d)zapewnienie recepcji konferencji; e)zapewnienie usługi cateringowej podczas konferencji; f)obsługa konferencji, wydrukowanie programu konferencji oraz zaproszeń, wykonanie identyfikatorów, smyczy i innych materiałów konferencyjnych; g)udokumentowanie fotograficzne przebiegu Konferencji oraz przygotowanie informacji podsumowującej konferencję; h)opracowanie i przeprowadzenie ankiety ewaluacyjnej. 4)Zamawiający wymaga zapewnienia podczas całej konferencji opiekuna, który podczas całego czasu jej trwania zajmie się koordynacją prawidłowego jej przebiegu oraz będzie czuwał nad sprawnym i terminowym przebiegiem konferencji na miejscu i rozwiązywaniem ewentualnych problemów, które wynikną w trakcie realizacji. 2.II CZĘŚĆ 1)Przedmiotem zamówienia jest usługa kompleksowej organizacji przyjazdowej misji gospodarczej zagranicznych przedsiębiorców dziennikarzy ekspertów z branży medycznej w dniach 15 - 18 czerwca 2016r., realizowanej ze środków Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Świętokrzyskiego na lata 2014-2020. 2)Głównym tematem misji gospodarczej będzie promocja usług uzdrowiskowych na rynkach zagranicznych oraz nawiązanie nowych trwałych kontaktów handlowych na zagranicznych rynkach. 3)Misja gospodarcza będzie trwała 4 dni (wraz z przylotem i wylotem zagranicznych uczestników misji) i odbędzie się w dniach 15 - 18 czerwca 2016r. w Busku-Zdroju i jego okolicach. 4)Uczestnicy przyjazdowej misji gospodarczej to przedsiębiorcy, eksperci z branży medycznej, reprezentanci Wydziałów Promocji Handlu i Inwestycji Ambasad Rzeczpospolitej Polskiej, dziennikarze - łącznie 16 osób (3 osoby z Niemiec, 3 osoby z USA, 4 osoby z Wielkiej Brytanii, 2 osoby ze Skandynawii (Szwecja, Norwegia) oraz 4 osoby z Ukrainy. 5)Zamawiający wymaga, aby wykonawca zapewnił min. 2 (dwóch) tłumaczy, (z których min, jeden posługuje się biegłą znajomością języka polskiego i angielskiego oraz min. jeden posługuje się biegłą znajomością języka polskiego i rosyjskiego), którzy będą towarzyszyć uczestnikom misji gospodarczej przez cały czas jej trwania. 6)Zamawiający zastrzega sobie prawo do dokonywania zmian na liście uczestników w terminie nie późniejszym niż 14 dni przed datą rozpoczęcia misji. 7)Liczba osób reprezentujących Zamawiającego (Urząd Marszałkowski Województwa Świętokrzyskiego - COIiP) to 4 osoby. 8)W ramach misji do zadań Wykonawcy należeć będzie m.in.: a) zabezpieczenie logistyczne misji gospodarczej, w tym: transport,ubezpieczenie uczestników, zakwaterowanie, wyżywienie. b)obsługa misji gospodarczej zagranicznych przedsiębiorców z zakresie zapewnienia tłumaczenia ustnego konsekutywnego. c)zapewnienie identyfikatorów z etui dla wszystkich uczestników przyjazdowej misji gospodarczej. d)prowadzenie listy obecności. e)opracowanie i przygotowanie pisemnego raportu podsumowującego misję. 9)Wykonawca zobowiązany będzie do posiadania polisy - umowy ubezpieczenia uczestników misji i do przedłożenia Zamawiającemu oryginału polisy lub jej kopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem - nie później niż 24 godziny przed terminem przyjazdu. 3.Szczegółowy zakres i opis przedmiotu zamówienia poszczególnych części zawiera załącznik Nr 1 do SIWZ. 4.Zamawiający zastrzega sobie prawo do współdecydowania i kontroli sposobu realizacji zamówienia na każdym jego etapie. 5.Wykonawca zobowiązuje się do pozostania z zamawiającym w stałym kontakcie i do informowania go na bieżąco o stanie przygotowań do organizowanego wydarzenia. 6.Zamawiający oczekuje od Wykonawcy na całym etapie realizowania zamówienia, należytej staranności, wysokiej jakości świadczonych usług oraz profesjonalnego podejścia do jego wykonywania.