Kompleksowa obsługa konferencji naukowej pt. Mikroorganizmy w ochronie roślin i zagospodarowaniu odpadów organicznych w ramach realizacji projektu pt. Polskie szczepy Trichoderma w ochronie roślin i zagospodarowaniu odpadów organicznych nr umowy UDA-POIG.01.03.01-00-129/09-07, z dnia 15.09.2009 r

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest: kompleksowa obsługa konferencji naukowej pt. Mikroorganizmy w ochronie roślin i zagospodarowaniu odpadów organicznych w dniach 26 - 28 listopada 2014 r., z uwzględnieniem prac przygotowawczych w dniu 26 listopada 2014 r. Przewidywana liczba uczestników - 100 (minimum 70, maksimum 120) Część A - Miejsce obrad 1. Wynajęcie atrakcyjnego miejsca na konferencję w miejscowości oddalonej nie więcej niż 25 km od siedziby Instytutu Ogrodnictwa przy ul. Konstytucji 3 Maja 1/3 w Skierniewicach. 2. Do miejsca konferencji powinien być dobry i wygodny dojazd środkami komunikacji publicznej lub samochodem. Miejsce konferencji powinno być zlokalizowane w pobliżu ważnego węzła PKP (nie dalej niż 15 km). 3. Miejsce powinno być przystosowane do prowadzenia obrad dla co najmniej 120 osób, łącznie z miejscami noclegowymi dla tych osób oraz lokalem restauracyjnym zapewniającym wyżywienie uczestników i organizację uroczystej kolacji. 4. Wykonawca powinien zapewnić następujące pomieszczenia na 2 dni: Salę obrad z co najmniej 120 miejscami siedzącymi w ustawieniu teatralnym, 3 miejscami siedzącymi przy stole prezydialnym, ekranem umożliwiającym czytanie z każdego miejsca siedzącego, projektorem multimedialnym i co najmniej dwoma mikrofonami bezprzewodowymi. Sala obrad powinna posiadać klimatyzację lub możliwość dobrego wietrzenia. Osobną salę (sala posterowa), w której możliwe będzie ustawienie co najmniej 30 dwustronnych tablic (szer. 100 cm) do prezentacji posterów. Sala powinna się znajdować w pobliżu sali obrad. Salę recepcyjno-wystawienniczą dla zlokalizowania stoisk wystawienniczych (co najmniej 4) i dla zorganizowania recepcji konferencji dla co najmniej trzech osób z dostępem do internetu i drukarki Szatnię dla uczestników konferencji (dla co najmniej 30 osób) Miejsce dla zorganizowania serwisu kawowego dla co najmniej 120 osób. Salę restauracyjną zapewniającą zorganizowanie posiłków dla co najmniej 120 osób oraz uroczystej kolacji. Pokoje 1, 2, 3 i 4-osobowe z łazienkami (co najmniej 10 pokoi 1-osobowych, co najmniej 25 pokoi 2-osobowych) Toalety w pobliżu miejsca obrad. Pomieszczenie klubowe, miejsce wypoczynku dla uczestników konferencji. Parking dla co najmniej 30 samochodów osobowych. Wszystkie wyżej wymienione pomieszczenia powinny znajdować się w jednym budynku. 5. Wykonawca powinien zapewnić obsługę, która będzie zajmować się: przygotowaniem sali obrad, sali posterowej oraz sali dla stoisk wystawienniczych, wietrzeniem i sprzątaniem sal w czasie przerw, ustawieniem i obsługą sprzętu multimedialnego w czasie konferencji, innymi niezbędnymi czynnościami przygotowawczymi i obsługą w części obiektu wynajętej na potrzeby konferencji. 6. W miejscu konferencji uczestnicy powinni mieć bezpłatny dostęp do internetu lub co najmniej swobodny dostęp do komputera podłączonego do internetu. Ponadto organizatorzy konferencji powinni mieć dostęp do drukarki. 7. Wykonawca powinien umożliwić rozmieszczenie tablic informacyjnych odnoszących się do lokalizacji i organizacji konferencji. Część B - Organizacja i zapewnienie cateringu z serwisem kelnerskim dla uczestników konferencji Wykonawca powinien zapewnić swobodny i ciągły dostęp do serwisu kawowego podczas obrad w ciągu dwóch dni konferencji (27-28.11.2014). Serwis kawowy powinien zawierać bez ograniczeń: kawę, herbatę, wodę mineralną, soki, różne rodzaje ciastek. Część C - Zapewnienie posiłków dla uczestników konferencji Wykonawca powinien zapewnić następujące posiłki dla uczestników konferencji: - obiad 26 listopada dla organizatorów konferencji (3 - 6 osób), - kolację powitalną 26 listopada dla uczestników konferencji (ok. 30 osób), - śniadania wliczone w koszt noclegu, - obiady dla uczestników konferencji 27 i 28 listopada. Śniadania - danie na gorąco, wędliny, sery, jogurty, zupa mleczna, pieczywo jasne i ciemne, kawa, herbata, soki, owoce, warzywa świeże. Obiady - co najmniej dwie zupy do wyboru, co najmniej trzy rodzaje mięs do wyboru, co najmniej dwa dodatki do mięs (np. ziemniaki, ryż, kasza), surówki, warzywa gotowane, deser, kawa, herbata, soki. Kolacja powitalna - co najmniej dwa dania na gorąco, co najmniej 6 rodzajów przystawek, wędliny, warzywa, pieczywo, kawa, herbata, toast na powitanie. Część D - Organizacja uroczystej kolacji podczas konferencji 1) Uroczysta kolacja zorganizowana 27 listopada na terenie kompleksu konferencyjnego w sali restauracyjnej. 2) Kolacja uroczysta w stylu łowickim (menu - co najmniej 12 rodzajów przystawek, co najmniej 4 dania gorące, desery co najmniej dwa, napoje - soki, woda mineralna), wiejski stół. 3) Wykonawca zapewni obsługę kelnerską podczas wieczoru. Część E - Przyjmowanie opłat i wystawianie faktur 1) Wykonawca zobowiązuje się do przyjmowania opłat za posiłki i noclegi bezpośrednio od uczestników konferencji. Opłaty powinny być wnoszone do 15 listopada 2014 r. na konto podane przez Wykonawcę. 2) Wykonawca zobowiązuje się do wystawiania faktur VAT na podstawie listy uczestników przesłanej przez Zamawiającego, zawierającej wszelkie dane konieczne do wystawienia faktury. Szczegółowy zakres praw i obowiązków związanych z realizacją zamówienia określa wzór umowy stanowiący załącznik do SIWZ