Wykonanie usług polegających na remoncie i modernizacji oraz organizacji i prowadzeniu biura wraz z zatrudnieniem pracowników biurowych i opracowywaniem dokumentacji związanej z czynnościami wykonywanymi przez funkcjonariuszy Straży Miejskiej w Tucznie, w związku ze stwierdzonymi wykroczeniami na drogach publicznych w gminie Tuczno

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem zamówienia jest: wykonanie usług polegających na remoncie i modernizacji oraz organizacji i prowadzeniu biura wraz z zatrudnieniem pracowników biurowych i opracowywaniem dokumentacji związanej z czynnościami wykonywanymi przez funkcjonariuszy Straży Miejskiej w Tucznie, w związku ze stwierdzonymi wykroczeniami na drogach publicznych w gminie Tuczno na podstawie zdjęć pojazdów, wykonanych przez urządzenia rejestrujące będące w dyspozycji Zamawiającego oraz otrzymanych informacji o właścicielu pojazdu. 2. Zadaniem Wykonawcy będzie: 2.1. Przygotowanie raportu zawierającego cyfrowe zdjęcie z miejsca popełnienia wykroczenia i przedstawienie go strażnikowi do weryfikacji. 2.2. Przygotowanie dokumentacji dodatkowej pozwalającej na identyfikację sprawcy wykroczenia. 2.3. Przygotowanie dokumentów pozwalających straży miejskiej na przeprowadzenie postępowania mandatowego i ukaranie sprawcy wykroczenia, wraz z przygotowaniem dokumentów do wysłania (adresowanie, kopertowanie). 2.4. Przygotowanie dokumentów związanych z korespondencją w sprawie kartotek punktów karnych, przygotowanie dokumentów do wysłania(adresowanie, kopertowanie). 2.5. Przygotowanie dokumentów związanych z ewentualnym postępowaniem straży miejskiej przed sądem, przygotowanie dokumentów do wysłania(adresowanie, kopertowanie). 2.6. Przygotowanie wszelkich innych dokumentów niezbędnych do zakończenia postępowania mandatowego, wraz z uzupełnianiem danych uzyskiwanych przez straż w ramach prowadzonych postępowań wyjaśniających prowadzonych przez straż. 2.7. Przygotowanie statystyk obrazujących nasilenie ruchu oraz ilość wykroczeń w miejscach prowadzenia kontroli ruchu przez straż. 2.8. Przygotowanie sieci komputerowej umożliwiającej połączenie komputerów straży z komputerami pracowników Wykonawcy wraz z serwerem, umieszczonym w biurze straży. 2.9. Zatrudnienie niezbędnej ilości pracowników biurowych w biurze zorganizowanym przy straży, realizujących zadania związane z wykonaniem zamówienia. Zamawiający zakłada, że do realizacji tego zamówienia, docelowo niezbędne będzie zatrudnienie co najmniej 3 pracowników biurowych. 2.10. Użyczenie (nieodpłatne przekazanie w użytkowanie) urządzenia do automatycznej rejestracji wykroczeń, wraz z samochodem do jego przewożenia i operatorem informatycznym. Wykonawca zobowiązuje się do pokrywania wszelkich kosztów związanych z eksploatacją tego samochodu. 2.11. Zapewnienie obsługi prawnej straży, poprzez wyspecjalizowaną kancelarię posiadającą udokumentowane doświadczenie w zakresie postępowań mandatowych prowadzonych w wyniku kontroli prędkości pojazdów przez straż. Przez udokumentowane doświadczenie rozumie się kancelarię, która wylegitymuje się realizacją przynajmniej czterech umów dla innych gmin lub miast o podobnym charakterze w ostatnim roku. 2.12. Remont i modernizacja biura straży, którego zakres jest określony w zał. Nr 7 wraz z dostosowaniem jednego z pomieszczeń do bezpośredniego połączenia z systemem CEPiK i konfiguracją tego połączenia. 3. Warunki świadczenia usług 3.1. Oprogramowanie stosowane przez Wykonawcę, służące tworzeniu wszelkich dokumentów składających się na dokumentację, musi być kompatybilne z oprogramowaniem wykorzystywanym w komputerach Straży Miejskiej do wykonywania dokumentacji mandatowej. Oznacza to, że jeśli w oprogramowaniu Wykonawcy będą przygotowywane pliki np. tekstowe, graficzne itp., to będzie możliwe ich importowanie i używanie za pomocą systemu zainstalowanego w sieci komputerowej straży. 3.2. Raporty uzyskiwane z oprogramowania, którym posługuje się wykonawca muszą zawierać cyfrową kopię - zdjęcie obrazujące fakt popełnienia wykroczenia 3.3. Zdjęcie wygenerowane z systemu musi pozwalać na jednoznaczną identyfikację numeru rejestracyjnego pojazdów. W przypadku pojazdów nadjeżdżających zdjęcie wygenerowane z systemu powinno dodatkowo pozwalać na identyfikację kierowcy (obraz twarzy kierowcy). Poza tym musi zawierać informacje pozwalające zidentyfikować miejsce zdarzenia (miejscowość, ulicę, skrzyżowanie, itp.) oraz datę i czas jego popełnienia. Osobno w przypadku pomiarów prędkości pojazdów, oznaczona musi być prędkość dozwolona w miejscu wykonywania rejestracji oraz prędkość zarejestrowana przez urządzenie. 4. Wykonawca jest zobowiązany do: 4.1. Przeszkolenia (na własny koszt) personelu Zamawiającego w zakresie używania oprogramowania tworzącego dokumentację. W ramach zamówienia zapewni pomoc w obsłudze programu przez okres realizacji zamówienia. 4.2. Zatrudnienia personelu upoważnionego do dostępu, do danych osobowych (pracownicy przetwarzający dane osobowe) w biurze firmy zorganizowanym w pomieszczeniu znajdującym się przy Straży Miejskiej w docelowej ilości, co najmniej 3 osób (pełne etaty). Wszystkie koszty związane z prowadzeniem biura oraz z zatrudnieniem osób (koszty osobowe, koszty związane z wynajęciem lokalu, opłaty za energię elektryczną itp.) ponosi Wykonawca. 4.3. Utworzenia (na własny koszt) w siedzibie straży 1 stanowiska komputerowego dla strażników oraz serwera, służących do przeglądania i archiwizowania dokumentacji przez straż. 4.4. Dołączenie do oferty schematu blokowego, opisującego sposób w jaki Wykonawca zamierza zorganizować i wykonywać zlecone zadanie. 4.5. Użyczenia (bez dodatkowej opłaty) urządzenia rejestrującego wykroczenia wraz z samochodem do jego przewożenia oraz operatorem odpowiedzialnym za obsługę informatyczną tego urządzenia. Urządzenie musi być sprawne, posiadać aktualne świadectwo legalizacji i inne prawem wymagane dokumenty. Koszty związane z eksploatacją urządzenia rejestrującego, oraz koszty użytkowania samochodu pokrywa Wykonawca. 4.6. Dołączenia do oferty projektu umowy na obsługę prawną zamówienia, której stroną będzie wyspecjalizowana kancelaria prawnicza wraz z oświadczeniem kancelarii o gotowości świadczenia ww. usług oraz spełnienia przez nią kryteriów wymaganych przez Zamawiającego. Przez kancelarię prawną rozumie się podmioty określone w art. 8 ust. ustawy z dnia 6 lipca 1982 r. o radcach prawnych (Dz.U.2010.10.65) lub w art. 4a ust. 1 ustawy z dnia 26 maja 1982 r. Prawo o adwokaturze (Dz.U.2009.146.1188). 5. Zamawiający zobowiązuje się do: 5.1. Zapewnienia identyfikacji sprawców wykroczeń z systemu CEPiK. 5.2. Pokrycia kosztów korespondencji - w tym korespondencji za zwrotnym potwierdzeniem odbioru- opłaty pocztowe. 5.3. Zapewnienia strażnika miejskiego upoważnionego do kontroli ruchu drogowego, w czasie realizacji umowy, w wymiarze czasu pracy zgodnym z przepisami (co najmniej 1 etat). 5.4. Wszczęcia postępowań mandatowych w stosunku do wszystkich wykroczeń zarejestrowanych przez użyczone urządzenie, niezwłocznie po ich zarejestrowaniu i przekazaniu dokumentacji przez Wykonawcę.