Świadczenie usług kurierskich na rzecz OKE w Krakowie w roku 2018/2019

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług kurierskich na obszarze kraju ze szczególnym uwzględnieniem województw lubelskiego, małopolskiego i podkarpackiego, których obszar obejmuje swoją działalnością Okręgowa Komisja Egzaminacyjna w Krakowie, polegających na odbiorze i dostawach przesyłek od i do Zamawiającego w roku 2018/2019. Usługi kurierskie realizowane będą sukcesywnie, po otrzymaniu od Zamawiającego telefonicznego zlecenia wykonania usługi, jak również za pośrednictwem faksu lub drogą elektroniczną. W imieniu Zamawiającego zlecenia doręczenia przesyłek składać mogą również osoby z personelu szkół położonych na terenie wymienionych wyżej województw, w których odbywają się egzaminy. Przesyłki to koperty i paczki zawierające dokumenty i materiały związane ze statutową działalnością Zamawiającego w tym między innymi poufne arkusze i prace egzaminacyjne podlegające ochronie przed nieuprawnionym ujawnieniem. Przesyłki te w trakcie przewozu i przekazywania powinny być traktowane z należytą starannością i zabezpieczone przed nieuprawnionym ujawnieniem zawartości. Liczba przesyłek do odbioru i przekazania szacowana jest łącznie na ok. 13676 sztuk, podzielonych na kategorie określone przez miejsce i czas doręczania, jak w załączniku nr 2 do SIWZ, w 6 zróżnicowanych przedziałach wagowych (jak niżej): – do 1 kg – ponad 1 kg do 5 kg – ponad 5 kg do 10 kg – ponad 10 kg do 20 kg – ponad 20 kg do 30 kg – ponad 30 kg do 50 kg Przesyłki odbierane i doręczane będą pomiędzy siedzibą Zamawiającego i zorganizowanymi przez niego Punktami Odbioru Prac – POP (w ilości do ok. 67), Ośrodkami Koordynacji Oceniania – OKO (w ilości ponad 200 OKO) i innymi placówkami na wskazanym obszarze, w ramach planowanych 9 akcji związanych z przeprowadzanymi egzaminami, przez 12- miesięczny okres obowiązywania umowy. Kurier Wykonawcy odbiera przesyłki z miejsca wskazanego przez osobę zlecającą usługę w imieniu Zamawiającego i dostarcza je na adres doręczenia pozostawiając w miejscu wskazanym każdorazowo przez osobę odbierającą. W niektórych sytuacjach wymagać to będzie wniesienia przesyłek po schodach (orientacyjnie może to dotyczyć liczby 4-5 placówek, w których zlokalizowano Ośrodki Koordynacji Oceniania – OKO). Zamawiający sygnalizując opisane wyżej sytuacje, występujące sporadycznie przy realizacji zamówienia, nie ma możliwości bardziej precyzyjnego określenia ich zakresu. W oszacowanej liczbie przesyłek, uwzględniono również przesyłki dotyczące działalności bieżącej prowadzonej w tym okresie przez Zamawiającego. Ponadto przewidziano możliwość korzystania z usług komplementarnych świadczonych przez Wykonawcę o wartości do 1 % wartości netto wynikającej z liczby przesyłek nadawanych. Usługi te dotyczyć mogą w szczególności odbioru albo doręczenia przesyłki w sobotę, doręczenia przesyłki do rąk własnych, czy traktowania przesyłki jako przesyłki chronionej, ze sprawdzoną zawartością itp. Świadczenie usług w ramach planowanych poszczególnych akcji obejmuje odbiór przesyłek w ilości od 100 do ponad 1000 szt. z obszaru 3 województw w ciągu ok. 4 godzin, z koniecznością ich doręczenia do adresata w dniu następnym. Przesyłki nadane do godziny 17:00 w miastach wojewódzkich, a w pozostałych miejscowościach do godziny 16:00 (Zamawiający dopuszcza możliwość uzgodnienia z Wykonawcą innego przedziału czasowego nadawania przesyłek), winny być doręczane następnego dnia w godzinach urzędowania instytucji, z wyjątkiem przesyłek, które będą dostarczone do godz. 8:00 oraz opisanych, jako PORANEK, które będą doręczane do godz. 9:00 i przesyłek POŁUDNIE doręczanych do godz. 12:00, następnego dnia po dniu nadania. Może zaistnieć konieczność odbioru i dostawy części przesyłek szczególnie w okresie przeprowadzania egzaminów gimnazjalnych w części językowej i egzaminów maturalnych do godz. 20:00. Dla każdej przesyłki w ramach niniejszego zamówienia, Wykonawca dostarcza niewypełnione lub wstępnie wypełnione wg dyspozycji Zamawiającego, nalepki adresowe – listy przewozowe z odpowiednią dla kontroli i rozliczeń ilością kopii. Każdy list przewozowy powinien posiadać unikatowy numer umożliwiający śledzenie przesyłek i ich identyfikację. W przypadku uzyskania przez Zamawiającego informacji o występowaniu zakłóceń w realizacji zamówienia, Wykonawca - na żądanie Zamawiającego powinien niezwłocznie udzielić odpowiedzi na jakim etapie doręczania znajduje się przesyłka i podjąć stosowne do sytuacji działania. Kurier Wykonawcy po wypełnieniu nalepki adresowej – dowodu nadania przesyłki, potwierdza jej odbiór, pozostawiając kopię nalepki Zamawiającemu. Uwaga: Przesyłki z materiałami egzaminacyjnymi będą odbierane ze szkół w dniach i godzinach określonych przez Zamawiającego przy zleceniu odbioru przesyłek – tj. przy zamawianiu kuriera. Dla przesyłek odbieranych ze szkół Zamawiającym staje się członek personelu szkoły zlecający odbiór przesyłki. W przypadku materiałów egzaminacyjnych ustalony wcześniej termin do odbioru i doręczenia przesyłek musi być dotrzymywany ze względu na procedury obowiązujące w systemie egzaminacyjnym. W incydentalnych przypadkach (z powodów obiektywnych np. zdarzeń losowych), gdy kurier Wykonawcy nie ma możliwości odbioru przesyłki w terminie ustalonym przy zamawianiu usługi – Wykonawca ma obowiązek powiadomienia o zaistniałej sytuacji pracownika OKE w Krakowie pełniącego dyżur przy jednym z telefonów wewnętrznych o numerach 12-68-32-… 155,156,157,158,160,161, który podejmie decyzję o dalszym trybie postępowania w celu skutecznego odbioru przesyłki w danej szkole. W przypadkach odbioru i doręczania przesyłek zawierających poufne materiały egzaminacyjne pracownicy Wykonawcy zobowiązani są zachowania tajemnicy korespondencji i ochrony zawartości przesyłek przed nieuprawnionym ujawnieniem. Dla umożliwienia identyfikacji pracowników Wykonawcy wymagane jest posiadanie przez kurierów widocznych identyfikatorów firmowych ze zdjęciem oraz legitymacji służbowych. Przesyłki z materiałami egzaminacyjnymi należy przekazywać osobom posiadającym upoważnienie do ich odbioru. Przesyłki powinny być doręczane w stanie nienaruszonym a uszkodzone w czasie transportu wymagają dodatkowego zabezpieczenia na koszt Wykonawcy. W tych przypadkach Wykonawca dostarczy protokół opisujący uszkodzenie. Faktury za sukcesywnie wykonane usługi - na życzenie Zamawiającego wystawiane odrębnie dla różnych akcji, obejmować będą okresy miesięczne na podstawie sporządzanego przez Wykonawcę i dostarczanego równolegle z fakturą dokumentu w postaci pliku przesyłanego Zamawiającemu pocztą elektroniczną). Załącznik ten powinien zawierać tabelaryczne dane dotyczące każdej przesyłki – liczbę porządkową (liczbę paczek), unikatowy numer listu przewozowego, określenie nadawcy i odbiorcy, wagę i rodzaj przesyłki, cenę ustaloną w ofercie oraz datę nadania przesyłki (szczegóły załącznika ustalone zostaną z Wykonawcą po podpisaniu umowy). Zapłata za wykonane usługi na podstawie wystawianych faktur nastąpi przelewem w terminie 21 dni od ich wystawienia. W tabeli umieszczonej w SIWZ przedstawiono wstępny - orientacyjny harmonogram planowanych przez Zamawiającego akcji do realizacji przez Wykonawcę w ramach zamówienia. Zamawiający przekaże Wykonawcy szczegółowy harmonogram planowanych akcji (miejsc nadawania przesyłek) z odpowiednim wyprzedzeniem na ok. 7 dni przed akcją, wraz z bazą adresową danych w postaci elektronicznej, do przygotowania nalepek adresowych na przesyłki. 2. Zamawiający wymaga zatrudnienia przez Wykonawcę lub Podwykonawcę na podstawie umowy o pracę osób wykonujących wskazane niżej przez Zamawiającego czynności w zakresie dotyczącym realizacji zamówienia w tym w szczególności: a - nadzoru nad kurierami i dystrybucji przesyłek, b - bezpośredniego odbioru i doręczania przesyłek przez kurierów, c - sortowania i magazynowania przesyłek, d - rozliczania świadczonych usług, w liczbie osób określonej przez Wykonawcę w złożonej ofercie. Zatrudnienie wskazanej w ofercie liczby osób na podstawie umowy o pracę powinno trwać nieprzerwanie przez cały okres realizacji niniejszego zamówienia. Zamawiający ocenia, że wystarczającym do realizacji zamówienia jest zatrudnienie minimum po 10 osób na obszarze każdego z 3 województw – wymaganie dotyczy więc łącznie 30 osób wykonujących wskazane wyżej czynności w okresie określonym w umowie. 2.1. W trakcie realizacji zamówienia Zamawiający uprawniony jest do wykonywania czynności kontrolnych wobec Wykonawcy odnośnie spełniania przez Wykonawcę lub Podwykonawcę wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę osób wykonujących wskazane w punkcie 2 jw. czynności. Zamawiający uprawniony jest w szczególności do: a) żądania oświadczeń i dokumentów w zakresie potwierdzenia spełniania ww. wymogów i dokonywania ich oceny, b) żądania wyjaśnień w przypadku wątpliwości w zakresie potwierdzenia spełniania ww. wymogów, c) przeprowadzania kontroli na miejscu wykonywania świadczenia. 2.2. W trakcie realizacji zamówienia na wezwanie zamawiającego, co może mieć miejsce 1 raz na kwartał, w wyznaczonym w tym wezwaniu terminie Wykonawca przedłoży Zamawiającemu wskazane poniżej dowody w celu potwierdzenia spełnienia wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę osób wykonujących określone w pkt. III 2 czynności w trakcie realizacji zamówienia: 1) Oświadczenie Wykonawcy lub Podwykonawcy o zatrudnieniu na podstawie umowy o pracę osób wykonujących czynności, których dotyczy wezwanie Zamawiającego. Oświadczenie to powinno zawierać w szczególności: dokładne określenie podmiotu składającego oświadczenie, datę złożenia oświadczenia, oraz potwierdzenie, że objęte wezwaniem czynności wykonują osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę wraz ze wskazaniem liczby tych osób, rodzaju umowy o pracę i wymiaru etatu oraz podpis osoby uprawnionej do złożenia oświadczenia w imieniu Wykonawcy lub Podwykonawcy (Zamawiający nie narzuca formy i wzoru oświadczenia); 2) Poświadczoną za zgodność z oryginałem odpowiednio przez Wykonawcę lub Podwykonawcę kopię umowy/umów o pracę osób wykonujących w trakcie realizacji zamówienia czynności, których dotyczy ww. oświadczenie Wykonawcy lub Podwykonawcy - w przypadku powstania uzasadnionych wątpliwości, co do złożonego oświadczenia. Kopia umowy/umów powinna zostać zanonimizowana w sposób zapewniający ochronę danych osobowych pracowników, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tj. przykładowo: bez imion, nazwisk, adresów, nr PESEL pracowników). Informacje takie jak: data zawarcia umowy, rodzaj umowy o pracę i wymiar etatu powinny być możliwe do zidentyfikowania a z załączonych dokumentów powinien wynikać zakres wykonywanych czynności tożsamych z czynnościami wskazanymi przez Zamawiającego w pkt. III 2. 3) Zamawiający dopuszcza również możliwość składania w miejsce kopii umów o pracę opisanych wyżej, innych dokumentów w tym: a) zaświadczenia właściwego oddziału ZUS, potwierdzającego opłacanie przez Wykonawcę lub Podwykonawcę składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne z tytułu zatrudnienia na podstawie umów o pracę za ostatni okres rozliczeniowy; lub/i b) poświadczonej za zgodność z oryginałem odpowiednio przez wykonawcę lub podwykonawcę kopii dowodu potwierdzającego zgłoszenie pracownika przez pracodawcę do ubezpieczeń, zanonimizowanej w sposób zapewniający ochronę danych osobowych pracowników, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych. 2.3. Z tytułu niespełnienia przez wykonawcę lub podwykonawcę wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę osób wykonujących wskazane w punkcie III.2. czynności Zamawiający przewiduje sankcję w postaci obowiązku zapłaty przez Wykonawcę kary umownej w wysokości określonej w istotnych postanowieniach umowy w sprawie zamówienia publicznego. Niezłożenie przez Wykonawcę w wyznaczonym przez Zamawiającego terminie żądanych przez Zamawiającego dowodów w celu potwierdzenia spełnienia przez Wykonawcę lub Podwykonawcę wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę traktowane będzie jako niespełnienie przez Wykonawcę lub Podwykonawcę wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę osób wykonujących wskazane w punkcie III. 2 czynności, traktowane może być jako nienależyte wykonanie umowy skutkujące rozwiązaniem umowy z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy. W przypadku uzasadnionych wątpliwości co do przestrzegania prawa pracy przez Wykonawcę lub Podwykonawcę, Zamawiający może zwrócić się również o przeprowadzenie kontroli przez Państwową Inspekcję Pracy.