Organizacja i realizacja imprezy Dni Kożuchowa- pod względem artystycznym, rekreacyjnym, akcji reklamowej, kompleksowej ochrony oraz zapewnienia zaplecza technicznego

Opis przedmiotu przetargu: 3.1. Przedmiotem zamówienia jest organizacja i realizacja imprezy Dni Kożuchowa - pod względem artystycznym, rekreacyjnym, akcji reklamowej, kompleksowej ochrony oraz zapewnienia zaplecza technicznego i urządzeń rekreacyjnych, w dniach : 28 maja 2010 r. - od godziny 17.00 do godziny 2.00 dnia następnego 29 maja 2010 r. - od godziny 14.00 do godziny 2.00 dnia następnego 30 maja 2010 r.- od godziny 14.00 do godziny 23.00 3.2 Zakres usług stanowiących przedmiot zamówienia obejmuje: 3.2.I. Przygotowanie koncepcji całej imprezy pod względem artystycznym, rekreacyjno -sportowym w rozbiciu na każdy dzień imprezy oraz pod względem akcji reklamowej, zapewnienia zaplecza technicznego i urządzeń rekreacyjno - rozrywkowych, a także ochrony imprezy oraz dopełnienie wszystkich formalności i pozwoleń związanych z organizacją imprez masowych. Koncepcja winna obowiązkowo zawierać: 1) program artystyczny z podaniem oferowanych zespołów i artystów (gwiazd) ; 2) program całej imprezy w rozbiciu na każdy dzień; 3) wykaz wraz z opisem oferowanych imprez dla dzieci; 4) propozycja akcji reklamowej z wykazem proponowanych form akcji reklamowej; 5) wykaz imprez rekreacyjnych, pokazów, występów, rozgrywek grupowych z udziałem publiczności itp. adresowanych do odbiorców wszystkich grup wiekowych; 6) plan oferowanej ochrony stoisk, scen i innego mienia Wykonawcy, a także ochrony imprezy masowej; 7) koncepcja rozmieszczenia toalet przenośnych wraz z opisem i wykazem oferowanych toalet przenośnych. Koncepcja winna nawiązywać do tradycyjnych, kulturowych, geograficznych i społecznych aspektów funkcjonowania gminy Kożuchów. W koncepcji należy uwzględnić wydarzenia planowane przez Zamawiającego określone w pkt. 3.3 Zamawiający zaleca, aby wszystkie wymagane ww koncepcji pozycje i wykazy zawierały w tytule nazwy określone przez zamawiającego w pkt. 3.2.I 3.2.II Realizacja koncertów oraz imprez plenerowych obejmująca: 1) Zorganizowanie otwartych koncertów plenerowych z udziałem gwiazd scen muzycznych Wykonawca zobowiązany jest zapewnić występy artystyczne zespołów i gwiazd (przez gwiazdy Zamawiający rozumie wykonawców o ugruntowanej pozycji artystycznej, medialnej i wysokiej rozpoznawalności na rynku ogólnopolskim) na dwa dni trwania imprezy tj.: - dzień 28 maja 2010 r. - jeden koncert - dzień 29 maja 2010 r. - dwa koncerty - dzień 30 maja 2010 r. - jeden koncert Wykonawca zobowiązany jest zaoferować co najmniej dwie gwiazdy rozpoznawalne na rynku ogólnopolskim, w tym co najmniej jedną w sobotę. 2) Zapewnienie konferansjerów do prowadzenia koncertów i innych imprez na cały okres trwania imprezy w tym również podczas wydarzeń planowanych przez Zamawiającego określonych w pkt. 3.3; 3) Zorganizowanie dyskotek - w dniu 28 maj 2010 r. i po koncertach gwiazd w dniu 29 maja 2010 r.; Do obowiązków Wykonawcy należy zawarcie umów i opłacenie kosztów koncertów artystycznych wraz z rozliczeniem z tytułu tantiem autorskich (ZAIKS), zapewnieniem noclegów, wyżywienia, i innych wymagań przez nich określonych; przygotowanie sceny wraz z nagłośnieniem i oświetleniem, garderób, płotków, ochrony zgodnie z wymaganiami zespołów i artystów estradowych i obowiązującym prawem organizowania imprez masowych. 3.2.III Organizacja imprez rekreacyjnych i artystycznych adresowanych do odbiorców wszystkich grup wiekowych, umożliwiających czynny udział w nich mieszkańców i gości typu rozgrywki grupowe z udziałem publiczności, itp. 3.2.IV Współpraca z Zamawiającym i włączenie zaproponowanych przez Zamawiającego imprez i przedsięwzięć do programu Dni Kożuchowa. 3.2.V Zapewnienie kompleksowej ochrony całej imprezy, zgodnie z wymogami prawa i przepisami dotyczącymi organizowania imprez masowych - Ustawą z dnia 20 marca 2009 roku o bezpieczeństwie imprez masowych na terenach objętych jej realizacją, w szczególności w zakresie: a zabezpieczenia imprezy oraz ochrony ludzi i sprzętu przez licencjonowaną Agencję Ochrony (w tym również w godzinach nocnych); b ustawienie toalet przenośnych; c dostawy energii elektrycznej i wody (podłączenie energii elektrycznej z punktów wskazanych przez Zamawiającego) w zakresie realizowanym przez Wykonawcę tj. scena, jej otoczenie oraz inne miejsca realizacji zakresu umowy; d sprzątania i wywozu nieczystości w zakresie realizowanym przez Wykonawcę tj. scena, jej otoczenie oraz inne miejsca realizacji zakresu umowy; e stałego utrzymania porządku i higieny w zakresie realizowanym przez Wykonawcę tj. scena, jej otoczenie oraz inne miejsca realizacji zakresu umowy; f ubezpieczenia imprezy w zakresie realizowanym przez Wykonawcę tj. scena, jej otoczenie oraz inne miejsca realizacji zakresu umowy; 3.2.VI Zapewnienie zaplecza i techniki estradowej zgodnie z wymaganiami zaproponowanych zespołów i artystów estradowych w tym w szczególności: - zadaszonej sceny, wraz z techniką estradową i oświetleniem spełniającymi wymagania artystów, - profesjonalnych płotków do zabezpieczenia sceny, - zapewnienie akustyków, oraz w przypadku wystąpienia takiej konieczności, specjalistów z odpowiednimi pozwoleniami lub licencjami na cały okres trwania imprezy lub w wyznaczonych godzinach. 3.2.VII Zapewnienie atrakcji rekreacyjnych obejmujących: 1) organizację dodatkowych atrakcji dla dzieci typu malowanie twarzy, clown; 3) zapewnienie nieodpłatnych zabaw dla dzieci; 3.2.VIII Promocja i reklama imprezy obejmująca: 1) Projekt, druk oraz rozmieszczenie plakatów reklamowych imprezy- DNI KOŻUCHOWA 2010 na terenie miasta i gminy Kożuchów oraz na terenie powiatu nowosolskiego oraz rozpowszechnienie imprezy przez lokalne media, tj.: prasa, radio, telewizja; 2) Przygotowanie i projekt, druk i rozpowszechnienie materiałów informacyjno- promocyjnych imprezy (np. ulotek, programów itp.) wg propozycji Wykonawcy, po zatwierdzeniu przez Zamawiającego; 3) Przeprowadzenie akcji reklamowej według propozycji Wykonawcy; 4) Utworzenie punktów informacyjno - promocyjnych DNI KOŻUCHOWA na terenie imprezy; 3.2.IX Porządek i Higiena 1) Zabezpieczenie odpowiedniej ilości toalet przenośnych, lokalizacja toalet na całym terenie objętym organizacją imprez min. 10 szt. ogółem wraz z serwisem min. 2 razy dziennie w tym 10% toalet przystosowanych dla osób niepełnosprawnych oraz min. jedna toaleta wielofunkcyjna (umywalka, światło, lustro) 2) Stałe utrzymanie porządku i higieny w zakresie realizowanym przez Wykonawcę tj. scena, jej otoczenie oraz inne miejsca realizacji zakresu umowy;