Wykonanie pełnej inwentaryzacji - spisu z natury składników majątku UKIE oraz przygotowanie pliku z danymi do zaimportowania do nowej bazy danych składników majątku UKIE

Warszawa: Wykonanie pełnej inwentaryzacji - spisu z natury składników majątku UKIE oraz przygotowanie pliku z danymi do zaimportowania do nowej bazy danych składników majątku UKIE


Numer ogłoszenia: 34024 - 2010; data zamieszczenia: 05.02.2010

OGŁOSZENIE O UDZIELENIU ZAMÓWIENIA - Usługi

Zamieszczanie ogłoszenia:
obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy:
zamówienia publicznego.

Czy zamówienie było przedmiotem ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych:
nie.

Czy w Biuletynie Zamówień Publicznych zostało zamieszczone ogłoszenie o zmianie ogłoszenia:
nie.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES:
Zarząd Obsługi Ministerstwa Spraw Zagranicznych, Al. Szucha 23, 00-580 Warszawa, woj. mazowieckie, tel. 022 5239962, faks 022 6283363.

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
Administracja rządowa centralna.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Wykonanie pełnej inwentaryzacji - spisu z natury składników majątku UKIE oraz przygotowanie pliku z danymi do zaimportowania do nowej bazy danych składników majątku UKIE.

II.2) Rodzaj zamówienia:
Usługi.

II.3) Określenie przedmiotu zamówienia:
Przedmiot zamówienia obejmuje Wykonanie pełnej inwentaryzacji - spisu z natury składników majątku UKIE oraz przygotowanie pliku z danymi do zaimportowania do nowej bazy danych składników majątku UKIE. Celem projektu jest wykonanie pełnej inwentaryzacji składników majątkowych UKIE. Poprzez wykonanie pełnej inwentaryzacji składników majątkowych UKIE Zamawiający rozumie wykonanie spisu z natury wszystkich środków będących w dyspozycji i użytkowaniu UKIE we wszystkich obiektach urzędu na terenie Warszawy oraz ich rozliczenie, czyli porównanie z zaewidencjonowanymi składnikami majątku otrzymanymi z UKIE w wersji elektronicznej. Inwentaryzacja będzie wykonywana drogą spisu z natury oraz drogą fizycznego potwierdzenia dla przedmiotów będących w użytkowaniu pracowników i miejsc niedostępnych w dniu spisu. Spis z natury będzie przeprowadzony według stanu na oznaczony dzień. Spisowi podlegają wszystkie składniki majątku, również te do których dostęp jest z różnych przyczyn utrudniony w chwili przeprowadzenia spisu z natury w danym obiekcie (pomieszczeniu) np.: w szafach, kontenerach, pomieszczeniach tajnych, a udostępnianych przez pracowników. Po przeprowadzeniu pełnego spisu i jego rozliczeniu zostaną wykonane raporty dotyczące środków spisanych, nadwyżek i niedoborów oraz różnic inwentaryzacyjnych składników majątku we wszystkich obiektach z uwzględnieniem poszczególnych lokalizacji jednostek organizacyjnych UKIE. Spis z natury składników majątku będzie obejmował obiekty UKIE znajdujące się w Warszawie, tj.: - przy ul. Bagatela 14, - przy ul. Chopina 1, - przy al. Szucha 21, - przy al. Szucha 23, - przy ul. Tynieckiej 15/17, - przy ul. Kruczej 38/42, - przy ul. Iwicka 14. Ilość środków podlegających inwentaryzacji to około 10 000 tys. rekordów (ilości sztuk) ewidencji oraz składniki majątku nie objęte ewidencją (wg ich stanu faktycznego). Wykonawca zobowiązany jest do przedstawienia harmonogramu z określeniem czynności przygotowania, spisu i rozliczenia inwentaryzacji - przy podpisaniu umowy. Wykonawca zobowiązany jest do opracowania instrukcji inwentaryzacyjnej dla realizacji inwentaryzacji przeprowadzonej przez Wykonawcę, uzgodnionej i zaakceptowanej przez Zamawiającego (uwzględniającej jego specyfikę) - przy podpisaniu umowy; Wykonawca zobowiązany jest do opracowania koncepcji realizacji spisu z natury (metoda spisu) - w ciągu 2 dni od podpisaniu umowy; Ilość zespołów spisowych jaką Zamawiający wymaga do przeprowadzenia inwentaryzacji - min. 5 zespołów, po min. 2 osoby w zespole, w pełni przeszkolonych i zaakceptowanych przez ZO MSZ w zakresie przeprowadzenia inwentaryzacji. Zamawiający przewiduje godziny pracy zespołów spisowych od godz.8:30 do godz.16:00 w dni robocze. Zamawiający wymaga prawidłowości w obiegu dokumentów inwentaryzacyjnych (kompletowanie i zabezpieczenie dokumentacji). Zamawiający wymaga czytelnego prowadzenia arkuszy spisowych, tj.: dokładnych opisów, czytelnych numerów inwentaryzacyjnych, bez poprawek, a ewentualne skreślenia mogą być dokonywane tylko zgodnie z procedurą (na arkuszu z podpisami całego składu zespołu spisowego). Zamawiający wymaga, aby w arkuszu spisowym ująć miejsca znajdowania się przedmiotu spisywanego (adres, numer pomieszczenia) w formie elektronicznej i papierowej. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca wydrukował wypełnione karty inwentarzowe we wszystkich pomieszczeniach UKIE. Zamawiający wymaga, aby przy spisie Wykonawca dokonał podziału na środki niskocenne, wyposażenie i środki trwałe. Po zakończeniu spisu Wykonawca powinien uzgodnić stan spisu z natury składników majątku z działem ewidencyjnym (rozliczenie spisu to porównanie przekazanych danych z UKIE z wykonanym przez firmę spisem z natury metodą elektroniczną. W wyniku porównania powstaną raporty dotyczące składników majątkowych). Zamawiający wymaga, aby sporządzane raporty inwentaryzacyjne dla wszystkich składników majątku, zawierały dane ilościowo- wartościowe: - raport nadwyżek - raport niedoborów - raport uszkodzonych składników majątku. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca dokonał kompensacji nadwyżek z niedoborami za zgodą wyznaczonych przedstawicieli Zamawiającego (wspólne przeanalizowanie danych i raportów elektronicznych uzyskanych ze spisu, dostosowanie nazewnictwa stosowanego podczas spisu do nazewnictwa przyjętego w UKIE na etapie przygotowania). Zamawiający wymaga, aby Wykonawca na piśmie przedstawił sprawozdanie końcowe. Zamawiający wymaga aby ze strony Wykonawcy prowadzony był ciągły nadzór nad zespołami spisowymi i weryfikacja ich pracy - potwierdzanie zgodności spisów. Zamawiający zastrzega sobie możliwość nadzoru nad przebiegiem inwentaryzacji. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca stworzył bazę danych na podstawie spisu z natury potrzebną do zaimportowania jej do programu księgowego Symfonia w Dziale Księgowości ZO MSZ. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca oznakował (okleił) nowymi etykietami z kodem kreskowym wszystkie składniki majątku. Zamawiający wymaga, aby etykiety z kodami kreskowymi były foliowe z nadrukiem termotransferowym żywicznym o wymiarach 50x25mm. Zamawiający wymaga, aby dokumentacja była sporządzona i zapisana w wersji elektronicznej na płycie CD w formacie MS Word, PDF oraz Exel. Wykonawca zobowiązuje się wykonać przedmiot umowy samodzielnie. Powierzenie wykonania całości lub części przedmiotu umowy osobom trzecim wymaga uprzedniej pisemnej zgody Zamawiającego.

II.4) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
22.13.00.00-0, 72.32.00.00-4.

SEKCJA III: PROCEDURA

III.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA:
Zamówienie z wolnej ręki

III.2) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

• 
  Zamówienie dotyczy projektu/programu finansowanego ze środków Unii Europejskiej:
  nie

SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

IV.1) DATA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA:
07.01.2010.

IV.2) LICZBA OTRZYMANYCH OFERT:
1.

IV.3) LICZBA ODRZUCONYCH OFERT:
0.

IV.4) NAZWA I ADRES WYKONAWCY, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA:

• Q3 Sp. z o.o., ul. Bułgarska 63/65, 60-320 Poznań, kraj/woj. wielkopolskie.

IV.5) Szacunkowa wartość zamówienia
(bez VAT): 57377,05 PLN.

IV.6) INFORMACJA O CENIE WYBRANEJ OFERTY ORAZ O OFERTACH Z NAJNIŻSZĄ I NAJWYŻSZĄ CENĄ

• 
  Cena wybranej oferty:
  54900,00

• 
  Oferta z najniższą ceną:
  54900,00
  / Oferta z najwyższą ceną:
  54900,00

• 
  Waluta:
  PLN.

ZAŁĄCZNIK I

Uzasadnienie udzielenia zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia, zamówienia z wolnej ręki albo zapytania o cenę

• 
  1. Podstawa prawna
  

  Postępowanie prowadzone jest w trybie zamówienie z wolnej ręki na podstawie art. 67 ust. 1 pkt. 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. - Prawo zamówień publicznych.

• 
  2. Uzasadnienia wyboru trybu
  

  Należy podać uzasadnienie faktyczne i prawne wyboru trybu oraz wyjaśnić, dlaczego udzielenie zamówienia jest zgodne z przepisami.

  Z uwagi na nieskuteczne przeprowadzenie trzech postępowań, gdyż nie wpłynęła żadna oferta niepodlegająca odrzuceniu Zamawiający w dniu 16.11.2009r. podpisał umowę w wyniku przeprowadzenia negocjacji z wolnej ręki zgodnie z treścią art. 67 ust. 1 pkt.3 ww. ustawy na wykonanie inwentaryzacji MSZ. W związku z przyłączeniem UKIE do MSZ oraz z niedotrzymaniem terminu realizacji przekazania majątku przez UKIE, w celu sprawnego przeprowadzenie procesu inwentaryzacji Zamawiający przeprowadził postępowanie w trybie zamówienia z wolnej ręki zgodnie z treścią art. 67 ust. 1 pkt.3 ww. ustawy z Wykonawcą, który obecnie wykonuje inwentaryzację w MSZ