Świadczenie usług rezerwacji, sprzedaży i dostarczania biletów na zagraniczne podróże służbowe

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest: sukcesywne świadczenie usług rezerwacji, sprzedaży i dostarczania biletów lotniczych, kolejowych i autobusowych na przewozy pasażerskie na trasach międzynarodowych zgodnie ze zgłaszanymi przez Zamawiającego potrzebami, dotyczącymi ilości biletów oraz miejsca i terminu podróży, a w szczególności: - rezerwacja i sprzedaż biletów lotniczych w klasach zlecanych przez Zamawiającego, (w tym również na wniosek Zamawiającego przewoźników low cost airlines LCA) na trasach europejskich i reszty świata, - w przypadku braku połączenia lotniczego do miejsca docelowego należy przedstawić optymalny plan podróży z wykorzystaniem połączeń kolejowych i autobusowych oraz dostarczyć bilety na te połączenia, - wyszukiwanie optymalnego połączenia z uwzględnieniem najkorzystniejszej dostępnej taryfy przewoźnika, obowiązujących promocji, długości trasy i czasu trwania podróży i przedstawianie Zamawiającemu co najmniej trzech wariantów dla każdego zlecenia rezerwacji (obowiązek przedstawienia różnych wariantów połączeń nie dotyczy sytuacji, w której dostępne jest wyłącznie jedno połączenie), - zapewnienie realizacji przedmiotu zamówienia zgodnie z obowiązującymi przepisami lokalnymi i krajów docelowych w zakresie wszelkiego rodzaju opłat (np. podatki, opłaty lotniskowe, paliwowe, itp.), - udzielanie informacji o połączeniach telefonicznie, na adres e-mail lub faxem w ciągu 3 godzin od momentu zgłoszenia, - dostarczanie zamówionych biletów do siedziby Zamawiającego 1) w godzinach 7.30 - 15.30 nie później niż 24 godziny przed planowanym terminem podróży - w przypadku biletów wystawionych w formie papierowej 2) przesyłką elektroniczną niezwłocznie po wystawieniu biletu - w przypadku biletów wystawionych w formie elektronicznej, - dostarczanie niezwłocznie biletów w sytuacji nagłej, zgodnie z decyzją Zamawiającego, do punktu obsługi klientów na lotnisku lub do punktu sprzedaży biletów przewoźnika, który realizuje przelot, - w przypadku gdy planowana podróż będzie rozpoczynać się w innym państwie wymagane będą bilety wyłącznie w formie elektronicznej, - informowanie o zbliżających się terminach wykupu biletów przy dokonanych wcześniej rezerwacjach, - udzielanie informacji i pomocy osobie podróżującej w przypadku wystąpienia zmian podczas podróży, - przejęcia obowiązków dotyczących składania ewentualnych odwołań i reklamacji do przewoźnika w zakresie usług objętych zamówieniem, a zwłaszcza do reprezentowania Zamawiającego w sprawach reklamacyjnych w przypadku zwrotu biletów niewykorzystanych z winy przewoźnika lub ze względów losowych, - zagwarantowania możliwości zwrotu bilet na ogólnych warunkach w zależności od zastosowanej taryfy bez ponoszenia dodatkowych opłat. Wykonawca wyznaczy do realizacji zamówienia minimum dwie osoby, które będą odpowiedzialne za stałą współpracę z Zamawiającym. Kontakt z wyznaczonymi osobami będzie zapewniony przez dwie niezależne linie telefoniczne, dodatkowo wymagany jest jeden telefon kontaktowy i faks czynny całą dobę. W okresie obowiązywania umowy (tj. 24 miesiące) Zamawiający planuje zrealizować około 400 podróży zagranicznych, przy czym 80% dotyczyć będzie podróży na trasach europejskich, a pozostałe 20% na trasach pozaeuropejskich. Ilość biletów przewoźników LCA nie będzie przekraczała 5% planowanej ilości biletów (20 szt.). Planowana ilość biletów kolejowych i autobusowych - 20 szt. Zamawiający zastrzega, że ilości biletów wskazane powyżej są ilościami planowanymi i mogą ulegać zmianie w trakcie realizacji umowy wg rzeczywistych potrzeb Zamawiającego. Dokonanie przez Zamawiającego zakupu mniejszych ilości nie spowoduje obowiązku ich zakupu w ilościach planowanych, ani też nie stanowi podstawy dochodzenia wynagrodzenia lub roszczeń odszkodowawczych przez Wykonawcę