Wykonywanie usługi Obsługi Finansowej Projektu pn. : Budowa Zakładu Zagospodarowania Odpadów Nowe - Toniszewo - Kopaszyn

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest wykonywanie kompleksowej obsługi finansowej Projektu pn. Budowa Zakładu Zagospodarowania Odpadów Nowe - Toniszewo - Kopaszyn. Projekt będzie dofinansowany z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Wielkopolskiego Programu Operacyjnego na lata 2007 - 2013. Priorytet III. Środowisko przyrodnicze. Działanie 3.1. Racjonalizacja gospodarki odpadami i ochrona powierzchni ziemi. Do zadań Obsługi Finansowej Projektu będzie należało w szczególności wykonywanie czynności zgodnie z przepisami prawa polskiego, czynności o jakich mowa w pkt. 3 niniejszego rozdziału oraz Rozporządzeniem Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiające przepisy ogólne dotyczące EFRR, EFS oraz FS i uchylające Rozp. Nr 1260/1999 (Dz. Urz. UE L 210 z 31.07.2006), Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1080/2006 z 5 lipca 2006 r. w sprawie EFRR i uchylające Rozp. (WE) nr 1783/1999 (Dz. Urz. UE L 210 z 31.07.2006), Rozporządzeniem Rady (WE) nr 1084/2006 11 lipca 2006 r. ustanawiające FS i uchylające Rozp. (WE) nr 1164/94 (Dz. Urz. UE L 210 z 31.07.2006r.), Rozporządzeniem Komisji (WE) nr 1828/2006 z 8 grudnia 2006 r. ustanawiające szczegółowe zasady wykonania rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 ustanawiającego przepisy ogólne, a zwłaszcza zgodnie z umową Nr UDA-RPWP.03.01.01-30-002/10-00 zawartą dnia 09.12.2010r. 3. Zakres czynności przewidywanych do wykonywania w ramach umowy o świadczenie usługi Obsługi Finansowej Projektu ( dalej OFP ). 3.1 Ogólne obowiązki OFP : Do obowiązków OFP odpowiedzialnego za obsługę finansową należeć będą zadania z zakresu zarządzania projektem pod względem finansowym poprzez : 1) kontrolę wydatków i ich zgodność z harmonogramem rzeczowo - finansowym, 2) ocenę poprawności sporządzanych dokumentów finansowych przez wykonawcę robót budowlanych i Nadzór Inwestorski, 3) sprawozdawczości oraz przygotowania wniosków o płatność, 4) kontrolowanie rozliczeń prac, 5) rozliczanie Projektu zgodnie z warunkami zawartymi w umowie dotacyjnej, 6) sporządzanie wniosków o płatności w terminach i formie zgodnej z umową dotacyjną, 7) kontrola wydatków pod względem kosztów kwalifikowanych, 8) zgłaszanie wszelkich nieprawidłowości oraz opóźnienia w rozliczeniach osobie wyznaczonej przez Zamawiającego, 9) dyscyplinę wydatków, 10) monitorowanie postępu prac pod względem finansowym. 3.2 Obowiązki OFP w zakresie rozliczania budowy : 1) opracowanie dokumentacji księgowo - rozliczeniowej zgodnie z Wytycznymi Instytucji Pośredniczącej (Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu ), 2) opracowanie i wdrożenie jednolitych wzorcowych dokumentów do rozliczania budowy zgodnie z Wytycznymi Instytucji Pośredniczącej, 3) opracowanie i wdrożenie systemu obiegu dokumentów finansowych i gwarancyjnych, 4) przejęcie od wykonawcy robót harmonogramu rzeczowo - finansowego realizacji robót budowlanych, 5) opracowanie dla wykonawcy robót i NI wytycznych dla ustalania kosztów kwalifikowanych i niekwalifikowanych oraz sposobu opisywania faktur wystawianych za wykonanie robót, 6) zapoznanie się z warunkami finansowania przedmiotu umowy, a zwłaszcza z ustalonymi zasadami płatności za częściowe i całkowite wykonanie robót, 7) codzienne administrowanie i nadzór nad umową o roboty budowlane od strony finansowej wraz z przygotowaniem finansowych i rzeczowych wskaźników postępu prac służących do monitorowania oraz sporządzanie niezbędnych dokumentów finansowych, kontrola budżetu, kwalifikacja kosztów, sporządzanie prognoz przepływów pieniężnych, 8) udział w kwalifikacji kosztów - przedstawienie propozycji kwalifikacji kosztów w poddziale środki trwałe i rodzaj kosztów, kwalifikowalność wydatków UE, 9) dokumentowanie wszelkich postępów prac oraz płatności, przez cały czas trwania umowy, 10) dokonanie sprawdzenia faktur częściowych i końcowej wystawionych przez Wykonawcę robót budowlanych i Nadzór Inwestorski ( dalej NI ) w nieprzekraczalnym terminie 7 dni licząc od dnia ich dostarczenia przez NI. Za przekroczenie tego terminu OFP zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 50 zł liczoną za każdy dzień zwłoki, 11) końcowe rozliczenie inwestycji i sporządzenie protokołów przejęcia środków trwałych (PT), które należy sporządzić w terminie dwóch tygodni od dnia zakończenia realizacji inwestycji przez Wykonawcę, 3.3 Obowiązki OFP w zakresie sprawozdawczości mi rozliczania : 1) opracowanie wniosków o zaliczkę, 2) opracowywanie wniosków o płatność co najmniej raz na 3 miesiące, 3) opracowanie wniosku o płatność końcową w terminie do 30 dni przed upływem okresu kwalifikowania wydatków, 4) rozliczanie zaliczki, 5) przekazywanie Instytucji Pośredniczącej wraz z wnioskiem o płatność końcową dokumentów otrzymanych od wykonawcy robót i NI, potwierdzających wykonanie rzeczowe Projektu, rozumiane jako realizacja Harmonogramu Projektu, zgodnie z zasadami określonymi w Wytycznych w zakresie sprawozdawczości RPO wydanych przez Ministra Rozwoju Regionalnego, 6) opracowywanie sprawozdań do Instytucji Pośredniczącej z realizacji Projektu, a także w okresie monitorowania efektów projektu tj. do 3 lat od zakończenia realizacji inwestycji, 7) przygotowywanie wniosków o aneksy do umowy o dofinansowanie podpisanej przez Zamawiającego z Instytucją Zarządzającą ( Zarząd Województwa Wielkopolskiego ), 8) opracowywanie raportów do Instytucji Zarządzającej z osiągniętych efektów, w tym efektów finansowych generowanych przez Projekt w okresie realizacji projektu, a także do 3 lat po zakończeniu realizacji inwestycji, 9) sporządzanie dla Zamawiającego w terminie 5 dni po zakończeniu każdego miesiąca, miesięcznych informacji z wykonania Umowy i postępu robót, 10) sporządzanie w terminach wskazanych przez Zamawiającego sprawozdań kwartalnych, rocznych i końcowego z realizacji Projektu w formacie określonym przez Zamawiającego, ze wskazaniem wydatków na poszczególne składniki Projektu oraz dokumentacji koniecznej do rozliczenia środków przyznanych na realizację Projektu, 11) sporządzanie dla Zamawiającego sprawozdań rzeczowo - finansowych wymaganych przez Instytucję Zarządzającą. 3.4 Obowiązki OFP w zakresie kontroli : 1) weryfikowanie dokumentów rozliczeniowych pod względem formalnym, finansowym i merytorycznym, 2) sprawdzanie prawidłowości opisu wszystkich dokumentów: czy dokument załączony do dokumentacji rozliczeniowej nie został w tym samym zakresie przedstawiony do refundacji w ramach RPO WW, sprawdzenie postępu rzeczowego i finansowego w realizacji Projektu (zgodności deklarowanego zaawansowania z dokumentami rozliczeniowymi), sprawdzenie załączonych dokumentów rozliczeniowych pod kątem zgodności z obowiązującymi Wytycznymi w zakresie kwalifikacji wydatków w ramach RPO WW, 11) dbałość o to czy Projekt realizowany jest zgodnie z wytycznymi Ministra Rozwoju Regionalnego wydanych na podstawie art. 35 ust. 3 ustawy, 3.5 Inne obowiązki OFP : 1) asystowanie przy kontrolach Instytucji Zarządzającej lub Pośredniczącej - kontroli planowej, doraźnej, ex-ante, ex-post (merytorycznej, finansowej Projektu przeprowadzanych przez Instytucję Pośredniczącą ), 2) opracowywanie informacji i wyjaśnień na temat realizacji Projektu, których zażąda Instytucja Zarządzająca, 3) opracowywanie do dnia 30 czerwca oraz 31 grudnia każdego roku kalendarzowego potwierdzenia aktualności Harmonogramu Projektu nie zmieniającej całkowitej wartości i okresu realizacji Projektu, 4) opracowywanie zmian do Harmonogramu Projektu w następujących przypadkach: a) po decyzji Instytucji Pośredniczącej zmieniającej wartość lub czas trwania Projektu, b) po zmianie umowy o dofinansowanie, w zakresie rzeczowym lub finansowym, c) w innych niż wymienione przypadkach i po uzyskaniu akceptacji Instytucji Pośredniczącej wyrażonej w formie pisemnej, 5) konsultacje telefoniczne i elektroniczne przez 6 dni w tygodniu, 6) dyżur telefoniczny w dniach pon.-pt. w godzinach od 8:00 do 16:00 (co najmniej jedna osoba musi udzielać informacji dot. spraw finansowych Projektu), 7) udział we wszystkich szkolenia i spotkaniach organizowanych przez Instytucję Pośredniczącą. 4. Podwykonawcy. Wykonawca nie może zlecić prac objętych przedmiotem zamówienia podwykonawcom.