Kompleksowa obsługa podróży na potrzeby Instytutu Europejskiej Sieci Pamięć i Solidarność – świadczenie usług wyszukiwania połączeń, rezerwacji i sprzedaży biletów lotniczych, kolejowych i autokarowych oraz usług wyszukiwania noclegów, rezerwacji, sprzedaży i dostarczania voucherów na noclegi w kraju i zagranicą

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa obsługa podróży na potrzeby Zamawiającego polegająca na świadczeniu usług wyszukiwania połączeń, rezerwacji i sprzedaży biletów lotniczych, kolejowych oraz autokarowych (autokar, autobus, bus) na trasach krajowych i zagranicznych oraz polegające na świadczeniu usług wyszukiwania noclegów, rezerwacji, sprzedaży i dostarczania voucherów na noclegi w kraju i zagranicą. 1. Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa obsługa podróży pracowników, współpracowników oraz gości na potrzeby Instytutu Europejskiej Sieci Pamięć i Solidarność, w tym: 1.1. Wyszukiwanie połączeń, dokonywanie rezerwacji, sprzedaż i dostarczanie biletów lotniczych na trasach krajowych i zagranicznych, 1.2. Wyszukiwanie połączeń, dokonywanie rezerwacji, sprzedaż i dostarczanie biletów kolejowych na trasach krajowych i zagranicznych, 1.3. Wyszukiwanie połączeń, dokonywanie rezerwacji, sprzedaż i dostarczanie biletów autokarowych (autokar, autobus, bus) na trasach krajowych i zagranicznych, 1.4. Wyszukiwanie, dokonywanie rezerwacji i wykup oraz dostarczanie voucherów na noclegi (hotel, pensjonat, hostel i inne) w kraju i za granicą. 2. Usługi rezerwacji i sprzedaży biletów obejmują: 2.1. Wyszukiwanie ofert połączeń lotniczych na trasach europejskich, pozaeuropejskich i krajowych w klasie ekonomicznej (z uwzględnieniem przewozów regularnych i nisko-kosztowych); 2.2. Dokonywanie rezerwacji biletów lotniczych w Polsce i za granicą po ustalonych przez Zamawiającego stawkach na rzecz imiennie wskazanych przez Zamawiającego osób fizycznych; 2.3. Wyszukiwanie ofert połączeń kolejowych na trasach w Polsce i za granicą w klasie wskazanej przez Zamawiającego; 2.4. Wyszukiwanie ofert połączeń autokarowych (autokar, autobus, bus) na trasach w Polsce i za granicą; 2.5. Pośredniczenie w sprzedaży biletów lotniczych, kolejowych i autokarowych (autokar, autobus, bus), dokonywanie opłat, pośredniczenie w odwoływaniu i zmianach rezerwacji, zwrotach opłat; 2.6. Zapytanie rezerwacyjne zgłoszone za pomocą e-mail, faksu lub telefonicznie zawierające: 2.6.1. Imię i nazwisko osoby, na rzecz której dokonywana jest rezerwacja, 2.6.2. Terminy lotów lub połączeń, 2.6.3. Lokalizację wylotu i lotu powrotnego lub połączenia wraz z preferowanymi godzinami odlotów lub wyjazdów, 2.7. Wykonawca zobowiązany jest do przekazania Zamawiającemu wariantów połączeń wraz z warunkami rezerwacji najpóźniej w ciągu 3 godzin od otrzymania zapytania o rezerwację. 2.8. Warianty połączeń będą zawierały wskazanie: 2.8.1. co najmniej 3 propozycje połączeń lotniczych wraz z informacjami o ilości ewentualnych przesiadek, chyba że dla danej podróży, w danym terminie i na danej trasie występują mniej niż trzy propozycje – wówczas wykonawca przedstawia je wszystkie informując o tej okoliczności Zamawiającego. 2.8.2. co najmniej 2 propozycje połączeń kolejowych/autokarowych (autokar, autobus, bus) wraz z informacjami o ilości ewentualnych przesiadek, chyba że dla danej podróży, w danym terminie i na danej trasie występują mniej niż dwie propozycje – wówczas wykonawca przedstawia jedną informując o tej okoliczności Zamawiającego. 2.8.3. datę, godzinę oraz miejsce wylotu oraz lotu powrotnego, 2.8.4. godzinę, o której pasażer musi się pojawić na odprawie 2.8.5. całkowitą cenę biletu wraz z opłatą transakcyjną, 2.8.6. pozostałe informacje, zgodnie z zapytaniem o rezerwację 2.9. Wykonawca zobowiązany jest do przekazania Zamawiającemu potwierdzenia rezerwacji (faks lub e-mail). 2.10. Dostarczenie drogą elektroniczną na adres e-mailowy wskazany przez Zamawiającego, w ciągu 24 godzin zamówionych dokumentów w postaci: 2.10.1. rezerwacji elektronicznej (w przypadku dokonania rezerwacji), 2.10.2. biletu elektronicznego (w przypadku wykupienia biletu); 2.10.3. przypomnienia o zbliżających się terminach wykupu biletów przy dokonanych wcześniej rezerwacjach, w czasie umożliwiającym dokonanie bezkosztowej zmiany lub anulacji rezerwacji. 2.11. Wprowadzanie zmian w dokonanych rezerwacjach/wykupionych biletach (w tym możliwość rezygnacji z biletu), zgodnie z zasadami obowiązującymi w regulaminach odpowiednich przewoźników. 2.12. Bezkosztowe anulowanie rezerwacji przez Zamawiającego w określonym w ramach zawieranej rezerwacji terminie. 2.13. Realizację przedmiotu zamówienia z uwzględnieniem wszystkich niezbędnych kosztów, w szczególności kosztów związanych z obowiązującymi przepisami krajów docelowych. 2.14. Nieobciążanie Zamawiającego kosztami manipulacyjnymi przy zmianie trasy, terminu lotu lub przejazdu oraz rezygnacji z lotu lub przejazdu przed określonym terminem oraz dokonywanie zwrotu kosztu za niewykorzystane i zwrócone bilety lotnicze bez żadnych potrąceń, pod warunkiem, że zwrot nastąpi zgodnie z wymogami zastosowanej w nich taryfy lotniczej. 2.15. Nieobciążanie Zamawiającego kosztami różnic kursowych i innych opłat bankowych w przypadku rezerwacji i sprzedaży biletów zagranicznych. Wszelkie uzgodnienia i rozliczenia pomiędzy Zamawiającym i Wykonawcą będą prowadzone w PLN. 2.16. Wykonawca zobowiązuje się, że bazowa cena biletu będzie obowiązującą w chwili tworzenia rezerwacji w systemach rezerwacyjnych przewoźnika (w uzasadnionych wypadkach zmiana ceny może być wprowadzona po uzyskaniu zgody Zamawiającego). 2.17. Wykonawca zobowiązuje się do stosowania najniższych cen z uwzględnieniem cen promocyjnych przewoźnika w danym terminie z zachowaniem wymaganego przez Zamawiającego standardu podróży. 2.18. Wykonawca zobowiązuje się do wyznaczenia stałego dyżuru opiekuna Zamawiającego, dostępnego przez 7 dni w tygodniu przez całą dobę, w razie zgłoszenia takiej potrzeby przez Zamawiającego najpóźniej na 5 dni przed planowaną podróżą/rezerwacją w celu zapewnienia stałej opieki oraz natychmiastowej reakcji na potrzebę rezerwacji dadatkowego biletu bądź zmiany trasy, celu podróży. 2.19. Zamawiający jest uprawniony zgłosić zapotrzebowanie na dyżur opiekuna, o którym mowa w punkcie powyżej, do 10 (dziesięciu) razy w trakcie obowiązywania Umowy. Jednorazowo dyżur może trwać do 4 dni . 3. Usługi rezerwacji i sprzedaży miejsc hotelowych obejmują: 3.1. Wyszukiwanie ofert hoteli, pensjonatów, hosteli. 3.2. Dokonywanie rezerwacji miejsc noclegowych (hotel, pensjonat, hostel) w Polsce i za granicą w wybranych i po ustalonych przez Zamawiającego stawkach. 3.3. Pośredniczenie w sprzedaży miejsc noclegowych (hotel, pensjonat, hostel), dokonywanie opłat, pośredniczenie w odwoływaniu i zmianach rezerwacji, zwrotach opłat. 3.4. Dokonywanie rezerwacji i pośredniczenie w sprzedaży usług dodatkowych w obiekcie np. dodatkowe wynajęcie sali konferencyjnej, miejsca parkingowego lub innych usług świadczonych w obiekcie 3.5. Zapytanie o rezerwację zgłoszone za pomocą e-mail, faksu lub telefonicznie obejmuje: 3.5.1. Imię i nazwisko osoby, na rzecz której dokonywana jest rezerwacja 3.5.2. Terminy pobytu 3.5.3. Ilość i rodzaj pokoju/pokoi 3.5.4. Wymaganą kategorię obiektu i jego lokalizację. Lokalizacja określona będzie obszarem wyrażonym w promieniu kilometrów od miejsca organizacji spotkania lub wydarzenia na terenie Polski lub za granicą, ewentualnie dodatkowe, istotne informacje dotyczące godziny przyjazdu, alergii, niepełnosprawności, śniadania w cenie noclegu (Zamawiający zastrzega, że śniadanie musi być podane w obiekcie, w którym rezerwowane są pokoje lub miejsca noclegowe), specjalne potrzeby np. dodatkowe wynajęcie Sali konferencyjnej, miejsca parkingowego lub innych usług świadczonych w obiekcie. 3.6. Wykonawca zobowiązany jest do przekazania Zamawiającemu wariantów obiektów wraz z warunkami rezerwacji najpóźniej w ciągu 24 godzin od otrzymania zapytania o rezerwację. 3.7. Warianty obiektów będą zawierały wskazanie: 3.7.1. co najmniej 3 propozycje obiektu lub obiektów ze wskazaniem kategorii obiektu, chyba że dla danej podróży, w danym terminie i we wskazanej lokalizacji występują mniej niż trzy propozycje – wówczas wykonawca przedstawia je wszystkie informując o tej okoliczności Zamawiającego. 3.7.2. ilość, rodzaj i standard zamawianych pokoi lub miejsc noclegowych, 3.7.3. termin pobytu, 3.7.4. całkowitą cenę usługi, 3.7.5. pozostałe informacje dotyczące usługi, zgodnie z zapytaniem o rezerwację. 3.7.6. Termin w jakim można dokonać bezkosztowej zmiany/anulacji rezerwacji ( nie dłuższy niż 3 doby ) 3.8. Zamawiający dokona potwierdzenia rezerwacji (faks lub e-mail), które będzie równoznaczne z zamówieniem usługi hotelarskiej, zgodnie z warunkami rezerwacji. 3.9. Wykonawca zobowiązany jest do przekazania Zamawiającemu potwierdzenia rezerwacji uzyskanej od obiektu (faks lub e-mail). 3.10. Wprowadzanie zmian w dokonanych rezerwacjach (w tym możliwość rezygnacji z pobytu) będzie odbywać się zgodnie z zasadami obowiązującymi w regulaminach odpowiednich obiektów noclegowych. 3.11. Zmiany w dokonanej rezerwacji ( zmiany w ilości rezerwacji ) w terminie do 3 dób przed datą bezkosztowej anulacji traktowane są jako jedna rezerwacja i z tego tytułu Wykonawca nie naliczy kosztów opłaty transakcyjnej jak za kolejną rezerwację. 3.12. Wykonawca zobowiązany jest do nieobciążania Zamawiającego kosztami różnic kursowych i innych opłat bankowych w przypadku rezerwacji i sprzedaży zagranicznych miejsc hotelowych. Wszelkie uzgodnienia i rozliczenia pomiędzy Zamawiającym i Wykonawcą będą prowadzone w PLN. 3.13. Zamawiający podaje następujące kryteria dotyczące rezerwacji usług noclegowych: 3.13.1. Rezerwacje pokoi jednoosobowych i dwuosobowych. 3.13.2. (***) trzy gwiazdki, (****) cztery gwiazdki, (*****) pięć gwiazdek w zależności od indywidualnego zapotrzebowania Zamawiającego oraz kraju zakwaterowania. 3.13.3. Zakres geograficzny obejmuje zakwaterowanie na terenie Polski oraz za granicą. 3.13.4. Wykonawca dokona rezerwacji miejsc hotelowych po pisemnym (e-mail) potwierdzeniu zamówienia przez upoważnionego ze strony Zamawiającego pracownika. 3.13.5. Wykonawca będzie rezerwował miejsca hotelowe w najtańszym i najdogodniejszym dla Zamawiającego wariancie. 3.13.6. Zarezerwowane miejsca hotelowe muszą spełniać unijne normy w zakresie wyposażenia i bezpieczeństwa odpowiednio dla pokoi w hotelach o określonym standardzie. 3.13.7. Zamawiający określi każdorazowo szczegółowe wymagania co do lokalizacji oraz granic cenowych noclegu, a także dodatkowych ewentualnych preferencji w zakresie jakości hotelu i obsługi. 3.13.8. Zamawiający zastrzega, że może wskazać w zamówieniu preferowane przez siebie w danej lokalizacji obiekty. W takim przypadku Wykonawca zobowiązany jest do uwzględnienia w proponowanych wariantach danego hotelu/hostelu/pensjonatu wskazanego przez Zamawiającego. 3.13.9. Wykonawca jest zobowiązany zaoferować Zamawiającemu obiekty położone jak najbliżej wskazanej lokalizacji, chyba, że z przyczyn niezależnych od Wykonawcy jest to niemożliwe.